Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide - Oracle

200 Pages·2004·2.95 MB·English

by  Siebel Systems, Inc.

SIEBEL EMAIL MARKETING STAND-ALONE
USER GUIDE
VERSION 7.5.3, REVISION A
MARCH 2004
Siebel Systems, Inc., 2207 Bridgepointe Parkway, San Mateo, CA 94404
Copyright © 2004 Siebel Systems, Inc.
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Printed in the United States of America
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Contents
Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide 1
Introduction
How This Guide Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Additional Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Revision History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Chapter 1. About Email Delivery
Understanding Email Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Email Delivery—One to One . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Email Delivery—One to Many . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
About Siebel Email Marketing Stand-Alone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Siebel Email Marketing Stand-Alone Architecture Overview . . . . . . . . . . . .18
Multitenancy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Siebel Email Marketing Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Connecting to the Siebel Email Marketing Network . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Siebel Email Marketing Stand-Alone API . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Chapter 2. Siebel Email Marketing Stand-Alone Quick Start
Step 1—Select Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Step 2—Provide Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Content Type Character Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Unspecified Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Version 7.5.3, Revision A Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide 3
Contents
Step 3—Define Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Step 4—Preview Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Step 5—Send the Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Chapter 3. Logging In
The Login Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
About Default Email Addresses and Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
The Password Finder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Update User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Chapter 4. Setting Up a Database
The Database Setup Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Add a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Mail Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Edit Database Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Remove a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Chapter 5. Setting up a List
Internal Versus External Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Creating a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Configuring a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
The General Configuration Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
The Archives Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
The Posting Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
The Errors Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
The Subscriptions Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52
The People Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
The Digests Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
The Appearance Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
The Files Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
4 Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide Version 7.5.3, Revision A
Contents
Add Subscribers to a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Remove Subscribers from a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Bounce Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Configure a List for Bounce Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Chapter 6. Setting up a Query
What is a Query? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Query Versus List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
The Query Setup Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Define a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
The Query Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Who Should Use the Query Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Step 1—Select a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Step 2—Select a Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Step 3—Choose Clause Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75
Step 4—View the Preview List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Edit a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Remove a Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Chapter 7. Content Generation
Template Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Template Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
$(if) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
$(header) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Named Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Tracked URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
$(trackMsgOpen) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Quick Click Subscribe/Unsubscribe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Forward to a Friend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Version 7.5.3, Revision A Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide 5
Contents
Chapter 8. Populating Template Variables
Template Variables and Aliases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Conditional Template Variables with an External Database . . . . . . . . . . .109
Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Chapter 9. URL Tracking
Create a New Public Web Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Associate List(s) with the New Public Web Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Alter Message Content with Tracked URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Parameters on URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Dynamic Tracked URLs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
The $(trackMsgOpen) Template Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Send Your Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Chapter 10. Sending a Mailing
Selecting Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Providing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Defining Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Preview the Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Sending the Mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Sending Mailings with Internationalized Content . . . . . . . . . . . . . . . . .132
External Files of Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Providing Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Defining Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Scheduled Recurring Mailings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Moderation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
6 Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide Version 7.5.3, Revision A
Contents
Chapter 11. Mailing Control
Chapter 12. Reporting
Mailing Delivery Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Statistical Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
The Mailing Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
The Campaign Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
The Subscriber Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Chapter 13. An Overview of Message Types
Why is Message Type Important? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
What Types of Message Formats Are Available? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Plain Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
America Online (AOL) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Multipart MIME (Text & HTML) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Wireless . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Determining the Format to Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Chapter 14. The Basics of Email Campaign Development
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Where to Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Determine the Goals of Your Campaign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Determine Your Target Market . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Determine Your Call(s) to Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Develop Your Privacy Policy and Anti-Spam Policies . . . . . . . . . . . . . . 169
Choose Your List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
The Importance of Permission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Decide on Your Message Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
Version 7.5.3, Revision A Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide 7
Contents
Determine Your Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
Determine Who Will Manage Your Creative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172
Decide on a Sending Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172
How Many Mailings Will Be in Your Campaign? . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Implement Response Tracking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Organize Internal Resources for Handling Responses . . . . . . . . . . . . . . .174
Plan for Unsubscribes and Bounced Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174
Develop a Message Testing Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
Manage Your Expectations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
Chapter 15. How to Build Effective Email Messages
Set Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177
Designing the Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
Compose the Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
The Envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
The Title Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
The Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
The Body . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
The Offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
The Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Test Your Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
Analyze Your Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
Build On Your Success . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Chapter 16. How to be Opt-In Compliant
What is Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
What is Not Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
Why You Do Not Want to Spam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
How to Avoid Being Thought of as a Spammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
8 Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide Version 7.5.3, Revision A
Contents
What to Do if You are Labeled as a Spammer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Chapter 17. Background Information
DNS Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Image Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
JavaScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Mailing List Managers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
MX Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
SMTP Protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
SMTP Gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Virtual Hosts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Index
Version 7.5.3, Revision A Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide 9
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10 Siebel Email Marketing Stand-Alone User Guide Version 7.5.3, Revision A