Table Of Content

МакГи С. М15 Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook. Специальное издание. — СПб.: Питер, 2007. — 264 с: ил. ISBN 978-5-469-01559-8 Эта книга поможет вам изучить эффективные методики оптимизации ваших личных и про- фессиональных задач с помощью программы MS Outlook. Если вы увязли в огромном потоке электронных писем, нерешенных вопросов и проблем, верните контроль над своим временем, освоив технологии тайм-менеджмента, использующиеся в лидирующих компаниях мира. Автор книги — профессионал, специализирующийся на проведении практических семинаров и тренингов по тайм-менеджменту. Программы и технологии Салли МакГи взяты на вооружение крупнейшими мировыми компаниями, входящими в топ-лист журнала «Fortune». Краткое содержание Благодарности 14 Введение 16 Справочник Microsoft Outlook 2003 21 ЧАСТЬ I. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 45 Глава 1. Изменение подхода ведет к изменению результатов . . .. 46 Глава 2. Что такое личная эффективность? 59 Глава 3. Три этапа создания КСУ 74 ЧАСТЬ II. ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ 83 Глава 4. Создание согласованных пунктов сбора 84 Глава 5. Очистка памяти 109 ЧАСТЬ III. ЭТАП ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ 127 Глава 6. Создание категорий планирования и действий 128 Глава 7. Обработка и систематизация Списка задач 137 Глава 8. Создание справочной системы 176 Глава 9. Обработка и систематизация электронной почты 197 ЧАСТЬ IV. ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ И ПЛАНИРОВАНИЯ 233 Глава 10. Расстановка приоритетов и планирование 234 Заключение 260 Алфавитный указатель 262 Содержание Благодарности 14 Введение 16 Для кого предназначена книга 19 Как использовать эту книгу 19 От издателя перевода 20 Справочник Microsoft Outlook 2003 21 Работа с Microsoft Outlook 21 Управление электронными письмами 23 Поиск и систематизация электронных писем 26 Работа с Календарем 29 Планирование собраний 32 Создание и систематизация контактов 35 Отслеживание информации 36 Несколько рабочих мест 39 Настройка Outlook 41 ЧАСТЬ I. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 45 Глава 1. Изменение подхода ведет к изменению результатов 46 Десять заблуждений, мешающих повышению эффективности 47 1. Я получаю слишком много информации 48 2. Меня слишком часто отвлекают 48 3. Мне не хватает дисциплинированности 49 4. Мне нужно все сохранять 50 5. Систематизация информации отнимает слишком много времени . .. 51 6. Я не могу найти то, что нужно в конкретный момент 52 7. Систематизация тормозит мою свободу и творческое мышление . .. 53 8. Я плохо разбираюсь в технологиях 54 9. Не хватает времени 55 10. Я не организован по своей натуре 56 От чего вы готовы отказаться? 57 Глава 2. Что такое личная эффективность? 59 Определение личной эффективности 59 Значимые цели 60 Стратегически важные действия 61 Баланс между работой и личной жизнью 62 Круг эффективности 63 Шаг 1. Определение значимых целей 63 Шаг 2. Определение стратегически важных действий 64 Шаг 3. Планирование и выполнение стратегически важных действий . . 65 Шаг 4. Анализ и оценка успеха в продвижении к цели 66 Введение в модель организационной иерархии 66 Зачем весь этот шум вокруг эффективности? 68 Сосредоточение на целях 68 Введение в Комплексную систему управления 69 Система сбора информации 69 Справочная система 70 Система действий 70 Панель управления 71 Доступность — целый день, каждый день 71 Выводы и итоги 72 Глава 3. Три этапа создания КСУ 74 Этап 1. Сбор информации 74 Является ли ваша память пунктом сбора информации? 75 Этап 2. Обработка и систематизация 76 Введение в модель информационного потока 76 Этап 3. Расстановка приоритетов и планирование 78 Введение в Недельный обзор 79 Изменения 80 Что вам понадобится для начала 81 Внимание: незначительные детали 81 ЧАСТЬ II. ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ 83 Глава 4. Создание согласованных пунктов сбора 84 Определение ваших пунктов сбора 84 Где вы действительно храните информацию? 84 Ваши пункты сбора действительно работают? 86 Определение согласованных пунктов сбора 87 Вы сами не являетесь пунктом сбора! 97 Почему отвлекающих факторов так много? 98 Определение ожиданий и ответственность 99 Изменение культуры использования электронной почты 100 Сокращение количества вмешательств 103 Отключение сигнала у телефона и пейджера 104 Объединение личной и рабочей информации в одной системе 104 Что делать, когда личное должно оставаться действительно личным? 105 Изменения 106 Итоги 108 Глава 5. Очистка памяти 109 Вы используете свою память как пункт сбора? 109 Понятие сознательного и бессознательного мышления 110 У вас много дел? 112 Очистка памяти и уменьшение нагрузки 112 Выполнение упражнения по «очистке памяти» 113 Информация 116 Использование Категории: (нет) в качестве пункта сбора 117 Запись значимых целей 118 Выполнение договоренностей и искоренение заблуждения «я могу все это сделать» 119 Выполнение договоренностей 120 Перенос обязательств на другое время 121 Научитесь говорить «нет» 122 Неоправданный отказ 123 Изменения 124 Факторы успеха этапа сбора 125 ЧАСТЬ III. ЭТАП ОБРАБОТКИ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ 127 Глава 6. Создание категорий планирования и действий . . 128 Создание категории планирования и категории действий 129 Значимые цели 132 Вспомогательные проекты 132 Встречи и совещания 133 Стратегически важные действия 135 Сделать в один прекрасный день 135 Глава 7. Обработка и систематизация Списка задач . . .. 1 37 Введение в модель информационного потока 137 Использование модели информационного потока 139 Что это? 139 Эта задача выполнима? 140 Связана ли задача со значимыми целями? 141 Обработка и систематизация значимых целей 142 Обработка и систематизация вспомогательных проектов 151 Как определить стратегически важное действие, которое не зависит от других действий? 155 Выполнить? 159 Делегировать? 160 Отложить? 160 Обработка и систематизация делегированных задач 163 Завершение диаграммы модели информационного потока 165 Часто задаваемые вопросы 165 Зачем отделять стратегически важные действия от вспомогательных проектов и значимых целей? 165 И все же, могу ли я привязывать СВД к Вспомогательным проектам? 166 Как вставлять сообщения электронной почты и документы в задачи? 167 Необходимо ли для каждой задачи определять срок выполнения? . .. 167 Может ли у меня быть больше одного стратегически важного действия на проект? 168 Когда нужно переместить стратегически важное действие в Календарь? 168 Можно ли выбирать несколько категорий? 169 Как отслеживать сразу и личные, и рабочие задачи? 169 Обзор модели информационного потока 170 Принципы обработки информации 170 Завершение обработки и систематизации Списка задач 172 Информация к размышлению 172 Какие изменения вы хотите внести? 174 Факторы успеха при обработке и систематизации Списка задач 175 Глава 8. Создание справочной системы 176 Эффективно ли работает ваша справочная система? 176 Разница между системой действий и справочной системой 176 Начало 177 Определение мест хранения справочной информации 178 Где вы в действительности храните справочную информацию? 178 Шесть мест, в которых я рекомендую хранить справочную информацию 179 Выбор мест хранения информации 181 Создание справочной системы электронных сообщений 182 Выбор папки в Списке папок 182 Создание эффективной структуры папок 183 Создание системы 185 Последовательное использование структуры папок во всех подсистемах . 186 Советы по использованию папок справочной системы 186 Не используйте папку Входящие в качестве справочной системы! . .. 186 Храните документы в папке Мои документы 187 Решите, что вы хотите сохранить, а что — удалить 188 Потратьте время на создание Списка папок 188 Следите, чтобы Список папок соответствовал текущему моменту. . .. 189 Поддерживайте простоту системы 189 Использование папки Мои документы 190 Использование папки Контакты 191 Использование справочной системы контактов 191 Использование категорий в Контактах 192 Использование SharePoint 193 Использование OneNote 194 Использование бумаги 194 Какие изменения потребуются от вас? 194 Факторы успеха для создания эффективной справочной системы 195 Глава 9. Обработка и систематизация электронной почты 197 Электронная почта как средство общения 198 Модель PASS для электронной почты 198 Создание содержательных сообщений с использованием модели PASS 199 В чем состоит цель вашего общения? 199 Какое действие содержится в данном сообщении, и есть ли у него срок выполнения? 200 Какую вспомогательную информацию нужно добавить? 201 Резюмируете ли вы смысл сообщения в строке Тема? 202 Назначение строки Кому 204 Назначение строки Копия 204 Назначение строки СК 205 Соответствует ли ваше сообщение принципу PASS? 206 Доводилось ли вам когда-либо писать сообщения, которые не возвращались обратно с дополнительными вопросами? 207 Есть ли необходимость поместить данное электронное сообщение в одну из категорий: Встречи и совещания (с одним человеком) или СВД: ожидать? 207 Использование модели информационного потока для обработки и систематизации электронной почты 209 Что это? 210 Это действие выполнимо? 210 Связано ли сообщение со значимыми целями? 210 В чем состоит стратегически важное действие, которое не зависит от других действий? 211 Четыре «D», необходимые для принятия решения 211 Удалить 212 Выполнить 213 Делегировать 213 Отложить 214 Вставка электронных сообщений во встречи на Календаре 215 Вставка сообщения в задачу 216 Обработка и систематизация электронной почты за 30 минут 218 Ощущения 218 Часто задаваемые вопросы 220 Когда лучше всего заниматься обработкой электронной почты? . . .. 220 Какое количество получаемых электронных сообщений является оптимальным? 221 Как можно уменьшить объем получаемых электронных сообщений? 221 Могу ли я использовать строку Тема так, как мне удобно? 222 Разве я просто перемещаю сообщение из Входящих в Список задач? 223 Как мне помнить о необходимости просматривать Список задач? . . . 223 Когда сообщения нужно переносить на Календарь, а когда — в Список задач? 224 Могу ли я использовать оповещение для электронной почты? 224 Очистка папки Входящие 225 Создание эффективных правил использования электронной почты . . .. 226 Создание эффективных электронных сообщений 227 Форматирование электронных сообщений 227 Создание подписи к электронным сообщениям 227 Ответ на электронное сообщение в пределах ожидаемого времени . . . 228 Эффективный ответ на электронное сообщение 228 Планирование времени на обработку электронных сообщений 229 Что вы измените? 229 Факторы успеха при обработке и систематизации электронной почты. . . 231 ЧАСТЬ IV. ЭТАП РАССТАНОВКИ ПРИОРИТЕТОВ И ПЛАНИРОВАНИЯ 233 Глава 10. Расстановка приоритетов и планирование .... 234 Что вы используете: Календарь или список дел? 235 Использование Календаря для расстановки приоритетов и планирования 236 Создание базового календаря 238 Что будет размещаться на базовом календаре 238 Учет времени, затраченного на дорогу 241 Учет резервного времени 241 Использование сообщений о том, что вы находитесь в отъезде 241 Учет неожиданных экстремальных ситуаций 242 Расстановка приоритетов СВД на Календаре 243 Вы чувствуете себя не в своей тарелке, когда не выполняете какое-либо действие? 244 Установка отображения Панели управления при загрузке Outlook . . . 245 Выполнение обещаний, данных самому себе, является приоритетным . . . 245 Просьбы о посещении совещаний и встреч 246