Powerful PowerPoint for Educators: Using Visual Basic for Applications to Make PowerPoint Interactive, Second Edition

297 Pages·2012·2.83 MB·English

by  David M. Marcovitz

Powerful PowerPoint
for Educators

Powerful PowerPoint
for Educators
Using Visual Basic for Applications to Make
PowerPoint Interactive
Second Edition
David M. Marcovitz
Copyright 2012 by David M. Marcovitz
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Marcovitz, David M.
Powerful powerpoint for educators : using visual basic for applications to make
powerpoint interactive / David M. Marcovitz. — 2nd ed.
p. cm.
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ISBN 978-1-61069-137-6 (ebooks)
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3. Microsoft Visual Basic for applications. 4. Teaching—Aids and
devices. I. Title.
T385.M36345 2012
005.5'8 — dc23 2012010824
ISBN: 978-1-61069-136-9
EISBN: 978-1-61069-137-6
16 15 14 13 12 1 2 3 4 5
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For the three ladies in my life:
Emily, Ella, and Ada

Contents
Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Chapter 1: Multimedia Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
What Is Multimedia? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
The Design Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Project Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Metaphors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Storyboards and Flowcharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Designing Assignments for Your Students . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Chapter 2: Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
PowerPoint, Windows, and Mac OS Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
1. Stop Hiding File Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
2. Install a Local Printer Driver (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
3. Sounds Settings for PowerPoint 2007/2008 and Earlier . . . . . . . . . . .14
4. Show the Developer Tab in the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
5. Set Macro Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
6. Create a Folder and Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
PowerPoint File Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
PowerPoint Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Opening a File with Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Chapter 3: Traditional and Multimedia Features of PowerPoint . . . . . . .23
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Inserting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Photo Albums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Sounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Linking and Embedding Sounds (PowerPoint 2007/2008
and Earlier) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Hypertext Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Linking within Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Linking outside Your Presentation: Web Pages and
Other Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
viii Contents
Chapter 3: Traditional and Multimedia Features of PowerPoint (cont.)
Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Text for Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Sound for Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Aligning Objects and Other Details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Trigger Animations (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Controlling Navigation with Kiosk Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Saving as a PowerPoint Show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49
Exercises to Try . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Chapter 4: Introducing Visual Basic® for Applications . . . . . . . . . . . . . . .53
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
What Is Visual Basic for Applications? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
What Is an Object-Oriented Programming Language? . . . . . . . . . . . . . . . .55
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Exercises to Try . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Chapter 5: Getting Started with VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Accessing the VBA Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
What If It Didn’t Work? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Help! I’ve Lost My Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Be a Scripter: Change Things in Quotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Subroutine, Procedure, or Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
Tying Your VBA Script to a PowerPoint Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Tying Your VBA Script to Any Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
What’s in a Name? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
Changing a Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Securing Your VBA Script from Prying Eyes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69
Exercise to Try . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69
Chapter 6: Let’s Get Scripting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Variables and Getting Input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Variable Declarations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Variable Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75
The YourName Procedure and Abstraction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Force the Student to Type Something . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
What Else? A Personal Response and a Short-Answer Question . . . . . . . .80
Contents ix
Chapter 6: Let’s Get Scripting (cont.)
Running Your Scripts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Calling a Procedure from Another Procedure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Putting It Together: A Complete Quiz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Exercises to Try . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Chapter 7: A Scripting Bag of Tricks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87
Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Navigation: Moving from Slide to Slide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
The Secrets of the MsgBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Procedures, Functions, and Parentheses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Hiding and Showing PowerPoint Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Let’s Get Started: Initializing Your Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Referencing Objects by Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
What’s in a Name? Finding and Changing Object and Slide Names . . . . .98
Shape Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Slide Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Using Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Let’s Get Started Again . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
This Slide or Another Slide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
I Lost My Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Putting the Student’s Input into a Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Manipulating Text in Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
W ith Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Adding Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Manipulating Parts of Text in an Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
What Can You Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Other Things You Can Do to Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Manipulating Text: The Mystery Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Exercises to Try . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Chapter 8: Quizzes and Tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Vocabulary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Simple Multiple-Choice Quizzes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Keeping Score . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123
Try Again: Answer Until It’s Right . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Short-Answer Quiz Questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Do Spelling and Spacing Count? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128