Writing Letters. Английский язык пособие по деловой переписке

87 Pages·00.57 MB·Russian

by  Метелькова Ю.А., Березовская О.В.

(cid:514)(cid:499)(cid:498)(cid:499)(cid:510)(cid:494)(cid:505)(cid:522)(cid:507)(cid:508)(cid:499)(cid:3)(cid:494)(cid:497)(cid:499)(cid:507)(cid:512)(cid:511)(cid:512)(cid:496)(cid:508)(cid:3)(cid:500)(cid:499)(cid:505)(cid:499)(cid:501)(cid:507)(cid:508)(cid:498)(cid:508)(cid:510)(cid:508)(cid:500)(cid:507)(cid:508)(cid:497)(cid:508)(cid:3)(cid:512)(cid:510)(cid:494)(cid:507)(cid:511)(cid:509)(cid:508)(cid:510)(cid:512)(cid:494)
(cid:502)(cid:510)(cid:504)(cid:513)(cid:512)(cid:511)(cid:504)(cid:502)(cid:503)(cid:3)(cid:497)(cid:508)(cid:511)(cid:513)(cid:498)(cid:494)(cid:510)(cid:511)(cid:512)(cid:496)(cid:499)(cid:507)(cid:507)(cid:521)(cid:503)(cid:3)(cid:513)(cid:507)(cid:502)(cid:496)(cid:499)(cid:510)(cid:511)(cid:502)(cid:512)(cid:499)(cid:512)(cid:3)(cid:509)(cid:513)(cid:512)(cid:499)(cid:503)(cid:3)(cid:511)(cid:508)(cid:508)(cid:495)(cid:519)(cid:499)(cid:507)(cid:502)(cid:525)

(cid:600)(cid:17)(cid:570). (cid:582)(cid:607)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:612)(cid:616)(cid:604)(cid:602), (cid:584)(cid:17)(cid:572). (cid:571)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:609)(cid:616)(cid:604)(cid:619)(cid:612)(cid:602)(cid:633)
(cid:3)
Writing
Letters
(cid:3)
(cid:3)
(cid:3) (cid:3)
(cid:655)(cid:720)(cid:710)(cid:718)(cid:715)(cid:716)(cid:724)(cid:717)(cid:715)(cid:716)(cid:3)(cid:738)(cid:714)(cid:734)(cid:717)(cid:3)
(cid:589)(cid:593)(cid:575)(cid:571)(cid:583)(cid:584)(cid:16)(cid:582)(cid:575)(cid:588)(cid:584)(cid:574)(cid:578)(cid:593)(cid:575)(cid:587)(cid:580)(cid:584)(cid:575)(cid:3)(cid:585)(cid:584)(cid:587)(cid:584)(cid:571)(cid:578)(cid:575)(cid:3)(cid:585)(cid:584)(cid:3)(cid:574)(cid:575)(cid:581)(cid:584)(cid:572)(cid:584)(cid:579)(cid:3)(cid:585)(cid:575)(cid:586)(cid:575)(cid:585)(cid:578)(cid:587)(cid:580)(cid:575)
(cid:574)(cid:581)(cid:601)(cid:3)(cid:587)(cid:588)(cid:589)(cid:574)(cid:575)(cid:583)(cid:588)(cid:584)(cid:572)(cid:3)(cid:599)(cid:580)(cid:584)(cid:583)(cid:584)(cid:582)(cid:578)(cid:593)(cid:575)(cid:587)(cid:580)(cid:578)(cid:591)(cid:3)(cid:587)(cid:585)(cid:575)(cid:592)(cid:578)(cid:570)(cid:581)(cid:598)(cid:583)(cid:584)(cid:587)(cid:588)(cid:575)(cid:579)
(cid:574)(cid:583)(cid:575)(cid:572)(cid:583)(cid:584)(cid:579)(cid:3)(cid:590)(cid:584)(cid:586)(cid:582)(cid:597)(cid:3)(cid:584)(cid:571)(cid:589)(cid:593)(cid:575)(cid:583)(cid:578)(cid:601)

