D'Excel a Access : Croiser, extraire et analyser ses donnees

368 Pages·2008·2.32 MB·French

by  Thierry Capron

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Pour un traitement plus performant de vos données !
> Construisez une base de données minimale grâce aux listes de
Access, là où Excel s’arrête
données sous Excel et Calc
Quand il faut consigner chiffres > Triez et filtrez des enregistrements dans vos listes de données s
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> Éditez et modifiez vos états c Ce docu
Thierry Capron est diplômé de l’ESCP. Il a
exercé diverses responsabilités opération- x
À qui s’adresse cet ouvrage ?
nelles en entreprise durant 15 ans (CBS,
Arcelor Mittal, Point P). Depuis 10 ans, il > Aux associations, TPE et PME dont la base de données atteint une E
consacre tout son temps à la formation en
masse critique ingérable avec des feuilles de calcul Excel ou Calc.
comptabilité et bureautique auprès de
’ Croiser, extraire et analyser ses données
publics variés (EDF GDF, Eurocopter, Ceram > Aux utilisateurs d’Excel et de Calc qui se sentent limités par
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Sophia Antipolis). l’organisation en feuilles et classeurs.
> Aux débutants en base de données qui veulent partir
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du bon pied aussi bien sous MS-Office que sous 0 m
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25€€
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Pour un traitement plus performant de vos données !
> Construisez une base de données minimale grâce aux listes de
Access, là où Excel s’arrête
données sous Excel et Calc
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Ce docu > Éditez et modifiez vos états c
Thierry Capron est diplômé de l’ESCP. Il a
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À qui s’adresse cet ouvrage ?
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Arcelor Mittal, Point P). Depuis 10 ans, il > Aux associations, TPE et PME dont la base de données atteint une E
consacre tout son temps à la formation en
masse critique ingérable avec des feuilles de calcul Excel ou Calc.
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’ Croiser, extraire et analyser ses données
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Téléchargez les fichiers des cas pratiques o
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surwww.editions-eyrolles.com OpenOffice.org. ord
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D’Excel
Access
Octobre 2009 à 12:30 à
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mail.co
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ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192 Croiser, extraire et analyser ses données
Ce docu
Ouvrages consacrés à Excel et Access
Excel 2007 avancé. Access 2007 Missing Manual.
P. moreau eT P. morié. m. maCdoNaLd.
N°12217, 2008, 240 pages. N°12096, 2007, 740 pages.
Excel Missing Manual. Access 2003.
m. maCdoNaLd. P. morié eT y. PiCoN.
N°12095, 2007, 818 pages. N°11490, 2004, 422 pages.
Mémento Excel. VBA pour Access 2003.
m. Grey eT m. berGame. a. TayLor eT V. aNdersoN.
N°11756, 2005, 14 pages. N°11465, 2004, 636 pages.
Excel 2003 – Programmation VBA.
d. daVid.
N°11622, 2005, 272 pages.
Ouvrages consacrés à Calc et Base
Octobre 2009 à 12:30 NOPOs.. °pp mG1ee1anno6urOO6Teiff7aeff,ruii cc,2. eea0..v0ooe6rrcgg, 2lC2a2 a0Cclo cap nl2cat .gr Iniebistu.itaitoionn d. e J.-m. THomas. MsNOs..° p éGG1em1aan7uueO2TTniif9eetf,rroi c ,2 eeCC0T.a .0om l5Hrcg, .a – 1br 24Ode.r2 yppG, eeaaFnfg.m fOLeiecas.fa .bfcibceée e–.oT W rmgr ii2CtH.e erL, CPaiNlqc,u Iiemr.p ress, Draw, Base.
m) - 26 N°12035, 2006, 210 pages. N°12166, 2007, 394 pages.
ment est la propriété exclusive de bagi alfred ([email protected] OPNNCNÀSsPp..éi °°. pe amLpc11Celeuma22 rGnoCrr00osarOiao30s,ueN îmef65atpzdfrr,,euhi.p e Tc 22.eit.. es 00nah.00o.fi i66nr ng,,g s14,C o80van60ol clPpps 2 Caae ggat– eev pRssae. én.rftcleées.x edse e dt otnenchéneisq. ues contre les virus, Collection « SaMLNMLÀnaa° aaspbb1cc aoo2 tr2OOrraaaa0SSbîtt4t ooroXX, eii2rr o.TLee0e i 0g»SSo7UUep,rPP a.2II rNN9d2FF. OOp addgeeesss tt.eecchhnnoollooggiieess AAppppllee..
