Microsof t Word Secrets The Why and How of Getting Word to Do What You Want — Flavio Morgado Microsoft Word Secrets The Why and How of Getting Word to Do What You Want Flavio Morgado Microsoft Word Secrets: The Why and How of Getting Word to Do What You Want Flavio Morgado Rio de Janeiro, Brazil ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-3077-0 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-3078-7 https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3078-7 Library of Congress Control Number: 2017957541 Copyright © 2017 by Flavio Morgado This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark. The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights. While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein. Cover image designed by Freepik Managing Director: Welmoed Spahr Editorial Director: Todd Green Acquisitions Editor: Gwenan Spearing Development Editor: Laura Berendson Technical Reviewer: Ralph Mercurio and Massimo Nardone Coordinating Editor: Nancy Chen Copy Editor: Brendan Frost Artist: SPi Global Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit www.springeronline.com. Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation. For information on translations, please e-mail [email protected], or visit http://www.apress.com/ rights-permissions. Apress titles may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Print and eBook Bulk Sales web page at http://www.apress.com/bulk-sales. Any source code or other supplementary material referenced by the author in this book is available to readers on GitHub via the book's product page, located at www.apress.com/9781484230770. For more detailed information, please visit http://www.apress.com/source-code. Printed on acid-free paper To Bia For your help and patience to support me Whenever I need you by my side Dear love… Table of Contents About the Author �����������������������������������������������������������������������������������������������������xv About the Technical Reviewers �����������������������������������������������������������������������������xvii Acknowledgments ��������������������������������������������������������������������������������������������������xix Introduction ������������������������������������������������������������������������������������������������������������xxi Chapter 1: Brief Introduction to Word and File Extensions ���������������������������������������1 A Note About Word File Extensions �����������������������������������������������������������������������������������������������3 Do Not Change a File Extension �����������������������������������������������������������������������������������������������4 Showing File Extensions ����������������������������������������������������������������������������������������������������������4 About This Book’s Figures �������������������������������������������������������������������������������������������������������������5 Chapter 2: Hidden Characters, Inheritance, and Paragraph Formatting �������������������7 Hidden Characters and Inheritance�����������������������������������������������������������������������������������������������8 Paragraph Formatting Inheritance�����������������������������������������������������������������������������������������10 Paragraph Formatting �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������13 Text Alignment �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������14 Other Paragraph Attributes ����������������������������������������������������������������������������������������������������20 Line Numbers and Hyphenation ��������������������������������������������������������������������������������������������53 Borders and Shading ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53 Bullets and Numbering ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������60 Changing Bullets and Numbering Levels �������������������������������������������������������������������������������60 Changing Paragraph Numbers ����������������������������������������������������������������������������������������������66 Choosing Which Hidden Characters to Show ������������������������������������������������������������������������������70 Copying Paragraph Formatting Attributes �����������������������������������������������������������������������������������72 Copying Just Paragraph Formatting (No Font Properties) �����������������������������������������������������72 Copying All Paragraph Formatting (Including Font Properties) ����������������������������������������������74 v Table of ConTenTs Searching and Replacing Hidden Characters ������������������������������������������������������������������������������76 Exercise ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������79 Summary�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������93 Chapter 3: Character Attributes ������������������������������������������������������������������������������95 Typeface and Font Classification ������������������������������������������������������������������������������������������������95 Serif and Sans Serif Fonts �����������������������������������������������������������������������������������������������������96 Script and Decorative Fonts ��������������������������������������������������������������������������������������������������96 Monospaced and Proportionally Spaced Fonts ���������������������������������������������������������������������97 Font Technologies ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������99 Knowing Which Font Types You Have Installed ��������������������������������������������������������������������100 Using Special Characters ����������������������������������������������������������������������������������������������������������105 Special Text Characters �������������������������������������������������������������������������������������������������������105 Symbols Command ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������107 Using Character Attributes ��������������������������������������������������������������������������������������������������������109 Font and Font Size ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������111 Font Color ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������112 Underline, Bold, and Italic ����������������������������������������������������������������������������������������������������113 Subscript and Superscript ���������������������������������������������������������������������������������������������������114 Change Case ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������115 Scale, Character Spacing, and Kerning �������������������������������������������������������������������������������119 OpenType Features ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������125 The Text Effects Tool ������������������������������������������������������������������������������������������������������������130 Text Highlight ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������131 