(cid:502)(cid:510)(cid:504)(cid:513)(cid:512)(cid:511)(cid:504) 2012

1
(cid:589)(cid:574)(cid:580) 811.111
(cid:571)(cid:571)(cid:580) 81.2 (cid:570)(cid:615)(cid:605)(cid:613)
(cid:582) 54

(cid:586)(cid:607)(cid:624)(cid:607)(cid:615)(cid:609)(cid:607)(cid:615)(cid:620)(cid:629):
(cid:583)(cid:17)(cid:582). (cid:582)(cid:616)(cid:612)(cid:618)(cid:607)(cid:624)(cid:616)(cid:604)(cid:602), (cid:612)(cid:602)(cid:615)(cid:606). (cid:622)(cid:610)(cid:613)(cid:616)(cid:613). (cid:615)(cid:602)(cid:621)(cid:612), (cid:606)(cid:616)(cid:624)., (cid:610)(cid:17)(cid:616). (cid:606)(cid:607)(cid:612)(cid:602)(cid:615)(cid:602)(cid:3) (cid:619)(cid:617)(cid:607)(cid:624)(cid:610)(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:605)(cid:616)
(cid:622)(cid:602)(cid:612)(cid:621)(cid:613)(cid:630)(cid:620)(cid:607)(cid:620)(cid:602) (cid:590)(cid:573)(cid:580)(cid:584)(cid:589)(cid:3)(cid:572)(cid:585)(cid:584) «(cid:572)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:616)(cid:625)(cid:615)(cid:616)(cid:16)(cid:587)(cid:610)(cid:603)(cid:610)(cid:618)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:611)(cid:3)(cid:610)(cid:615)(cid:619)(cid:620)(cid:610)(cid:620)(cid:621)(cid:620)(cid:3)(cid:582)(cid:572)(cid:574)(cid:3)(cid:586)(cid:616)(cid:619)(cid:619)(cid:610)(cid:610)»;
(cid:570)(cid:17)(cid:601). (cid:601)(cid:612)(cid:616)(cid:603)(cid:619)(cid:616)(cid:615), (cid:606)(cid:616)(cid:612)(cid:620)(cid:616)(cid:618)(cid:3)(cid:605)(cid:607)(cid:616)(cid:605)(cid:618). (cid:615)(cid:602)(cid:621)(cid:612), (cid:617)(cid:618)(cid:616)(cid:622)(cid:607)(cid:619)(cid:619)(cid:616)(cid:618), (cid:609)(cid:602)(cid:604). (cid:612)(cid:602)(cid:622)(cid:607)(cid:606)(cid:618)(cid:616)(cid:611) «(cid:582)(cid:607)(cid:615)(cid:607)(cid:606)(cid:608)(cid:614)(cid:607)(cid:615)(cid:620)»
(cid:578)(cid:618)(cid:573)(cid:589)(cid:585)(cid:587);
(cid:584)(cid:17)(cid:570). (cid:590)(cid:618)(cid:607)(cid:611)(cid:606)(cid:614)(cid:602)(cid:615), (cid:612)(cid:602)(cid:615)(cid:606). (cid:631)(cid:612). (cid:615)(cid:602)(cid:621)(cid:612), (cid:606)(cid:616)(cid:624). (cid:612)(cid:602)(cid:622)(cid:607)(cid:606)(cid:618)(cid:629) «(cid:582)(cid:607)(cid:615)(cid:607)(cid:606)(cid:608)(cid:614)(cid:607)(cid:615)(cid:620)» (cid:578)(cid:618)(cid:573)(cid:589)(cid:585)(cid:587)

