SQL for Microsoft Access

393 Pages·2008·8.35 MB·English

by  Cecelia L. Allison

SQL
for
Microsoft® Access
2nd Edition
Cecelia L. Allison
& Neal A. Berkowitz
Wordware Publishing, Inc.
LibraryofCongressCataloging-in-PublicationData
Allison,CeceliaL.
SQLforMicrosoftAccess/byCeceliaL.AllisonandNealA.Berkowitz.--2nded.
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ISBN-13:978-1-59822-060-5
ISBN-10:1-59822-060-8(pbk.)
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II. Title.
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ISBN-13:978-1-59822-060-5
ISBN-10:1-59822-060-8
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0805
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NealA.Berkowitz
iii
Contents
Acknowledgments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiv
Chapter1 TheRelationalDatabaseStructure . . . . . . . . . . . 1
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
EarlyFormsofDataStorage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
TheRelationalDatabaseStructure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
ThePlanningStage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
DataModeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
EntitiesandRelationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Normalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Client/ServerDatabases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
DatabaseManagementSystems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Chapter2 StructuredQueryLanguageandMicrosoftAccess . . . 15
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
StructuredQueryLanguage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
SQLVersions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
SwitchingtoVersionSQL-92inMicrosoftAccess2007 . . . . . . . 17
SwitchingtoVersionSQL-92inMicrosoftAccess2003 . . . . . . . 17
SQLComponents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
SQLSyntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
ThePowerofSQLinMicrosoftAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
TheQueryWizard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
TheQueryDesignToolandSQLView. . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
OpeningMicrosoftAccessandSwitchingtoSQLView. . . . . . . . . . . 21
OpeningMicrosoftAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
SwitchingtoSQLViewinMicrosoftAccess2007. . . . . . . . . . . . 23
SwitchingtoSQLViewinMicrosoftAccess2003. . . . . . . . . . . . 25
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Chapter3 CreatingTablesandInsertingRecords. . . . . . . . . 31
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
TheDataDefinitionLanguageComponent . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
CREATETABLESyntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
DataTypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Example1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
iv
(cid:1) Contents
Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Example2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
NULL/NOTNULLConstraint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
PRIMARYKEYConstraint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Example3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
FOREIGNKEYConstraint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
UNIQUEConstraint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
AddingConstraintstoExistingTables . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Example4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Example5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
ConstraintSyntax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
InsertingRecords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Example6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
InsertingDatawithoutSpecifyingColumnNames . . . . . . . . . . . 50
Example7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
InsertingNULLValues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Example8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
CopyingRecordsfromOneTabletoanExistingTable . . . . . . . . . 51
Example9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
CopyingRecordsfromOneTabletoaNewTableSimultaneously . . . 53
Example10. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
UpdatingRecords. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
UpdateaRecordwithaTextValue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Example11. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
UpdateaRecordwithaNewCalculatedValue. . . . . . . . . . . . . . 55
Example12. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
UpdateMultipleColumns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Example13. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
UpdateaColumnthatContainsaDate. . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Example14. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
DeletingRecords. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Example15. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Chapter4 RetrievingRecords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
TheSELECTStatement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Example1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Example2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
TheORDERBYClause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
SortinginDescendingOrder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Example3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
SortinginAscendingOrder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Example4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
v
Contents (cid:2)
SortingMultipleColumns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Example5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Example6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
SortingUsingNumbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Example7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Example8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
HandlingDuplicateValues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
TheDISTINCTKeyword. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Example9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
TheDISTINCTROWKeyword. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
HandlingDuplicateSubsetsoftheEntireResultCollection . . . . . . . . 76
TheTOPKeyword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Example10. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Example11. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
TheTOPPERCENTKeywords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Example12. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Example13. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
CreatinganAlias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Example14. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
CreateanAliasthatContainsaSpace . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Example15. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Concatenation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
ConcatenateMultipleFieldsandCharacters. . . . . . . . . . . . . . . 82
Example16. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
ConcatenateMultipleFieldsfromMultipleTables. . . . . . . . . . . . 83
Example17. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Chapter5 FilteringRetrievedRecords. . . . . . . . . . . . . . . 87
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
TheWHEREClause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
ComparisonOperators. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
