Webster's New World Letter Writing Handbook

603 Pages·2003·10.01 MB·English

by  Robert W. Bly

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Letter Writing
Handbook
Robert W. Bly
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Handbook
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Webster’s New World™ Letter Writing Handbook
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ACKNOWLEDGMENTS
Thanks to my agents, Bob Diforio and Marilyn Allen, for bringing to me the oppor-
tunity to write this book, and to my editors, Roxane Cerda, Helen Chin, and
Suzanne Snyder, for making this manuscript much better than it was when it first
crossed their desks.
Thanks also to the many organizations and individuals who gave me permission to
reprint their letters in this book.
DEDICATION
For Bob Diforio and Marilyn Allen.
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TABLE OF CONTENTS
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
PART I: Letter Writing Basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Prewriting Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
SAP: SUBJECT, AUDIENCE, PURPOSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
GATHERINFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
MAKEASIMPLEOUTLINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Twelve Rules for Better Letter Writing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1. PRESENTYOURBESTSELF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2. WRITEINACLEAR, CONVERSATIONALSTYLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3. BECONCISE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
4. BECONSISTENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
5. USEJARGONSPARINGLY. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
6. AVOIDBIGWORDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
7. PREFERTHESPECIFICTOTHEGENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
8. BREAKUPYOURWRITINGINTOSHORTSECTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
9. USEVISUALS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
10. USETHEACTIVEVOICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
11. ORGANIZATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
12. LENGTH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
FORCEFULTONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
PASSIVETONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
PERSONALTONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
IMPERSONALTONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Layouts and Supplies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
TYPESTYLES, FONTS, ANDSIZES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
LETTERHEAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
OUTERENVELOPES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
STAMPS, METERS, PREPRINTEDINDICIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Letter Writing Advice from Lewis Carroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Persuasion in Print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
ATTENTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
INTEREST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
DESIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
ACTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Special Considerations for Writing about Technology . . . . . . . . . . . . . . 28
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vi / Letter Writing Handbook
PART II: Personal Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Letters that Strengthen Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
CONGRATULATIONSLETTERS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
THANK-YOULETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
ACKNOWLEDGMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
GET-WELLLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
LETTERSOFCONDOLENCEANDSYMPATHY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
LETTERSFROMTHEHEART . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Information Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
HOLIDAYLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
PERSONALUPDATES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
FORMALINFORMATIONLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
ALUMNILETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
FAVORREQUESTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
INVITATIONSTOEVENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
LOCALFUNDRAISINGREQUESTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
REFUSINGAREQUEST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
LETTERGRANTINGAREQUEST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
LETTERSTOYOURLANDLORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Letters that Require Special Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
LETTEROFAPOLOGY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
LETTEROFCOMPLAINT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
MOTIVATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
GIVINGADVICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
LETTERSTOTHEEDITOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
LETTERSTOELECTEDOFFICIALS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
PART III: Career and Employment Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Cover Letters and Job Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
EXPERIENCE-ORIENTEDCOVERLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
EXPERIENCE/ACHIEVEMENT-ORIENTEDCOVERLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
BENEFIT-ORIENTEDCOVERLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
CREATIVECOVERLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
RESPONDINGTOHELP-WANTEDADS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
INQUIRINGABOUTAJOBOPENING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
NETWORKINGLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
FOLLOW-UPLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Résumés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
EXECUTIVERÉSUMÉS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
NOVICERÉSUMÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
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Table of Contents / vii
CHRONOLOGICALRÉSUMÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
FUNCTIONALRÉSUMÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
After the Interview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
THANK-YOULETTERSTOINTERVIEWERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
ACCEPTINGJOBOFFERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
DECLININGJOBOFFERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
NOTIFYINGYOURPRESENTEMPLOYERTHATYOUARETAKINGANEWJOB . . . . . . 97
RESPONDINGTOAREJECTIONNOTICEAFTERANINTERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Letters from Employers to Potential Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
JOBDESCRIPTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
LETTERTOPOTENTIALCANDIDATEAFTERINTERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
LETTERTOUNSUCCESSFULCANDIDATE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
OFFERINGACANDIDATEAPOSITION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Letters of Recommendation and Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
GENERICLETTERSOFRECOMMENDATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
SPECIFICLETTERSOFRECOMMENDATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
LETTERSOFINTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Query Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
ARTICLEQUERYLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
BOOKQUERYLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
SCRIPTQUERYLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
PART IV: General Business Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Communicating Business Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
FYI LETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
INSTRUCTIONLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
LETTEROFTRANSMITTAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
DISSEMINATINGTECHNICALINFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Networking Business Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
BUSINESSGREETINGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
POST-MEETINGFOLLOW-UPLETTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
CORDIALCONTACTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
INTRODUCTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
GIVINGABUSINESSGIFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Business Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
REQUESTSFORBUSINESSFAVORS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
REQUESTSFORCOOPERATIONORASSISTANCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
REQUESTSFORINFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
REQUESTSFORINTERVIEWS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
REQUESTSFORACTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
REQUESTTOPARTICIPATEINASURVEY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
SOLICITINGATESTIMONIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147