(cid:582)(cid:607)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:612)(cid:616)(cid:604)(cid:602)(cid:3)(cid:600)(cid:17)(cid:570)., (cid:571)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:609)(cid:616)(cid:604)(cid:619)(cid:612)(cid:602)(cid:633)(cid:3)(cid:584)(cid:17)(cid:572).
(cid:582) 54 Writing Letters. (cid:570)(cid:615)(cid:605)(cid:613)(cid:610)(cid:611)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:611)(cid:3)(cid:633)(cid:609)(cid:629)(cid:612) : (cid:621)(cid:625)(cid:607)(cid:603)(cid:615)(cid:616)(cid:16)(cid:614)(cid:607)(cid:620)(cid:616)(cid:606)(cid:610)(cid:625)(cid:607)(cid:619)(cid:612)(cid:616)(cid:607)(cid:3)(cid:617)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607)
(cid:617)(cid:616)(cid:3) (cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:616)(cid:611)(cid:3) (cid:617)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:612)(cid:607) / (cid:600)(cid:17)(cid:570). (cid:582)(cid:607)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:612)(cid:616)(cid:604)(cid:602), (cid:584)(cid:17)(cid:572). (cid:571)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:609)(cid:616)(cid:604)(cid:619)(cid:612)(cid:602)(cid:633). –
(cid:578)(cid:618)(cid:612)(cid:621)(cid:620)(cid:619)(cid:612) : (cid:578)(cid:618)(cid:573)(cid:589)(cid:585)(cid:587), 2012. – 87 (cid:619).

