Curso experto en Microsoft Access 2013

362 Pages·2015·6.55 MB·English

by  Alfredo Rico

CURSO EXPERTO
EN
MICROSOFT ACCESS 2013
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Curso experto en Microsoft Access 2013 – Alfredo Rico – RicoSoft 2015 1
Í n d i c e

1. Elementos básicos de Access 2013 7. Las consultas 13. Los controles de formulario e informe

2. Crear, abrir y cerrar una base de datos 8. Las consultas de resumen 14. Las macros

3. Crear tablas de datos 9. Las consultas de referencias cruzadas 15. Configurar la interfaz

4. Modificar tablas de datos 10. Las consultas de acción 16. Herramientas de Access

5. Propiedades de los campos 11. Los formularios 17. Importar y exportar datos

6. Las relaciones 12. Los informes

Í n d i c e d e t a l l a d o

Unidad 1. Elementos básicos de Access 2013 Unidad 10. Las consultas de acción
 1.1. Novedades de Access 2013  10.1. Consultas de creación de tabla
 1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos  Eliminar mensajes de confirmación
 1.3. Arrancar y cerrar Access 2013  Habilitar el contenido de la base de datos
 1.4. La pantalla inicial  10.2. Consultas de actualización
 Conceptos básicos sobre Bases de Datos  10.3. Consulta de datos anexados
 Trabajar con dos programas a la vez  10.4. Consulta de eliminación
 1.5. El entorno de trabajo
 1.6. Las barras Unidad 11. Los formularios
 Para dispositivos táctiles
 1.7. La ayuda  11.1. Crear formularios
 1.8. Iniciar sesión  11.2. El asistente para formularios
 11.3. Editar datos de un formulario
Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos  11.4. La Vista Diseño de formulario
 11.5. La pestaña Diseño de formulario
 2.1. Crear una base de datos  11.6. Temas
 El Panel de navegación  La hoja de propiedades
 2.2. Cerrar la base de datos  Propiedades del formulario
 2.3. Abrir una base de datos  11.7. El grupo Controles
 11.8. Subformularios
Unidad 3. Crear tablas de datos  11.9. Trabajar con controles
 11.10. Organizar y ajustar controles
 3.1. Crear una tabla de datos
 3.2. La clave principal Unidad 12. Los informes
 Tipos de datos
 El asistente para búsquedas  12.1. Introducción
 3.3. Guardar una tabla  12.2. Crear un informe
 3.4. Cerrar una tabla  12.3. El asistente para informes
 12.4. La vista diseño de informe
Unidad 4. Modificar tablas de datos  12.5. La pestaña Diseño de informe
 12.6. El grupo Controles
 4.1. Modificar el diseño de una tabla en Vista  12.7. Agrupar y ordenar
Diseño  12.8. Imprimir un informe
 4.2. Modificar el diseño de una tabla en Vista  12.9. La ventana Vista preliminar
Hoja de Datos
 4.3. Introducir y modificar datos en una tabla
 4.4. Desplazarse dentro de una tabla
 Introducir datos en una tabla
 4.5. Buscar y reemplazar datos

