Objective Operating Instruction

48 Pages·2017·0.94 MB·English

by  Ahern, Nicholas

Department of Defence 
Estate and Infrastructure Group 

BASE SERVICES CONTRACT OPERATING INSTRUCTION 
FOR OBJECTIVE AND DEFENCE INFORMATION 
MANAGEMENT 

April  2017 

Base Services Contract Operating Instruction for Objective and Defence Information Management   
Page | 1  
Version 4.1 Objective ID K5618591 
18 April 2017
Authorisation

The Base Service Contract Operating Instruction for Objective and Defence Information
Management will be released under the authority of the undersigned.

Gary Todd
Director Data and Information Governance
Estate and Infrastructure Group

10 April 2017

Document review and Approval
Revision History
Version Author Date Revision
DSO Data and
0.9 Information May 2015 Reviewed
Governance
1.0 DSO Data and
Information Aug 2015 First version
Governance
2.0 ESD Data and
Second version
Information Sep 2015

Governance
3.0 ESD Data and
Information Oct 2015 Third Version
Governance
4.0 SDD Data and
Information Dec 2016 Draft for comment by stakeholders
Governance
4.1 SDD Data and
Information Apr 2017 Released as current operational version
Governance

This document has been approved by
Name Signature Date reviewed
DDIG Gary Todd Verbal approval 10/4/17

Amendment
Proposals for amendment to the Objective Instruction must be forwarded to the Director
Data and Information Governance (DDIG).

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Table of Contents
Error! Bookmark not defined.
TABLE OF CONTENTS.........................................................................................................III
SECTION 1 – INTRODUCTION..............................................................................................5
Purpose..................................................................................................................................................................5
Priority of this Instruction...................................................................................................................................5
Scope of this Instruction.......................................................................................................................................5
Definitions.............................................................................................................................................................5
Background...........................................................................................................................................................6
Benefits of Using Objective..................................................................................................................................7
Security Classification of Documents..................................................................................................................7
Key Stakeholders..................................................................................................................................................8
Folder Structure Overview..................................................................................................................................9
SECTION 2 ‐ GETTING STARTED.........................................................................................11
Overview..............................................................................................................................................................11
Directorate Data and Information Governance (DDIG)...................................................................................11
National Workgroup Coordinators and Estate Management Workgroup Coordinators...................................11
Defence Objective Workgroup Coordinators...................................................................................................12
Product Directors (Defence Sponsors).............................................................................................................12
Contractor Objective Representative (COR)....................................................................................................13
Contractor Objective User................................................................................................................................13
Getting access to the Defence Restricted Network and Objective..................................................................13
SECTION 3 – DIGITAL RECORDKEEPING AND INFORMATION & SYSTEM SECURITY............16
Digital Recordkeeping........................................................................................................................................16
Information and System Security Requirements.............................................................................................16
User Groups (Workgroup Groups)...................................................................................................................17
Privileges..........................................................................................................................................................17
SECTION 4 – DEIS BUSINESS RULES...................................................................................19
Acceptable File Types.........................................................................................................................................20
Business Rules.................................................................................................................................................20
Document Scanning.........................................................................................................................................21
Imagery............................................................................................................................................................21
Uploading Documents to Objective and Digital Storage Devices...................................................................21
Filing Documents in Objective.........................................................................................................................21
General Uploads to Objective..........................................................................................................................21
Defence Email..................................................................................................................................................22
External File Servers Downloads.....................................................................................................................22

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CD and DVDs..................................................................................................................................................22
Portable Electronic Devices – USB read-only multi-card reader RW to advise to keep or not.......................22
USB Sticks and Portable Hard Drives..............................................................................................................22
Objective to IBIS..............................................................................................................................................23
File Naming Convention....................................................................................................................................23
Metadata requirements for records in Objective.............................................................................................24
SECTION 5 ‐ SYSTEM SUPPORT – USEFUL INFORMATION..................................................25
Annex A - Estate Management Workgroup – Top Level Folders, Intended Use, Ownership and Key
Stakeholders........................................................................................................................................................26
Annex B – Defence National Work Group Coordinators...............................................................................27
Annex C - Estate Management Folder Structure............................................................................................28
Annex D – Estate Management Folders, Main Users Groups –.....................................................................29
Annex E – Estate Management Folders, Folder Owners and Purpose of Folder Area................................30
Annex F – Estate Management Folders (1 – 7) – Folder Hierarchy...............................................................31
Annex G – Flowchart: Contractor Access to Objective– Estate Management Folder.................................32
Annex H – CAMPUS Screenshot showing Objective courses.........................................................................33
Annex I – Objective User Account Access Request via ICT Service Portal (Post CAMPUS Training).....35
Annex J – Objective Contractor Access Request Form to Estate Management Folders..............................36
Annex K – Minimum Scanning Specifications (Extract from RECMAN)....................................................37
Annex L – Document Descriptors, File Placement, Key Stakeholders and Estimated Document Size.......38
Annex M – Objective Metadata Requirements – Extract of Catalogue.........................................................42
Acronyms.............................................................................................................................................................46