(cid:589)(cid:625)(cid:607)(cid:603)(cid:615)(cid:616)(cid:16)(cid:614)(cid:607)(cid:620)(cid:616)(cid:606)(cid:610)(cid:625)(cid:607)(cid:619)(cid:612)(cid:616)(cid:607)(cid:3)(cid:617)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607)(cid:3)(cid:617)(cid:618)(cid:607)(cid:606)(cid:615)(cid:602)(cid:609)(cid:615)(cid:602)(cid:625)(cid:607)(cid:615)(cid:616)(cid:3)(cid:606)(cid:613)(cid:633)(cid:3)(cid:619)(cid:620)(cid:621)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:620)(cid:616)(cid:604)(cid:3)(cid:631)(cid:612)(cid:616)(cid:615)(cid:616)(cid:614)(cid:610)-
(cid:625)(cid:607)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:623)(cid:3)(cid:619)(cid:617)(cid:607)(cid:624)(cid:610)(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:607)(cid:611)(cid:3)(cid:606)(cid:615)(cid:607)(cid:604)(cid:615)(cid:616)(cid:611)(cid:3)(cid:622)(cid:616)(cid:618)(cid:614)(cid:629)(cid:3)(cid:616)(cid:603)(cid:621)(cid:625)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:633).
(cid:585)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607) Writing Letters(cid:3)(cid:606)(cid:602)(cid:607)(cid:620)(cid:3)(cid:604)(cid:616)(cid:609)(cid:614)(cid:616)(cid:608)(cid:615)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:630)(cid:3)(cid:616)(cid:609)(cid:615)(cid:602)(cid:612)(cid:616)(cid:614)(cid:610)(cid:620)(cid:630)(cid:619)(cid:633)(cid:3)(cid:619)(cid:3)(cid:616)(cid:619)(cid:615)(cid:616)(cid:604)(cid:615)(cid:629)(cid:614)(cid:610)
(cid:604)(cid:610)(cid:606)(cid:602)(cid:614)(cid:610)(cid:3)(cid:610)(cid:3)(cid:619)(cid:620)(cid:610)(cid:613)(cid:633)(cid:614)(cid:610)(cid:3)(cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:607)(cid:614), (cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:607)(cid:615)(cid:615)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:633)(cid:614)(cid:610)(cid:3)(cid:616)(cid:622)(cid:616)(cid:618)(cid:614)(cid:613)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:633)(cid:3)(cid:610)(cid:3)(cid:615)(cid:602)(cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:602)(cid:615)(cid:610)(cid:633)(cid:3)(cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:629)(cid:623)
(cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:607)(cid:614)(cid:3)(cid:610)(cid:3)(cid:606)(cid:618)(cid:621)(cid:605)(cid:610)(cid:623)(cid:3)(cid:604)(cid:610)(cid:606)(cid:616)(cid:604)(cid:3)(cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:616)(cid:611)(cid:3)(cid:612)(cid:616)(cid:618)(cid:618)(cid:607)(cid:619)(cid:617)(cid:616)(cid:615)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:624)(cid:610)(cid:610). (cid:574)(cid:602)(cid:615)(cid:615)(cid:616)(cid:607)(cid:3)(cid:617)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607)(cid:3)(cid:619)(cid:616)(cid:606)(cid:607)(cid:618)(cid:608)(cid:610)(cid:620)
(cid:617)(cid:618)(cid:602)(cid:612)(cid:620)(cid:610)(cid:625)(cid:607)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:607)(cid:3) (cid:619)(cid:604)(cid:607)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:633)(cid:3) (cid:606)(cid:613)(cid:633)(cid:3) (cid:610)(cid:609)(cid:621)(cid:625)(cid:602)(cid:632)(cid:627)(cid:610)(cid:623)(cid:3) (cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:616)(cid:611)(cid:3) (cid:602)(cid:615)(cid:605)(cid:613)(cid:610)(cid:611)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:611): (cid:619)(cid:620)(cid:618)(cid:621)(cid:612)(cid:620)(cid:621)(cid:618)(cid:621)
(cid:610)(cid:3) (cid:616)(cid:603)(cid:618)(cid:602)(cid:609)(cid:624)(cid:629)(cid:3) (cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:629)(cid:623)(cid:3) (cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:607)(cid:614)(cid:3) (cid:610)(cid:3) (cid:606)(cid:616)(cid:612)(cid:621)(cid:614)(cid:607)(cid:615)(cid:620)(cid:616)(cid:604), (cid:619)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:602)(cid:618)(cid:630)(cid:3) (cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:629)(cid:623)(cid:3) (cid:620)(cid:607)(cid:618)(cid:614)(cid:610)(cid:615)(cid:616)(cid:604),
