Data Merge and Styles for Adobe InDesign CC 2018 Creating Custom Documents for Mailouts and Presentation Packages — Jennifer Harder Data Merge and Styles for Adobe InDesign CC 2018 Creating Custom Documents for Mailouts and Presentation Packages Jennifer Harder Data Merge and Styles for Adobe InDesign CC 2018 Jennifer Harder Delta, British Columbia, Canada ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-3158-6 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-3159-3 https://doi.org/10.1007/978-1-4842-3159-3 Library of Congress Control Number: 2017959332 Copyright © 2017 by Jennifer Harder This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark. The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights. While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein. Cover image designed by Freepik Managing Director: Welmoed Spahr Editorial Director: Todd Green Acquisitions Editor: Natalie Pao Development Editor: James Markham Technical Reviewer: Logan West Coordinating Editor: Jessica Vakili Copy Editor: Teresa Horton Compositor: SPi Global Indexer: SPi Global Artist: SPi Global Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit www.springeronline.com. Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation. For information on translations, please e-mail [email protected], or visit http://www.apress.com/rights-permissions. Apress titles may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Print and eBook Bulk Sales web page at http://www.apress.com/bulk-sales. Any source code or other supplementary material referenced by the author in this book is available to readers on GitHub via the book's product page, located at www.apress.com/ 978-1-4842-2892-0. For more detailed information, please visit http://www.apress.com/ source-code. Printed on acid-free paper Contents at a Glance About the Author ������������������������������������������������������������������������������xi Acknowledgments ��������������������������������������������������������������������������xiii Introduction �������������������������������������������������������������������������������������xv ■ Chapter 1: Introduction: Creating a Workspace �����������������������������1 ■ Chapter 2: Working with Paragraph Styles to Create Sequential Numbering �������������������������������������������������������53 ■ Chapter 3: Creating a Single Merge Record Using the Data Merge Panel �������������������������������������������������������������������������99 ■ Chapter 4: Creating a Single Merge Record with Images Using the Data Merge Panel �������������������������������������������������������131 ■ Chapter 5: Creating a Multiple Merge Record Using the Data Merge Panel �����������������������������������������������������������������������171 ■ Chapter 6: Working with Character and Paragraph GREP Styles with the Data Merge Panel �������������������������������������195 ■ Chapter 7: Troubleshooting ��������������������������������������������������������249 Index ����������������������������������������������������������������������������������������������265 iii Contents About the Author ������������������������������������������������������������������������������xi Acknowledgments ��������������������������������������������������������������������������xiii Introduction �������������������������������������������������������������������������������������xv ■ Chapter 1: Introduction: Creating a Workspace �����������������������������1 Cleaning Up Your Workspace: ������������������������������������������������������������������2 Open Adobe InDesign CC 2018 ����������������������������������������������������������������2 Create a New Document �������������������������������������������������������������������������5 Optional: Removing Custom Page Sizes �������������������������������������������������������������������9 Setting Up Your Preferences ������������������������������������������������������������������10 General Tab �������������������������������������������������������������������������������������������������������������10 Interface Tab �����������������������������������������������������������������������������������������������������������11 Units & Increments Tab �������������������������������������������������������������������������������������������12 Grids Tab �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������14 Guides & Pasteboard Tab ����������������������������������������������������������������������������������������14 Display Performance Tab ����������������������������������������������������������������������������������������15 Appearance of Black Tab ����������������������������������������������������������������������������������������17 Continue Setting Up the Workspace ������������������������������������������������������19 Controls Panel ��������������������������������������������������������������������������������������������������������26 Pages Panel ������������������������������������������������������������������������������������������������������������27 Layers Panel �����������������������������������������������������������������������������������������������������������28 Links Panel �������������������������������������������������������������������������������������������������������������28 Stroke Panel �����������������������������������������������������������������������������������������������������������29 v ■ Contents Color Panel �������������������������������������������������������������������������������������������������������������30 Swatches Panel ������������������������������������������������������������������������������������������������������31 Gradient Panel ��������������������������������������������������������������������������������������������������������32 Effects Panel �����������������������������������������������������������������������������������������������������������35 Info Panel ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������36 Align Panel ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������36 Styles ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������38 Types and Tables ����������������������������������������������������������������������������������������������������42 Data Merge Panel ���������������������������������������������������������������������������������������������������46 Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������52 ■ Chapter 2: Working with Paragraph Styles to Create Sequential Numbering ������������������������������������������������������������������53 Project: Creating a Raffle Ticket Layout for Print �����������������������������������53 Working with Pages, Layers, and the Selection Tools ���������������������������55 Open Adobe InDesign CC �����������������������������������������������������������������������58 Working with the Layers ������������������������������������������������������������������������61 Working with the Selection Tool ������������������������������������������������������������63 Working with the Paragraph Styles Panel and Dialog Box ��������������������65 General Tab �������������������������������������������������������������������������������������������������������������66 Bullets and Numbering Tab �������������������������������������������������������������������������������������67 Starting the Sequential Numbering �������������������������������������������������������71 Basic Character Formats Tab ����������������������������������������������������������������������������������72 Character Color Tab ������������������������������������������������������������������������������������������������73 Other Optional Settings�������������������������������������������������������������������������������������������75 Adding Your Sequential Numbers to the Layout ������������������������������������76 The Align Panel ��������������������������������������������������������������������������������������78 The Pages Panel ������������������������������������������������������������������������������������80 vi ■ Contents Using Paragraph Styles to Continue Numbering from a New Number (Optional) �������������������������������������������������������������������������82 Importing Styles from other InDesign Documents ��������������������������������84 Creating the Final PDF for Print �������������������������������������������������������������85 Saving the PDF ��������������������������������������������������������������������������������������96 Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������97 ■ Chapter 3: Creating a Single Merge Record Using the Data Merge Panel �������������������������������������������������������������������������99 Project: Creating the Presentation Letter for Your Mailing ��������������������99 Working with the Data Merge Panel ������������������������������������������������������99 Open Adobe InDesign CC ���������������������������������������������������������������������100 Creating a Spreadsheet in Excel and Saving It as a CSV File for InDesign �����������������������������������������������������������������������������������������101 Laying Out the InDesign File Cover Letter �������������������������������������������104 Working with the Data Merge Panel and Dialog Box ���������������������������106 Inserting Data into the Presentation Letter by Working with the Data Source �����������������������������������������������������������������������������������107 Previewing, Updating, and Removing the Data Source �����������������������110 Creating a Single Merge Record Document for a One-Page File ���������111 The Records Tab ���������������������������������������������������������������������������������������������������113 Multiple Record Layout Tab ����������������������������������������������������������������������������������114 Options Tab �����������������������������������������������������������������������������������������������������������114 Creating a Final PDF for Print or Export to PDF �����������������������������������117 Single Merge Record Documents That Are More Than One Page ��������121 Summary ���������������������������������������������������������������������������������������������129 vii ■ Contents ■ Chapter 4: Creating a Single Merge Record with Images Using the Data Merge Panel �������������������������������������������������������131 Project: Creating a Product Sheet from Your CSV File �������������������������131 Open InDesign CC ��������������������������������������������������������������������������������131 Adding Paragraph Styles to the Data Merge ���������������������������������������133 Adding Image Fields in the Data Source File ���������������������������������������140 Starting the Data Merge ����������������������������������������������������������������������145 Adjusting the Data Merge Text ������������������������������������������������������������151 The Hyphenation Tab ��������������������������������������������������������������������������������������������152 Content Placement Options �����������������������������������������������������������������155 Creating the Merged Document and Exporting as a PDF ��������������������161 Can I Use Object, Table, and Cell Styles as Part of My Data Merge? ���165 Adding a QR Code in the Date Merge ��������������������������������������������������168 Summary ���������������������������������������������������������������������������������������������170 ■ Chapter 5: Creating a Multiple Merge Record Using the Data Merge Panel �����������������������������������������������������������������171 Project: Creating a Raffle Ticket Layout for Print, Part 2 ���������������������171 Open InDesign CC ��������������������������������������������������������������������������������171 The Data Merge Panel ������������������������������������������������������������������������������������������172 Creating Double Custom Numbering for Your CSV File ������������������������173 Working with the Layers and Pages Panels (Review) �������������������������177 Creating a Multiple Merge Record Layout �������������������������������������������177 Creating the Final PDF for Print �����������������������������������������������������������186 Final Thoughts and Using Sequential Numbering �������������������������������188 Can I Make Calculations with Expression Fields Like Word? ��������������193 Additional Resources ���������������������������������������������������������������������������193 Summary ���������������������������������������������������������������������������������������������193 viii ■ Contents ■ Chapter 6: Working with Character and Paragraph GREP Styles with the Data Merge Panel ����������������������������������������������195 Project: Creating Name Cards for Tables and Creating an Alert Color When information Changes in a Customized Letter with Prices ���������195 What Are GREPs? ���������������������������������������������������������������������������������196 Open Adobe InDesign CC ���������������������������������������������������������������������196 File Setup Review ��������������������������������������������������������������������������������198 The Data Merge Panel �������������������������������������������������������������������������200 Adding Paragraph and Character Styles ���������������������������������������������202 The Character Styles Panel and Dialog Box ����������������������������������������203 Creating Character Styles ��������������������������������������������������������������������205 General Tab �����������������������������������������������������������������������������������������������������������206 Character Color Tab ����������������������������������������������������������������������������������������������207 Basic Character Formats Tab ��������������������������������������������������������������������������������208 Other Options in the Character Styles Dialog Box �������������������������������209 Advanced Character Formats Tab �������������������������������������������������������������������������209 Applying Character Styles to a Specific Pattern or Word Using Paragraph Style GREPs �����������������������������������������������������������������������213 Paragraph Styles Panel ����������������������������������������������������������������������������������������214 GREP Style Tab ������������������������������������������������������������������������������������������������������215 Drop Caps and Nested Styles Tab �������������������������������������������������������������������������221 Return to the Data Merge Panel ����������������������������������������������������������227 Export to PDF ���������������������������������������������������������������������������������������231 Project: Creating Number Price Ranges with GREPs in a Company Credit Card Payment Notice ����������������������������������������������������������������232 Open the File in InDesign ��������������������������������������������������������������������������������������232 Review the Applied Styles ������������������������������������������������������������������������������������233 Previewing the Styles with the Data Merge Panel ������������������������������������������������234 Setting the Number Ranges����������������������������������������������������������������������������������237 ix ■ Contents GREP Symbols �������������������������������������������������������������������������������������243 Summary ���������������������������������������������������������������������������������������������247 ■ Chapter 7: Troubleshooting ��������������������������������������������������������249 Putting Data Merge Fields on the Master Page �����������������������������������249 Additional Troubleshooting Tips �����������������������������������������������������������257 Summary ���������������������������������������������������������������������������������������������260 Quiz: Test Your Knowledge �������������������������������������������������������������������260 Index ����������������������������������������������������������������������������������������������265 x
Description: