A User’s Guide to Plone

206 Pages·2.055 MB·English

by  Lotze T., Hasecke J.U.

A User’s Guide to Plone
Thomas Lotze, Jan Ulrich Hasecke
gocept gmbh & co. kg
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hhttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/i
©2006–2008goceptgmbh&co. kg,06112Halle(Saale),Germany
2ndEdition,2ndRevision,November2008
ISBN978-3-939471-04-2
Coverdesign: banality–design&communication,www.banality.de
Typesetting: LATEX
Englishtranslation: NathanMoore
Thisbookisatranslationofthegermantitle,“Plone-Benutzerhandbuch,”
3rdedition,2ndRevision,November2008.
PloneandthePlonelogoareregisteredtrademarksbelongingtothePlone
Foundation.
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Contents
List of Tables 9
List of Figures 11
Foreword 15
Preface 17
About this book 19
Acknowledgments 21
1. Introduction – What is Content Management? 23
I. Tutorial 27
2. The Basics of Plone 29
2.1. ContentItems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.1. ItemTypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2.1.2. Metadata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2.2. Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.3. Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3. Appearance of the Plone Interface 33
3.1. ThePageHead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.2. TheContentArea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.3. TheSidebars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.4. ThePageFooter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3
Contents
4. Working with Plone 39
4.1. AQuickTour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4.1.1. TheWebsiteBeforeLoggingIn . . . . . . . . . . . 40
4.1.2. RegisteringandActivatingaUserAccount. . . . 40
4.1.3. LoggingIn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
4.1.4. TheWebsiteafterLoggingIn . . . . . . . . . . . . 44
4.1.5. YourDashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
4.1.6. LoggingOut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4.2. WorkingwithPages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4.2.1. AddingaPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4.2.2. EditingaPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
4.2.3. AccessingOlderRevisions . . . . . . . . . . . . . . 54
4.2.4. DeletingaPage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.5. OtherItemTypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3. WorkingwithFolders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3.1. AddingaFolder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.3.2. FolderContent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.3.3. FolderDisplayStyles . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.3.4. CopyingandMovingItems . . . . . . . . . . . . . 62
4.3.5. DeletingFolders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.4. PublishingItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.4.1. SubmittingItemsforPublication . . . . . . . . . . 65
4.4.2. PublishingorRejectingItems . . . . . . . . . . . . 66
II. Reference 71
5. Item Types 73
5.1. Similarities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.1.1. TheViewDisplay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
5.1.2. Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
5.1.3. MetadataandtheDublinCoreStandard . . . . . 85
5.2. Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5.3. NewsItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.4. Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5.5. Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4
Contents
5.6. Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.7. LinksandFavorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.8. Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.8.1. ContentsDisplay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
5.9. Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
5.9.1. SearchCriteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
5.9.2. Sub-Collections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
6. Working with Items 115
6.1. ItemsintheWebsite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
6.1.1. AddingItems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
6.1.2. ShortNamesandRenaming . . . . . . . . . . . . . 119
6.1.3. Copying,Moving,andDeleting . . . . . . . . . . . 121
6.1.4. FolderActions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
6.2. AccessingRevisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
6.3. UsingWorkflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
6.3.1. SimpleWorkflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
6.3.2. One-StepWorkflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.3.3. CommunityWorkflow . . . . . . . . . . . . . . . . 131
6.3.4. Intranet/ExtranetWorkflow . . . . . . . . . . . . . 133
6.3.5. Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
6.3.6. SimultaneousStateChangeswithMultipleItems 136
6.4. WorkingCopies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
6.4.1. CreatingaWorkingCopy . . . . . . . . . . . . . . 139
6.4.2. ReplacingtheOriginalwithaWorkingCopy . . . 141
6.5. Commentary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
6.5.1. TakingPartinDiscussions . . . . . . . . . . . . . 143
6.5.2. DiscussionSettings . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
6.5.3. DeletingContributionstotheDiscussion . . . . 145
6.6. Syndication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
6.6.1. RSSFeedsandtheRSSPortlet. . . . . . . . . . . . 146
6.6.2. RSSFeedspublishedbyPlone. . . . . . . . . . . . 147
6.6.3. SyndicationItemDisplay. . . . . . . . . . . . . . . 148
5
Contents
7. Users, Roles, and Groups 151
7.1. UserRegistration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
7.1.1. RegisteringwiththeHelpofanAdministrator . 151
7.1.2. Self-Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
7.1.3. ForgotyourPassword? . . . . . . . . . . . . . . . . 153
7.2. Logged-inUsers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
7.2.1. LoggingIn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
7.2.2. LoggingInwithOpenID . . . . . . . . . . . . . . . 155
7.2.3. UserActions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
7.2.4. YourPersonalDashboardPage . . . . . . . . . . . 157
7.2.5. PersonalProfile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
7.2.6. PersonalPreferences . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
7.2.7. PersonalFolder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
7.2.8. UserSearches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
7.3. Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
7.3.1. StandardRoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
7.3.2. The“Sharing”Display . . . . . . . . . . . . . . . . 169
7.4. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
8. User Interface 173
8.1. ItemDisplays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
8.1.1. TabsandMenus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
8.1.2. ItemActions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
8.1.3. StatusMessages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
8.2. Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
8.2.1. FolderHierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
8.2.2. Favorites. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
8.2.3. Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
8.3. Portlets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
8.4. LinksinthePageHead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
8.5. TheKupuEditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
8.5.1. Kupu’sToolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
8.5.2. StyleTemplates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
8.5.3. Images,Links,AnchorsandTables . . . . . . . . 189
6
Contents
Appendix 199
A. Helpful Hints for Administrators 201
7

List of Tables
5.1. Itemtypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.2. Dublin-CoremetadatausedbyPlone . . . . . . . . . . . 86
5.3. Searchcriteriaforcollections . . . . . . . . . . . . . . . . 110
6.1. Colorcodesforworkflowstates . . . . . . . . . . . . . . 128
8.1. Itemactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
8.2. Predefinednavigationtabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
8.3. Portletsinthesidebarstotheleftandright . . . . . . . 184
8.4. OverviewofthefunctionsofferedbyKupu . . . . . . . 187
9