VERSLAG AAN DIE RAAD 2017-2018 NAAM VAN VERANTWOORDELIKHEIDSENTRUM: Bedryf en Finansies VS-HOOF: Stan du Plessis DATUM: September 2018 1 1. INLEIDING Groot openbare universiteite soos die Universiteit Stellenbosch (US) het etlike institusionele oogmerke en geen oorhoofse winsmotief nie. Nogtans kan die US in 2018 sy Eeufees vier omdat hy ’n aantal sake-agtige kenmerke aangeneem en ontwikkel het om die doelwitte van sy impakryke akademiese agenda op volhoubare wyse te bereik. Dit is in die verantwoordelikheidsentrum Bedryf en Finansies, met die afdelings Finansies, Fasiliteitsbestuur, Informasietegnologie (IT), Innovus en Maties Sport, wat baie van die werk gedoen word om ’n florerende universiteit te verseker wat sy ambisieuse agenda kan uitvoer. Die US se Raad, fakulteite (met inbegrip van studente) en die professionele en administratiewe steundienste- (PASD-)afdelings is kernbelanghebbendes van Bedryf en Finansies. As ’n ankerinstelling op ’n universiteitsdorp, met verdere kampusse in Kaapstad, op Saldanha en Worcester, sluit ons eksterne belanghebbendes die openbare en burgerlike sektor, plaaslike en provinsiale regerings, sowel as die nasionale regering deur middel van die Departement van Hoër Onderwys en Opleiding (DHOO), die Departement van Wetenskap en Tegnologie (DWT) en die Departement van Verdediging in. Deur Innovus is die korporatiewe sektor nóg ’n belangrike belanghebbende, terwyl plaaslike, nasionale en internasionale georganiseerde sport van die allergrootste belang is vir Maties Sport. Bedryf en Finansies is verbind daartoe om die US se ses kernstrategieë uit te voer. Hierin is die tema van bedryfsuitnemendheid die rigsnoer vir ons planne en bedrywighede. Bedryfsuitnemendheid behoort verstaan te word as ’n ingesteldheid van voortdurende verbetering; nie ’n beoordeling van die Universiteit se vordering in enige bepaalde stadium of ’n spesifieke bestuursmetodologie nie. Hier gaan dit om ’n konstante strewe na doeltreffendheid aan die een kant, en die skep van ’n kultuur van entrepreneurskap en verbetering aan die ander. Die doelwitte van Bedryf en Finansies strook met die US se institusionele strategieë en die doelwitte wat daarmee gepaardgaan, en ons optrede word gerig deur algehele toewysing aan die US se waardes van uitnemendheid, deernis, verantwoordbaarheid, respek en billikheid. Die verslag begin met die VS se klem op oorsigbestuur wat betref finansies, inligtingstegnologie, risikobestuur en die korporatiewe beheer van die US se kommersiële ondernemings. 2. OORSIGBESTUUR IN BEDRYF EN FINANSIES 2.1 Sektorwye druk op finansies Die hoëronderwyssektor beleef reeds ’n aantal jaar finansiële druk, wat die afgelope tyd vererger is deur die druk van die #FeesMustFall-beweging, die gepaardgaande sekuriteitsonkoste, en beperkings op universiteite se vermoë om hulle studentegeld jaarliks genoegsaam aan te pas. Die US het nie dié druk vrygespring nie: Trouens, die eerste vooruitskatting van die Universiteit se hoofbegroting vir die tydperk 2018 tot 2023 het op ’n kumulatiewe tekort van R572 miljoen gedui. Hierdie resultaat was nie ’n algehele verrassing 2 nie – dit was immers bekend dat die begroting van 2017 op mediumtermyn onvolhoubaar was. In antwoord op hierdie beduidende risiko vir finansiële volhoubaarheid het die Afdeling Finansies verskeie alternatiewe scenario’s in die US se begrotingsmodel ontwikkel, en ’n kombinasie van maatreëls is uiteindelik gekies en goedgekeur. Dít sal na verwagting enige tekorte oor die beplanningshorison van ses jaar verhoed. Die