LogicalOperators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
OperatorPrecedence. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
TheAND,OR,=,and<Operators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Example1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
TheLIKEOperator. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Example2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Example3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Example4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Example5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Example6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Example7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Example8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
vi
(cid:1) Contents
Example9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
TheBETWEENOperator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Example10. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
TheINandNOTOperators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Example11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Example12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
TheISNULLandISNOTNULLOperators . . . . . . . . . . . . . . 102
Example13 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Chapter6 CreatingCalculatedFields . . . . . . . . . . . . . . 105
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
OperatorsandFunctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
ArithmeticOperators. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
UseanArithmeticOperatorwithSELECT. . . . . . . . . . . . . . . 110
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
UseanArithmeticOperatorintheWHEREclause . . . . . . . . . . 111
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
AggregateFunctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
UsingtheAVG(),FIRST(),LAST(),SUM(),MAX(),and
MIN()Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
UsingtheCOUNT()Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
StringFunctionsandOperations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Useofthe+and& . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Example5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
UsingtheLEFT(),UCASE(),LEN(),andTRIM()Functions . . . . 118
Example6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
UsingtheMID()andINSTR()Functions . . . . . . . . . . . . . . . 120
Example7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
DateandTimeFunctions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
InsertingDatesintoaTable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Example8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
UsingtheFORMAT()Function. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Example9. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
UsingtheDATE(),TIME(),MONTH(),DAY(),andYEAR()
Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Example10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
MiscellaneousFunctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
UsingtheCCUR()Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Example11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
vii
Contents (cid:2)
Chapter7 GroupingData . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
TheGROUPBYClause. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
UsingtheGROUPBYClausewiththeORDERBYClause . . . . . . 138
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
TheHAVINGClause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
UsingtheHAVINGClausewiththeWHEREClause . . . . . . . . . 142
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Chapter8 CreatingTableJoinsandUnions . . . . . . . . . . . 145
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
TableJoins—AnOverview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Qualification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
InnerJoin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
UsingtheDISTINCTROWKeyword . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
SelfJoin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
NestedJoin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
OuterJoins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
RightOuterJoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Example5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
LeftOuterJoin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Example6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
CreateaJointhatContainsanAggregateFunction . . . . . . . . . 165
Example7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
UNIONandUNIONALLKeywords. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
UNION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Example8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
UNIONALL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Example9. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Chapter9 CreatingSubqueries . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Subqueries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
CorrelatedandNon-CorrelatedSubqueries . . . . . . . . . . . . . . 176
TheINSubquery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
TheEXISTSSubquery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
viii
(cid:1) Contents
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
TheANYandSOMESubqueries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
TheALLSubquery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
NestedSubqueries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Example5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
UsingaSubquerytoFindtheSecondHighestValue. . . . . . . . . . 189
Example6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Chapter10 CreatingViews. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
CreatingaView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
CreatingaViewUsingtheCREATEVIEWKeywordsinSQL-92 . . . . 194
CreateaViewthatContainsaComplexJoin . . . . . . . . . . . . . . 195
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
QuerytheCustomersTotalTransactionsView . . . . . . . . . . . . . 196
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
FilteringaRecordthroughaView . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Example5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
UpdatingaRecordthroughaView. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Example6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
DeletingaView. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
Example7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Chapter11 TableManagementandIndexes . . . . . . . . . . 201
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
AddingaColumntoanExistingTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Example1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
ChangingaColumn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Example2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
SettingaDefaultValueforaColumn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Example3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
RemovingaColumnfromaTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Example4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
RemovingaTable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
ImprovingDataRetrievalTimeUsingIndexes . . . . . . . . . . . . . . 207
IndexOptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
CreatinganIndex . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Example5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
IndexinginDescendingOrder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
ix