(cid:617)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:625)(cid:607)(cid:615)(cid:630)(cid:3) (cid:619)(cid:616)(cid:612)(cid:618)(cid:602)(cid:627)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:611), (cid:617)(cid:618)(cid:610)(cid:615)(cid:633)(cid:620)(cid:629)(cid:623)(cid:3) (cid:604)(cid:3) (cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:616)(cid:604)(cid:616)(cid:611)(cid:3) (cid:612)(cid:616)(cid:618)(cid:618)(cid:607)(cid:619)(cid:617)(cid:616)(cid:615)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:624)(cid:610)(cid:610).
(cid:584)(cid:620)(cid:613)(cid:610)(cid:625)(cid:610)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:611)(cid:3) (cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:607)(cid:615)(cid:615)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:630)(cid:632)(cid:3) (cid:617)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:633)(cid:3) (cid:633)(cid:604)(cid:613)(cid:633)(cid:607)(cid:620)(cid:619)(cid:633)(cid:3) (cid:620)(cid:618)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:618)(cid:616)(cid:604)(cid:612)(cid:602)(cid:3) (cid:615)(cid:602)(cid:604)(cid:629)(cid:612)(cid:616)(cid:604)(cid:3) (cid:617)(cid:616)
(cid:618)(cid:602)(cid:609)(cid:613)(cid:610)(cid:625)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:632)(cid:3) (cid:622)(cid:616)(cid:618)(cid:614)(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:605)(cid:616)(cid:3) (cid:610)(cid:3) (cid:615)(cid:607)(cid:622)(cid:616)(cid:618)(cid:614)(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:605)(cid:616) ((cid:616)(cid:622)(cid:610)(cid:624)(cid:610)(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:605)(cid:616)(cid:3) (cid:610)(cid:3) (cid:615)(cid:607)(cid:616)(cid:622)(cid:610)(cid:624)(cid:610)-
(cid:602)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:605)(cid:616)) (cid:619)(cid:620)(cid:610)(cid:613)(cid:607)(cid:611)(cid:3) (cid:615)(cid:602)(cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:602)(cid:615)(cid:610)(cid:633)(cid:3) (cid:617)(cid:610)(cid:619)(cid:607)(cid:614). (cid:572)(cid:3) (cid:617)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607)(cid:3) (cid:604)(cid:612)(cid:613)(cid:632)(cid:625)(cid:607)(cid:615)(cid:629)(cid:3) (cid:602)(cid:621)(cid:606)(cid:610)(cid:616)- (cid:610)(cid:3) (cid:604)(cid:610)(cid:606)(cid:607)(cid:616)-
(cid:614)(cid:602)(cid:620)(cid:607)(cid:618)(cid:610)(cid:602)(cid:613)(cid:629)
(cid:585)(cid:616)(cid:619)(cid:616)(cid:603)(cid:610)(cid:607)(cid:3) (cid:614)(cid:616)(cid:608)(cid:607)(cid:620)(cid:3) (cid:617)(cid:618)(cid:610)(cid:614)(cid:607)(cid:615)(cid:633)(cid:620)(cid:630)(cid:619)(cid:633)(cid:3) (cid:606)(cid:613)(cid:633)(cid:3) (cid:602)(cid:621)(cid:606)(cid:610)(cid:620)(cid:616)(cid:618)(cid:615)(cid:616)(cid:611)(cid:3) (cid:618)(cid:602)(cid:603)(cid:616)(cid:620)(cid:629); (cid:618)(cid:607)(cid:612)(cid:616)(cid:614)(cid:607)(cid:615)(cid:606)(cid:621)(cid:607)(cid:620)(cid:619)(cid:633)
(cid:606)(cid:613)(cid:633)(cid:3)(cid:617)(cid:616)(cid:606)(cid:605)(cid:616)(cid:620)(cid:616)(cid:604)(cid:612)(cid:610)(cid:3)(cid:612)(cid:3)(cid:609)(cid:602)(cid:615)(cid:633)(cid:620)(cid:610)(cid:633)(cid:614)(cid:3)(cid:610)(cid:3)(cid:619)(cid:602)(cid:614)(cid:616)(cid:619)(cid:620)(cid:616)(cid:633)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:615)(cid:616)(cid:611)(cid:3)(cid:618)(cid:602)(cid:603)(cid:616)(cid:620)(cid:629)(cid:3)(cid:619)(cid:620)(cid:621)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:620)(cid:616)(cid:604)(cid:3)(cid:604)(cid:629)(cid:619)(cid:626)(cid:610)(cid:623)
(cid:621)(cid:625)(cid:607)(cid:603)(cid:615)(cid:629)(cid:623)(cid:3)(cid:609)(cid:602)(cid:604)(cid:607)(cid:606)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:611).

