MOS 2010 Study Guide for Microsoft® Word Expert, Excel® Expert, Access®, and SharePoint®

721 Pages·2011·15.72 MB·English

by  John Pierce

spine = 1.27”
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5 Managing Macros
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5 .1 Apply and Manipulate Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
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Using the Macro Recorder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
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Using the Content Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553
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Modifyi5n .6g D tFLMehCVoSoHleoroieecsm irtnrukdDitgnfiiaai niniagglstniggntpzu giO ind lran aaigD bnngnFy jdogi d Feltot c oh ceUSRfutre rhnesmmt ahR .mDlo re .eeCaecon .c toPkRv .otaionsi .inr nb itid .n .gngrb .so . t ao .a a .lf2s .o n .CF0 .W .r .o1e . . . .Re0r .l . .l .meb . . . .bSp . . . .ePy .o . . . .r a .rU . . .v .rt . . . .it .sic .n .i . . . ne .g . . . . .sg . . . . . . . f . . . . .S .o . . . . . .p .r . . . . . . . a . .E . . . . .r . .x . . .k . . .c . . . .l . .i .e . . .n . . . .l . . . .e, . . . . . . .As . . . . . . . . . .c . . . . . .c . . . . . . . .e . . . . . . . .s . . . . . . .s . . . . . . ., . . . . . . . .a . . . . . . . .n . . . . . . . . .d . . . . . . . . . . . . .V . . . . . . . . . . .i . . .s . . . . . .i . . .o . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .4 . .x31 . . .622x54457318i49687524 ®
Export and Import a Web Part . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .566
How to5 .G2e StAe ARRCStpUdeuutrpvisednnpiilain eygpnMtgiw ignonO iig rcRngaptr eg n CotDapi dsooanouo nn dRraCfdstte lo - P imVfOtAmorioioxoferbnfie vwvticasihinn d elTeCe g eyF 2dhN po0FF areDa1oermsv0tore .smi adcg A .t .uba .tpF .mita .nipi .eoc .eg .llk .indnc . . . a .ts .P . . t . .a . . .i . .o .n . . . . . .n . .e . . . .s . . . . . . . . . . .w . . . . . . . .i . . . .t . . . .h . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .x . .3 . . .4x .31 . .23i5458v2059022 Access®, and SharePoint®
1EOO .3r33 rb . .2b .a22 .j .tje4 .e .aU .c .c t .&st .Aiei .FvM .v p .eiB .elApta . o . eRpnR .l .oyrep .eai . knv .Dvgl . iig .ciSee .aea . uw . twRC .tap .i e . oo .p .Ac . .nn . .oo . .n .t .r .rP .ea . .td . .an l . .ys . . .rt . . s .t . .i .iT .ns .s . .y . . . . . .pR . . . . . . . . .ee . . . . . . .p .s . . . . . . .o . . . . . . . . .r . . . . . . .t . . . . . . . . .V . . . . . . . . . . .i . . . .e . . . . . . . .w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .CS . . . . . . .hr . . . . . .e .a . . . . . .a . .r . . . . .et . . . . .e . .P . . . . . . . .o .a . . . . . .i . . . .n .R . . . . . . .t .e . . . . . . . .f2 . . . .e . . .0 . . . .r . . .1 . . .e . . . .0 . . .n . . . . . . . .c .S . . . . .e . .e . . . . . . .r . .x3P . .v4 . .3x1a .i .23ic954g5v24e89e65s2 8 86244
WhaItn AYPsUoeAdesrudrisntfs i oNngiagrg enmMB eiClnaiidncignt rgatk ooa t asiF ooCK oWnfonrtsmno h Ottwao eut . n-ta . .Itlf .o . DTA . .oyo . .nkp .c . aew .u .l y . .mtits .o .hie .s . a n . .S . .t .hD . . . .a .o . . .r .c .e . . .u .P . . .m . .o . . . . .i .en . . . .nt . . . . .t . . . . . .L . . . . .i . .b . . . . .r . . . . .a . . . . .r . . . .y . . . . . . . .o . . . . .r . . . . . . .L . . . .i . .s . . . . .t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .316 . .2958452937540 Exams
ShWeO bWajeacnttri vteoi RHenevaier wfgr o .m . . Y . o . .au . . . . .n . . . . . . . .d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .x .x .i4v94
41 C reaSttaWiyn hiUnga MtsUWT iAoYnasaoougdinnnrucd akgQdh iigNn nu .Ai gegn .iuc eg .atkwd .o SCSi . mto .t .oha .ua .l ruS .tr .techm . . edE .a .nsl . r .eA e . . .mt Pn .o . . o .ae . . a .lin . .ny . . .tCs ts . . .i os .W . . . n . .T . . o .to . . .e r . .o . .kn . . . .l sts . . . . p . .T . . . .a y . . . . .c p . . . .e . .e . . . . . .2 . . . . . .0 . . . . . .1 . . . . . .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 x . . . . . 4x .6 . .2i248v543957785 1
MW3h .a23a . t5A Y CpAoUiOprpuMsenlbip ynaNatlitgynanien iganeaOgtg dn af Seda fi ht U a coUBaMes rsieKb eeaWrnlPrn iioTsooeie pgwbinanmurn taAldp .apTp .tl hahGepi .tyr .rsePono . . .iu .vu . . . .go . .p . .ht . .s .T .g . . . .aa . . . . .b . . . .S .l . . .eh . . . . .s .a . . . . .r . . . . .e . . . . . .P . . . . . .o . . . . . . .i . . .n . . . . . .t . . . . . . . .2 . . . . . .0 . . . . . .1 . . . . . .0 . . . . . . . . . .H . . . . . . . . .o . . . . . . .s . . . .t . . . . . . . . .P . . . . . .r . . . .o . . . . . .v . . . . . .i . . .d . . . . . .e . . . . . .r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . . . . .4 . .2 . .6448154596745 62 Managing Queries