goedgekeurde begroting het sekere belangrike besluite ingesluit. Eerstens is ’n basislynaanpassing van 8% vir studentegeld en 9,2% vir die koste van US-huisvesting ingestel, plus gedifferensieerde aanpassings in sommige program- en modulefooie vir infasering vanaf 2018. Tweedens is ’n institusionele besluit geneem om indirekte kosteverhaling op aktiwiteite in die derde geldstroom te verhoog, besparingsmaatreëls oor ’n aantal bedrywighede in te stel, en beursfinansiering vanaf die hoofbegroting na die vierde geldstroom te verskuif. Daarbenewens sal die verantwoordelikheidsentrum volhoubaarheidsgerigte omkeerstrategieë in die fakulteite Lettere en Sosiale Wetenskappe sowel as Opvoedkunde ondersteun. Die Institusionele Beplanningsforum (IBF) het in Februarie 2017 ’n hersiening van die US se begrotingsmodel aangevra wat die toedelingsfaktor, kosteaandrywers en bedryfsmikpunte betref. Die vordering van hierdie taakgroep word hieronder bespreek. Die indirekte kosteverhalingskoers (IKVK) vir alle derde- en vyfdestroominkomste is ’n verdere fokusgebied. ’n Taakgroep is vir hierdie doel saamgestel (in samewerking met die Viserektor: Navorsing, Innovasie en Nagraadse Studie, die eienaar van die IKVK-beleid). Alles moontlik behoort gedoen te word om die volle koers, wat tans op 17% vasgestel is, te verhaal, terwyl die koersvlak ook aangepas moet word. Die US Raad sal in November 2018 ’n hersiene weergawe van die IKVK-beleid oorweeg, wat onder meer ’n voorgestelde verhoging van die IKVK-koers tot 20% sal insluit. Afdeling Finansies Die oogmerk van die Afdeling Finansies (wat in Maart 2018 altesaam 136 poste sterk was, met ’n jaarlikse begroting van R43,8 miljoen) is om die US in die strewe na sy institusionele doelwitte te ondersteun. Dít doen die Afdeling deur die vereiste finansiële dienste en inligting te voorsien en doeltreffende bedryfsprosesse en -kontroles te implementeer en te handhaaf om die US finansieel volhoubaar te help maak. Die Afdeling bied hierdie diens aan ’n wye verskeidenheid belanghebbendes (kliënte) waaronder: • die US Raad en tersaaklike subkomitees van die Raad; • die US-bestuur; • personeellede in fakulteite en ander PASD-afdelings; • studente en hulle ouers; • die DHOO; • plaaslike regering; • skenkers en ander finansiers; en • verskaffers. 3 Die Afdeling Finansies se kliënte en hulle behoeftes maak die kern uit van die Afdeling se bedrywighede, wat insluit: • daaglikse finansiële transaksies en bestuur; • finansiële beplanning en begroting; • finansiële verslagdoening; • verkrygingsdienste; • die bestuur van studentegeld en -lenings; • finansiële bestuur van alle US-bates, onder meer kontantvloei; en • koördinering van die proses om die Mobiliteitsplan te implementeer. Die Afdeling Finansies kon gedurende die jaar ’n aantal belangrike senior poste vul wat om verskeie redes vakant geword het. Dít sluit in die pos van Adjunkdirekteur: Fondse- en Batebestuur, sowel as die nuwe pos van Kontroleerder. Bykomende vermoë is beskikbaar gestel deur die aanstelling van ’n nuwe rekenmeester by Fasiliteitsbestuur (ná soortgelyke aanstellings by Maties Sport en Innovus gedurende 2016). Ná goedkeuring deur die Rektoraat is daar besluit om die Afdeling Kommersiële Dienste, wat voorheen onder die Afdeling Finansies geval het, na Innovus te verskuif, met die Senior Direkteur: Kommersiële Dienste wat nou aan die Hoofdirekteur: Innovasie en Besigheidsontwikkeling verslag doen. Albei afdelings rapporteer aan die Bedryfshoof. Die doel van die herstrukturering was om