Table Of Content

М. Додж К. Стинсон Microsoft Office Excel 2003 Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж Ростов-на-Дону • Екатеринбург • Самара • Новосибирск Киев • Харьков • Минск 2005 ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06 Д60 Д60 Эффективная работа: Microsoft Office Excel 2003 / М. Додж, К. Стинсон — СПб.: Питер, 2005. — 1088 с: ил. ISBN 5-94723-881-0 Книга, издаваемая по лицензии Microsoft Press, представляет новую версию программы для обработки электронных таблиц Excel, входящую в пакет Office 2003. На ее страницах смогло уместиться невероятное количество информации: настройка интерфейса и домашняя бухгалтерия, обработка результатов эксперимента и веб- технологии, финансовый анализ и графическое представление данных, подводные камни и их обходные пути, сотни примеров и иллюстраций. Для одних эта книга станет настольным справочником, другие будут заинтересованы дополнительными усовершенствованиями в плане совместной работы, а третьим она в доступной форме объяснит, как пользоваться Excel на все 100 %. ББК 32.973.23-018.2 УДК 681.3.06 Права на издание получены по соглашению с Microsoft Press. Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги. © 2004 by Craig Stinson and Mark Dodge ISBN 0-7356-1511-Х (англ.) © Перевод на русский язык, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005 ISBN 5-94723-881-0 © Издание на русском языке, оформление, ЗАО Издательский дом «Питер», 2005 Краткое содержание Введение.....................................................................................................................................................................21 Часть I. Начало работы_____________________________________________________________ Глава 1, Что нового в Microsoft Office Excel 2003......................................................................................................24 Глава 2. Запуск Excel..................................................................................................................................................35 Глава 3. Настройка рабочей области Excel..................................................................................................................95 Часть II. Рабочие листы ____________________________________________________________ Глава 4. Практические советы....................................................................................................................................126 Глава 5. Основы работы с листами .................................. ..................................................................................135 Глава 6. Работа с книгами . . ................................................................................................................................170 Часть III. Форматирование и редактирование листов -________________________________ Глава 7. Редактирование листов..................................................................................................................................184 Глава 8. Форматирование листов................................ .........................................................................................240 Глава 9. Эффективная работа с листами.....................................................................................................................291 Часть IV. Графические объекты и печать листов ■ ____________________________________ Глава 10. Графические объекты..................................................................................................................................336 Глава 11. Печать листов..............................................................................................................................................387 Часть У. Создание формул и анализ данных __________________________________________ Глава 12. Создание формул.........................................................................................................................................406 Глава 13. Использование функций.............................................................................................................................455 Глава 14. Основные функции ..................................................................................................................................464 Глава 15. Даты и время...............................................................................................................................................490 Глава 16. Финансовый анализ....................................................................................................................................504 Глава 17. Статистический анализ...............................................................................................................................520 Глава 18. Анализ «что-если».......................................................................................................................................552 6 ♦ Краткое содержание Часть VI. Совместная работа и Интернет_____________________________________________ Глава 19. Совместная работа..............................................................................................................582 Глава 20. Получение и передача файлов через Интернет....................................................................616 Часть VII. Интеграция Excel с другими приложениями_________________________________ Глава 21. Связывание и внедрение.....................................................................................................632 Глава 22. Гиперссылки......................................................................................................................645 Глава 23. Интеграция Excel с Word и PowerPoint...............................................................................654 Часть VIII. Диаграммы_____________________________________________________________ Глава 24. Основные приемы создания диаграмм...............................................................................674 Глава 25. Улучшение внешнего вида диаграмм.................................................................................689 Глава 26. Работа с данными диаграмм..............................................................................................738 Глава 27. Более сложные методы работы с диаграммами...................................................................755 Часть IX. Базы данных и списки________________________________________________ . Глава 28. Работа со списками............................................................................................................ 772 Глава 29. Работа с внешними данными...............................................................................................832 Глава 30. Анализ данных при помощи сводных таблиц......................................................................879 Часть X. Автоматизация Excel_______________________________________________________ Глава 31. Создание макросов.............................................................................................................926 Глава 32. Пользовательские функции................................................................................................944 Глава 33. Отладка макросов и пользовательских функций..................................................................953 Приложения __________________________________________________ Приложение А. Установка Microsoft Excel........................................................................................966 Приложение Б. Сочетания клавиш....................................................................................................972 Приложение В. Встроенные функции Excel ...................................................................................989 Алфавитный указатель..................................................................................................................... 1065 Содержание Введение...........................................................................................................................21 Терминология.......................................................................................................................22 От издательства....................................................................................................................22 Часть I. Начало работы_____________________________________________________ Глава 1. Что нового в Microsoft Office Excel 2003....................................................24 Новые возможности и усовершенствования в версии 2003..............................................25 Интерактивная помощь................................................................................................. 