4 35Ob5j .e3c tiUvCBeDrsue ineiRladfigetinev nCi iegnDrwog aas s Us .hP- .sibRve .oeor .f at .aeTr .anrde .bdsn .l .e .Gc . e .r . . .so . . .ui . .n .p . . .a . . .A . . .Dc . . .co . . .o . .c .u . .u .n . .m .t . . .se . . . .n . . . . . .t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . . .4 .2 .6685457774 2
Install SharePoint in a Virtual or Server Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .496
1 SWhar4i3n .1 .3o g . . Ca .CWo .rnSrn .oees .dtratk .tkrt i .uiinMnn .cggg .t b .UaQaw .s iu .iDent .ehrat . ro saDi .aehn .asbid .nt .oa . .Goai . .inrrn . .do . g .a u .P . kp .Pa .D . ig .Pv . .eeoo . . rst . .m .cT .a . .u .ib . .s . .sm .le .i . .o . . . .ne . . . .Cs . .n .r . . . .et . . . .a .s . . .t . . .e . . . . .a . . . . . . . .T . . .a . . . .b . . . . .le . . . . . . . .o . . . .f . . . .A . . . . .u . . . . . .t .h . . . . .o . . . .r . . .i . . .t .i . . . .e . . . .s . . . .i . . .n .1 . . . . a . . . . . . . .D . . . .6o . . . . .c . . . .u . . . .m . . .1 .4 . .e26 .334n555788t 4 91
2 1 BuCirlde1 .ai1n2 .t .6 .gin . S .MgTASe .Clldai .a ercade .rcbikn .aitnniig .ltnngee .d ggt .shSa .CRh en .iea dt .Dcar .eoCta .iPrtoo .daonn . siisfin . nwg .t . a . .iuWt . .rhPi . .on ia . .vrgk . .oQ s . .tWpT . .uaa . .eebc . .brle . .ye P . . . .Sa . . .i .tr . . . .et . . .s .s . . . .f . . . .o . . . . . .r . . . . .Y . . . . .o . . . . .u . . . . .r . . . . . . . .D . . . . . . .a . . . . .s . . . .h . . . . . .b . . . . .o . . . . .a . . . . .r . . . . .Cd . . . .o . . . . .n . . . . .fi . . . . . .g . . . . . .u . . . . .r . . . .e . . . . . . . . .W . . . . . . . . .o . . . . . .r . .d . . . . . . . . .O . . . . . . . . .p3 . . . . .t . . . .i .4o . .4 . .n .7 .62395s5561 7926 3
2 .1O3 .4b jCeSUrcFeAetsotSipaivtnretipemnegt ltg yR aiTan eataD gtvbMnie niledUefagaw spkM u ea ilna .n-taTn . dnaPD .di brp .eA olU .suelgii .sl ggarQi .annnt .eumig n .V e P .g airOe .i yvaDw .p o . .o .tTt .i .aC .co . .bu .hn . . .lmase . . .r . . .e .to . . .sn .f . . . . t . .A . . . .W . . .u . . . . . .t .o .h . . . .r . .o . .k . . . . .rs . .i . .p .t . .i . . .a .e . . . .c .s . . . .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . .4 . . .4 6 . . .24793565237478 Formatting Content
1 .1 Apply Workbook Settings, Properties, and
4973 .4 .G .CA .ehC .pStar .tpeeni .netag .tgntii .inn dn .Sggig .tn a .UOgar . pt p .RPe t .eiadiv .ocno . .ond .t .rsC .d . Uhf . .sos .a .irw .nr . tC .gi . .t .h . h .a . .e . .a .cM . . .k .Q .e .i .n .u .e .g . .et . .i .rn .S .y .gp . . . . .e . .W . .l .lM .i . .on . . .rga . .k .r . . .aks . .p .n .a . .ad .n . .c . .deG . . . . r .C . . .a . . .o .m . . .m . . . .m . . .p . . .a . .i .l .r .e . . . . . . . .a . . . . .n . . . . . . . . .I . .n . . . . . .d . . . . . .e . . . . .x . . . . . . .f . . .o . . . . . .r . . . . . .a . . . . . . . .D . . . . . . .o . . . . . .c . . . . .u . . . . .3m . . .4 . .4 .e .24885n5377t 9 95
Data Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Abo1u .t212 .t . .1h7 C .eU . rMCANeA .pha .audnaat .rtvaaiknhn .itlgiy .iggonnaz .i grgnaet .s eg .I .aLSn .t .noitdht .h .deoee .e . kx . AD .Su V .Ec .hep .int .eal . ietv .Fwr .rteii .iite . neP .yf .losgdo . . . r i . . . .nR . .a . . .te . . . . .PcH . . . . .oi . .iv . . .er .o . . . .dr . . . .ta .s .C . . .r . .wch . . . . .h . .a . .it .y . .r . .h . .t . . . . . .a . . . . . . . . . . . .Q . . . . . . . . . . .u . . . . . . . .e . . . . . . .r . . . . . .y . . . . . . . . . . . . . . . . . . .A . . . . . . . .p . . . . . . . .p . . . . . . . .l . . .y . . . . . . . . . . . .P . . . . . . .r . . . . .o . . . . . . . .t . . . .e . . . . . . .c . . . . . . .t . . . . .i . . .o . . . . . . . . .n . . . . . . . . . . .t . . . . .o . . . . . . . . . . . .a . . . . . . . . . . .D . . . . . . . . .o . . . . . . . . .c . . . . . .u . . . . . . .m . . . . . . . . . .3 . .e4 . .5 .6 .n .24149595t595 83981 13
Saving a Workbook as a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 John Pierce and Geoff Evelyn