die US se bedrywighede in die vyfde geldstroom uit te brei en kommersiële bedrywighede by Innovus te konsolideer. Die #FeesMustFall-veldtog, die aktiwiteite van die daaropvolgende presidensiële kommissie (Heher-kommissie) sowel as die presidensiële inisiatief van ’n omvattend uitgebreide NSFAS- skema ná Desember 2018 het tot vele bykomende uitdagings en versoeke gelei, veral in Studentegeld. Danksy goeie samewerking tussen die betrokke omgewings van die Afdeling Finansies en ander US-afdelings en -rolspelers kon hierdie uitdagings nietemin doeltreffend hanteer en bestuur word. 4 Die bestuur van die Afdeling Finansies (van links na regs): Riaan Basson (Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste), Annemi Murray (Direkteur: Finansiële Beplanning en Begroting), Brendon Grindlay- Whieldon (Kontroleerder), Werner Abrahams (Adjunkdirekteur: Studentegeld en Debiteure), Caro Olivier (Adjunkdirekteur: Fondse- en Batebestuur), Elizabeth de Beer (Adjunkdirekteur: Finansiële en Bestuurstelsels), Pieter Wever (Direkteur: Vervoerdienste), Manie Lombard (Hoofdirekteur: Finansies) en Faiza Majiet (Direkteur: Finansiële Dienste). Ondanks al die uitdagings kon die Afdeling Finansies ál sy doelwitte uit die vorige beplanningsiklus suksesvol bereik. Die meeste doelwitte strek oor ’n aantal jaar, en die jaarlikse fokus is voortdurende verbetering, verdere integrasie en die optimalisering van prosesse. Hieronder volg terugvoering oor vordering met uitgesoekte kerndoelwitte ingevolge die vorige jaarplan: Beplanning vir die implementering van Kuali Financials (KFS) ooreenkomstig goedgekeurde doelwitte vir inligtings- en kommunikasietegnologie (IKT) Die ondersoek na die nuwe bedryfstelsel, Kuali Financials (KFS), deesdae SUNFin (’n oopbronstelsel vir ondernemingshulpbronbeplanning), val onder die groter stelselsvernuwingsprojek as deel van die omvattende IKT-inisiatief. Verskeie ontwikkelings in die mark het die landskap beduidend verander, en daarom is daar besluit om ’n versoek- vir-inligting- (“RFI”-)proses van stapel te stuur om die aanvanklike besluit oor Kuali te bekragtig. Hierdie proses is tans aan die gang en is een van vele stappe om op 1 Januarie 2020 na ’n nuwe stelsel vir ondernemingshulpbronbeplanning oor te skakel. 5 Figuur 1: Bedryfsamestelling van die Afdeling Finansies Verdere verbetering van die geïntegreerde begrotingsmodel wat betref ál vyf US-geldstrome ooreenkomstig die goedgekeurde US-begrotingsmodel Die begrotingsproses is gekenmerk deur heelparty uitdagings as gevolg van die #FeesMustFall-veldtog van 2016. Die begroting wat die Raad in November 2016 goedgekeur het, was ’n nievolhoubare begroting. Teen die agtergrond van onsekerhede oor die nuwe subsidieformule en die uitslag van die presidensiële kommissie, het daardie begroting tekorte oor die beplanningshorison 2018 tot 2022 in die vooruitsig gestel. Die IBF se versoek in Februarie 2017 was dat die US se begrotingsmodel hersien behoort te word wat die toedelingsfaktor, kosteaandrywers en bedryfsmikpunte betref. Ná die IBF- versoek is die begrotingstaakgroep se opdrag uitgebrei, en het hulle met hulle taak begin. Sekere aksies het reeds ’n impak op die begroting van 2018 gehad, soos die voorsiening van beurse uit die hoofbegroting, en bykomende aanbevelings oor vergoeding is by die begroting van 2018 ingebou. Die uitkoms van die huidige begrotingsproses bied reeds ’n meer volhoubare begroting vir 2018 tot 2023, soos ook aan die Raad voorgelê is. 6 Finansiële Beplanning en DIREKTEUR: FINANSIËLE Begroting