Text Highlight with the Shading Tool �����������������������������������������������������������������������������������133 Use the Clear All Formatting Tool �����������������������������������������������������������������������������������������134 Use the Format Painter Tool ������������������������������������������������������������������������������������������������135 Drop Cap �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������135 Find and Replace Font Attributes ����������������������������������������������������������������������������������������������138 Exercise 1 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������143 Exercise 2 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������145 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������147 vi Table of ConTenTs Chapter 4: Select, Find, and Replace Text Characters ������������������������������������������149 Moving Through and Selecting Text ������������������������������������������������������������������������������������������149 Using Home and End Keys ���������������������������������������������������������������������������������������������������151 Using Arrow Keys ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������153 Using Page Down and Page Up Keys �����������������������������������������������������������������������������������153 Selecting Text with Mouse ��������������������������������������������������������������������������������������������������������155 Selecting Sentences ������������������������������������������������������������������������������������������������������������155 Selecting Text by Clicking the Left Margin ��������������������������������������������������������������������������156 Copy or Move the Selected Text ������������������������������������������������������������������������������������������������157 Find Text Characters �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������159 The Navigation Pane ������������������������������������������������������������������������������������������������������������159 Setting Find Options ������������������������������������������������������������������������������������������������������������163 Using Advanced Find �����������������������������������������������������������������������������������������������������������167 Making Wildcard Searches �������������������������������������������������������������������������������������������������������168 Microsoft Word Wildcards ����������������������������������������������������������������������������������������������������171 Find Wildcard Patterns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������172 Find and Replace Wildcard Patterns ������������������������������������������������������������������������������������174 Exercise 1 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������175 Checking for Paragraph Breaks �������������������������������������������������������������������������������������������177 Fixing Line Breaks ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������178 Exercise 2 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������180 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������183 Chapter 5: Quick Document Formatting with Styles���������������������������������������������187 The Style Gallery �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������187 Recommended Styles ����������������������������������������������������������������������������������������������������������192 The Styles Window ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������193 The Normal Style�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������200 Updating the Normal Style���������������������������������������������������������������������������������������������������201 Associate the Normal Style with a Shortcut Key �����������������������������������������������������������������206 Global and Local Formatting ������������������������������������������������������������������������������������������������209 Normal Style Inheritance �����������������������������������������������������������������������������������������������������211 vii Table of ConTenTs Exercise 1 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������213 Creating New Styles ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������216 Removing, Adding Styles from Style Gallery ������������������������������������������������������������������������220 Deleting a Style �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������220 Exercise 2 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������220 Changing the Normal Style from Selection �������������������������������������������������������������������������222 Creating NormalFirst Style ��������������������������������������������������������������������������������������������������226 Creating ChapterTitle Style ��������������������������������������������������������������������������������������������������230 Replacing Chapter Titles with the ChapterTitle Style ����������������������������������������������������������233 Creating and Applying the BookTitle Style ��������������������������������������������������������������������������238 Exercise 3 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������239 Conclusion ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������241 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������241 Chapter 6: Using Recommended Styles ����������������������������������������������������������������243 Recommended Styles ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������243 Using Recommended Styles ������������������������������������������������������������������������������������������������245 Finding the Style Applied to the Text �����������������������������������������������������������������������������������������253 Exercise 1 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������256 Creating and Applying a Dialog Style ����������������������������������������������������������������������������������261 Exercise 2 ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������265 Conclusion ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������267 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������267 Chapter 7: Using Heading Styles ��������������������������������������������������������������������������269 Why Are Heading Styles Important? ������������������������������������������������������������������������������������������269 Outline Level ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������270 Numbering Heading Styles �������������������������������������������������������������������������������������������������������273 Heading Styles Shortcut������������������������������������������������������������������������������������������������������������275 Collapsing and Expanding Heading Styles ��������������������������������������������������������������������������������276 Changing Heading Styles Prefix ������������������������������������������������������������������������������������������278 Renumbering Heading Styles ����������������������������������������������������������������������������������������������280 viii Table of ConTenTs Define a Multilevel List ��������������������������������������������������������������������������������������������������������281 Create a New Multilevel List ������������������������������������������������������������������������������������������������286 Quickly Navigating with Heading Styles �����������������������������������������������������������������������������������287 Exercise 1 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������289 Exercise 2 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������291 Creating TOC: Table of Contents ������������������������������������������������������������������������������������������������293 Understanding the Table of Contents ����������������������������������������������������������������������������������296 Updating the Table of Contents �������������������������������������������������������������������������������������������301 Deleting a Table of Contents Object�������������������������������������������������������������������������������������304 Custom Table of Contents ����������������������������������������������������������������������������������������������������305 Exercise 3 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������308 Exercise 4 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������321 Exercise 5 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������326 Using the Outline View ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������327 Selecting Outline Levels ������������������������������������������������������������������������������������������������������329 Promoting and Demoting Outline Levels �����������������������������������������������������������������������������332 Moving Heading Contents ����������������������������������������������������������������������������������������������������335 Conclusion ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������337 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������337 Chapter 8: Page Formatting ����������������������������������������������������������������������������������339 Types of Documents ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������339 Page Setup ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������340 Margins, Header, and Footer ������������������������������������������������������������������������������������������������343 Formatting E-books �������������������������������������������������������������������������������������������������������������354 Changing the Document Layout ������������������������������������������������������������������������������������������361 Header and Footer for Normal Documents ��������������������������������������������������������������������������363 Formatting PDF Files �����������������������������������������������������������������������������������������������������������389 Formatting Booklets ������������������������������������������������������������������������������������������������������������400 Conclusion ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������412 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������412 ix Table of ConTenTs Chapter 9: Section Breaks ������������������������������������������������������������������������������������415 What Is a Section Break? ����������������������������������������������������������������������������������������������������������415 Inserting Section Breaks �����������������������������������������������������������������������������������������������������416 Types of Section Breaks ������������������������������������������������������������������������������������������������������417 Changing Section Break Type ����������������������������������������������������������������������������������������������421 Changing Page Size/Orientation ������������������������������������������������������������������������������������������424 Changing Page Vertical Alignment ���������������������������������������������������������������������������������������425 Section Inheritance �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������427 Linked Header/Footer Sections �������������������������������������������������������������������������������������������432 Breaking Section Link����������������������������������������������������������������������������������������������������������435 Automatically Inserting Section Breaks ������������������������������������������������������������������������������������436 Section Breaks and Spacing Before ������������������������������������������������������������������������������������������437 Exercise 1 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������438 Setting Page Columns ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������446 How Column Information Is Stored ��������������������������������������������������������������������������������������451 Numbering Complex Documents ����������������������������������������������������������������������������������������������453 Renumbering Pages ������������������������������������������������������������������������������������������������������������455 Showing the Logical Page Number on Status Bar ���������������������������������������������������������������457 Hiding First Page Number ���������������������������������������������������������������������������������������������������459 Not Counting the First Page �������������������������������������������������������������������������������������������������460 Exercise 2 ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������463 Conclusion ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������485 Summary�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������485 Chapter 10: Formatting Tables �����������������������������������������������������������������������������487 Inserting Tables �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������487 Typing Text in Table Cells ����������������������������������������������������������������������������������������������������������488 Convert Table to Text and Vice Versa�����������������������������������������������������������������������������������������490 Selecting and Deleting Tables and Cells �����������������������������������������������������������������������������������495 Selecting All Table Cells to Delete a Table ���������������������������������������������������������������������������497 Selecting a Single Cell ���������������������������������������������������������������������������������������������������������497 Selecting and Table Rows and Columns ������������������������������������������������������������������������������498 x
Description: