VOS/VLMI Administration System Administrator Guide

98 Pages·2006·5.76 MB·English

Virtual OneStop/ 
Virtual LMI 
Version 8.0
VOS/VLMI Administration 
System Administrator Guide 
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Contents 
1:  OVERVIEW AND CONVENTIONS  1 
System Log On................................................................................................................................................1 
Navigation Menu.............................................................................................................................................3 
Toolbar.....................................................................................................................................................................3 
2:  SYSTEM SETTINGS  5 
Email Addresses..............................................................................................................................................5 
System Defaults...............................................................................................................................................6 
System Parameters Section ......................................................................................................................................8 
ALMIS Parameters Section......................................................................................................................................9 
Candidate Searching Parameters Section...............................................................................................................10 
Database Parameters Section..................................................................................................................................11 
Employer Parameters Section.................................................................................................................................11 
Individual Parameters Section................................................................................................................................12 
Job Order Parameters Section................................................................................................................................13 
Job Search Parameters Section...............................................................................................................................13 
Virtual Recruiter Parameters Section.....................................................................................................................15 
VOS Parameters Section........................................................................................................................................15 
Administer Event Calendar............................................................................................................................16 
3:  STAFF ADMINISTRATION  19 
Administer a Staff Account............................................................................................................................19 
User Information Section.......................................................................................................................................24 
Access Privileges—Access Group Section............................................................................................................24 
Access Privileges—Individual Activities Tab Section...........................................................................................24 
Access Privileges—Individual Assessment Tab Section........................................................................................25 
Access Privileges—Case Assignment Section.......................................................................................................25 
Access Privileges—Case Notes Tab Section..........................................................................................................25 
Access Privileges—Employer Case Management Section.....................................................................................25 
Access Privileges—Employer File Folders Section...............................................................................................25 
Access Privileges—Manage Employers Section....................................................................................................25 
Access Privileges—Individual File Folders Section ..............................................................................................26 
Access Privileges—Individual Fund Tracking Section..........................................................................................26 
Access Privileges—Manage Individuals Section...................................................................................................26 
Access Privileges—Manage Job Orders Section....................................................................................................27 
Access Privileges—Manage Appointments/Messages Section..............................................................................27 
Access Privileges—Manage Profiling Section.......................................................................................................27 
Access Privileges—Staff Service Reports Section.................................................................................................27 
Access Privileges—Manage Satisfaction Surveys Section.....................................................................................28 
Access Privileges—Individual Programs Tab Section...........................................................................................29 
Create a Staff Account...................................................................................................................................29 
Staff User Information............................................................................................................................................29 
State Staff Profile.............................................................................................................................................31 
Local Staff Profile............................................................................................................................................31 
Statewide Provider Profile................................................................................................................................32 
Create Privilege Groups.................................................................................................................................33 
Privilege Group Name Section...............................................................................................................................34 
Access Privileges—Individual Activities Tab Section...........................................................................................34 
Access Privileges—Individual Assessment Tab Section........................................................................................34 
Access Privileges—Case Assignment Section.......................................................................................................35 
Access Privileges—Case Notes Tab Section..........................................................................................................35 
Access Privileges—Employer Case Management Section.....................................................................................35 
Access Privileges—Employer File Folders Section...............................................................................................35
V8.0 R2 – 9/2006  iii  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Contents 
Access Privileges—Manage Employers Section....................................................................................................35 
Access Privileges—Individual File Folders Section ..............................................................................................36 
Access Privileges—Individual Fund Tracking Section..........................................................................................36 
Access Privileges—Manage Individuals Section...................................................................................................36 
Access Privileges—Manage Job Orders Section....................................................................................................37 
Access Privileges—Manage Appointments/Messages Section..............................................................................37 
Access Privileges—Manage Profiling Section.......................................................................................................37 
Access Privileges—Staff Service Reports Section.................................................................................................37 
Access Privileges—Manage Satisfaction Surveys Section.....................................................................................38 
Access Privileges—Individual Programs Tab Section...........................................................................................38 
Change Privilege Group Settings...................................................................................................................39 
Delete Privilege Groups.................................................................................................................................39 
4:  USER ADMINISTRATION  41 
Administer Individuals..................................................................................................................................42 
Archive Individual Records....................................................................................................................................44 
Restore Individual Records....................................................................................................................................45 
Delete Individual Records......................................................................................................................................46 
Administer Employers...................................................................................................................................46 
Archive Employer Records....................................................................................................................................49 
Restore Employer Records.....................................................................................................................................49 
Delete Employer Records.......................................................................................................................................49 
Administer Analysts......................................................................................................................................49 
Archive Analyst Records........................................................................................................................................51 
Restore Analyst Records........................................................................................................................................52 
Delete Analyst Records..........................................................................................................................................53 
5:  SERVICE ADMINISTRATION  54 
Individual/Employer Services........................................................................................................................54 
Background............................................................................................................................................................55 
Fund Tracking Data Structure................................................................................................................................56 
Status Change.........................................................................................................................................................56 
Edit Service............................................................................................................................................................57 
Add Service............................................................................................................................................................60 
Scan Card Terminals.....................................................................................................................................60 
Change Terminal Status.........................................................................................................................................61 
Add Scan Card Terminals......................................................................................................................................61 
Edit Scan Card Terminals.......................................................................................................................................62 
Scan Card Events...........................................................................................................................................62 
Change Event Status...............................................................................................................................................63 
Add Event...............................................................................................................................................................64 
Edit Event...............................................................................................................................................................67 
6:  DATA ADMINISTRATION  68 
Import/Export Data........................................................................................................................................68 
Data Modification..........................................................................................................................................69 
Search for Records.................................................................................................................................................71 
Modify Record.......................................................................................................................................................71 
Add New Record....................................................................................................................................................72 
Archive Records............................................................................................................................................72 
Restore Record..............................................................................................................................................74 
Help System Maintenance.............................................................................................................................76 
Edit Existing Help Record......................................................................................................................................77 
Help Text Display............................................................................................................................................79 
Generic Setup................................................................................................................................................80 
Create/Edit Program...............................................................................................................................................81
V8.0 R2 – 9/2006  iv  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Contents 
Program/LWIA Association...................................................................................................................................82 
7:  ADMIN ADMINISTRATION  83 
Administer an Admin Account.......................................................................................................................83 
Modify an Administrator’s Account.......................................................................................................................85 
Delete an Administrator’s Account........................................................................................................................86 
Add a New Administrator......................................................................................................................................86 
Create an Admin Account..............................................................................................................................87 
GLOSSARY  G­1 
INDEX  I­1
V8.0 R2 – 9/2006  v  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Contents 
[This page intentionally left blank.]