BEPLANNIG EN Vergoeding BEGROTING Annemi Murray GR (SA) Interne Oudit ADJUNKDIREKTEUR: FONDSE-EN Fonds-en Batebestuur BATEBESTUUR ` Informasietegnologie Caro Olivier Ander Steundienste - BComHons Finansiële Bestuur Fasiliteitsbestuur DIREKTEUR: AANKOPE EN Aankope en Tenders VOORSIENINGSDIENSTE Riaan Basson BCom (Regte), LLB Verwyderingsdienste Finansiële Dienste en Diverse Betalings DIREKTEUR: FINANSIËLE Finansiële Verslae en R: GR DIENSTE Eksterne Oudits EUS rd Faiza Majiet GR (SA) Finansiële TE a EKNSI mbA) VBeersstulaugrdsoneanvoinrgs ineng OOFDIRFINA anie Lo(S VEPRDiVeIROteEErKR WTDEIeUEvNRe:Sr TE Voertuigpoel H M B Ekon Studentegeld en - ADJUNKDIREKTEUR: s lenings nlike ent: ouren WSTeUrnDDeErEN BATIbTErEGaUEhRLaDEmEs E GNR Debiteure otL ersoassisette (SA) Skuldinvordering P z Instandhouding en Ontwikkeling: El Finansiële Stelsel, met inbegrip van ADJUNKDIREKTEUR: Kuali Financials FINANSIËLE EN BESTUURSTELSELS Opleiding Elizabeth de Beer HOD, BAHons, MA Krediteure KONTROLEERDER Brendon Grindlay- Whieldon GR (SA) Figuur 2: Bedryfstruktuur van die Afdeling Finansies Verdere verbetering van geïntegreerde verslagdoening (met inbegrip van die halfjaarverslag) ingevolge die riglyne vir verslagdoening deur hoëronderwysinstellings Die jaarverslag van 2017 was die US se derde geïntegreerde verslag en is in samewerking met Korporatiewe Kommunikasie gepubliseer, deur die Raad goedgekeur en, nes die halfjaarverslag, positief ontvang. Beleggingsbestuur: Uitvoering van die besluite van die Beleggingskomitee ’n Nuwe mediumtermynportefeulje by die huidige fondsbestuurders, Allan Gray en Coronation, is in Mei 2016 goedgekeur om die vereiste hulpbronne vir die Kampusvernuwingsprojek (KVP) oor die goedgekeurde tydperk van die KVP te bestuur. Die 7 Raad het die KVP-finansiering van R1,1 miljard in November 2016 goedgekeur vir uitbetaling oor ’n tydperk van ses jaar, beperk tot 4 persentasiepunte van die jaarlikse reële opbrengs op US-beleggings. In September 2017 het die Raad die KVP tot 2027 verleng en bykomende finansiering van R1,4 miljard volgens dieselfde beginsel as die oorspronklike finansiering, naamlik uit die reële opbrengs op die US se beleggingsportefeulje (beperk tot 4 persentasiepunte), goedgekeur. Die regering is ook ’n KVP-vennoot. Die US het op 31 Maart 2018 om finansiering uit die DHOO se infrastruktuurdoeltreffendheidstoelaag 2018/19-20/21 aansoek gedoen. Universiteite kon om ’n bedrag van R400 000 000 vir die volle termyn aansoek doen. Die Minister van Hoër Onderwys en Opleiding het ’n toekenning van R367 350 000 aan die US vir die drie jaar van 2018/19 tot 2020/21 goedgekeur. Die Universiteit het die DHOO vir die belegging in US-infrastruktuur bedank. Tabel 1 toon die rol van DHOO-finansiering in van die US se groot infrastruktuurprojekte. Tabel 1: DHOO- en US-finansiering vir groot infrastruktuurprojekte Projek BEDRAG US-BYDRAE GERAAMDE TOTALE AANGEVRA PROJEKKOSTE VAN DHOO 1. Opknapping/vernuwing van R100 000 000 R623 300 000 R723 300 000 Ingenieurswese 2. Biomediese Navorsingsfasiliteit R200 000 000 R777 222 646 R977 222 646 3. Implementering van R 7 000 000 R 13 000 000 R 20 000 000 gryswaterprojekte op alle kampusse 4. Opknapping van elektriese R 60 350 000 R 23 000 000 R 83 350 000 infrastruktuur – Stellenbosch- en Tygerbergkampus Totaal R367 350 000 R1 436 522 646 R1 803 827 646 Bellvillepark: Ontwikkelingsregte Die Afdeling Finansies het ook ten nouste met Fasiliteitsbestuur en Regsdienste saamgewerk om ontwikkelingsregte op Bellvilleparkkampus te