25 Сравнение листов...........................................................................................................27 Улучшенные статистические функции.........................................................................27 Новые панели задач........................................................................................................28 Рабочие области для документов..................................................................................29 Управление правами на доступ к данным....................................................................29 Новые возможности списков .............................................................................30 Поддержка пользовательских структур XML.......................................................... . 30 Если вы пропустили последнее обновление......................................................................30 Глава 2. Запуск Excel......................................................................................................35 Что произойдет после установки Excel ..........................................................................36 Регистрация Excel и подлиска на обновления.............................................................36 Почему в новых программах бывает много ошибок?.................................................37 Обновление программы.................................................................................................38 Восстановление после сбоя.................................................................................................39 Настройка автовосстановления.....................................................................................40 Чрезвычайные меры.......................................................................................................41 Знакомство с рабочей областью Excel...............................................................................41 Рабочие листы...............................................................................................................42 Окно рабочей книги......................................................................................................42 Изменение размеров окна книги ............................................................................46 Меню и диалоговые окна..............................................................................................47 Строка формул...............................................................................................................51 Строка состояния........................................................................................................... 52 Панели инструментов....................................................................................................53 Основы работы с файлами ............................................................................................54 Создание и открытие рабочих книг.............................................................................54 Сохранение файлов........................................................................................................ 60 Открытие файлов...........................................................................................................68 Поиск файлов.................................................................................................................74 8 ♦ Содержание Импорт и экспорт файлов..................................................................................................................76 Команды Открыть и Сохранить как ........................................................................................77 Импорт и экспорт текстовых файлов ......................................................................................78 Обмен данными между Excel для Windows и Excel для Macintosh............................................79 Помощь в интерактивном режиме . .............................................................................................80 Оптимальный способ обращения к справке.....................................................-.......................80 Управление Помощником............................................................................................................84 Работа с Помощником.................................................................................................................85 Обзор справочной системы.........................................................................................................88 Параметры обратной связи..........................................................................................................90 Меню Справка..............................................................................................................................93 Прежде чем обращаться в службу технической поддержки.....................................................93 Глава 3. Настройка рабочей области Excel................................................................................95 Настройка панелей инструментов и меню........................................................................................96 Управление кнопками и командами...........................................................................................96 Быстрая настройка панелей инструментов .............................................................................97 Изменение расположения меню и подменю............................................................................ 104 Создание и редактирование значков кнопок........................................................................... 105 Работа с панелями инструментов..................................................................................................... 107 Позиционирование панелей инструментов.............................................................................. 108 Создание панелей инструментов и меню....................................................................................... 109 Создание панели инструментов .................................................................................... 110 Присоединение панели инструментов к книге........................................................................ 111 Создание меню........................................................................................................................... 112 Сохранение конфигурации панели инструментов и меню...................................................... 113 Восстановление панелей инструментов и меню...................................................................... 114 Другие параметры панелей инструментов и меню.................................................................... 115 Другие элементы интерфейса Excel................................................................................................ 116 Отображение формул ............................................................................................................. 117 Нулевые значения....................................................................................................................... 118 Изменение стандартного шрифта ......................................................................................... 119 Изменение цветовой палитры ................................................................................................ 120 Дополнительные возможности........................................................................................................ 122 Часть II. Рабочие листы Глава 4. Практические советы.................................................................................... . 126 Какие данные вводятся в строки, а какие в столбцы?................................................................... 127 Планируется ли напечатать рабочий лист?..................................................................................... 128 Для кого предназначена эта информация?..................................................................................... 130 Обойдутся ли коллеги без вашей помощи при работе с вашими электронными таблицами? . . 131 Можно ли для рабочих листов использовать внешние данные? •.................................................. 132 Зачем нужны дополнительные листы?............................................................................................ 133 Допускается ли вставка новых строк и столбцов?.......................................... ......................... 133 Глава 5. Основы работы с листами ......................................................................................135 Перемещение по листу..................................................................................................................... 136 Управление блоками ячеек........................................................................................................ 