(cid:571)(cid:610)(cid:603)(cid:613)(cid:610)(cid:616)(cid:605)(cid:618).: 42 (cid:615)(cid:602)(cid:609)(cid:604).

(cid:589)(cid:574)(cid:580) 811.111
(cid:571)(cid:571)(cid:580) 81.2 (cid:570)(cid:615)(cid:605)(cid:613)

© (cid:582)(cid:607)(cid:620)(cid:607)(cid:613)(cid:630)(cid:612)(cid:616)(cid:604)(cid:602)(cid:3)(cid:600)(cid:17)(cid:570)., (cid:571)(cid:607)(cid:618)(cid:607)(cid:609)(cid:616)(cid:604)(cid:619)(cid:612)(cid:602)(cid:633)(cid:3)(cid:584)(cid:17)(cid:572)., 2012
© (cid:578)(cid:618)(cid:612)(cid:621)(cid:620)(cid:619)(cid:612)(cid:610)(cid:611)(cid:3)(cid:605)(cid:616)(cid:619)(cid:621)(cid:606)(cid:602)(cid:618)(cid:619)(cid:620)(cid:604)(cid:607)(cid:615)(cid:615)(cid:629)(cid:611)(cid:3)(cid:621)(cid:615)(cid:610)(cid:604)(cid:607)(cid:618)(cid:619)(cid:610)(cid:620)(cid:607)(cid:620)
(cid:3) (cid:617)(cid:621)(cid:620)(cid:607)(cid:611)(cid:3)(cid:619)(cid:616)(cid:616)(cid:603)(cid:627)(cid:607)(cid:615)(cid:610)(cid:633), 2012
2
(cid:584)(cid:573)(cid:581)(cid:570)(cid:572)(cid:581)(cid:575)(cid:583)(cid:578)(cid:575)

Formal and Informal Letters............................................................................................. 4
Types of Letters ........................................................................................................................ 4
Parts of Letters .......................................................................................................................... 4
Style in Letters .......................................................................................................................... 5
Letters of Complaint ........................................................................................................ 9
Letters of Apology ......................................................................................................... 14
Letters of Invitation........................................................................................................ 18
Letters of Accepting / Refusing an Invitation ................................................................. 20
Letters of Application .................................................................................................... 24
Transactional Letters ...................................................................................................... 30
Memos ........................................................................................................................... 35
Faxes ............................................................................................................................. 38
Addressing Envelopes .................................................................................................... 41
Notices ........................................................................................................................... 44
Study Check ................................................................................................................... 46
Writing File ................................................................................................................... 51
Audio scripts and Video script ....................................................................................... 66
Appendices .................................................................................................................... 72
APPENDIX 1. International Mailing Address Formats ................................................. 72
APPENDIX 2. List of Abbreviations Frequently Used in Business Letters .............. 75
Glossary ......................................................................................................................... 78
(cid:581)(cid:610)(cid:620)(cid:607)(cid:618)(cid:602)(cid:620)(cid:621)(cid:618)(cid:602) ........................................................... (cid:584)(cid:626)(cid:610)(cid:603)(cid:612)(cid:602)! (cid:577)(cid:602)(cid:612)(cid:613)(cid:602)(cid:606)(cid:612)(cid:602)(cid:3)(cid:615)(cid:607)(cid:3)(cid:616)(cid:617)(cid:618)(cid:607)(cid:606)(cid:607)(cid:613)(cid:607)(cid:615)(cid:602).
(cid:582)(cid:607)(cid:606)(cid:610)(cid:602)(cid:16)(cid:618)(cid:607)(cid:619)(cid:621)(cid:618)(cid:619)(cid:629) ..................................................................................................................... 84
(cid:578)(cid:615)(cid:620)(cid:607)(cid:618)(cid:615)(cid:607)(cid:620)(cid:16)(cid:618)(cid:607)(cid:619)(cid:621)(cid:618)(cid:619)(cid:629) ................................................................................................................ 84

3
Writing Letters
Formal and Informal Letters

Types of Letters

There are various types of letters such as: letters of complaint, letters asking
for/giving information, letters of request, letters asking/giving advice,
letters of invitation, letters accepting/refusing an invitation, letters
expressing congratulations/thanks/regret/sympathy, letters giving news,
letters of apology, letters of application for a job and letters to the editor
providing solutions/suggestions.

Parts of Letters

A good letter should consist of:

Return Full name, address, address of letter writer
address city, state and ZIP
code, e-mail, telephone,
fax
Date

Inside Full name, title, address of recipient (who you are
address company, address, writing the letter to)
city, state and ZIP

code
Salutation (Dear Peter, an appropriate greeting

Dear Mr Ford,
Dear Sir/Madam)

Introduction Paragraph 1 clearly stating the reason(s) for
writing

Main body Paragraph(s) 2-3 (cid:120) development of the subject
(cid:120) begin a new paragraph for
each main point

Conclusion Final Paragraph (cid:120) summing up the topic
Formal and Informal Letters
4
Writing Letters
(cid:120) closing remarks
(cid:120) expressing your wish for
something to be done

Ending (Yours / Best wishes / an appropriate ending
Love
Yours sincerely, /
Yours faithfully, )

Signature (for formal letters) space for a handwritten signature

Name
full name / first name typed name of writer

Style in Letters

The characteristics of formal style in letters are:
o the greeting (Dear Mrs Lee, Dear Sir,)
o frequent use of the passive
o formal language (complex sentences, non-colloquial English)
o no abbreviated forms
o the ending (Yours sincerely, / Yours faithfully, Jason McNeil)

The characteristics of informal style in letters are:
o the greeting (Dear Alex, Dear Dad,)
o informal language and style (idioms, colloquial English)
o abbreviated forms (isn’t, won’t, it’s, I’ve)
o pronouns omitted (Hope to hear from you soon; Wish you were here;
Having a great time here)
o the ending (Yours / Love / Best wishes / Regards, Anthony)
Formal and Informal Letters
5
Writing Letters
Notes
Informal Formal letters Semi-formal
letters
address have only one have two
(yours) (yours and the recipient’s)
begin Dear + first name Dear Sir / Dear Mr / Mrs Dear Mr /
Madam + surname Mrs +
surname
end Love / Yours / Yours faithfully Yours sincerely Best wishes /
Best wishes + + full name + full name Yours + first
first name name / full
name

Salutation
Dear Sirs if you are writing to a company or organisation
Dear Sir/Madam if you know the position, but not the name
Dear (name) if you know the person’s name
Common titles
Mr for men
Mrs for married women
Miss for unmarried women
Ms for women, if you don’t know or prefer not to specify
marital status

Endings
Yours sincerely if you know the person’s name
Yours faithfully if you don’t know the person’s name

1. Look at the different layouts. Which are used to write a formal letter and
which an informal letter? Which layout would you use to write a letter to a
teacher? / a friend? / a company manager whose name you don’t know? / a
company manager whose name you know?

A B C D E
Dear Sir/Madam, Dear Carol, Dear Mrs Parker, Dear Mr Smithers, Dear Mum,
… … … … …
Yours faithfully, Love, Best wishes, Yours sincerely, Love,
Simon Rogers Jessy Kate Wilson Alex Matthews Alison
Formal and Informal Letters
6
Writing Letters
Match the beginnings with the endings, and then identify the type and the style
of each pair.

BEGINNINGS …

1 I am writing with regard to your recent correspondence. We regret to
inform you that there are no places left on the accountancy course …
2 Thanks so much for your thoughtful gift. The jumper fits perfectly. It
will really come in handy this winter when I go skiing …
3 I just received your letter and I’m sorry to hear that you’re having
trouble …
4 Sorry I can’t make it your parents’ 25th anniversary party, but I’ll be
away on the day of the celebration.
5 I am writing to inquire about the special weekend trips …
6 I am writing with regard to your advertisement in the Daily News of
May 2nd. I would like to apply for the teaching position at Beacon Street
School …
7 I just wanted to let you know that I’d love to come to your party on the
24th.
8 It is with great pleasure that I am writing to congratulate you on your
promotion.

… ENDINGS
A Anyway, wish them a happy anniversary from me. I’m looking forward
to hearing about how it went.
B Let me know if my advice was of any help. I hope everything turns out
fine.
C Should you need any information about courses which will be held next
term, I would be happy to assist you.
D I look forward to meeting you to discuss the possibility of employment.
Please contact me regarding any queries you may have.
E I look forward to receiving the information and would appreciate it if
you could send it as soon as possible.
F Thanks again for the gift and please give regards to your family.
G Anyway, thanks again for the invitation. I’ll see you then.
H I am confident that you will carry out your new duties with your usual
conscientiousness and dedication.
Formal and Informal Letters
7
Writing Letters
2. Read the following sentences. Which are formal and which are informal?
Which sentences beginnings and which are endings of a letter? What kind of
letter does each sentence belong to?

