OpenOffice.org User Guide - Apache OpenOffice - The Free and Open

508 Pages·2007·7.63 MB·English

OpenOffice.org User Guide
for Version 2.x
[OpenOffice.org User Guide for 2.x]
[0.2]
First edition: [2005­04­11]
First English edition: [2005­04­11]

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The Original Documentation is “OpenOffice.org User Guide for Version 2.x”. 
Contributor(s): G. Roderick Singleton. 
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http://www.openoffice.org/licenses/PDL.rtf.]
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Acknowledgements
I wish to recognize the Technical Writers of Sun Microsystems for the fine model they have 
provided for organizing this document. I also wish to thank Erwin Tenhumberg for his blog, 
Mary Ellen Dawley for her indexing effort, Ross Johnson for his editing/correctionsand 
manitoban for the docking text in chapter 2.

Modifications and updates
Version Date Description of Change
[0.9] [2005­11­11] [grs: 9th draft issued for comment – switched to master doc, 
stewart's amendments and added a chapter on XML usage 
(flat file)]
[0.10] [2005­11­11] [grs: 10th draft issued for comment – fix page numbering
[0.11] [2006­01­31] [grs:11th draft issued for comment – updated index
[0.12a] [2006­02­20] [rj: 12th draft issued for comment – corrections for 2.0 to 
replace 1.1.x references
[0.13] [2006­02­21] [grs 13th draft issued for comment – integrated Ross Johnson's 
changes and edited for consistent grammar.
[0.14] [2006­03­02] [grs:14th draft issued for comment – document layout to be 
more bookish
[0.15] [2006­04­10] [grs:15th draft issued for comment – Added POSTNET section
[0.16] [2006­06­19] [grs:16th draft issued for comment – Added file recovery info 
to Troubleshooting chapter
[0.17] [2006­06­27] [grs:17th draft issued for comment – Corrected Overview
[0.18a] [2006­07­19] [grs:18ath draft issued for comment – updated concordance 
file section and added JMF section to Chapter 14 and wps 
how­to.
[0.19] [2006­07­31] [grs:19th draft issued for comment – Added new export PDF 
feature
[0.20] [2006­08­16] [grs:20th draft issued for comment – Fixed many legacy terms 
and added language/writing aids and comment on style 
painter
[0.21] [2006­10­18] [grs:21st draft issued for comment – Integrated ztyx and 
walteram updates to chapters 3, 4 and 10
[0.22] 2007­03­06 [grs:22nd draft issued for comment — added more info on 
keyboard shortcuts to Chapter 5 – Impress  and minor 
changes.
[0.23] [2007­04­09] [grs:23rd draft issued for comment — Fixed pagnination errors