136 Индикаторы клавиатурных режимов........................................................................................ 137 Перемещение с помощью специальных клавиш...................................................................... 138 Выделение ячеек............................................................................................................................... 139 Выделение с помощью мыши.................................................................................................... 139 Выделение с помощью команды Перейти .......................................................... 142 Ввод данных.......................................................................................... . ...................................... 143 Ввод значений в ячейки и в строку формул ......................................................................... 144 Ввод данных в диапазоны ячеек.............................. ............................................................ 152 Редактирование и удаление данных.......................................................................................... 153 Управление листами......................................................................................................................... 154 Вставка и удаление листов........................................................................................................ 154 Присвоение имен листам и переименование листов . . . ................................................... 156 Изменение цвета ярлыка............................................................................................................ 156 Перемещение и копирование листов........................................................................................ 156 Содержание ♦ 9 Просмотр листов............................................................................................................................... 157 Разделение листов на области.................................................................................................... 157 Изменение масштаба отображения листов............................................................................... 161 Представления............................................................................................................................. 162 Защита данных.................................................................................................................................. 163 Снятие защиты с отдельных ячеек............................................................................................ 164 Защита рабочих книг................................................................................................................. 164 Доступ по паролю к диапазонам ячеек.................................................................................... 165 Скрытие формул и листов.......................................................................................................... 168 Ввод паролей.............................................................................................................................. 169 Глава 6. Работа с книгами......................................................................................................... 170 Работа с несколькими книгами....................................................................................................... 171 Перемещение между открытыми книгами............................................................................... 171 Размещение окон на экране....................................................................................................... 172 Полноэкранный режим.............................................................................................................. 173 Сравнение листов....................................................................................................................... 175 Открытие нескольких окон для одной книги . . ........................................................................ 176 Приемы работы с несколькими окнами.................................................................................... 178 Скрытие и защита книг.................................................................."............................................... 179 Скрытие окон книг....................................................................................................................... 179 Защита книг ............................................................................................................................ 180 Сохранение книг или окон как скрытых................................................................................. 181 Скрытие отдельных листов........................................................................................................ 182 Часть III. Форматирование и редактирование листов__________________________________ Глава 7. Редактирование листов................................................................................................184 Копирование, вырезание и вставка.................................................................................................185 Копирование и вставка..............................................................................................................185 Команда Специальная вставка..................................................................................................189 Вставка гиперссылок.................................................................................................................194 Перемещение и копирование с помощью мыши....................................................................195 Добавление и удаление элементов листа ....................................................................................197 Добавление столбцов и строк...................................................................................................197 Вставка ячеек..............................................................................................................................199 Удаление ячеек, столбцов и строк............................................................................................202 Добавление, удаление и очистка ячеек с помощью мыши......................................................204 Отмена выполненных действий.......................................................................................................207 Восстановление отмененных действий.....................................................................................208 Повтор последнего действия....................................................................................................208 Редактирование содержимого ячеек...............................................................................................209 Редактирование в строке формул.............................................................................................209 Редактирование непосредственно в ячейках...........................................................................209 Вкладка Правка диалогового окна Параметры........................................................................210 Очистка ячеек и сброс форматирования..................................................................................212 Заполнение ячеек и создание рядов данных............................................................................213 Автоматическое применение форматирования....................................................................... 222 Поиск и замена данных...................................................................................................................222 Поиск форматированных данных.............................................................................................225 Поиск с использованием подстановочных символов..............................................................226 Замена найденных данных........................................................................................................227 Редактирование группы листов......................................................................................................228 Группирование листов для редактирования............................................................................228 Заполнение группы листов........................................................................................................231 Ввод текста и проверка орфографии...................................:.........................................................232 Исправление ошибок при вводе...............................................................................................232 Автозавершение ввода...............................................................................................................236 Проверка орфографии...............................................................................................................238 Глава 8. Форматирование листов...............................................................................................240 Основы форматирования.................................................................................................................. 