1 We would be honoured if you could attend a reception for Ambassador Sarah
Jacobs.
2 I can’t wait to see you again, and don’t forget to let me know if there’s
anything I should bring to the barbecue.
3 I am writing to inform you about some changes in the schedule for next term’s
courses.
4 We’re organising a party and would be really glad if you could come.
5 Once again, I can’t tell you how awful I feel about missing your birthday
party.
6 I am writing to complain about the products I received from your company.
7 I look forward to receiving your advice on this matter.
8 Looking forward to receiving your advice on this matter.
9 Your thoughtful gift was greatly appreciated. Once again, thank you for your
generosity.
10 I am very sorry but unfortunately you won’t be able to use my summer house
during the first week of August.
11 I’m so happy for you! Write back soon and tell me about your new job.
12 Hope this advice helps.

Formal and Informal Letters
8
Writing Letters
Letters of Complaint

o Letters of complaint are normally written in a formal style.
o Mild or strong language can be used depending on the feelings of the
writer or the seriousness of the complaint, but abusive language must never be
used.

e.g. Mild Complaint: I am writing to complain about a damaged DVD I
bought at your shop.
I hope you will deal with this matter / resolve this matter quickly.
Strong complaint: I am writing to express my disgust at the appalling treatment
I received while staying at your hotel.
I insist upon full compensation or I will be forced to take this matter further.

o Start a new paragraph for each different aspect of the topic. You can begin
the sentence with one of the following linking words or phrases: what is more,
in addition, furthermore, moreover, etc.
o You should state the reason for the complaint in the first paragraph.
o Any complaints you make should be supported with a justification.
o Complaints and justifications can be linked together as follows:

I still haven’t received the goods I ordered in spite of / despite the fact that I
sent you a cheque three weeks ago.
Although / Even though I have only used the automatic tin-opener once, it no
longer works. I have written to you twice but you have not taken any action.
I have already written to you twice. Nevertheless, / However, you have not taken
any action.

Parts of Letters of Complaint

Introduction Paragraph 1 reasons for writing

Main Body Paragraphs 2-3 complaint(s) and justification

Conclusion Final paragraph (cid:120) suggested action to be taken
(cid:120) closing remarks
Letters of Complaint
9
Writing Letters
1. Match the complaints with the justifications using appropriate linking
words.

Complaint Justification

1) My 2-year-old daughter cut a) I sent you a cheque to renew it
herself on the toy. a month ago.
2) When we received the bill we b) I informed you of my change of
realized we had been charged the full business address.
price. c) I booked a room with a private
3) The top rack of the dishwasher bathroom.
has broken. d) I have only used it three times.
4) You still keep delivering e) You claim it is safe for children
equipment to the wrong address. over 18 months.
5) I received a letter saying my f) The label states that it can be
license has expired. washed at high temperatures without
6) The shirt’s bright red collar has the colours fading.
turned pink. g) We were told there would be a
7) I had to share a bathroom with 20 % discount if we ordered before
other guests. June.

Useful Language for Letters of Complaint
Mild Style Strong Style

Opening I am writing to complain about … I was appalled at …
Remarks I am writing regarding … I want to express my strong
I am writing because of … dissatisfaction with …
I am writing on the subject of … I feel I must protest …
I am writing to draw you I feel I must complain about …
attention to …
I am writing to you in connection
with …
Closing I hope you will replace … I insist you replace the item
Remarks
I assume you will replace … at once.
I trust the situation will improve. I demand a full refund.
I hope the matter will be I hope that I will not be
resolved. forced to take any further
I hope we can sort this matter action.
out amicably.

Letters of Complaint
10