Table Of Content

Оформлениедокументоввтекстовомпроцессоре MicrosoftWord Практическиерекомендации Михаил Острогорский, Екатерина Потапова Copyright©2004PhiloSoftTechnicalCommunications Содержание 1.Введение 2.Рекомендациипоименованиюстилей 3.Пользуйтесьтолькочистымистилями 4.Создавайтеобщийбазовыйстильдлянесколькихсхожихстилей 5.Создавайтесимвольныестилидлявыделенноготекста 6.Стильдляобычноготекста 7.Стильдлярисунков 8.Стильдлязаголовковтаблиц 9.Стильдлязаголовкасодержания 10.Пятьдоводоввпользусвязанныхиодинвпользувставленныхрисунков 11.Избегайтеградиентоввзаголовкахоконнаснимакахэкрана 12.Заголовкисписковнедолжныотрыватьсяотсамихсписков 13.Желательно,чтобыстрокитаблицнеразрывались 14.КаксделатьперекрестнуюссылкунарисуноквсогласноГОСТ 15.КаксделатьнакаждойстраницерамкивсоответствиистребованиямиЕСКД 16.Используйтевкачестведлинноготиреименноэтотсимвол ,анеминусинедефис 17.Пользуйтесьпризнаком "Сновойстраницы "исимволомразрывастраницы 18.Вставляйтенеразрывныйпробелмеждучисломиобозначениемединицы измерения 1. Введение Настоящийобзорсодержитрядчастныхрекомендацийпооформлениюдокументовв текстовомпроцессоре MicrosoftWord. Этирекомендациибудутполезныразработчикам техническойдокументации,техническимписателям ,системныманалитикам ,научным сотрудникам-всем,комуприходитсяиспользоватьтекстовыйпроцессордляподготовки сложноструктурированныхдокументовбольшогообъема . Обзорнепретендуетнавсеохватность .Егоосновнаязадачасостоитвтом ,чтобы предостеречьчитателяотнаиболеераспространенныхошибок ,совершаемыхпри оформлениидокументов.Крометого ,вобзорепоказано ,какимобразомможнодобиться соответствиядокумента,созданногов MicrosoftWord, некоторымспецифическим требованиямГОСТ. Приведенныерекомендациивцеломнаправленынасозданиедокументов ,обладающих следующимисвойствами: Устойчивость.Длительноередактированиеимногократныеправкидокументане приводяткнеожиданнымсамопроизвольнымизменениямформатированияилисбоям вработе MicrosoftWord. Переносимость.Наразныхкомпьютерах ,разныхверсияхоперационнойсистемы и MicrosoftWord документвыглядитиобрабатываетсяпримерноодинаково . Наследуемость.Каждыйследующийавтор ,принимаядокументвобработку ,может быстроразобратьсявтом ,какимиметодамивыполнялосьегоформатирование ,в частности,понятьсоставиназначениеиспользуемыхстилей . Поддерживаемость.Форматированиедокументавцелом ,атакжеабзацевистрок , несущихсхожуюсмысловуюнагрузку (например,всегоосновноготекстаиливсех врезок), принеобходимостиможноизменить ,выполнивминимальныйобъемручной работы. Предполагается,чточитательхорошознакомсосновнымимеханизмами MicrosoftWord, в частности,умеетпользоватьсястилями ,автоматическойнумерациейназваний и перекрестнымиссылками. Времяотвремениавторыпереписываютданныйобзор ,добавляявнегоновые рекомендации,исправляяошибкиивносяуточнения .Замечания,вопросыипожелания можнонаправлятьпоадресу <[email protected]>. Другиеобзорыопубликованынавеб -сайте http://www.philosoft.ru. 2. Рекомендациипоименованиюстилей Бессистемноеприсвоениеименсоздаваемымстилямприведетктому ,чточерезнекоторое времявнихбудеттрудноразобратьсядажесамомуавтору .Поэтомуприсозданиистилей следуетпридерживатьсяопределенныхправилименования .Этиправила,вообщеговоря , могутбытьразными .Важно,чтобыониимелиподсобойрациональнуюосновуивсегда соблюдались. Внастоящемобзорепредлагаетсяследующиеправилаименованиястилей : Именастилейдолжныбытьлаконичными ,новнятными .Стремитеськтому ,чтобы назначениестилябыловцеломпонятнопоегоименибездополнительныхпояснений . Набирайтеименастилейлатинскимшрифтом .Неупотребляйтевименахстилей символынациональныхалфавитов ,дажееслииспользуемаявамиверсия Microsoft Word этодопускает . Образуйтеименастилейотанглийскихсловиаббревиатур .Например,стильдля врезоклучшеназвать Inset,ане Vrezka. Неиспользуйтевименахстилейпробелы .Пробелыможнопростопропускатьили набиратьвместонихсимволыподчеркивания . Всегдаиспользуйтеодинитотжепринципдляобразованияименстилейизнескольких слов.Обычночастиименипишутлибослитноспрописнойбуквы (NoteImportant), либосострочнойчерезсимволподчеркивания (note_important). Старайтесьсоставлятьименатак ,чтобыприлексикографическомупорядочении близкиепофункциистилиоказывалисьрядом .Например,inset_note,inset_ warning,неnoteи warning. Именуйтестилитак ,чтобыониотчетливовыделялисьвспискестандартныхстилей . Например,каждоеимяможетначинатьсякаким -нибудьпрефиксом,стандартнымдля проектаилидляорганизации . Замечание ДокументыMicrosoftWord могутобрабатыватьсявсевозможнымиутилитамипроизводстватретьих фирм.Этомогутбыть ,например,конверторыдляпреобразованиядокументоввформат HTMLили WinHelp.Такоепрограммноеобеспечениеневсегдакорректнообрабатываетпробелы ,символы национальныхалфавитовидругиенесовсем "программистские"деталивименахстилей . Подсказка Создаваястили,принимайтевовнимание,что,возможно,снимипридетсяработатьнетольковам теперь,ноикому -тодругомупотом .Стилидолжныбытьтакими ,чтобывашимпоследователям былолегковнихразобраться .Онибудутблагодарнывам . 3. Пользуйтесьтолькочистымистилями Оформляйтетексттолькостилями ,неиспользуявдобавлениекнимформатирование вручную.Еслиувасвозниклапотребностьоформитьабзацилистрокунестандартнымдля документаспособом ,лучшепотратьтевремянасозданиедополнительногоспециального стиля. Пример1.Кчемуведетформатированиевручную Допустим,всеабзацыосновноготекстаначинаютсяскраснойстроки ,новамзахотелось ,чтобыпервыеабзацы разделовкраснойстрокинеимели .Тогдавыберетеивкаждомтакомабзацевручнуюделаетенулевойотступ .Кчему этоприведет?Во-первых,еслипотребуетсявернутьпервымабзацамразделовотступ ,этуработусновапридется выполнитьвручную.Во-вторых,можетеливыбезэкспериментауверенносказать ,чтопроизойдетсабзацными отступамиисправленныхабзацев,есливыизменитеабзацныйотступнауровнестиля ? 4. Создавайтеобщийбазовыйстильдлянескольких схожихстилей Нередкодлясхожихпофункциифрагментовтекстаприходитсясоздаватьсхожиепо оформлениюстили ,различающиесяодним-двумясвойствами.Например,дляврезоктипа "замечание"и "совет"могутбытьсозданыстили inset_noteи inset_tipимеющие одинаковыесвойстваабзацаишрифта ,норазныерамки . Вподобныхслучаяхцелесообразносоздатьдополнительныйстиль ,обладающийвсеми дублирующимисясвойствами,аотнегообразоватьвсе "родственные"стилис характернымидлянихиндивидуальнымиособенностями . Использованиебазовогостиляпозволяет : Быстросоздаватьновыеродственныестили .Есливернутьсякприведенномупримеру , этомогутбытьстилидлядругихврезок :предостережение,важнойинформации , примерови т.п. Быстроменятьсвойстваоднотипныхстилей ,например,задатьшрифтсразудлявсех типовврезок . Замечание Базовыйстильможетнеприменятьсявдокументенепосредственно ,аслужитьтолькодлясоздания иавтоматическогообновленияпроизводныхстилей . 5. Создавайтесимвольныестилидлявыделенного текста Частонужнотакилииначеизменитьначертание ,размерилишрифтнекоторыхсловв тексте (например,выделитьназванияэлементовинтерфейсаполужирнымначертанием ). Дляэтогопринятопользоватьсясоответствующимикнопками (например,Полужирныйили Курсив)икомбинациямиклавиш . Однакоподобнаяпрактикавлечетзасобойряднеудобств .Вчастности ,еслипосле написаниятекставозникнетнеобходимостьпоменятьначертаниеилиразмершрифтасразу длямногиходнотипныхэлементов ,топридетсяменятьпараметрыкаждоговыделенного фрагментавручную. Поэтомуудобнеесоздаватьсимвольныестилидлявыделенныхэлементовтекста .Втаком случаепринеобходимостивнестиизменениевстильвыбудетеменятьегопараметры толькоодинраз . Замечание Отличительныйпризнаксимвольныхстилей :унихнетпараметров ,свойственныхабзацу. Подсказка Длякаждогосимвольногостиляможноназначитькомбинациюклавиш .Такимобразомупростится процессприменениясимвольныхстилей . 6. Стильдляобычноготекста СтильОбычный,которымбольшинствоавторовимеетобыкновениенабиратьосновной текстдокумента ,являетсябазовымдлястилейзаголовков ,атакжерядаслужебныхстилей : колонтитулов,номеровстраницит .п.Вместестемвремяотвремениможетвозникать необходимостьизменитьформатированиеосновноготекста . Поэтому,используястиль Обычный,вырискуетепопастьводнуизследующихнеприятных ситуаций: Выизменяетесвойствастиля Обычный.Соответствующимобразомменяютсясвойства всехстилей ,которыенанемоснованы .Врезультатевытратитевремянаисправление "съехавших"заголовков,колонтитуловиномеровстраниц . Вывручнуюформатируетевсеабзацыосновноготекста .Еслипотребностьв измененииформатированияосновноготекставозникаетснова ,вывыполняетеэту работуещераз . Дляосновноготекстарекомендуетсясоздаватьотдельныйстиль ,например,my_normal. 7. Стильдлярисунков Рисуноквдокументепринятоснабжатьподрисуночнойподписью .Еслирисунококазывается внизустраницы,подрисуночнаяподписьможетпереместитьсянаследующуюстраницу ,что некрасиво,аглавное,практическилишаетеесмысла . Чтобыизбежатьотрываподрисуночнойподписиотрисунка ,рекомендуетсясоздаватьдля рисунковспециальныйстиль ,обладающийсвойством Неотрыватьотследующего .Этот стильвсегданазначаетсяабзацу ,вкоторомнаходитсярисунок [1]. [1]Речьнеидетоплавающихрисунках . 8. Стильдлязаголовковтаблиц Аккуратныйвнешнийвидтаблицывдокументе MicrosoftWord помимовсегопрочего определяетсянекоторымиособенностямиповедениязаголовковстолбцов . Длястрокизаголовковстолбцоврекомендуетсязадатьсвойство Повторятькакзаголовок накаждойстранице .Тогдаприперетеканиитаблицысостраницынастраницузаголовки столбцовбудутдублироватьсявначалекаждогопродолжениятаблицы . Чтобынатойстранице ,скоторойтаблицаначинается ,никогданеоставаласьтолькострока сзаголовкамистолбцов ,рекомендуетсязадатьдляпоследнихсвойствоабзаца Не отрыватьотследующего . 9. Стильдлязаголовкасодержания Отсутствиеотдельногостилядлязаголовкасодержанияведеткрядувесьманеприятных ошибок.Частоавторыоформляютзаголовоксодержаниястилемзаголовкапервогоуровня (Заголовок 1). Вэтомслучаесодержаниедокументассылкойнасамосебя . Внимание Втекстовомпроцессоре MicrosoftWord имеетсяактивнаяпоумолчаниюфункцияавтоматического распознаваниястилей.Поэтому,есливывручнуюотформатируетезаголовоксодержаниятак ,чтобы онвыгляделкакзаголовокпервогоуровня ,емубудетпринудительноназначенстиль Заголовок 1. Врезультатессылканасодержаниесноваокажетсявсодержании .