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Unidad 5. Propiedades de los campos Unidad 13. Los controles de formulario e informe
 5.1. Introducción  13.1. Propiedades generales de los controles
 5.2. Tamaño del campo  13.2. Etiquetas y Cuadros de Texto
 5.3. Formato del campo  13.3. Cuadro combinado y Cuadro de lista
 5.4. Lugares decimales  13.4. Grupo de Opciones
 5.5. Máscara de entrada  13.5. Control de Pestaña
 5.6. Título  13.6. Las herramientas de dibujo
 Personalizar formato de los campos  13.7. Imágenes
 Personalizar máscaras de entrada  13.8. Datos adjuntos y Marcos de objetos
 5.7. Valor predeterminado  13.9. El Botón
 5.8. Regla de validación  13.10. Controles ActiveX
 5.9. Texto de validación
 5.10. Requerido Unidad 14. Las macros
 5.11. Permitir longitud cero
 5.12. Indexado  14.1. Introducción
 El Generador de expresiones  14.2. Crear una macro
 Los índices  14.3. Ejecutar una macro
 14.4. Acciones más utilizadas
Unidad 6. Las relaciones  Argumentos de las acciones de Macro
 14.5. El flujo del programa
 6.1. Crear la primera relación  14.6. Acciones condicionadas
 Conceptos básicos sobre relaciones  14.7. Grupos de Macros
 Integridad referencial  14.8. Submacros
 6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones  14.9. Crear bucles de repetición
 6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones  14.10. AutoKeys o atajos de teclado
 6.4. Modificar relaciones  14.11. Depuración de errores
 6.5. Eliminar relaciones
 6.6. Limpiar la ventana relaciones Unidad 15. Configurar la interfaz
 6.7. Mostrar relaciones directas
 6.8. Visualizar todas las relaciones  15.1. Introducción
 15.2. Personalizar la barra de acceso rápido
Unidad 7. Las consultas  15.3. Personalizar el panel de navegación
 15.4. Personalizar un entorno para los usuarios de la base
 7.1. Tipos de consultas  15.5. Formas de visualizar formularios e informes
 7.2. Crear una consulta  15.6. Panel de control
 7.3. La Vista Diseño  15.7. Cifrar con contraseña
 7.4. Añadir campos
 7.5. Definir campos calculados Unidad 16. Herramientas de Access
 Formar expresiones
 7.6. Encabezados de columna  16.1. Introducción
 7.7. Cambiar el orden de los campos  16.2. Analizar Tablas
 7.8. Guardar la consulta  El asistente para analizar tablas
 7.9. Ejecutar la consulta  16.3. Analizar Rendimiento
 7.10. Modificar el diseño de una consulta  16.4. El Documentador
 7.11. Ordenar las filas  16.5. Compactar y Reparar
 7.12. Seleccionar filas  Las pestañas del Documentador
 Las condiciones  16.6. Copia de seguridad
 7.13. Consultas con parámetros  16.7. Guardar la base en otros formatos
 7.14. Las consultas multitabla  16.8. Generar base no modificable
 7.15. Combinar tablas  16.9. Configuración del cliente
 7.16. La composición externa

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Unidad 8. Las consultas de resumen Unidad 17. Importar y exportar datos
 8.1. Definición  17.1. Importar datos
 8.2. Las funciones de agregado  Importar un archivo de texto
 8.3. Agrupar registros  17.2. Obtener datos por vinculación
 8.4. Incluir expresiones  17.3. El Administrador de tablas vinculadas
 8.5. Incluir criterios de búsqueda  17.4. Exportar Datos
 17.5. Exportar a Word y Excel y otros formatos
Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas
 9.1. Introducción
 9.2. El asistente para consultas de referencias
cruzadas
 9.3. La Vista Diseño

Ejercicios paso a paso
 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
 11. Crear formularios
 3. Crear una tabla de datos
 11. Crear controles en un formulario
 4. Modificar una tabla de datos en Vista Diseño
 11. Crear subformularios
 4. Modificar una tabla de datos en Vista Hoja
 11. Modificar el diseño de los controles
de datos
 11. Ajustar el tamaño y alinear controles
 4. Introducir datos en una tabla
 12. Crear informes con el asistente
 4. Desplazamiento en una tabla
 12. Informes con grupos
 4. Buscar datos en una tabla
 12. Imprimir informes
 5. Modificar propiedades de los campos
 13. Etiquetas y Cuadros de Texto
 6. Crear relaciones
 13. El control Grupo de opciones
 6. Modificar relaciones
 13. Crear botón
 6. La ventana relaciones
 14. Crear una macro
 7. Crear consultas simples
 14. Crear macro condicional
 7. Crear consultas simples II
 14. Macros con condiciones avanzadas
 7. Consultas con parámetros
 14. Macros con bucles de repetición
 7. Consultas multitabla
 15. Incluir Administrador del panel de control en la cinta
 8. Crear consultas resumen
 15. Panel de control
 9. Consultas de referencias cruzadas
 16. El Documentador
 10. Consultas de creación de tablas
 17. Importar un archivo de texto
 10. Consultas de actualización
 17. Vincular tablas de Access
 10. Consultas de datos anexados
 17. El Administrador de tablas vinculadas
 10. Consultas de eliminación

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Ejercicios propuestos Pruebas evaluativas

 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos  1. Elementos básicos de Access 2013
 3. Crear tablas de datos  2. Crear, abrir y cerrar una base de datos
 4. Modificar tablas de datos  3. Crear tablas de datos
 5. Propiedades de los campos  4. Modificar tablas de datos
 6. Las relaciones  5. Propiedades de los campos
 7. Las consultas  6. Las relaciones
 8. Las consultas de resumen  7. Las consultas
 9. Las consultas de referencias cruzadas  8. Las consultas de resumen
 10. Las consultas de acción  9. Las consultas de referencias cruzadas
 11. Los formularios  10. Las consultas de acción
 12. Los informes  11. Los formularios
 13. Los controles de formulario e informe  12. Los informes
 14. Las macros  13. Los controles de formulario e informe
 15. Configurar la interfaz  14. Las macros
 16. Herramientas de Access  15. Configurar la interfaz
 17. Importar y exportar datos  16. Herramientas de Access
 17. Importar y exportar datos

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Unidad 1. Elementos básicos de Access 2013
Microsoft Access 2013 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2013, dirigida a usuarios
domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que cualquier usuario (sin ser
experto informático) pueda aprender a manejarla rápidamente como pretendemos enseñarte con este curso.
Después de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2013 frente a versiones anteriores, veremos cuáles
son los elementos básicos de Access 2013 para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no
sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear
bases de datos en el siguiente tema.
1.1. Novedades de Access 2013
La versión 2013 de Access no supone un cambio radical como supuso el cambio de Access 2002 a Access2007,
se han introducido novedades pero que no afectan a los usuarios básicos.
 Se ha variado ligeramente el aspecto estético y sobre todo se ha incorporado un modo de pantalla
especialmente diseñado para los dispositivos táctiles.
 La cantidad y calidad de las plantillas puestas a disposición de los usuarios ha aumentado notablemente.
 Otra mejora importante de Microsoft Access 2013 es el almacenamiento en la nube de Office 365. Al poder
subir las bases de datos de Access a la nube de Microsoft, el trabajo en equipo sale favorecido y da más
flexibilidad al usuario para acceder desde cualquier punto a sus datos.
 Como mayor novedad presentada por Microsoft tenemos las aplicaciones. Desaparecen las páginas de
acceso a datos y son sustituidas por las aplicaciones. Una aplicación web de Access es un nuevo tipo de
base de datos que se crea en Access, y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicación
de SharePoint en un explorador web.
 Otra novedad menos visible pero no menos importante de Access 2013 es la mejora en el uso de SQL que
permite a usuarios avanzados y desarrolladores de bases de datos crear informes y análisis de una manera
mucho más eficiente.
1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos
Si quieres aprender o repasar conceptos básicos sobre bases de datos o quieres conocer los objetos que
maneja Access 2013, consúltalo aquí
Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto
de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2013 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como
tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el
modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes
podamos obtener información sobre los pedidos de estos y viceversa.
Tablas de datos
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Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una tabla contiene información
sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen columnas/campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro/fila, así todos los campos
de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:
Campos/Columnas
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro/Fila 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
Registro/Fila 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro/Fila 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
Registro/Fila 4 4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato, el tipo de dato define el conjunto
de valores que se podrán introducir en la columna. los tipos de datos vienen predefinidos y pueden variar de un
sistema de base de datos a otro pero suelen ser muy parecidos. Por ejemplo en Access 2013 tenemos el
tipo entero que representa números sin decimales tanto positivos como negativos hasta un cierto valor,
volveremos sobre los tipos de datos en un próximo tema.
A parte de estos valores, en una columna podemos encontrar un valor especial, el valor nulo (NULL) que indica