}

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Section 1 – Introduction
Purpose
1.0 The purpose of this document is to provide the governance and operating instructions to the 
Estate Maintenance and Operations Services (EMOS) contractors , Miscellaneous Services 
Package (MSP) contractors and Service Delivery Division (SDD) personnel for the lodgement, 
classification,  maintenance  and  storage  of  estate  management  and  contract  related 
information. Adherence with this operating instruction will assist with consistent, compliant 
and efficient management of information. 
2.0 Objective, Defence’s mandatory document and records management system, forms part of the 
Defence Estate Information Systems (DEIS).   
Priority of this Instruction
3.0 Ambiguity, inconsistency or discrepancy between this instruction and any of the Base Services 
Contracts and Commonwealth or Defence issued policy, will be interpreted in the following 
order of priority to the extent of any ambiguity, inconsistency or discrepancy: 
3.1 Commonwealth Legislation; 
3.2 Base Services Contracts; 
3.3 Defence Policy; and 
3.4 This Operating Instruction.   
Scope of this Instruction
4.0 This Operating Instruction covers: 
4.1 the operating policy and use of Objective; 
4.2 the Objective user roles and responsibilities and system support; 
4.3 the purpose and structure of the Estate Management Workgroup; 
4.4 the use of the Estate Management Workgroup folder structure including upload of 
Estate related documentation to IBIS using Objective; 
4.5 the document types typically required to be stored in Objective under the Base 
Services Contracts; and 
4.6 file and document formats, specifications and naming conventions. 
5.0 Documents required to be stored in the National Spatial Information Management System 
(NSIMS) are the subject of a separate Operating Instruction for NSIMS. 
Definitions
6.0 A Corporate file consists of a collection of documents, emails or objects that record an 
organisation’s business and policy decisions.  A Corporate file can be one of the following within 
Objective:  Virtual,  Physical or  Mixed  mode.  Virtual  files  are  created  in  and  managed  by 
Objective, have no physical equivalent, and contain only electronic documents. Physical files are 
created and handled physically, recorded in and managed by Objective.  Mixed mode files 
contain both virtual and physical records.  Note: ‐ New physical files should not be created in
the EM Workgroup structure as Defence records are expected to be created and managed 
electronically.  
7.0 Data can be defined as the representation of raw, unorganised facts that need to be processed, 
interpreted,  organised  structured  or  presented  so  as  to  make  it  meaningful  or  useful 
information.  IBIS and GEMS are the key data systems that EMOS and MSP contractors will 
upload the bulk of the information to reflect changes made to the Defence Estate.  These 
changes are referred to as modified Estate Master Data or more commonly referred to as 
Estate Records (ie Defence Records)  
8.0 Documents as defined by Acts Interpretation Act 1901 – section 2B ‐ A document means any 
record of information and includes anything on which there is writing, anything on which there 
are marks, figures, symbols or perforations having meaning for persons qualified to interpret 
them, anything from which sounds, images or writings can be reproduced with or without the 
aid of anything else and a map, plan, drawing or photograph.   
9.0 Defence Record. A Defence record is any document or object, in any form, that contains 
information relating to Defence activity, and is created, captured, managed or stored by any 
Defence personnel or external service provider in order to provide evidence of that activity. 
These records are not the property of the individual who creates or works with them, but of 
Defence, and through it, the Commonwealth. As such, they are subject to the compliance 
requirements set out in the Archives Act 1983. Format and security classification do not affect 
the value of a record.  They may however affect the handling procedures for that record. 
  Information in a variety of formats can be considered records including:
 structured and semi‐structured data  
 raw and processed data  
 documents  
 images  
 audio and visual digital media  
 handheld imagery and motion imagery  
 emails  
 web pages  
 social media posts  
 technical drawings and  
 Physical objects (such as artwork and artefacts).  
Background
10.0 Information provided by Contractors under the former sub‐regional contract model has been 
managed  in  an  ad  hoc  and  decentralised  manner.     Former   document  management 
arrangements  were  complicated  by  region‐specific  information  management  practices, 
resulting in nationally inconsistent processes for the storage, classification and retention of soft 
copy documents.  
11.0 Objective is Defence’s record management system mandated by the Defence Committee in 
November 2009.  The system operates on both the Defence Secret and Restricted Networks 
and enables Defence to manage both its physical and electronic records through their entire life 
cycle, from creation through to review and once finished with, archival or disposal. 
12.0 The National Archives of Australia has developed a Digital Continuity Policy for whole of 
government that requires all Commonwealth entities to move to a digital information and 
records management system by the target date of 2020.  Digital Continuity targets for 2020 
have  been  set  by  the  Archives  Minister  and  may  be  found  at  this  web  location: 
www.naa.gov.auwww.naa.gov.au. 

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Benefits of Using Objective
13.0 EMOS  and  MSP  Contractors,  under  their  respective  contracts,  register  Defence  records 
generated and/or associated with the Defence Estate in Objective.  These records may be 
generated by the Contractor or their subcontractors or collected on behalf of Defence from 
another Contractor.   
14.0 Contractors and SDD personnel utilising the Objective system in the prescribed way will 
eliminate many of the issues about the promulgation of information relating to the Defence 
Estate. 
15.0 Records  uploaded  and  registered  within  Objective  will  provide  greater  transparency  of 
information to all stakeholders in a timely and secure way providing an audit trail of access for 
each, as well as provide a number of benefits in supporting contractual activities for example:   
15.1 form part of the ‘evidence’ that supports adherence to Commonwealth, State and local 
legislation, Defence and Commonwealth policy and contractual compliance associated 
with the Defence Estate; 
15.2 support the sharing of intelligence between Contractors and Defence about the Defence 
Estate including its condition, risks, and maintenance;  
15.3 inform decisions about the Defence Estate and contract obligations;   
15.4 ensure Defence records relating to service delivery and contractual obligations are 
captured within a secure yet selectively transparent environment;  
15.5     form  part  of  the  evidentiary  trail  that  a  contractor  and/or  Defence  activity  was 
performed; and 
15.6     provide a central records storage system in which documents can be retrieved, edited, 
approved, reproduced, preserved and archived.  
Security Classification of Documents
16.0 Documents stored in Objective have to be classified as UNCLASSIFIED or marked For Official Use 
Only (FOUO).  Documents classified as Protected must be stored in accordance with the 
relevant Defence Product Director (PD) direction.  All other classifications (SECRET/TOP SECRET) 
are not part of this instruction and documents classified higher than Protected must not be 
stored in Objective on the DRN. 
Table 1: List of Defence Security Classifications for Documents 
Document  Definition  Instruction 
Classification 
UNOFFICIAL   The marking UNOFFICIAL may be  This classification is NOT to be used. 
assigned to information that   All documents stored in Objective 
people generate in their private  must be as a result of official business 
capacity under reasonable use of  and/or contract activities.  
Defence resource provisions. 
UNCLASSIFIED   Official information that does not  This classification can be used to store 
meet the criteria for the  documents in Objective as As long as it 
Application of a security  meets the classification criteria. 
classification is UNCLASSIFIED 
official information. (see 

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Document  Definition  Instruction 
Classification 
paragraph Part2.30 ) of the 
Defence Security Manual (DSM)  
PROTECTED   Official information that meets the  This classification can be used as long 
criteria set out for Protected.   as it meets the classification criteria. 
Protected documents can only be 
added to Objective via a DRN account. 
Where a requirement for a document 
to be classified as Protected, the 
Product Director should be notified of 
the intention to upload the document 
and any additional document handling 
instructions required before the 
document is uploaded to Objective. 
CONFIDENTIAL  Not to be used in this instruction.  Document with this classification must 
not be stored in Objective via the DRN. 
SECRET  Not to be used in this instruction.  Document with this classification must 
not be stored in Objective via the DRN. 
TOP SECRET  Not to be used in this instruction.  Document with this classification must 
not be stored in Objective via the DRN. 
Key Stakeholders
17.0 The Estate Management (EM) Workgroup folder and file structure is set up in Objective so that 
stakeholders can create, register, store and locate documents relating to the Defence Estate, a 
Base Services contract deliverable or an estate development, investment, leasing, disposal or 
maintenance project.   Key stakeholder groups include: 
17.1 EMOS Contractors; 
17.2 other Base Services Contractors (eg. MSP’s); 
17.3 Infrastructure Division Contractors and Defence staff; and 
17.4     Service Delivery Division Personnel.  
18.0 Annex A provides a breakdown of stakeholders for the respective folders within the Estate 
Management Workgroup, including folder ownership and the nominated Estate Management 
Workgroup Coordinator (EM WGC).  
19.0 The National Workgroup Coordinator group (NWGC) is made up of a team of experienced 
Defence Objective WGCs.  Some members of the NWGC group have been delegated to be EM 
WGCs to oversee the Estate Management (EM) Workgroup in terms of management and 
administration of the EM Workgroup and User Workgroups, and any structural or process 
changes.   A list of members and their contact details are set out in Annex B.  