Конечно,выможетеотключить этуфункциюусебянакомпьютере ,ноутого,ктобудетработатьсдокументомпослевас ,она можетбытьвключена . Чтобыизбежатьподобнойошибки ,рекомендуетсясоздаватьдлязаголовкасодержания специальныйстиль,основанныйнастиле Обычный. 10. Пятьдоводоввпользусвязанных иодинвпользу вставленныхрисунков Какизвестно ,втекстовомпроцессоре MicrosoftWord предусмотренотриспособавключить графическоеизображениевдокумент : вставкавдокументграфическогофайла ; вставкавдокументссылкинаграфическийфайл ; вставкавдокументисамогографическогофайла ,иссылкинанего . Вставкавдокументссылокнаграфическиефайлыимеетследующиепреимущества : 1. Большоеколичествовставленныхрисунковчастоприводитктому ,что MicrosoftWord начинаетработатьнестабильно .Рисункимогутперестатьотображаться ,онибудут потеряныи,возможно,ихпридетсяподготовитьзаново .Сосвязаннымирисунками такихпроблемпрактическиневозникает . 2. Вставленныйрисунокневсегдаудаетсякорректноизвлечь соригинальным разрешением.Аэтоиногдатребуется ,например,чтобыпоместитьснимокэкранаиз документациивстатьюилирекламнуюлистовку .Связанныйрисуноквсегдадоступенв видеоригинальногографическогофайла . 3. Приредактированииможнопереслатьрисунки ,всовокупностиобычноимеющие ощутимыйобъем,однократно,азатемобмениватьсятолькосамомдокументом . 4. Сколькобыразрисунокниповторялсявдокументе ,мыхранимоднуегокопию .Если такойрисунокизменяется ,достаточнооднократнозаменитьстарыйфайлнановый . Этоособенноактуальнодлязначков ,пиктограммиграфическихкнопок . 5. Вслучаенебольшихизмененийиногдабываетпрощеотредактироватьснимокэкранав графическомредакторе ,чемсделатьегоповторно .Связанныйрисуноквотличиеот вставленноговсегдаможнокорректноотредактировать . Единственноебесспорноепреимуществовставленныхрисунковсостоитвтом ,чтоэтот способизбавляетавторовотнеобходимостисоздаватьиподдерживатькаталог иллюстраций. 11. Избегайтеградиентоввзаголовкахоконнаснимаках экрана Передтем,какделатьснимкиэкрана ,рекомендуетсяотключатьцветовойградиентв заголовкахактивныхокон (рис.Рисунок 1). Рисунок 1.Снимокэкранасградиентом Вредотградиентазаключаетсявследующем : Прииспользованиинекоторыхспособовчерно -белойпечати (например,наротапринте) изображениеполучаетсянизкогокачества .Градиент,которыйнеплохосмотритсяна экраневвидеорежимахсвысокимцветовымразрешением ,превращаетсяв размазаннуюгрязь. Дляпередачиградиентатребуетсявысокоецветовоеразрешение ,чтозатрудняет использованиедляхранениярисунковэкономичныхграфическихформатов GIF,BMP 16цветов,BMP256 цветов. 12. Заголовкисписковнедолжныотрыватьсяотсамих списков Частовозникаетситуация ,когдазаголовокмаркированногоилинумерованногосписка остаетсянаоднойстранице ,асамсписокпереноситсянаследующую .Чтобыизбежать этогоназначайтезаголовкуспискасвойствоабзаца Неотрыватьотследующего .Тогда подзаголовкомчитательбудетвидетьхотябыпервыйпунктсписка .Желательносоздавать длязаголовковсписковспециальныйстиль . Еслисписоксостоитиз 2-3 короткихпунктов,тоцелесообразноназначатьсвойствоабзаца Неотрыватьотследующего всемпунктам кромепоследнего. 13. Желательно, чтобыстрокитаблицнеразрывались Конечно,таблицатаблицерознь ,нообычноразрывстрокитаблицы (т.е.перетекание строкитаблицысостраницынастраницу ) смотритсяплохо .Поэтомурекомендуетсяв свойствахтаблицыотменятьустановленноепоумолчаниюсвойство Разрешитьразрыв строки. 14. Каксделатьперекрестнуюссылкунарисунок в согласноГОСТ Этарекомендациявравноймереотноситсякрисункамитаблицам ,нодалеебез ограниченияобщностимыбудемрассматриватьссылкинарисунки . СогласнотребованиямГОСТ 2.105ссылканарисунокоформляетсяследующемобразом : Еслиссылкапредшествуетрисунку :рис.25. Еслиссылкаследуетзарисунком :см.рис.25. Проблемазаключаетсявтом ,чтосоответствующаяфункция MicrosoftWord не поддерживаетнитакихперекрестныхссылок ,нихотябыссылоктольконаномер .Влучшем случаеможнополучитьперекрестнуюссылкувида Рисунок 25.Темнеменеесуществует вполнекорректныйспособсделатьГОСТовскуюперекрестнуюссылку .Онзаключается в том,чтослова рис.илисм.рис.набираютсявручную,аперекрестнаяссылкаподправляется такимобразом ,чтобывнейотображалсятолькономеррисунка . Процедура 1. Длятогочтобысделатьперекрестнуюссылкутольконаномеррисунка : 1. Создайтеперекрестнуюссылкувида Рисунок 25. 2. Выделитеномеррисункавподрисуночнойподписи . 3. ВыберитевменюВставкапунктЗакладка .Послеэтогонаэкранбудетвыведено диалоговоеокно Закладка (рис.Рисунок 2). 4. Установитефлажок Скрытыезакладки.Несоздаваязакладку ,нажмитенакнопку Закрыть. Рисунок 2.Скрытыезакладки 5. ПовторновыберитеменюВставкапунктЗакладка .Послеэтогонаэкранбудет выведенодиалоговоеокно Закладка (рис.Рисунок 3). Вспискезакладокбудет выделеназакладка,охватывающаяцельперекрестнойссылки . Рисунок 3.Переопределениезакладки 6. НажмитенакнопкуДобавить . Внимание Описаннымспособомперекрестнуюссылкунаопределенныйрисуноккорректнополучается сформироватьтолькоодинраз .Вдальнейшемпринеобходимостиееможнотиражироватьс помощьюфункцийкопирования-вставки. Замечание Закрытиеиповторныйвызовнаэкрандиалоговогоокна Закладкатребуетсятолькопри формированииперекрестнойссылкипервыйразвтекущемсеансеработыс MicrosoftWord. 15. Каксделатьнакаждойстраницерамки в соответствиистребованиямиЕСКД СтандартыгруппыЕСКДтребуют ,чтобывдокументахопределенныхтиповнакаждой страницеприсутствовалирамкисатрибутивнойинформацией .Созданиерегулярныхрамок вокругтекстаявляетсяпроблемой ,таккакочевидныхштатныхсредствсделатьэто в MicrosoftWord непредусмотрено. Дляреализациитакихрамокприменяетсяследующийприем .Рамкалюбойнужной конфигурациисоздаетсяспомощьюсредстврисованияипредставляетсобойплавающий рисунок.Чтобырамкаотображаласьнакаждойстранице ,этотрисуноксвязываютсабзацем влюбомизколонтитулов . 16. Используйтевкачестведлинноготиреименноэтот символ, анеминусинедефис Процедура 2. Длятогочтобывставитьвдокументдлинноетире : 1. ВыберитевменюВставкапунктСимвол .Послеэтогонаэкранебудетотображено диалоговоеокно Символ (рис.Рисунок 4). 2. Вдиалоговомокне Символ выберитевспискепункт EmDash . 3. Нажмитенакнопку Insert. Рисунок 4.Вставкадлинноготире Вставитьвдокументдлинноетиретакжеможнонажатиемкомбинацииклавиш Ctrl-Alt- серыйминус. 17. Пользуйтесьпризнаком "Сновойстраницы " и символомразрывастраницы Непытайтесьдобитьсяпереносакаких -либоэлементовтекстанаследующуюстраницус помощьюпоследовательностиновыхабзацев .Кактольковывнесетекакие -либоизменения вдокумент ,вампридетсясразужеисправлятьтакой "перенос". Всегдаиспользуйтевтакихслучаяхпризнак "Сновойстраницы "илисимволразрыва страницы. 18. Вставляйтенеразрывныйпробелмеждучислом и обозначениемединицыизмерения Принятовставлятьнеразрывныйпробелвследующихслучаях : междучисломиобозначениемединицыизмерения ; переддлиннымтире ; приоформленииперекрестныхссылокмеждуэлементамиссылки ;