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Library of Congress Control Number: 2011922801
ISBN: 978-0-7356-4875-3
Printed and bound in the United States of America.
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Contents
Contents iii
Contents
Taking a Microsoft Offce Specialist Exam xix
Microsoft Offce Specialist Certifcation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
Selecting a Certifcation Path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
Test-Taking Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Certifcation Benefts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxi
For More Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii
Using This Book to Study for a Certifcation Exam xxiii
Features and Conventions of This Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv
Using the Book’s Companion Content xxv
Exam 77-881: Microsoft Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Exam 77-882: Microsoft Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Exam 77-883: Microsoft PowerPoint 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviii
Exam 77-884: Microsoft Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxx
Modifying the Display of the Ribbon xxxi
Dynamic Ribbon Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxi
Changing the Width of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii
Adapting Procedure Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxv
How to Access Your Online Edition Hosted by Safari xxxvii
How to Download the Online Edition to Your Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxviii
Getting Support and Giving Feedback xli
Errata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
Getting Help with Microsoft Offce 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
We Want to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii
Stay in Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii
Exam 77-881 Microsoft Word 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
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iii
iv Contents
1 Sharing and Maintaining Documents 5
1.1 Apply Different Views to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Modifying the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Magnifying Document Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Splitting a Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Displaying Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2 Apply Protection to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Marking a Document as Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Restricting Formatting and Editing Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Restricting Document Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.3 Manage Document Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.4 Share Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Sending Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Saving Documents in Shared Locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Publishing Documents as Blog Posts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.5 Save a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1.6 Apply a Template to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
2 Formatting Content 45
2.1 Apply Font and Paragraph Attributes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Applying Character Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Applying Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.2 Navigate and Search Through a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Searching for Content and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.3 Apply Indentation and Tab Settings to Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Indenting Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Setting Tab Stops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Contents v
2.4 Apply Spacing Settings to Text and Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
2.5 Create Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Creating Basic Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inserting Preformatted Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
2.6 Manipulate Tables in a Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Modifying Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Modifying Table Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2.7 Apply Bullets to a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3 Applying Page Layout and Reusable Content 79
3.1 Apply and Manipulate Page Setup Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Controlling Page Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Setting Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Flowing Text in Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.2 Apply Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
3.3 Construct Content in a Document by Using the Quick Parts Tool. . . . . . . . . . . 90
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3.4 Create and Manipulate Page Backgrounds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
3.5 Create and Modify Headers and Footers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
4 Including Illustrations and Graphics in a Document 101
4.1 Insert and Format Pictures in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Inserting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Formatting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
vi Contents
4.2 Insert and Format Shapes, WordArt, and SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Inserting and Modifying WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
4.3 Insert and Format Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
4.4 Apply and Manipulate Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
5 Proofreading Documents 119
5.1 Validate Content by Using Spelling and Grammar Checking Options . . . . . .120
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
5.2 Confgure AutoCorrect Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
5.3 Insert and Modify Comments in a Document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
6 Applying References and Hyperlinks 131
6.1 Apply a Hyperlink. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Inserting Bookmarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
6.2 Create Endnotes and Footnotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
6.3 Create a Table of Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
7 Performing Mail Merge Operations 143
7.1 Set Up Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Preparing Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Merging Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Checking for Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
Contents vii
7.2 Execute Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Previewing the Results of a Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Completing the Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Exam 77-882 Microsoft Excel 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Managing Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Managing Worksheet Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Managing Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Managing Data Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
1 Managing the Worksheet Environment 165
1.1 Navigate Through a Worksheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
1.2 Print a Worksheet or Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Printing Part or All of a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Printing Gridlines and Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Printing Page Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
1.3 Personalize the Excel Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Managing Program Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Customizing the Ribbon and Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Managing Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
2 Creating Cell Data 187
2.1 Construct Cell Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Pasting Structured Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Inserting and Deleting Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
2.2 Apply Auto Fill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Filling a Data Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Copying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
viii Contents
2.3 Apply and Manipulate Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
Creating Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
Modifying Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
3 Formatting Cells and Worksheets 203
3.1 Apply and Modify Cell Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
Formatting Cell Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
Formatting Cell Fills and Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Setting Row Height and Column Width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Formatting Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
3.2 Merge or Split Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
3.3 Create Row and Column Titles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
3.4 Hide or Unhide Rows and Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
3.5 Manipulate Page Setup Options for Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
3.6 Create and Apply Cell Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
4 Managing Worksheets and Workbooks 225
4.1 Create and Format Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227
4.2 Manipulate Window Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
Freezing and Splitting Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
Displaying Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
4.3 Manipulate Workbook Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Switching Worksheet Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Customizing the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Customizing Worksheet Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Changing the Zoom Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
Contents ix
5 Applying Formulas and Functions 235
5.1 Create Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
5.2 Enforce Precedence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
5.3 Apply Cell References in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
5.4 Apply Conditional Logic in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Creating Conditional Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Nesting Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
5.5 Apply Named Ranges in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
5.6 Apply Cell Ranges in Formulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
6 Presenting Data Visually 253
6.1 Create Charts Based on Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Plotting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Applying Layouts and Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Moving and Sizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Editing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Confguring Chart Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
6.2 Apply and Manipulate Illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Inserting and Formatting Clip Art. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
Capturing Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
6.3 Create and Modify Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
6.4 Apply Sparklines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
x Contents
7 Sharing Worksheet Data with Other Users 277
7.1 Share Spreadsheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Saving Workbooks in Specifc Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Sending Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
7.2 Manage Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
8 Analyzing and Organizing Data 289
8.1 Filter Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
8.2 Sort Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
8.3 Apply Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
Exam 77-883 Microsoft PowerPoint 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Understanding PowerPoint Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Moving Around in a Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
1 Managing the PowerPoint Environment 305
1.1 Adjust Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Zooming In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
1.2 Manipulate the PowerPoint Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Working with Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Sizing Panes in Normal View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
1.3 Confgure the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
1.4 Confgure PowerPoint File Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