Ce docu Chez le même éditeur
M. Nebra. – Réussir son site web avec XHTML et CSS, 2e édition. N°12307, 2008, 316 pages.
P. Labbe. – Photoshop CS3. N°12121, 2008, 530 pages.
C. Gémy. – Gimp 2.4. Dessin et retouche photo, 2e édition. N°12152, 2008, 402 pages.
A. aNdrieu. – Réussir son référencement web. N°12264, 2008, 302 pages.
i. TayLor et b. JeLeN. – Analyse marketing et reporting avec Excel. N°12251, 2008, 234 pages.
V. messaGer roTa. – Gestion de projet. Vers les méthodes agiles. N°12165, 2007, 252 pages.
a. FerNaNdez-Toro. – Management de la sécurité de l’information. Implémentation ISO 27001. N°12218, 2007, 256 pages.
M. Grey. – Mémento Firefox et Thunderbird. N°11780, 2006, 14 pages.
C. boNNiN. – Mémento SQL. Bases relationnelles. N°06258, 1998, 14 pages.
C. souTou. – Apprendre SQL avec MySQL. Avec 40 exercices corrigés. N°11915, 2006, 398 pages.
C. souTou – De UML à SQL. Conception de bases de données. N°11098, 2002, 500 pages.
H. Tardieu, a. roCHFeLd eT r. CoLLeTTi. – La méthode Merise. Principes et outils. N°52473, 2000, 352 pages (Éditions d’Organisation).
D. dioNisi. – L’essentiel sur Merise. N°09046, 1998, 272 pages.
P. roques. – UML 2 par la pratique. Étude de cas et exercices corrigés. N°12322, 2008, 368 pages.
F. VaLLée. – UML pour les décideurs. N°11621, 2005, 300 pages.
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ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192 à Access
Ce docu
Croiser, extraire et analyser ses données
ÉDITIONS EYROLLES
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-eyrolles.com
Octobre 2009 à 12:30
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ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192
Ce docu
Le code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans
autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans les établissements d’enseignement,
provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres
nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée.
En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage,
sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie, 20,
rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.
© Groupe Eyrolles, 2008, ISBN : 978-2-212-12066-0
Avant-propos

Octobre 2009 à 12:30 Bdeâst irc ouunres bAacscee sdse qduoen nnéoeuss redloantinoinonnesl lea un eC se’rimamp roSvoipseh ipaa sA. nÀti pl’ooluisv,e rntouures
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ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192 séCtpsCtieaatoqaseenlulutis ceéelr eesifs n v ,u e gtergvt teétuo rc srariraeeasrnepnnre pd mas cdrel bomeeauelrunne erétrds a rts ngmh é dlaseoepooetrdsrus ir oen ermon berspu’i loéaeètastnir mvualottseiireu cee crpu snl da éultuie dq nèpbn arug aueegeoe,s rxo st eabticpgadpiaeaioupisqlrenletrtueni é iqnedccsdusut uie eeld d trip.aèead éeur Pvolrexapeosnm lolupnodanereénpentnre pnattesrinéi é nlnps.ture ,goe sàn,rlse acticnéetdteie s’odto. dt sneceeDu ncu lrauoea x llpcn r’liceejasnoma tfuislsooaiairo mrnrspqmn, pru diaeelelee--st.
Ce docu mière partie notamment, il expose de façon détaillée les étonnantes listes
de données, bases de données simplifiées sous tableur, très largement
méconnues et sous-utilisées – pour être complet sur le sujet.
À qui s’adresse ce livre ?
Vous gérez péniblement les statistiques commerciales de votre entreprise
à grand renfort de classeurs, de feuilles de calcul et de formules
alambiquées ? Vous devez suivre le planning d’occupation des salles de
réunion ou celui des prochaines vacances ? Vous devez gérer les membres
et les cotisations de votre association ? Vous voulez suivre vos prêts de
DVD ? Vous souhaitez connaître l’inventaire de votre cave à vin et en
gérer la consommation ?
© Groupe Eyrolles, 2008
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el Que ce soit pour des besoins professionnels ou personnels, vous trou-
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D’E verez dans cet ouvrage plusieurs applications de la même notion de base
de données. Ce livre est un condensé de l’expérience accumulée en for-
mation sur ce thème pour des publics très variés (étudiants, cadres, mais
également employés en réorientation professionnelle...).
Nul besoin d’être un virtuose du clavier ou un champion des macros
pour s’approprier cette méthode. Être à l’aise avec son ordinateur, maî-
triser l’essentiel de Windows et des fonctions de base d’un tableur suffi-
ront amplement.
Quelles sont les caractéristiques de cette
Octobre 2009 à 12:30 mStruécttuhreor dsoen a?pproche d’un logiciel de base de données conditionne à
m) - 26 99 % la réussite d’un projet. C’est donc très logiquement que nous met-
@gmail.co tqruoenss picuir el’sa cqcuein, td seu rt olua tme éfathçoond,o ltoroguiev edreo ntrta vnaaitlu prelullse mqueen ts uler ulre sp tlaecceh nein-
ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192 PtDesdeox’rOmefpit lp oppiclserOua niesttfOi,tféo pienfc onfàesiu c hsrel2oe a.iou0nn rr0ttmge é3.d r 2éei.rset2esht ce (troBe 2ldmae0s e0pee 7nu de tbt e l(aCiA cpt apclrelclac iep)cvs.alsaub sil elevsta sptEaerx p cloeelss)s iubtaliielni,s slai’ etenqusuresem dbpel aeMr d eicc neruoox-s
Ce docu Acovnecce vAocirc,e pssr oegtr aBmasme,e re te td eaxnps louinteer munoein bdarsee mdee sduorne naéveesc nEécxecsesli teet cCeratlecs,
des compétences techniques, mais surtout et avant tout une méthode de
travail précise et une approche méthodologique sans faille. Aussi avons-
nous axé notre démonstration sur le déroulé d’une méthodologie rigou-
reuse et testée avec succès, inspirée en partie de la méthode Merise.
Au plan des techniques proprement dites, Access et Base sont des logi-
ciels extrêmement vastes, touffus et complexes avec lesquels le risque de
perdre de vue l’essentiel est important. Aussi avons-nous fait le choix de
ne développer que les techniques incontournables, celles qu’il est impos-
sible de ne pas connaître. Heureusement, les choses sont bien faites :
elles suffisent à résoudre la plupart des cas qui se présenteront à vous !
Toutefois, nous avons pu présenter la quasi-intégralité de ce qu’Excel et
Calc proposent en matière de liste de données – le sujet est plus simple.
VI © Groupe Eyrolles, 2008
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100 % compatible Microsoft Office (2003 et 2007) et ant-
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OpenOffice.org 2.2
Cette méthode aborde les bases de données sous deux angles : les
tableurs et les bases de données relationnelles. Nous nous devions de
maintenir cette ouverture sur le plan des logiciels traités. Nous avons
ainsi choisi de présenter les solutions apportées par la dernière version de
Microsoft Office (Excel et Access 2007) car elle deviendra à terme la
plus répandue, mais nous n’avons pas oublié les utilisateurs de la version
précédente (Excel et Access 2003). Enfin, soucieux de fournir au lecteur
une ouverture sur le monde du logiciel libre, nous traitons également
d’OpenOffice.org 2.2 avec Calc et Base.
Puisqu’il fallait bien choisir un angle de vue privilégié pour les explica-
m) - 26 Octobre 2009 à 12:30 tdnOiéoopfunaessun tOe tsa fuvlferio csnE ecs.xo acpregtslu p2erét.e2c sAi fddicéac’é necssr sldae 2nes 0s, 0nspe7oca.u trÀisto i acncuvshol aaonqrusiu t eédens éf ccoaiidddsé reqé sdus e’sa pxvcéeeecrrla sifni ioaoq ntéusrtee és .en2xé0pc0oe3sssé a piroaeur,
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Les listes de données sous tableur (Excel et Calc)
Les listes de données sous tableur sont, à tort, très largement mécon-
nues. Pourtant, elles offrent des possibilités étonnantes et sont très sim-
ples d’utilisation. Plus d’une fois, il nous est arrivé de conseiller à nos
clients d’adopter pour leurs statistiques commerciales une solution de ce
type. Les retours de terrain, émanant aussi bien des fonctionnels chargés
de l’élaboration de ces listes de données que des opérationnels qui en
étaient destinataires, ont toujours été excellents en termes de fiabilité, de
rapidité et de finesse.
Le chapitre 1 balaye, un peu à la manière d’une bande-annonce, les
avantages décisifs mais trop peu connus des listes de données par rapport
aux feuilles de calcul traditionnelles.
© Groupe Eyrolles, 2008 VII
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el Le chapitre 2 traite des règles de construction d’une liste de données per-
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D’E formante et fiable, celle qui vous fera gagner du temps. Il aborde égale-
ment les étonnantes analyses visuelles qu’autorise Excel 2007, notamment.
À l’issue du chapitre 3, vous saurez tout des possibilités de tri et de sélec-
tion d’enregistrements dans une liste de données.
Enfin, dans le chapitre 4, la découverte et la mise en œuvre des fonctions
de sous-total et de tableau croisé dynamique vont vous permettre de réaliser
toutes les analyses statistiques de votre liste de données, mettant ainsi défi-
Σ
nitivement au placard les bonnes vieilles fonctions Somme () et autres .
Les bases de données relationnelles (Access et Base)
Access et Base sont des logiciels délicats d’utilisation qu’il est impossible
Octobre 2009 à 12:30 tddro’aanvbanoiérl de( elàar mlc’aoopmdpémrloiesc ahutenio mtnr)éa tiqthueomed peoonlout grd ilqea u tpeer,xo tageu rosasumi umbniea nttia obpnloe upurrr o.l paP rrpeiomrérpeitnaért a edtsiitot edn.o Ldnuec
m) - 26 concept clé de relation est particulièrement développé.
mail.co Le chapitre 5 est axé sur la découverte du vocabulaire et des principes
ment est la propriété exclusive de bagi alfred (chrbl6192@g frLdmfdLooeeéeelnnéstas tasddt cheiiaahmloiolmmnaéndé peneeeetsihnn tet qlorttlalaae’udeouuu se7er xx. gs c d paqhqdeneuua ’riaiptism nraviapttaoeirirltutoeyé esn dss6r ei, ped. d eeeeesrCnn temv t’oe dtfeeasatetrtrmut emr m oiubflenonioasantes dr e ccàiés tl pldeaicioasrieorra n ustdatn ipivocoee euntsnmc ûln aserlédri ’nmeiidutntseé p t r mdeldeeirelémofsasfa,d ti pcinbètoeooila nrersul t neopsaàseg rn lléiteldtcceersiei.a e s icléddtlomeeeon r ne eccnntsee otéptl neettleessst
Ce docu osépcéurraittiéo,n csr éeesrs eunnteie tlalebsl e( certé seers ecth oamuvprisr. ..u)n. e base, gérer les problèmes de
L’établissement des relations entre les tables, fondement du modèle rela-
tionnel d’une base de données, fait l’objet du chapitre 8. Essentielle
entre toutes, cette étape valide définitivement le travail de modélisation
et de programmation réalisé en amont.
Le chapitre 9 traite des méthodes d’entrée des données dans une base,
par saisie directe (dans la table ou via un formulaire) ou par importation
à partir de fichiers existants.
Une base de données relationnelle ne trouve de justification qu’au travers
des analyses qu’on peut réaliser sur ses données. Les requêtes servent de
support à ces analyses. Vous saurez bâtir, manipuler et modifier une
requête d’analyse des données simple après l’étude du chapitre 10.
VIII © Groupe Eyrolles, 2008