3O .5b SjCeVeSUocitUeentstitisewtvntir nieigEnon g xglRglT ite atn eIhDvnbgreindale e ttaewQh alPx e u Dri .O noiEc .a ppdka .tea ti . tLiC roi .Snatr .niouoge .suns s . os .rc . .tcf .h .a . e .a .b .sB . . . .Da .Q . . .r .o . . .u . .c . . .e . .u . . .r . .m . . .y . . . . . . .e . . . . . .n . . . . . . .t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . .4 . .51 . . .245293567078102
Setting Workbook Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
3 Par4t .2i ciDMMpEeCaAdaafirnndinettaiadaiinngngtigngiineng g gaIgSn n C oadiAdonu ecD nrUxc ctaeepeetssn das .T ta a .C tttbo .ioon .l ne ag .tsn h . D aea .eoncn . Qt c .dIiuon .u Rm .ndice .ee .k .lxa .n .L .t .t .ia . o . . .u . .n . . .n .s . . .c .h . . .h .i .p . . . .B . .s . . . .a . . . . .r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . .451 . .256595610922
Exchanging Data with XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
ObjeCAcArtdUedUivdasdseiitninii nnnRggggge E av Aaax inePl ilDsw datSsai inRstt .ewgae . m o .CMC .roooda .nvn .ctitnrn .eooe .gn ac . t .Dt . Di . . .oa . .o .nt . .a .cs . .u . .S . . .m .o . . . . .ue . . . .r .n . .c . .t . .e . . . . .s . . . . . . .f . . .o . . . . .r . . . . . . .a . . . . . . . .Q . . . . . . . . .u . . . . .e . . . . .r . . . . .y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . .451 .1257507610193 User Communities
1 .2 Apply Protection and Sharing Properties to
58213 . .23 . ACpWrpEeUodlaysrit tikenaini gnaTgg net m Ldhwie npMi tkSlhasoh t dJae .oir .ftieny .oP .s Foa .iai e .nDnl .tddo .Bs c .R .ru . .eem . .ala . .det . .icn .o .rt .nu . . .s .m . .h . . .bi .p . . . .sT . . r . .ia .n . .i . .l .sa . . . .F .Q . .e . . .ua . . .et . .u .r . . .ry . .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . .4 .61 .2550872006
4 Perf o . .r .m . . .in . .g . . M . . .a . .il . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Workbooks and Worksheets 170
4O .133b . .21je I UnMcPsstMCraieinovonraegttinenip nRfiacaugegt glDi,avnu eiDtogre eeLce w Wi uFlsMe imte .otsyil . renda k .Sngns .si t,tdh . . eaTe . .eDn .e . .m .do .t .s . .c .p R . .ua .le .a .n .mn .t . .de .ae . . . .mn .W . . . .t .i . o . .n .L . .r . .gikb . . . . b . .rF . .a . .oi . .er . . .o .il .e .d . .k .s . .s .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .4 .611 .2 .5507597401829 4 Merge Operations
4 1W0o3rk3 .i2nH WCRgidhoCeC iarsrnowketnglrilagnia ictaigbtitnnnih ongwgdrg a itLtF htUhiresee st a TeesF hzriGae irnAnlloodgdcubsc g FLaeinihilseb s TlarM dea .msQry . i e . .upSs . .eliat . . .ret . .y .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .461 .2 .553715403993
4 .31 . 3S MSEeAhtxoETdtoeaddidnwcgiiitfugn iiyannt gieangng nda g aLad PiNnMas Uat doT aspa etsHienldmw iMdadCopt ioreiDnlndanrgogtg tet ce eoQF un . iOumaet . e l .p .dWer . .en yP .o .rt a .Fr . rLokti . .eiipb .ob .ld .eo .nra . .rso t .r . .k .iy . .e . . . . .s .P . . . . . .r . . . . .o . . . . . .p . . . . . . .e . . . . . .r . . . . .t . . .i . . .e . . . . . . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .46112 . .55750266513001 Macros and Forms
2732 .131 .O 3 .3 bS jDeSoMBepcrMutatsei iiiavlcagndeninntfi aanydiRngiig enngFe v gia SliYLt e hteoRiwhsaruet er cRreI . itSeOpd .eoci . mweoWr .ntrns . odt .O . Trs .L .ker . .i .dsbm . . .teo . . .pri .o .n .lf .a .k .oW . .ts .re . . . .oa . . . . .r . . . . .dQ . . . . . . .u . . . . . . .e . . . . . . .r . . . .y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .47112 . .50756036615096
4 .4 FMCinaaCdlncrienuaaglgat itinRnegeg Tc TooIettremadmlssp sl . . .a . . .t .e . . .s . . . . .b . . .y . . . .U . . . . .s . .i .n . . .g . . . . . .t . .h . . . .e . . . .O . . . . .r . .g . . . .a . . .n . . .i .z . .e . . . .r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . .472 .5059719
4 Con4fi .1 gPuACrrdreedipanianterggi na Mgna dento rMgd Seah nFaiirpeelud alsa Wt .e . oM .r .ka .bc .or .oo .sk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112707673
ObjecStGoivErreotdi unRitpgeiniv nRgiege Iw ctQeo m .rud .e s .Pr .yr .o . R . .p .e .e .c .r .o .t .ir .ed . .s .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . .473 .5152820
SURhseaicnroignr gdMi naeg rWg aeon rRdku bSloetosork .in .ag .n . ad . .MT .ra .ac .ck .roi .n . .g . . .C . . .h . .a . .n . .g . .e . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112717904 Consuming Site
FSilutUemsriimnngga rRtihzeiecn ogInr dlDinsae .t .aE . di .ni .t ia .n .gQ . u .Fe .e .ary .tu . .r .e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 .4 7 .535825
2 Fo rmattiRSnMeegvnoidde Ciwinfyigonin gang CPt aehe rMansnoatgnc earsol E . .- .M . . . .a . .i .l . .M . . . .e . .s .s . .a . .g . .e . . . .t .o . . .a . . .G . . .r . .o . .u . .p . . . .o . .f . .R . . .e . .c .i .p . . .i .e . .n . .t .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . .1123817127 Search Results 607
24 .4 .5 SGeteD nReeelerlaattitnieog nC Isathelcimpuslsa . .t . .e . .d . . .F . .i .e . .ld . . . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 .47 .685126
24 .1 .42 . .1 .S . Ap .CMRd .EAeruee .ndcdnra .iaimfgn t .byaeig .niil nn i . Mangaig .s g nMat . Wa e c .VE arro .Pe xoiSr .lrrp k ie .sMfmrbir .aeoooe .rasncmr .osr hgiy .Cko e .tsoanKh . tbn e .e . ttyyto . .rhM . . o .Uea . . .la s . . . .SQic .n . . .irtu . . .go .e .e . . . O .DL .r . .Ay .e . .ita .vp . .h .le . . .peo . .l . .rl g .y . . . .D . . . .B .A .a . . . .od . .t . . .xa .v . . . . . .a . . .S . . .n . . .o . . .c . . . .u . .e . . . .r . .d . . .c . . . . . . e . .F . . . .s . .o . . . . . . . .n . . . . . . .t . . . . . . . . . .a . . . . . . .n . . . . . . . .d . . . . . . . . . . .P . . . . . . . . .a . . . . . . .r . . . .a . . . . . . .g . . . . . . . .r . . . . .a . . . . . . . .p . . . . . . .h . . . . . . . . . . . . .A . . . . . . . .t . . . . .t . . . . .r . . . .i . . . .b . . . . . . . .u . .3 . . . .4 .t711 .e .2688561s813240 108 33
ObjeSFcEeoStAnitMerSvttsmleieesena tiracnggRtinttiaen nitRgngviignneg iiea ngglU awnag tpCa ni EoW h . KCxEn .aepooxs .ryrrhatl .uekseci .tpmsflrtr .nsesooi .n aorwk . .sslne . . s .Dt . . . .toinao . . . . t .B . . .taa . . .he . . . .S M .eS . . .o . eZ .a . . .ua .o .c . .rr .r . .co .co .e . . .mh . . . . . .e . . . . . .Dd . . . . . . . .i . . . .a . . . . . . .l . .o . . . . . . . . .g . . . . . . . . . . .B . . . . . . . . . .o . . . . . . .x . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .4 . .8113 . .26805136824351110
2 App2 .5ly inImCGgUrRpUeeSsu otaiepFnnttrailingntoonr ig caDgntrhd hg amHaiient nneaa ggOlud pM f i ruD lnMowata olmacooisctr ohd uLoaki im fst W SyhtCe .iiennohn . ggn .Eetsl . ntxeS .a .p t .YcD .ryo .te .las .eus . t .ssL .aOi .i .o . s .F . .tpni . . . .le e . .B . .n . . .u . . . . . .ail . . . . .d .W . . . .e . . . . .ro . . . . . .r . . . . .k . . . . . .b . . . . . . .o . . . . . . .o . . . . . . .k . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .4 . .8 .142 .64511683371251
ObjeIcDmtMAieCvpCfideorooned drRniaitinneffiitngyigvgngi i nueaga gwrDn iaM nda tn .hg taAda .e cS p . rSiiRn .optaee .t lvoyB c .iSi inu .npae .gtg iate .N o rDn .Ccen .thohw .tL caVo . iurTs . aiamtst .chbi .b .ete .lei .enl . ri .R .tt . s .yS .i .b .t . . . .yb . . . . .l .o .e . . . .n .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . . .4 . .841 .2 .6451468638146 2 and Functions 185
224 .21 . .413 . . .4 .2 A . AC .pAW .uSrpde .deeoad .aintrt .ir knedcF . ghio .wLn . raagiSmt .b hh .MReua .Dellras .aceo c .soaPrc .nroo .u .dd i .m .nBs . .Etue . . .nft .n . .otv . .to .er . . .nSlC .o . .e .to .p .to . .sn .e . . . .tts .e .h . . . .n . .e . . . . .t . . Q . . . . . . . . . . .u . . . . . . .ic . . . . . .k . . . . . . . . . . . .A . . . . . .c . . . . . .c . . . . . .e . . . . . .s . . . . .s . . . . . . .T . . . . . .o . . . . . .o . . . . . .l . . . .b . . . . . . . .a . . . . . .r . . . . . . . . . . . .C . . . . . . .r . . . .e . . . . . . .a . . . . . .t . . . .e . . . . . . . . .T . . . . .a . . . . . .b . . . . . . .l . . .e . . . . . . .s . . . . . . . .a . . . . . .n . . . . . .d . . . . . . . . . . .C . . . . . . .h . . . . . .3a . . . . .81r1 .2 .t985268s531 1794 46
5 DesigniUInnUSsCsigDeSsneriteeengr tatafiRig niLrtnn cigeiAnginhn pugk Uiganed pon agditt ndh LirSnT eaAtFahg bsobDca eTt rlroeimoleoscsoP na uool . tsmrMit . nitE .neotan .n g cC .vTt rrea o .oSal .noeTc . .taept .e . b .eCn .Fl .se .too . .fnr .w .om . .t .ire .t . .u h .na . .l . ta .W .M .s .T . . .y .ia .n . .p .i . .ld . .e . .M .o . .a . . .w .en . . . .sr . .d . .g . . . . .eC . . . . . .r . . . . .e . . . . . .a . . . . . .t . . . . .i .n . . . . . . .g . . . . . . . . . . .a . . . . . . . . . .D . . . . . . . .o . . . . . .c . . . . . .u . . . . . . .m . . . . . . . . . . .e . . . . . .n . . . . . .t . . . . . . . .S . . . . . .e . . . . . .t . . . . . . . . . . .4 . . . . . . .3 . . . . .6 .911 .42 .058772685411724