Contents
Overview................................................................................................... ........................1
Using the Guide...........................................................................................................................1
Important Features with 2.x.......................................................................... ..................3
Open Standards XML File Format (OASIS OpenDocument)....................................................3
New Multi­pane View.................................................................................................................3
 New CustomShapes (compatible with Microsoft   AutoShapes) ..................................................3
More Slide Transitions and Animation Effects...........................................................................3
Enhanced PDF Export.................................................................................................................3
New enhanced Database Features...............................................................................................5
Mail Merge Wizard.....................................................................................................................5
 Enhanced   Word Count   Feature ...................................................................................................5
Support for Nested Tables...........................................................................................................5
 Digital Signatures   Support ..........................................................................................................5
XForms Support..........................................................................................................................5
WordPerfect® Filters..................................................................................................................6
Calc now has 65,536 Rows.........................................................................................................6
Enhanced DataPilot Support.......................................................................................................6
Native Installers..........................................................................................................................6
Native Desktop Integration.........................................................................................................6
Floating Toolbars........................................................................................................................6
Style Paint Brush.........................................................................................................................6
Quickstarter for *NIX Operating Systems..................................................................................7
 Multiple   Language Support .........................................................................................................7
New Charting Module.................................................................................................................7
Chapter 1: Using OpenOffice.org Help..........................................................................9
OpenOffice.org Step­by­Step Help.............................................................................................9
Tips............................................................................................................................................10
Turning tips on and off.........................................................................................................10
Extended Tips.......................................................................................................................10
Turning extended tips on and off.....................................................................................10
OpenOffice.org User Guide for 2.x i
Help Agent................................................................................................................................10
Turning the Help Agent on and off......................................................................................11
Chapter 2: Working With OpenOffice.org............................................................... ....13
The User Interface................................................................................................................13
Starting OpenOffice.org.......................................................................................................13
The OpenOffice.org Writer Window...................................................................................14
Toolbars in the OpenOffice.org Window.............................................................................14
The Title Bar....................................................................................................................14
The Menu Bar..................................................................................................................15
The Toolbars....................................................................................................................15
Examples of Floating Toolbars........................................................................................16
Using Floating Toolbars..................................................................................................17
The document window....................................................................................................17
Docking toolbars..............................................................................................................17
Docking windows............................................................................................................18
Changing the Visibility of Buttons on Toolbars..............................................................18
 Opening and   Saving Documents ...............................................................................................19
Opening Documents.............................................................................................................19
Saving Documents....................................................................................................................22
Changing the Work Directory..............................................................................................23
Saving Documents Automatically........................................................................................23
Backup a File Automatically...........................................................................................23
Saving Recovery Information Automatically Every 'n' Minutes.....................................23
OpenOffice.org File Formats....................................................................................................24
XML file format names........................................................................................................24
OpenOffice.org XML file structure......................................................................................25
Definition of the XML formats............................................................................................26
Setting Tabstops...................................................................................................................26
 Sending   Documents as E­Mail ..................................................................................................27
Single Messages...................................................................................................................27
MailMerge............................................................................................................................27
Printing Documents...................................................................................................................28
OpenOffice.org User Guide for 2.x ii
Displaying Print Previews....................................................................................................29
Reduced Printing of Documents...........................................................................................30
To print two pages beside one another on one sheet of paper.........................................30
 Printing in   Black and White .................................................................................................30
 Printing text and graphics in   black and white ..................................................................30
 Printing all Draw and Impress documents in   black and white ........................................30
 Printing only text in   black and white ...............................................................................31
 Printing all Writer documents with   black and white text ............................................31
 Printing the current Writer document with   black and white text ................................31
Printing Brochures................................................................................................................31
Spellcheck.................................................................................................................................32
 Automatic   Spellcheck ...........................................................................................................32
Checking Multilingual Texts................................................................................................33
 Starting   Spellcheck ...............................................................................................................34
 Excluding Text From the   Spellcheck ..............................................................................35
Adding Writing Aids for Other Languages...............................................................................35
Getting New Writing Aids....................................................................................................35
Using Automatic Functions.......................................................................................................40
 Using   AutoCorrect and AutoFormat .........................................................................................40
 Turning off   URL Recognition by   AutoCorrect ....................................................................42
 Undo   URL recognition ....................................................................................................42
 Turn off   URL recognition ................................................................................................42
 Other   AutoCorrect functions ................................................................................................42
Creating a Letter Template With the Wizard............................................................................44
Find & Replace.........................................................................................................................45
Finding a Word in Text........................................................................................................45
Searching for Whole Words Only........................................................................................46
Match Case......................................................................................................................46
Searching for Text With Wildcards.................................................................................46
Searching Backward........................................................................................................47
Current Selection Only....................................................................................................47
Searching for Styles.........................................................................................................47
OpenOffice.org User Guide for 2.x iii
Searching for Text Attributes..........................................................................................47
Searching for Special Formats ........................................................................................48
Similarity Search.............................................................................................................48
List of Regular Expressions..................................................................................................48
 Digital Signatures   and Printing or Exporting Documents .........................................................51
Only “open password”, no restriction..................................................................................53
“open password”, restricted..................................................................................................53
Permission restricted only....................................................................................................53
PDF without restriction (Default behaviour)........................................................................53
Permissions available................................................................................................................53
Printing.................................................................................................................................53
Changes................................................................................................................................53
Enable copy..........................................................................................................................54
Enable accessibility..............................................................................................................54
Programming PDF Security in Macros ...............................................................................54
Chapter 3: Managing Text Documents With Writer ..................................................57
The OpenOffice.org Writer Functions......................................................................................57
Writing..................................................................................................................................57
Designing and Structuring....................................................................................................57
Desktop Publishing with OpenOffice.org Writer.................................................................58
Calculations..........................................................................................................................58
Creating Drawings................................................................................................................58
Inserting Graphics................................................................................................................58
Customizable Program Interface..........................................................................................58
Drag&Drop...........................................................................................................................58
Extensive Help Functions.....................................................................................................58
The OpenOffice.org Writer Window........................................................................................59
Windows® of OpenOffice.org Writer..................................................................................59
 Entering and   Formatting Text ...................................................................................................60
Entering New Text...............................................................................................................60
To enter new text:............................................................................................................60
Line breaks.......................................................................................................................60
OpenOffice.org User Guide for 2.x iv