The Accidental Systems Librarian

289 Pages·2003·1.88 MB·English

by  Rachel Singer-Gordon

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The Accidental
Systems Librarian
This Page Intentionally Left Blank
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The Accidental
Systems Librarian
Rachel Singer Gordon
Medford, New Jersey
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First printing,2003
The Accidental Systems Librarian
Copyright ©2003 by Rachel Singer Gordon
All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form or
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p. cm.
Includes bibliographical references and index.
ISBN 1-57387-104-4
1. Web databases. 2. Database design. I. Still,Julie.
QA76.9.W43 C74 2000
005.75’8—dc21
00-063283
Printed and bound in the United States of America.
Publisher:Thomas H. Hogan,Sr.
Editor-in-Chief:John B. Bryans
Managing Editor:Deborah R. Poulson
Copy Editor:Pat Hadley-Miller
Graphics Department Director:M. Heide Dengler
Book Designer:Kara Mia Jalkowski
Cover Designer:Ashlee Caruolo
Indexer:Enid Zafran
Contents
Sidebars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ix
Figures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .x
Foreword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv
About the Web Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xvii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Chapter 1: Systems Librarianship 101:
Defining Systems
Librarianship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Library Skills and Communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Yes, You Are a Systems Librarian! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
EstablishingCompetencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Staff Competencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Systems Competencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Systems Librarians as Change Agents . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Chapter 2: Systems Librarianship 102:
Technical Areas You May
Need to Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Microsoft Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Macintosh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Open Source Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Networking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Web Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Integrated Library System Management . . . . . . . . . . . . . . . .47
Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
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Programming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Antivirus and Workstation Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Miscellaneous Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Chapter 3: Organization of Knowledge . . . . . .59
Inventorying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Support Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Chapter 4: Research Techniques . . . . . . . . . . . . .79
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Dealing with Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
The Support Interview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Researching Technology Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Chapter 5: Networking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Online Discussion Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Interest Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Associations and Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Informal Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Developing Networking Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Chapter 6: Instruction Techniques . . . . . . . . . .123
Adult Learners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Training Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Training Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128
Contents vii
Training Patrons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Ad Hoc Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Setting Up Sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Online Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Setting Boundaries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139
Chapter 7: Independent Study . . . . . . . . . . . . . . .141
Online Classes and Tutorials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Community College and Computer Training
Center Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Local Workshops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Library Schools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Self-Education . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Current Awareness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Online Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Offline Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Funding Training Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Chapter 8: Administration and
Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Creating a Technology Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Planning ITProjects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
Integrated Library System Migration . . . . . . . . . . . . . . .171
Selecting a Vendor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176
Data Cleanup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Staff Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
Computer Upgrades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
Changing Over . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Patron Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Usability Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Software Rollouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Network Upgrades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Managing Systems Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
Communicating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
viii The Accidental Systems Librarian
Hiring and Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
Chapter 9: Life Lessons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
Finding a Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Branching Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
Negotiating a Promotion (or Raise!) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Technostress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Ethics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Works Cited . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
Appendix A
Accidental SystemsLibrarian Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Appendix B
Recommended Reading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Appendix C
Web Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235
About the Author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
Sidebars
Sample “Tips and Tricks” Computer Newsletter
Franklin Park Public Library (March 2001) . . . . . . . . . . . .17
Sample Questions for an Internet Explorer
Competency Self-Assessment Test . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Blake Carver’s Modifications of Ranganathan’s Rules . . . . . . .39
Sample System Information Sheet: Microsoft Word
and Microsoft Access Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Sample Handout for Pasting a Resume into
an Internet Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Favorite Tech Support Resources:
Systems Librarianship Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Sample Computer Problem Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Selected Online Discussion Groups for
Systems Librarians . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
An Interview with ILA RSTF Technology User Group
Co-Chair Lori Bell (January 2002) . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Free/Low-Cost Online Classes/Tutorials . . . . . . . . . . . . . . . . .144
An Interview with OCLC Institute
Executive Director Erik Jul (May 2002) . . . . . . . . . . . . . .146
An Interview with Library Integrated Network Consortium
(LINC) Manager Carol Dawe (January 2002) . . . . . . . . .173
Open Source Automation Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
Untangling the Job Ad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .200
An Interview with Endeavor Information Systems, Inc.
Corporate Recruiter Geri Hernandez
(February 2002) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
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