54 .1 .2 MCIPIdranAerSensedaeneaptadrtgearitif incr nRyaihgngienni gnp DdgL go aio nM IrnnScktduhavse .amn adP .lrii pree .dTiunPna . Dlb .totasi .anlit ne .tetgsota . F C .E .aao .no . nr .Dv .nmd .e .ot .le . FocC .n .oup .o .trme .mn .fs .r .te our . .ano .lm .natl . . sds S . .O . e . . .L .t .f . .a . fi . . .b . .c . . . . .ee . . . . .l .s .2 . . . . . .0 . . . . .1 . . . . . .0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . .4 . .911 .2 .635826987431036
OObO4jbe .bj3cej tecRiCvctIuniVeotvnis riveReenre ewerRi ntcRve igtniSevein egviwteagih ewF r ew .coF h .oRr . m . .r .eRm . . .p e . .C .ous . . .ourl . .a .tnl . . t .tWEs . . .r r .o . . .ri .z .lo . .s .a . .r . . .rs . . . .d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 . . . .4 . .911 .2 .654926984171048
BDuBielrdfioinwnignsi gna g FR oSerepmaor rCctho i nnR teLrsoauyl loPtsur ot . pV .e .ier .tw .ie . .s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 .7690188
UsUinsgin gRe Bpeosrtt B Deet sRigensu Tlotso .ls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 .76220
Using the Refinement Panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .623
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Copyright © 2011 by John Pierce and Geoff Evelyn
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Library of Congress Control Number: 2011934166
ISBN: 978-0-7356-5788-5
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Acquisitions and Developmental Editor: Rosemary Caperton
Project Editor: John Pierce
Editorial Production: Waypoint Press
Technical Reviewer: Todd Meister; Technical Review services provided by Content Master, a member of
CM Group, Ltd .
Copyeditor: Roger LeBlanc
Indexer: Christina Yeager
Cover: Jelvetica
Contents
Taking a Microsoft Office Specialist Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv
Microsoft Office Specialist Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv
Selecting a Certification Path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xv
Test-Taking Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvi
Certification Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xvii
For More Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii
Using This Book to Study for a Certification Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviii
Features and Conventions of This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
Using the Book’s Companion Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xx
Your Companion eBook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Modifying the Display of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
How to Get Support and Provide Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiv
Errata & Book Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv
We Want to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv
Stay in Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv
Microsoft Word Expert 2010
Exam 77-887
What You Need to Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
1 Sharing and Maintaining Documents 3
1 .1 . Configure Word Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Setting Default Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
Changing Options for Checking Spelling and Grammar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
1 .2 . Apply Protection to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Controlling the Editing of a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Managing Access to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Adding a Password to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
What do you think of this book? We want to hear from you!
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iii
iv Contents
1 .3 . Apply a Template to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Using a Document Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Working with a Global Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Modifying a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Designing Your Own Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Managing Templates by Using the Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
2 Formatting Content 33
2 .1 Apply Advanced Font and Paragraph Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Formatting Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Creating and Modifying Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Defining and Applying Character Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
2 .2 Create Tables and Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Inserting and Formatting a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
Inserting Table Data by Using Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Using Formulas and Calculations in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Charting Data in Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
2 .3 Construct Reusable Content in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
Customizing Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Saving and Inserting Quick Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Working with Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
2 .4 Link Text Boxes and Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Linking and Unlinking Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Linking Document Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
3 Tracking and Referencing Documents 73
3 .1 Review, Compare, and Combine Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Adding Comments to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Using Track Changes and Setting Track Changes Options . . . . . . . . . . . . . . . . .75
Merging Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Reviewing a Combined Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
3 .2 Create a Reference Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82
Adding Citations to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Managing Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85
Creating a Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Using Cross-References in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87
Contents v
3 .3 Create a Table of Authorities in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Marking Citations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Formatting and Aligning a Table of Authorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
3 .4 Mark and Compile an Index for a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Marking Index Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Setting Index Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Editing and Updating an Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
4 Performing Mail Merge Operations 103
4 .1 Execute a Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Building a Recipient List in Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Adding Merge Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Using Merge Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Sending a Personal E-Mail Message to a Group of Recipients . . . . . . . . . . . .112
4 .2 Create a Mail Merge by Using Other Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Selecting an External Data Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Using the Outlook Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
Modifying the Recipient List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
4 .3 Create Labels and Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Setting Up Labels or Envelopes for a Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Preparing and Printing Envelopes and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
5 Managing Macros and Forms 129
5 .1 Apply and Manipulate Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Using the Macro Recorder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Running a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Applying Macro Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
5 .2 Apply and Manipulate Macro Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Running a Macro When You Open a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Running a Macro from a Command Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Adding a Custom Macro Button to the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . .141
5 .3 Create Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Designing a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Working with Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Adding Help to a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Assigning XML Elements to Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151
vi Contents
5 .4 Manipulate Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Locking and Unlocking a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Adding and Removing Form Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Microsoft Excel 2010 Expert
Exam 77-887
What You Need to Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
1 Sharing and Maintaining Workbooks 161
1 .1 Apply Workbook Settings, Properties, and Data Options . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Saving a Workbook as a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Setting Workbook Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
Exchanging Data with XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
1 .2 Apply Protection and Sharing Properties to Workbooks and Worksheets . .170
Protecting Worksheets and Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171
Restricting User Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Adding a Password to a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
1 .3 Maintain Shared Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176
Preparing to Share a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176
Sharing a Workbook and Tracking Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
Reviewing Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
Merging Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
2 Applying Formulas and Functions 185
2 .1 Audit Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Using Auditing Tools to Trace Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Identifying Invalid Data and Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Correcting Formula Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
Using the Watch Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
2 .2 Manipulate Formula Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
Using Automatic Workbook Calculation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195
Setting Options for Iterative Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
2 .3 Perform Data Summary Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
Summing Data with the SUMIF and SUMIFS Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
Understanding and Defining Array Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Contents vii
2 .4 Apply Functions in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Using Built-in Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
Correcting Function Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
3 Presenting Data Visually 211
3 .1 Apply Advanced Chart Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211
Adding Trendlines to Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212
Using a Chart Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Visualizing the Data in a Cell by Using Sparklines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Creating Dual-Axes Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
3 .2 Apply Data Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Performing a What-If Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Using Automated Analysis Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
3 .3 Apply and Manipulate PivotTables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Building a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
Working with Data in a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Slicing the Data in a PivotTable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
3 .4 Apply and Manipulate PivotCharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257
Creating a PivotChart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257
Changing the View for a PivotChart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
3 .5 Use External Data Sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
Creating a Data Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
Using Existing Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
Editing Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
4 Working with Macros and Forms 273
4 .1 Create and Manipulate Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
Recording and Storing a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Modifying a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
Run a Macro from the Macro Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
Assigning a Keystroke to a Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
Running a Macro When You Open a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282
Adding a Macro Button to the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
Adding a Macro Button to the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
Creating an Action Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
viii Contents
4 .2 Insert and Manipulate Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Inserting Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Defining Form Control Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .298
Making Use of ActiveX Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
A Simple Order Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Microsoft Access 2010 Specialist
Exam 77-885
What You Need to Know . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
1 Using the Access Workspace 309
1 .1 Create and Manage a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .309
Creating a Database by Using a Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .310
Using the Save Object As Command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
Using Open Dialog Box Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
Working on the Save & Publish Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315
Compacting and Repairing a Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
Encrypting a Database File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .325
Setting Access Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
1 .2 Configure the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .331
Renaming Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .331
Deleting Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334
Setting Options for the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
1 .3 Use Application Parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Insert a Blank Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Using Quick Start Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Applying a User Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346
2 Building Tables 347
2 .1 Create Tables in Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348
Creating a Lookup Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351
Setting Table Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
Defining Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
Creating a Data Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357
Contents ix
2 .2 Create and Modify Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Inserting, Deleting, and Renaming Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Hiding and Freezing Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363
Setting and Updating Field Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365
2 .3 Sort and Filter Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Finding Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Sorting Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Filtering Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373
2 .4 Set Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
Specifying a Primary Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
Setting Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
2 .5 Import Data from a Single Data File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
Importing Data into a New Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
Appending Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389
Using Linked Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .390
Managing Linked Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .393
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .394
3 Building Forms 395
3 .1 Create Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
Building a Form with the Form Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
Creating a Blank Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .398
Creating and Modifying a Form with Form Design Tools . . . . . . . . . . . . . . . . .401
Building a Navigation Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .405
3 .2 Apply Form Design Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .408
Applying Themes to a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .408
Adding Form Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .410
Using a Form Header and Footer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
Updating Forms from the Tools Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .417
3 .3 Arrange Fields and Objects on a Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422
Sizing and Ordering Controls in Design View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422
Working with Control Layouts in Layout View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .423