Charts and graphs for Microsoft Office Excel 2007

477 Pages·2007·19.77 MB·english

by  Bill Jelen

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C o n t e n t s a t a G l a n c e
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
1 Introducing Charts in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
usinesssolutions 2 Customizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
? 3 Creating Charts That Show Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
4 Creating Charts That Show Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
5 Creating Charts That Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
6 Creating Stock Analysis Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
7 Advanced Chart Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
8 Creating and Using Pivot Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
9 Presenting Data Visually Without Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
10 Presenting Your Excel Data on a Map Using Microsoft MapPoint .307
11 Using SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
Charts and
12 Exporting Your Charts for Use Outside of Excel . . . . . . . . . . . . . . . .347
13 Using Excel VBA to Create Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357
14 Knowing When Someone Is Lying to You with a Chart . . . . . . . . .423
Graphs Appendix A:Charting References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .431
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .439
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1. Microsoft Excel (Computer file) 2. Business—Computer Copy Editor
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Contents
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Choosing the Right Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
Using Excel as Your Charting Canvas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
This Book’s Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
A Note About Bugs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Special Elements in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
1 Introducing Charts in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
What’s New in Excel 2007 Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
New Charting Tools and Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Using the Insert Tab to Select a Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Using the Expand Icon to Access a Gallery of All Chart Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Understanding the Chart Thumbnail Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Using Gallery Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Creating a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Selecting Contiguous Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Selecting Noncontiguous Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Creating a Chart by Using the Insert Ribbon Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Creating a Chart with One Keystroke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Working with Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Moving a Chart Within the Current Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Locating a Chart at the Top of Your Dataset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Reversing the Series and Categories of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Changing the Data Sequence by Using Select Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Leaving the Top-Left Cell Blank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Moving a Chart to a Different Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Customizing a Chart by Using the Design Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Choosing a Chart Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Choosing a Color Scheme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Modifying a Color Scheme by Changing the Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Creating Your Own Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Choosing Effects for a Custom Theme from an Existing Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Understanding RGB Color Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Converting from Hexadecimal to RGB . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Finding Complementary Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Specifying a Theme’s Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Specifying a Theme’s Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Saving a Custom Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Using a Custom Theme on a New Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Sharing a Theme with Others . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
iv Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007
2 Customizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Accessing Element Formatting Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Identifying Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Chart Labels and Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Special Elements in a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Analysis Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Formatting Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41
Formatting a Chart Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Formatting an Axis Title . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Formatting a Legend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Adding Data Labels to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Adding a Data Table to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50
Formatting Axes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Using a Date-Based Axis to Represent Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
Displaying and Formatting Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59
Formatting the Plot Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
Creating a Custom Gradient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Formatting the Chart Walls and Floor of a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Controlling 3-D Rotation in a 3-D Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66
Forecasting with Trendlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Adding Drop Lines to a Line or Area Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71
Adding Up/Down Bars to a Line Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Showing Acceptable Tolerances by Using Error Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72
Formatting a Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73
Formatting a Single Data Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Using the Format Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Converting Text to WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Using the Shape Styles Gallery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74
Using the Shape Fill and Shape Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75
Using Preset Shape Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76
Replacing Data Markers with Clip Art or Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Using Clip Art as a Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Using a Shape in Place of a Data Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Creating a Chart Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79
3 Creating Charts That Show Trends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Choosing a Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81
Understanding a Date-Based Axis Versus a Category-Based Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Accurately Representing Data Using a Time-Based Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Converting Text Dates to Dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Comparing Date Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Dates Not Recognized as Dates: Numeric Years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Dates Not Recognized as Dates: Dates Before 1900 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93
Contents v
Using a Workaround to Display a Time-Scale Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Converting Dates to Text to Add a Decorative Chart Element . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Kyle Fletcher: Using a Decorative Element in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Using a Chart to Communicate Effectively . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Using a Long, Meaningful Title to Explain Your Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Highlighting One Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Replacing Columns with Arrows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Highlighting a Section of Chart by Adding a Second Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Changing Line Type Midstream . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Adding an Automatic Trendline to a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Showing a Trend of Monthly Sales and Year-to-Date Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Understanding the Shortcomings of Stacked Column Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Using a Stacked Column Chart to Compare Current Sales to Prior-Year Sales . . . . . .117
Shortcomings of Showing Many Trends on a Single Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Using a Scatter Plot to Show a Trend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
4 Creating Charts That Show Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Comparing Entities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Using Bar Charts to Illustrate Item Comparisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Adding a Second Series to Show a Time Comparison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123
Subdividing a Bar to Emphasize One Component . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Showing Component Comparisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Using Pie Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128
Switching to a 100% Stacked Column Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Using a Doughnut Chart to Compare Two Pies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Dealing with Data Representation Problems in a Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Creating a Pie of Pie Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142
Using a Waterfall Chart to Tell the Story of Component Decomposition . . . . . . . . . . . . . .144
Creating a Waterfall Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
5 Creating Charts That Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Comparing Two Variables on a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Using XY Scatter Charts to Plot Pairs of Data Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Adding a Trendline to a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Adding Labels to a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Joining the Points in a Scatter Chart with Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Adding a Second Series to an XY Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Drawing with a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Using Charts to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Testing Correlation Using a Scatter Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
Using Paired Bars to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
vi Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007
Comparing the Relationship Between Discount and Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Kathy Villella: Comparing Three Variables with a Paired Bar Chart . . . . . . . . . . . . . . .165
Using Paired Matching Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167
MAD Magazine: Creating a Paired Comparison Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Adding a Third Dimension with a Bubble Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Using a Frequency Distribution to Categorize Thousands of Points . . . . . . . . . . . . . . .172
Using Radar Charts to Create Performance Reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176
Manoj Sharma: Radar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
A Chart from Gene Zelazny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
Gene Zelazny: Zelazny Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
Using Surface Charts to Show Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
Using the Depth Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Controlling a Surface Chart Through 3-D Rotation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
6 Creating Stock Analysis Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Overview of Stock Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Line Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
OHLC Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Candlestick Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Obtaining Stock Data to Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Rearranging Columns in the Downloaded Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
Dealing with Splits Using the Adjusted Close Column . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
Creating a Line Chart to Show Closing Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Adding Volume as a Column Chart to the Line Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
Creating OHLC Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Producing a High-Low-Close Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Creating an OHLC Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
Adding Volume to a High-Low-Close Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
Creating Candlestick Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209
Changing Colors in a Candlestick Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Adding Volume to a Candlestick Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Manually Creating a Candlestick Chart with Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211
Creating a Candlestick Stock Chart Showing Volume and a Competitor . . . . . . . . . . .213
Creating a Live Chart by Using a Web Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Making Charts Small for Use in Dashboards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
7 Advanced Chart Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
A Tool Chest of Advanced Charting Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Mixing Two Chart Types on a Single Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Moving Charts from One Worksheet to Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Using Shapes to Annotate a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Making Columns or Bars Float . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227
Contents vii
Using a Rogue XY Series to Label the Vertical Axis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Converting a Series to Gridlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .231
Showing Several Charts on One Chart by Using a Rogue XY Series . . . . . . . . . . . . . .236
Using Multiple XY Series to Create a Trellis Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
Creating Dynamic Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
Using the OFFSET Function to Specify a Range . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Using VLOOKUP or MATCH to Find a Value in a Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
Combining INDEX and MATCH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
Using Validation Drop-Downs to Create a Dynamic Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
Using Dynamic Ranges in a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
Creating a Scrolling Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .256
Modifying the Scrollbar Example to Show the Last 12 Months . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Creating Advanced Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259
Thermometer Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .259
Benchmark Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260
Delta Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
Amazing Things People Do with Excel Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
8 Creating and Using Pivot Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
Creating Your First Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
What’s New in Excel 2007 Pivot Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
Deciding Which Comes First: The Table or the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
Rules for Preparing Underlying Pivot Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
Creating Your First Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Changing the Chart Type and Formatting the Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Adding Additional Series to a Pivot Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272
Returning to a Pivot Table for Advanced Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
Filtering a Pivot Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
Filtering Using a Report Filter Field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
Using the Excel 2007 Filters for Axis and Legend Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276
Creating a Chart for Every Customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Stratifying Invoice Amounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .280
9 Presenting Data Visually Without Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
Creating Charts in the Worksheet Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .281
Using Data Bars to Create In-Cell Bar Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282
Customizing Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .282
Controlling the Size of the Smallest/Largest Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
Showing Data Bars for a Subset of Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .286
Using Color Scales to Highlight Extremes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
Converting to Monochromatic Data Bars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .288
Troubleshooting Color Scales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
viii Charts and Graphs for Microsoft Office Excel 2007
Using Icon Sets to Segregate Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Setting Up an Icon Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291
Moving Numbers Closer to Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292
Reversing the Sequence of Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Creating a Chart Using Conditional Formatting in Worksheet Cells . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Creating a Chart Using the REPT Function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296
Creating a Chart Using Scrollbar Controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .297
Creating Stem-and-Leaf Plots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301
Creating a Stem-and-Leaf Plot with X’s as the Leaves . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301
Creating a Stem-and-Leaf Plot with Digits as the Leaves Using a Long Formula . . . .303
Creating a Stem-and-Leaf Plot with Digits as the Leaves Using
Sorting and Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .304
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
10Presenting Your Excel Data on a Map Using Microsoft MapPoint . . . . . . . . . . .307
Plotting Data Geographically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Building a Map in Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Using a Chart on a Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312
Using Other Map Styles to Illustrate Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314
Mapping Your Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .315
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .316
11Using SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
Understanding SmartArt Graphics and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .317
Using SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
Elements Common Across Most SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .319
A Tour of the SmartArt Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320
Inserting SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321
Micromanaging SmartArt Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324
Controlling SmartArt Shapes from the Text Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Adding Images to SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .328
Special Considerations for Organization Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329
Using Limited SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332
Choosing the Right Layout for Your Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333
Exploring Business Charts That Use SmartArt Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334
Illustrating a Pro/Con Decision by Using a Balance Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334
Illustrating Growth by Using an Upward Arrow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .334
Showing an Iterative Process by Using a Basic Cycle Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
Showing a Company’s Relationship to External Entities by Using a
Diverging Radial Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335
Illustrating Departments Within a Company by Using a Table List Diagram . . . . . . .336
Adjusting Venn Diagrams to Show Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336
Understanding Labeled Hierarchy Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .337
Using Other SmartArt Layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338
Contents ix
Using Shapes to Display Cell Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Working with Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341
Using the Freeform Shape to Create a Custom Shape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341
Using WordArt for Interesting Titles and Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Converting SmartArt to Shapes to Allow Dynamic Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346
12Exporting Your Charts for Use Outside of Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
Presenting Excel Charts in PowerPoint or Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347
Copying a Chart as a Live Chart Linked to the Original Workbook . . . . . . . . . . . . . . .349
Copying a Chart as a Live Chart Linked to a Copy of the Original Workbook . . . . . .350
Copying a Chart as a Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351
Pasting a Chart as a Linked Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352
Creating a Chart in PowerPoint and Copying Data from Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . .353
Presenting Charts on the Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355
Exporting Charts to Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355
Using VBA to Export Charts as Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .355
Using Snag-It or OneNote to Capture Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
Converting to XPS or PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
Next Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
13Using Excel VBA to Create Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357
Introducing VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357
Enabling VBA in Your Copy of Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358
Enabling the Developer Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358
The Visual Basic Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .358
Visual Basic Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .359
The Macro Recorder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Understanding Object-Oriented Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
Learning Tricks of the VBA Trade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
Writing Code to Handle a Data Range of Any Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361
Using Super-Variables: Object Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363
Using With and End With When Referring to an Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Continuing a Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Adding Comments to Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Coding for New Charting Features in Excel 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365
Referencing Charts and Chart Objects in VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365
Creating a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Specifying the Size and Location of a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Later Referring to a Specific Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .367
Recording Commands from the Layout or Design Ribbons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369
Specifying a Built-in Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .369
Specifying a Template Chart Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372
Changing a Chart’s Layout or Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373