que en esa fila, esa columna no contiene ningún valor. Y evidentemente no es lo mismo que en un campo se
encuentre el valor 0 (cero) a que esté el valor NULL como veremos más adelante.
En una tabla no puede haber dos columnas con el mismo nombre pero ese nombre sí se puede utilizar en otra
tabla.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave principal es una columna (o
combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden
haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal. En el ejemplo anterior
la clave principal sería el campo Código ya que todos los clientes tienen un código y dos clientes no pueden tener
el mismo código (un mismo valor no se puede repetir en la columna Código, dos clientes no pueden tener por
ejemplo el código 2).
Una clave foránea es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor que hace referencia a
una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla).
Por ejemplo, tenemos dos tablas, una de alumnos y otra de cursos, en la tabla de alumnos pondríamos una
columna curso: para saber en qué curso está matriculado el alumno, la columna curso en la tabla de alumnos es
clave foránea, mientras que la columna código de la tabla de cursos será clave primaria.
Las claves ajenas no permiten relacionar tablas entre sí.
Una tabla tiene una única clave primaria y puede contener cero o más claves foráneas.
Cuando se define una columna como clave principal, ninguna fila de la tabla puede contener un valor nulo en
esa columna ni tampoco se pueden repetir valores en la columna.
Cuando se define una columna como clave foránea, las filas de la tabla pueden contener en esa columna o
bien el valor nulo, o bien un valor que existe en la otra tabla. Eso es lo que se denomina integridad referencial que
consiste en que los datos que referencian otros (clave foránea) deben ser correctos.
Curso experto en Microsoft Access 2013 – Alfredo Rico – RicoSoft 2015 7
Finalmente para poder manejar la información almacenada en la base de datos tenemos un lenguaje estándar
(varía poco de un sistema gestor a otro), el lenguaje SQL. En este curso no se estudia este lenguaje sino que se
utilizan las herramientas gráficas que nos proporciona Access para manejar la información almacenada en la base
de datos.
Si quieres aprender SQL te recomendamos nuestro curso de SQL.
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero la mayoría de las veces
se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal
sea 46625.
Access incorpora un entorno gráfico para crear consultas de forma sencilla y rápida que veremos a lo largo de
este curso.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2013 diseñado para la introducción, visualización y modificación de
los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para
la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Access tiene sus propios formularios definidos pero nosotros podemos crear otros para presentar la información
a nuestro gusto. En este curso veremos cómo crearlos.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2013 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. En este curso veremos cómo crearlos.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2013 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea
que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento
de un formulario. En este curso veremos cómo crearlas.
Módulos
Un módulo es el objeto de Access 2013 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.
Realmente se trata de programación con Access que no veremos en este curso.
Aplicaciones
Una aplicación en Access 2013 es un nuevo tipo de base de datos que se crea en Access, es una aplicación
web de Access y que se puede usar y compartir con otras personas como aplicación de SharePoint en un
explorador web. Vienen a sustituir las páginas de acceso a datos.
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1.3. Arrancar y cerrar Access 2013
Veamos las formas básicas de iniciar Access 2013.
- Desde el botón Inicio de Windows 8, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al
hacer clic en Inicio , iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de
Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la esquina inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las
aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Access en pantalla,
deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se desplace el
listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte
inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez localizado el
icono acompañado del texto Access 2013, sólo deberemos pulsar en él para abrir un Access.

- Desde el botón Inicio de Windows 7, situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu
ordenador.
Localiza la carpeta Microsoft Office 2013, haz clic en ella, luego pulsa sobre Access 2013, y se iniciará el
programa.
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