bekom. ’n Memorandum van ooreenkoms is in Desember 2015 met die Stad Kaapstad onderteken, wat as raamwerk dien vir die verkryging van ontwikkelingsregte op grond wat ons in Bellvillepark besit. ’n Vollediger ooreenkoms wat die ontwikkelingsvoorwaardes uiteensit, is in April 2018 as ’n ontwikkelingskontrak tussen die US en die Stad Kaapstad onderteken. ’n Aantal studies word vir die hersoneringsproses vereis, en is reeds ver gevorder. Die vernaamste hiervan is die basiese studie vir die volledige terrein, die basiese studie vir die hospitaalterreine, die stedelike ontwikkelingsraamwerk vir Bellpark, en die beplanningsaansoek om die Bellpark-hersonering. Alle verslae oor massa- en spesiale dienste vir die basiese studie is voltooi. Die verkeersimpakstudie het egter op ’n behoefte aan ’n groter vervoerstudie as net vir die Bellvillepark-erf gedui. Die Stad Kaapstad finansier hierdie studie van R1,5 miljoen, wat reeds 80% voltooi is. ’n Konsep- stedelike ontwikkelingsraamwerk (SOR) is opgestel en informeel met amptenare van die Stad bespreek. Voltooiing van die raamwerk word tans teruggehou deur die 8 makrovervoerimpakstudie en die voorwaardes wat daaruit sal spruit. Die makrovervoerimpakstudie sal na verwagting teen die einde van September 2018 voltooi word, waarna die SOR afgehandel en vir kommentaar aan die Stad voorgelê kan word. Die hersoneringsaansoek volg ná die SOR en die voltooiing van die makrovervoerimpakstudie. Alle voorbereidingswerk is afgehandel, en sodra daar sekerheid oor die SOR bestaan, kan die aansoek voltooi en ingedien word. Alle massadiensteverslae ter stawing van die basiese studie vir die Bellparkterrein is voltooi. Hierdie verslae sluit die stormwatermeesterplan, sowel as verslae oor die massavoorsiening van water, riolering en elektrisiteit, ’n vloedlynstudie, ’n verkeersimpakstudie en ’n geotegiese opname in. Ook alle spesialisstudies ter stawing van die basiese studie vir die Bellparkterrein is afgehandel. Hierdie verslae sluit studies oor visuele impak, erfenis, argeologie, varswaterekologie en plantegroei in. Na gelang van die bevindinge van die makrovervoerimpakstudie, sal die program hersien word om die SOR so gou moontlik daarná in te dien. Die basiese studie en hersoneringsprosesse sal dan ’n aanvang neem. Nuwe kode oor breëbasis- swart ekonomiese bemagtiging (BBSEB), en impakbestuur met betrekking tot die nuwe vereistes Die Universiteit se BBSEB-beoordeling is afgehandel. Die US het tans ’n vlak 8-gradering nadat daar aanvanklik verwag is dat die Universiteit nie ingevolge die nuwe kode ’n gradering sou ontvang nie. ’n Taakgroep van Universiteite Suid-Afrika (USAf) is intussen aangestel om risiko’s vir die sektor te ondersoek en aanbevelings te doen met die oog op onderhandelinge tussen die sektor en die Departement van Handel en Nywerheid. Afgesien van bogenoemde doelwitte, dra die Afdeling Finansies deur al sy onderafdelings direk tot die US se strategiese strewe na sistemiese volhoubaarheid by. Spesifieke inisiatiewe in hierdie verband sluit die volgende in: • Die bestuur van die invordering van uitstaande studentegeld en -lenings deur robuuste prosedures, waaronder die voorsiening van alternatiewe elektroniese betaalplatforms en die publikasie van verskeie betaalmoontlikhede. Dít het ’n beduidende impak op kontantvloei sowel as die langtermynvolhoubaarheid en - lewensvatbaarheid van die instelling in die geheel. • Die voorsiening van robuuste dog doeltreffende aankope- en tenderbeleide en - prosesse om verantwoordelike verkryging te ondersteun, met inbegrip van: die bedinging van standaardkoopkontrakte en die onderhandeling van o standaardpryslyste, ook deur die PURCO-koopkonsortium; die aanstelling van voorkeurverskaffers en die onderhandeling van beste pryse o en kortings; en die bestuur van voorraad deur goedere in groot maat te koop om o grootmaatkortings te benut. • Die bestuur van die US se BBSEB-telkaartproses: Die Universiteit is onderworpe aan statutêre BBSEB-vereistes. Om die Universiteit in sy akkreditasie en strategiese beplanning met betrekking tot BBSEB te ondersteun, is ’n evalueringsagent en 9 konsultant aangestel om met die US se gradering te help en moontlike stappe uit te wys wat die Universiteit se BBSEB-prestasie kan verbeter. • Die voorsiening van finansiële steun en beheer met betrekking tot begroting en verslagdoening deur die verskeie rekenmeesters wat aan steundienste soos die afdelings Navorsingsontwikkeling, Innovus, Maties Sport, Fasiliteitsbestuur en IT afgestaan is. • Die robuuste toepassing van die goedgekeurde begrotingsmodel, sowel as die voortdurende verbetering van die model deur die werk van verskillende taakgroepe. Dít sluit die ontwikkeling van doeltreffendheidsaanwysers in. • Die voorbereiding van tersaaklike bestuursinligting vir senior bestuur, fakulteite en ander PASD-omgewings, waaronder: begrotingstoekennings, en prestasie aan die hand van daardie begrotings; o inligting oor studentegeldinkomste; o verslae oor fondssaldo’s, waaronder riglyne oor die benutting daarvan; en o tersaaklike inligting vir die voltooiing van vraelyste vir internasionale o ranglyste. • Die verbetering van die finansiële beleide en praktyke om diensdoeltreffendheid te verhoog, en terselfdertyd die beginsels van korporatiewe beheer te handhaaf en te volg. • Die voorsiening van tersaaklike opleiding aan alle belanghebbendes oor ’n verskeidenheid onderwerpe om hulle die prosesse en prosedures in Finansies, en die impak daarvan op hulle bedrywighede, beter te laat verstaan. 2.2 Klem op goeie oorsigbestuur Benewens al hierdie inisiatiewe van die Afdeling Finansies om sistemiese volhoubaarheid te ondersteun, word laasgenoemde verder onderstut deur die voortgesette strewe na beter oorsigbestuur. Vir dié doel pas die Universiteit die aanbevelings van die King III- goeiebestuurskode toe en voldoen aan die verslagdoeningstandaarde wat van die land se hoëronderwysinstellings vereis word. Toepassing van die King IV-kode wat pas verskyn het, is ook reeds van stapel gestuur. Die US se inwerkingstelling van ’n lewensvatbare uitkontrakteringsmodel vir dienste soos sekuriteit, spyseniering en skoonmaak is ’n goeie voorbeeld van hierdie verantwoordelikheidsentrum se waardetoevoeging met betrekking tot goeie oorsigbestuur. Volgens hierdie model, wat ’n gesonde balans handhaaf tussen die voorsiening van behoorlike, menswaardige werk enersyds en finansiële volhoubaarheid andersyds, is tenders vir sewe kontrakte in 2017 aangevra én suksesvol aan buitemaatskappye toegeken, onderworpe aan die US se gedragskode. Tenders vir ’n verdere vyf kontrakte is in 2018 aangevra, waarvan drie tot dusver goedgekeur is. In sommige gevalle het die streng tenderproses ook interne diensteafdelings as voorkeuropsie geïdentifiseer. Die Afdeling Fasiliteitsbestuur vervul ’n kernrol in die lewensvatbare uitkontrakteringsproses en het die afgelope jaar tenders vir ’n aantal dienste voltooi, waaronder: • Skoonmaakdienste – Worcesterkampus: Nuwe diensverskaffer, Feedem Group, wat handel dryf as Cristal Solutions 10
Description: