Vernetzte administrative Inseln: Prozeßorientierte Ablauf- und Aufbauorganisation

265 Pages·1995·6.995 MB·German

by  Bettina Reuter (auth.)

Reuter . Vemetzte administrative Inseln
SCHRIFTEN ZUR EDV -ORIENTIERTEN BETRIEBSWIRTSCHAFT
HERAUSGEGEBEN PROF. DR.A.-W. SCHEER
Schriftenreihe der Zeitschrift
MANAGEMENT
&COMPUTER
Zeitsehrift fiir EDV·orientierte Betriebswirtsehoft
In den "Schriften zur EDV-orientierten Betriebswirtschaft" werden Beitrăge aus
Wissenschaft und Praxis verOffentlicht, die sich durch ausgeprăgten Anwendungs
bezug und hohes fachliches Niveau auszeichnen.
Bettina Reuter
Vemetzte
administrative Inseln
ProzeBorientierte Ablauf- und
Autbauorganisation
GABLER
Die Deutsche Bibliothek - OP-Einheitsaufnahme
Reuter, Bettlna:
Vemetzte administrative Inseln : prozessorientierte
Ablauf-und Aufbauorganisation I BettÎna Reuter.
-Wiesbaden: Gabler, 1995
(Schriften zur EDV -orientierten Betriebswirtschaft)
ZugI.: Saarbriicken, Univ., Diss., 1994
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wirtschaft" erhalten auf die in den "Schriften zur EDV -orientierten Betriebswirtschaft"
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Der Gabler Verlag ist ein Untemehmen der Bertelsmann Fachinformation.
© Springer Fachmedien Wiesbaden 1995
Urspriinglich erschienen bei Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, Wiesbaden 1995
Softcover reprint ofthe hardcover Ist edition 1995
Lektorat: Claudia Splittgerber
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ISBN 978-3-663-05905-9 ISBN 978-3-663-05904-2 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-663-05904-2
Geleitwort
In der Arbeit wird ein auf ReferenzmodelIen basierendes Vorgehen zur Restrukturierung traditionelI
funktionsortientierter Organisationsformen im administrativen Bereich beschrieben. ZieI ist eine
prozefJorientierte Neugestaltung der Ablauf- und Aujbauorganisation eines Industrieuntemehmens
im Sinne eines Lean Managements. Dabei muB ausgehend von den strategischen
Untemehmenszielen eine objektorientierte Ablauforganisation aufgebaut werden, die sich nur auf
die wichtigsten Kemprozesse bezieht und anstelle der liblichen sequentielIen Bearbeitungsfolge in
parallelen Einheiten Prozesse bearbeitet. Die Folge sind kiirzere DurchlauJzeiten und flexiblere
Reaktionsmoglichkeiten auf Marktbedlirfnisse, als dies in den verrichtungsorientierten
Organisationsstrukturen der FalI ist. Entscheidend filr den Erfolg ist die Weiterflihrung der
prozeBorientierten Ablauforganisation in Form einer entsprechend abgeleiteten objekt- bzw.
prozeBorientierten Aufbauorganisation (administrative Inseln), die eine Bearbeitung ganzheitlicher
Ablaufe entsprechend untersttitzt. Die entwickelten organisatorischen Referenzmodelle konnen filr
eine Vielzahl von Untemehmen mit den entsprechenden betriebstypologischen Merkmalen als
Leitfaden und methodische Grundlage zur Neustrukturierung genutzt werden. Ais integrative
Technik wird die Vorgangskettenmethodik eingesetzt, die im Sinne der ARIS-Konzeption den
zeitlich-Iogischen Zusammenhang zwischen Aufgaben, Daten, Ausflihrungsarten und den
verantwortlichen Stellen beschreibt. Die kompakte Darstellung der einzelnen Phasen des
Strukturierungsprozesses bietet dem Leser in leicht verstandlicher Form einen pragnanten Uberblick
liber die dargelegten Inhalte. Gerade die besondere Hervorhebung der wechselseitigen
Beeinflussung von Geschaftsprozessen und aufbauorganisatorischer MaBnahmen verleiht der Arbeit
eine hohe Aktualitat.
Auf Erfahrungen aus Industrieprojekten aufbauend gelingt es Bettina Reuter, die Arbeit zu einer Art
Leitfaden der prozeBorientierten Restrukturierung der Ablauf- und Aufbauorganisation zu machen,
der auch filr Praktiker geeignet ist. Die Vorgehensweise ist in Beratungsprojekten bereits erfolgreich
eingesetzt worden.
August-Wilhelm Scheer
Vorwort
Die Umstrukturierung bestehender Organisationsformen, die durch verstarkten extemen Druck in
Form von Konkurrenzsituationen und verănderten Kundenanforderungen beztiglich der Service
leistungen und der kundenspezifischen Produktion bestarkt werden, zwingt viele Untemehmen zur
Abwendung von den konventionellen, funktionsorientierten Organisationsstrukturen im administra
tiven Bereich. Der Weg von einer tayloristischen Aufbauorganisation mit stark arbeitsteilig geglie
derten Verantwortungsbereichen zu gesamtheitlichen, funktionstibergreifenden Organisationseinhei
ten ist mit vielen Problemen und Risiken verbunden. Aufgrund der Langfristigkeit und hohen Kom
plexităt ei nes Restrukturierungsprojektes und der sich daraus ergebenden Konsequenzen, leitet sich
die Forderung ab, den GestaltungsprozeB durch geeignete Vorgehenskonzepte und Referenzmodelle
zu unterstiitzen, anhand derer die betriebliche Organisation ausgerichtet werden kann. Die im
Rahmen der Arbeit entwickelte Konzeption zur Gestaltung von prozeBorientierten Organisations
einheiten enthălt einen umfassenden Ansatz zur Analyse und Konzeption von schlanken Ablauf
und Aufbauorganisationen.
Im Vordergrund der Betrachtung stehen modellhafte Ablăufe, die fUr einen nach bestimmten
Betriebstypologien ausgewăhlten Kreis von Industrieuntemehmen relevant sind. Diese ablauforgani
satorischen Referenzbausteine dienen als eine Art Leitfaden zur Restrukturierung. Ausgehend von
den untemehmensspezifischen Zielsetzungen wird eine konsequente Ausrichtung der betrieblichen
Ablauforganisation anhand eines zu bearbeitenden Objektes, beispielsweise Standard-, Sonder
artikel oder bestimmte Kundengruppen, angestrebt, die die Basis zur Restrukturierung der Aufbau
organisation bildet. Durch die entstehende Umverteilung von funktionalen Zustăndigkeiten und
Verantwortungsbereichen werden aufbauorganisatorische Einheiten in Form von sogenannten
administrativen Inseln gebildet, die logisch zusammenhăngende Geschăftsprozesse durchgăngig
betreuen. Der prozeBorientierte Ansatz fUhrt zu parallelen Organisationseinheiten, die fUr benach
barte Prozesse verantwortlich sind. Zur Nutzung von Synergieeffekten werden die autonom
dezentralen Inseln durch tibergeordnete Koordinierungsstellen vemetzt.
Mein besonderer Dank gilt meinem akademischen Lehrer, Herm Prof. Dr. A.-W. Scheer, fUr die
wissenschaftliche Betreuung und wertvolle Unterstiitzung. Herm Prof. Dr. C. Scholz danke ich ftir
die Ubemahme des Koreferats. Nur mit der Untersttitzung und besonderen Rticksichtnahme meiner
Familie konnte ich die Arbeit erfolgreich abschlieBen. Ich danke daher ganz besonders meinem
Mann Christoph Reuter, meinem Sohn Philipp, meinen Eltem Rheinhold und Helga Neis und
meinem Bruder Ingo Neis fUr die Hilfe vor und wăhrend der Erstellung der Arbeit.
Bettina Reuter
Inhaltsverzeichnis IX
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung 1
1.1. Motivation
1.2. ZieI der Arbeit 2
1.3. Autbau der Arbeit 4
2. Charakterisierung der Strukturen im administrativen Bereich 7
2.1. Definition des BegritTes "administrative Insel" 7
2.2. Proze8orientierung -neue Anforderungen an die GestaItung von
administrativen Bereichen 14
2.3. Die Funktionskomponenten des administrativen Bereiches 16
2.3.1. Vertrieb 18
2.3.2. Planung des Primarbedarfes 20
2.3.3. Materialwirtschaft 21
2.3.4. Zeit-und Kapazitatswirtschaft 23
2.3.5. Auftragsfreigabe 24
2.3.6. Versand 24
2.3.7. Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und PersonaIwesen 25
2.4. Einflu8kriterien auf die Strukturen im administrativen Bereich 26
2.4.1 Produktbezogene EinfluBkriterien 27
2.4.2. Markt-bzw. kundenbezogene EinfluBkriterien 33
X Inhaltsverzeichnis
3. Organisation -ein Gestaltungselement von Informationssystemen
zur Restrukturierung von Industriebetrieben 40
3.1. Einordnung der Organisationsgestaltung in die Architektur eines
Informationssystems 43
3.2. Nutzen organisatorischer Gestaltungsma6nahmen 47
3.3. Beschreibungssprachen der Organisationsmodellierung 52
3.3.l. Die Darstellungstechnik des Organigramms 52
3.3.2. Die Matrixdarstellung 59
3.3.3. Die Vorgangskettenmethodik 60
4. Entwicklung und Rahmenbedingungen der proze6orientierten
Betrachtungsweise der Ablauf-und Aufbauorganisation 66
4.1. Merkmale traditioneller Organisationsstrukturen 66
4.2. Merkmale proze6orientierter Organisationsstrukturen 69
4.3. Neuere Ansatze der Organisationsstrukturierung 74
4.3.l. Die Fertigungsinsel 75
4.3.2. Das Auftragszentrum 76
4.3.3. Die Planungsinsel 77
4.4. IdentifIzierung von Zielen zur Restrukturierung 78
4.4.l. Produktorientierte Zielsetzung 80
4.4.2. Markt-bzw. kundenorientierte Zielsetzung 86
4.5. Forderungen an die relevanten administrativen Bereiche zur
Bildung vernetzter Inselstrukturen 90
4.5.1. Objektorientierte Gliederung nach Produktgruppen 92
4.5.2. Objektorientierte Gliederung nach Marktsegmenten oder Kundengruppen 99
Inhaltsverzeichnis XI
5. Methodische V orgehenskonzepte zur Ableitung proze6orientierter
Organisationsstrukturen 103
5.1. Das V orgehenskonzept von Probst 103
5.2. Das Vorgehenskonzept von Schweitzer 108
5.3. Das Vorgehenskonzept von Gaitanides 111
5.4. Das Vorgehenskonzept von Wamecke 115
5.5. Das Vorgehenskonzept zur Bildung vemetzter administrativer Inseln 118
6. Entwurf von vernetzten administrativen Inseln 124
6.1. Aufbau der Referenzbausteine 127
6.2. Klassische Verbindung von betrieblichen Funktionen zu
Organisationseinheiten 130
6.2.1. Grunddaten 132
6.2.2. Funktionen des Vertriebs 135
6.2.3. Funktionen der Materialwirtschaft 138
6.2.4. Funktionen der Zeit-und Kapazitătswirtschaft 140
6.2.5. Funktionen der Auftragsfreigabe, Versand und Fakturierung 143
6.3. Proze6orientierte Verbindung von betrieblichen Funktionen zu
Organisationseinheiten mit produktorientierter Zielsetzung 146
6.3.1. AuftragsabwicklungsprozeB Standardartikel 149
6.3.1.1. AngebotserstelIung 150
6.3.1.2. Auftragsbearbeitung 153
6.3.1.3. Materialbeschaffung 154
6.3.1.4. Produktionsplanung und -steuerung 159
6.3.1.5. Versand und Fakturierung 162
6.3.2. AuftragsabwicklungsprozeB Sonderartikel 165
6.3.2.1. Angebotsbearbeitung 165
6.3 .2.2. Auftragsbearbeitung 171
XII Inhaltsverzeichnis
6.3.2.3. Materialbeschaffung 174
6.3.2.4. Produktionsplanung und -steuerung 176
6.3.2.5. Versand und Fakturierung 178
6.3.3. Funktionen der produktorientierten Koordinierungsstelle 180
6.3.4. Auswirkungen der produktorientierten Strukturierung auf die
Aufbauorganisation 186
6.4. Proze8orientierte Verbindung von betrieblichen Funktionen zu
Organisationseinheiten mit markt-bzw. kundenorientierter Zielsetzung 196
6.4.1. AuftragsabwicklungsprozeB Kunde A ("Rahmenauftrăge") 201
6.4.1.1. Angebots-und Auftragsbearbeitung 201
6.4.1.2. Abrufverwaltung 204
6.4.1.3. Materialbeschaffung 208
6.4.1.4. Produktionsplanung und -steuerung 210
6.4.1.5. Feinabrufe, Versand und Fakturierung 213
6.4.2. AuftragsabwicklungsprozeB Kunde B ("Rahmenauftrăge, Einzelbestellungen") 216
6.4.2.1. Angebots-und Auftragsbearbeitung 217
6.4.2.2. Abrufverwaltung, Versand und Fakturierung 218
6.4.2.3. Materialbeschaffung, Produktionsplanung und -steuerung 218
6.4.3. Funktionen der markt-bzw. kundenorientierten Koordinierungsstelle 219
6.4.4. Auswirkungen der markt-bzw. kundenorientierten Strukturierung auf die
Aufbauorganisation 222
7. Zusammenfassung und Ausblick 232
Literaturverzeichnis 234