Office 2010 : the missing manual

956 Pages·2010·15.207 MB·English

by  Nancy Conner, Matthew MacDonald

Office 2010
THE MISSING MANUAL
The book that
should have been
in the box®ˇ

Office 2010
Nancy Conner and Matthew MacDonald
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Office 2010: The Missing Manual
by Nancy Conner and Matthew MacDonald
Copyright © 2010 Nancy Conner. All rights reserved.
Printed in the United States of America.
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July 2010: First Edition.
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ISBN: 978-1-449-38240-7
[M]
Table of Contents
The Missing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Part One: Word
Chapter 1: Basic Word Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Opening Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
The Word 2010 Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Creating a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Creating a New Blank Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Creating a New Document from a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Creating a New Document from an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Typing in Some Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Saving a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Saving a Document Using Your Mouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Saving a Document Using Keyboard Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Using the Save As Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Closing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Opening an Existing Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Different Ways to View Your Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Viewing a Document in the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Zooming In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Working with Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Chapter 2: Editing and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Selecting and Moving Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Four Ways to Move Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Finding and Replacing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Searching with the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Setting Search Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
v
Searching with the Traditional Find and Replace Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . 44
Replacing Text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Text Formatting: Font, Size, and Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
The Home Tab’s Control Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Copy Formatting with Format Painter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Quick Formatting with the Mini Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Formatting Power with Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Paragraph Formatting: Aligning, Indenting, Spacing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Aligning Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Indenting Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Spacing Within a Paragraph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Spacing Between Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Working with Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Creating a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Formatting a List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Formatting a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Using the Page Setup Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Using the Page Background Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Inserting Headers, Footers, and Page Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Chapter 3: Tables, Graphics, and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Creating a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Creating a Table from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Creating a Table from Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Adding Information to a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Editing a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Selecting Part or All of a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Inserting Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Moving Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Merging and Splitting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Deleting All or Part of a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Formatting a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Save Time with Ready-to-Use Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Applying Shading and Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Shading a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Working with Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Inserting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Inserting a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Inserting Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Inserting a Screenshot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Editing an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Changing an Image’s Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Cropping an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Removing a Picture’s Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Moving and Rotating Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Adjusting an Image’s Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
vi table of contents
Using Picture Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Wrapping Text Around an Image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Searching for Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Fun with Fonts and Art That’s Smart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Creating WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Editing WordArt Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Inserting SmartArt into Word Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Adding Charts and Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Chapter 4: Proofing and Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . 115
Checking Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Catching Spelling Mistakes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Word’s Grammar Checker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Getting Things Right with AutoCorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Undoing an AutoCorrect Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Setting AutoCorrect Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
AutoFormatting in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Word’s Built-in Research Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Looking Up a Word in the Dictionary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Using the Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Getting Information about a Subject . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Translating Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Chapter 5: Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Getting Started with Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Previewing a Document Before You Print It . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Printing a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Selecting Print Options and Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Choosing a Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Specifying Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Creating a Cover Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Sending a Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Printing Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Formatting Envelope Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Selecting a Feed Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Adding Electronic Postage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Printing Labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Merging Names and Addresses with Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Step 1: Select Document Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Step 2: Select Starting Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Step 3: Select Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Step 4: Write Your Letter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Step 5: Preview Your Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Step 6: Complete the Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Do-It-Yourself Mail Merge with the Mailings Tab’s Buttons . . . . . . . . . . . . . . 154
table of contents vii
Chapter 6: Reports and Long Documents . . . . . . . . . . . . . . 155
Inserting Page Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Breaking a Document into Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Kinds of Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Inserting a Section Break . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Changing the Orientation of a New Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Changing the Page Numbering of a New Section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Footnotes and Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Inserting a Footnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Inserting an Endnote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Editing a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Navigating Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Changing the Position of Footnotes or Endnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Converting Footnotes to Endnotes (or Vice Versa) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Changing Footnote or Endnote Markers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Deleting a Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Citations and Bibliographies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Creating and Inserting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Inserting an Existing Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Inserting a Placeholder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Editing a Citation or Its Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Deleting a Citation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Deleting a Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Building a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Updating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Helping Readers Navigate Your Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Inserting Bookmarks and Cross-References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Creating a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Creating an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Chapter 7: Customizing Your Documents with Themes,
Templates, and Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Themes: The Way to Better Designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Choosing a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Customizing a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Saving a Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Finding a Saved Theme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Templates: Reusable Document Blueprints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Choosing a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Creating Your Own Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Customizing a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Save Time with Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Recording a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Running a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Copying a Macro Between Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Deleting a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
viii table of contents