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Folder Structure Overview
20.0 The EM Workgroup and subordinate folders within Objective provides a centralised structure 
for records relating to and associated with the Defence Estate and Base Services Contracts. 
21.0 Estate Management Workgroup: contains a series of folders 1‐7 to capture Estate Records and 
another series A to E for use by contractors for activities associated with their business, projects 
and contract change proposals, information on Objective and other reference material relevant 
to the Defence Estate  See Annex C.   
22.0 Folder 01 “International” is for records related to international elements of the Estate.  
23.0 Folder 02 “Service Delivery – National”, each Base Services product and service has a folder to 
be used for their business purposes, as agreed with the individual Product Director. 
24.0 Folders 03‐07, “Service Delivery – by Region” hold a virtual corporate file for each Defence 
property regardless of whether it is owned, leased or subject to disposal.  Within each property 
file, records are filed in accordance with how the Defence Estate is categorised according to its 
estate classification.  (refer Section 4 ‐ DEIS Business Rules for further information).  
25.0 Folder A ‐ Base Services Contractor ‐ DEPOSIT BOXES: Each Base Services Contractor has a 
Deposit Box folder and a virtual corporate file created for their use.  Deposit Boxes allow the 
Contractor, Product Directors, Contract Authority (CA) and any other Defence stakeholders to 
access the same information concurrently.  Deposit boxes provide a staging area for documents 
so that stakeholders may quickly and easily view and perform necessary activities pertaining to 
that  information.   The  Deposit  Boxes  should  be  treated  as  short  term  storage  only  for 
documents relating to the Estate. Long term storage of records relating to Defence properties is 
within corporate file relating to the property.   
26.0 The use of the Contractor Deposit Box areas will be largely determined by business needs and 
arrangements made between the various stakeholders.  All Contractors on Objective have 
privileges to create folders and subfolders within their Deposit Box file to suit business needs, 
however,  it  is  strongly  recommended  that  the  Product  line  folders  are  maintained  as  a 
minimum.  Refer to Annex DAnnex D or Annex E.Annex E  
27.0 Over time, other corporate files or folders may be located within the Deposit Boxes for 
contractors to store other records relevant to their business not retained within GEMS. An 
example would be an Alternate Proposal document stored in Works Order documentation 
folder within each Contractor Deposit Box.   
28.0 B  ‐ Contract   Administration  Support  –  Contract  Change  Proposals:   Each  Base  Services 
Contractor has a folder containing a virtual corporate file for uploading and managing Contract 
Change Proposals, including editing information and tracking progress.  Approved contract 
change proposals may be downloaded from this area. 
29.0 C ‐ Estate and Facilities Services Project Documentation: This folder area provides a centralised 
storage area for historical project documentation traditionally kept by Estate and Facility 
Services. The folder remains temporary until it is determined whether the information needs to 
be transferred to the EM Workgroup.  Contractors who require access to this information may 
access it upon request (refer to Annex A for WGC). 
30.0 D  –  Service  Level  Partnering  Agreements:  Use  of  this  area  is  for  agreements  between 
Contractors and Defence.   
31.0 E – Base Services Contract Objective Operating Instruction, Estate Management Reference 
Material and Objective Access Taskings:  This folder contains all Estate related reference 
information and Operating Instructions for Defence and Contractor staff.  This area is mainly 

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used by the Estate Management WGCs for reference material, instructions, correspondence 
relating  to  IBIS/GEMS,  Estate  Management  Workgroup  access  requests,  and  any  other 
pertinent information regarding the Defence Estate. 
32.0 Other top level folders within the EM Workgroup may be created and removed as business 
needs require.  For the creation or removal of folders within the EM Workgroup structure, 
contact the EM WGCs. 
33.0 EM WGCs are responsible for creating new folders in the EM Workgroup structure to reflect 
changes made to the Defence Estate and the associated Estate records held in IBIS.   In some 
circumstances, contractors may be required to create folders within the property or project 
files.  Contractors have been given the relevant privileges in Objective to enable them to do this 
if there is a business need. 

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