241 Панель инструментов Форматирование...................................................................................243 Автоформатирование.................................................................................................................244 10 ♦ Содержание Форматирование ячеек....................................................................................................................246 Форматирование отдельных символов.....................................................................................247 Форматирование чисел при вводе.............................".............................................................247 Общий формат............................................................................................................................249 Числовые форматы.....................................................................................................................249 Денежный формат......................................................................................................................250 Финансовые форматы................................................................................................................254 Процентные форматы .............................................................................................................255 Дробные форматы......................................................................................................................256 Экспоненциальный (научный) формат.....................................................................................256 Текстовый формат . . ...............................................................................................................257 Дополнительные форматы.........................................................................................................257 Нестандартные форматы..................................................................................................................259 Создание новых форматов.........................................................................................................259 Многовариантные форматы......................................................................................................263 Окрашивание форматированных данных..................................................................................264 Использование условий в кодах форматов...............................................................................265 Скрытие значений с помощью форматирования.....................................................................266 Выравнивание содержимого ячеек........................................................................................... . 266 Выравнивание по горизонтали..................................................................................................267 Выравнивание по вертикали.....................................................................................................270 Автоподбор размеров символов...............................................................................................273 Изменение шрифта...........................................................................................................................274 Изменение шрифта с помощью панели инструментов............................................................275 Выделение границ............................................................................................................................277 Установка границ с помощью панели инструментов.............................................................278 Диагональные границы..............................................................................................................279 Рисование границ .................................................................... .........................................280 Применение цвета и узоров.............................................................................................................281 Окрашивание ячеек с помощью панели инструментов...........................................................283 Добавление подложки к рабочему листу.................................................................................283 Настройка размеров ячеек....................................................................... ...................................284 Ширина столбцов......................................................................................................................284 Высота строк...............................................................................................................'..............286 Скрытие столбцов или строк....................................................................................................287 Объединение ячеек.....................................................................................................................287 Глава 9. Эффективная работа с листами........................................................................ . 291 Условное форматирование...............................................................................................................292 Использование формул при условном форматировании........................................................294 Стилевое форматирование...............................................................................................................295 Создание стиля...........................................................................................................................297 Изменение стиля........................................................................................................................299 Копирование стилей между книгами.......................................................................................299 Удаление стиля...........................................................................................................................300 Сохранение форматирования в шаблонах.......................................................................................300 Добавление шаблонов в папку XLStart....................................................................................302 Шаблоны стандартных электронных таблиц............................................................................303 Проверка и документирование листов..................................................................................• • • 303 Проверка наличия ошибок........................................................................................................303 Вычисление и проверка формул.............. ...........................................................................305 Трассировка формул..................................................................................................................307 Зависимости между ячейками..................................................................................................309 Добавление примечаний.......................................................... .............................................315 Выделение группы ячеек...........................................................................................................317 Структурирование листов ...........................................................................................................321 Создание панели инструментов Структура.............................................................................323 Структурирование листа с нестандартным расположением данных.....................................324 Расширение структуры на другие области листа....................................................................324 Удаление структуры и скрытие символов структуры.............................................................325 Скрытие и отображение уровней структуры...........................................................................325 Нумерация уровней структуры.................................................................................................327 Исключение из выделения скрытых ячеек............................................................................ . 327 Группирование столбцов и строк............................................................................................. 327