V8.0 R2 – 9/2006  vi  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
1:  Overview and Conventions 
The Virtual OneStop/Virtual LMI (VOS/VLMI) system is a valuable tool for anyone interested in looking for 
work, training, or career exploration.  Job seekers, students, employers, and others seeking employment 
and training support will find it convenient and helpful. The VOS/VLMI Administration system lets a 
person in an Application Administrator role maintain and control the access for these different types of 
users, their accounts, and the data they can see. 
This manual presents a detailed analysis of the Virtual OneStop/Virtual LMI (VOS/VLMI) Administration 
system, as it relates to system administrator (SA) functionality.  This person is responsible for numerous 
administrative duties, examples of which include the following:
• Setting staff user access levels
• Maintaining data records
• Establishing default values or views
• Managing customer user accounts
• Viewing and purging outdated records
• Managing activity service codes 
The users who will conduct system administrator functions should possess a strong understanding of 
computer terminology, navigation, and supporting equipment (mouse, browser, Internet, etc.). These 
persons will ultimately perform software and hardware maintenance to ensure the integrity of the one­stop 
agency’s daily operations. 
Note:  Although the typical administrator will be familiar with general web browser and VOS specific 
conventions, for a basic overview of Virtual OneStop and of conventions used in the VOS system, 
as well as in the user manuals, refer to the “Chapter 1, Overview and Conventions” in the Staff 
User Guide. 
System Log On 
To log on to the Admin system, perform the following steps: 
Step  Action 
1  Open your Web browser and type the appropriate URL in the address box.  A screen appears, 
similar in function to the one below: 
Log­in Screen 
2  Type your user name and password. 
Note:  The initial login to the Admin system is reserved for the Master Administrator.  This person 
establishes other system administrators, both on the State and Local level.
V8.0 R2 – 9/2006  1  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Overview and Conventions 
3  Click Sign In.  The Directory of Administrative Services screen appears, a sample of which 
appears below. 
Note: Depending on your Admin System deployment, the appearance and functions may look 
different.  Some Administrative Service options may not be included.   Please refer to your client 
administrator should you have any questions. 
Directory of Administrative Services Screen 
From here, you can select from the following options:
• Content Publisher — controls specific information available to Virtual OneStop/Virtual LMI 
system users, such as community service programs, news articles, and other pertinent 
information.  For details of this service component, refer to the Geographic Solutions Content 
Publisher User Guide.
• System Settings — controls system preferences for data retrieval and default display settings.
• Staff Administration — controls staff account information.
• User Administration — controls individual, employer, and analyst account information (if 
applicable).
• Service Administration — controls services for individual and employer accounts, and scan­ 
card terminal configuration (if applicable).
• Data Administration — controls the modification, export, and import of account data.
• Admin Administration — controls account information for system administrators. 
Note:  Only master­level administrators have access to the Admin Administration component. 
State­ and local­level administrators won’t see this option, unless they are granted 
master­level administrative rights.
V8.0 R2 – 9/2006  2  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Overview and Conventions 
Navigation Menu 
The Administration system includes a navigation menu that allows you to quickly and easily access any 
administrative service within those listed.  The following figure displays a sample navigation menu with fly­ 
outs enabled: 
Navigation Menu 
Note:  Depending on your Admin system deployment, the appearance and functions might look different. 
The left navigation menu contains fly­out menus that allow cascading menus (or submenus) to appear, 
providing access to administration services.  To access a function from the navigation menu, click that 
function.  Functions with a right­facing triangle ((cid:132)) have a submenu that appears when you move the 
mouse pointer over them.  In the example above, the mouse pointer was placed over the Staff 
Administration option.  To select a submenu item, click it. 
Toolbar 
At the lower part of most pages, a toolbar or line of linked words appears (see the following sample). 
Click a desired link to access its location or function. 
Sample Toolbar 
Refer to the following list for toolbar assistance:
• Home—displays the Log­in screen.
• Services—displays the Directory of Administrative Services screen.
• Admin Profile—displays the User Information section of the Edit Administrator Account screen, 
allowing data modification to your account.
• Log Off—displays a pop­up window allowing the user to exit the system.
V8.0 R2 – 9/2006  3  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide
Overview and Conventions 
[This page intentionally left blank.]
V8.0 R2 – 9/2006  4  VOS/VLMI ­ System Administrator Guide