Vergaderingen handleiding - Support

36 Pages·2006·0.58 MB·Dutch

HANDLEIDING
Meeting Management System (MMS)

CBS (college Burgemeester en Schepenen)
Inhoudsopgave

Inhoudsopgave....................................................................................1
1. Wat is het meeting management system (mms)..............................3
2. Toegangsrechten.........................................................................3
2.1. Secretariaat ............................................................................3
2.2. Stemmer ................................................................................3
2.3. Editor.....................................................................................4
2.4. Lezer......................................................................................4
2.5. Gast.......................................................................................4
2.6. Samenvatting toegangsrechten..................................................5
3. Security.....................................................................................7
3.1. Agendering gebruikersgroep......................................................7
3.2. Agendering administratiegroep...................................................7
4. Workflow agendering...................................................................8
5. Userinterface..............................................................................9
5.1. Vergadering ............................................................................9
5.1.1. Details – tab Algemeen.....................................................10
5.1.2. Details – tab Toegang.......................................................10
5.2. Zoek beslissingen in een vergadering........................................11
5.2.1. Zoek ..............................................................................11
5.3. Agendapunt...........................................................................12
5.3.1. Overzicht........................................................................12
5.3.2. Agendapunt – tab Algemeen..............................................13
5.3.3. Agendapunt – tab Inhoud..................................................14
5.3.4. Agendapunt – tab Begroting ..............................................15
5.3.5. Agendapunt – tab Ontwerpbesluit.......................................16
5.4. Notulen.................................................................................17
5.4.1. Overzicht........................................................................17
Notulen aanpassen..........................................................................18
5.5. Details – tab Beslissing ...........................................................18
5.6. Details – tab Ontwerpbesluit....................................................19
5.7. Details – tab Aanwezigheden ...................................................19
5.8. Opvolging .............................................................................21
5.8.1. Overzicht........................................................................21
5.8.2. Details............................................................................21
5.9. Opzoeken – algemeen.............................................................22
5.9.1. Zoek ..............................................................................22
5.9.2. Resultaten.......................................................................23
5.10. Agendapunt Details .............................................................24
5.11. Stemmen...........................................................................25
5.12. Aanwezigen ingeven............................................................26
5.13. Agenda - Notule genereren...................................................26
6. Userinterface Administratie.........................................................27
1
6.1. Vergaderingstypes..................................................................27
6.1.1. Overzicht........................................................................27
6.1.2. Details – tab Algemeen.....................................................28
6.1.3. Details – tab Toegang.......................................................28
6.2. Budgetpost............................................................................29
6.2.1. Overzicht........................................................................29
6.2.2. Details............................................................................29
6.3. Rubrieken .............................................................................30
6.3.1. Overzicht........................................................................30
6.3.2. Details............................................................................30
6.4. Onderwerp............................................................................31
6.4.1. Overzicht........................................................................31
6.4.2. Details............................................................................31
6.5. Templates Ontwerpbesluit.......................................................32
6.5.1. Overzicht........................................................................32
6.5.2. Details............................................................................33
6.6. Templates Documenten...........................................................34
6.6.1. Overzicht........................................................................34
6.6.2. Details – tab Algemeen.....................................................34
6.6.3. Details – tab Header.........................................................35
6.6.4. Details – tab Footer..........................................................35

2
1. Wat is het meeting management system (mms)
Dit is een applicatie voor het beheer van vergaderingen en notulen.

2. Toegangsrechten
Hier worden de verschillende rollen besproken die betrekking hebben tot de
MMS Applicatie. Er wordt een kort overzicht gegeven over welke
functionaliteiten de personen met deze toegangsrechten hebben.
De toegangsrechten worden op vergaderingtype gedefinieerd, en worden
automatisch overgezet naar een vergadering. De toegangsrechten op de
vergadering kunnen steeds aangepast worden en primeren op deze van het
vergaderingtype.
2.1. Secretariaat
Personen die het toegangsrecht “secretariaat” hebben op een
vergaderingtype kunnen vergaderingen van dat type aanmaken. Ze kunnen
die vergadering ook steeds gaan wijzigen en eventueel gaan verwijderen.
Alle agendapunten die teruggestuurd worden voor die vergadering kunnen
steeds geraadpleegd worden.
Het secretariaat kan alle punten en beslissingen opzoeken binnen die
vergadering. Alle agendapunten van de vergadering zijn zichtbaar, ook de
onzichtbare punten.
Het secretariaat kan een agenda genereren na datum van afsluiting van de
vergadering. Dit is een export van de agendapunten naar een Word bestand.
Het secretariaat kan te allen tijde agendapunten toevoegen, aanpassen of
verwijderen.
Verder kunnen ze ook nog notulen en aanwezigen gaan ingeven voor de
vergadering indien deze al begonnen is en kunnen ze de ingegeven notulen
gaan exporteren naar een Word bestand.
2.2. Stemmer
Een persoon met toegangsrecht “stemmer” op een vergadering, of de
verantwoordelijke personen gedefinieerd op vergaderingtype hebben het
voornaamste recht dat ze kunnen stemmen.
Verder kunnen stemmers de details van een vergadering bekijken, en
kunnen ze ook alle agendapunten raadplegen, ook de onzichtbare.
Ze kunnen agendapunten toevoegen tot aan de datum van afsluiting en
kunnen enkel de agendapunten gaan wijzigen en verwijderen waarvan zijzelf
auteur zijn.
De belangrijkste functionaliteit voor een stemmer is dat deze tussen de
periode van afsluiting en het begin van de vergadering een stem kunnen
uitbrengen op de agendapunten.
3
2.3. Editor
Het toegangsrecht “editor” houd in dat deze personen de agenda van de
vergadering kunnen aanvullen met agendapunten.
Ze kunnen de details van de vergadering bekijken en kunnen agendapunten
toevoegen. In de lijst met agendapunten zien ze enkel de agendapunten die
niet onzichtbaar zijn, tenzij ze zelf de auteur zijn. Enkel agendapunten
waarvan zijzelf auteur zijn kunnen ze wijzigen en eventueel verwijderen.
2.4. Lezer
Personen die het toegangsrecht “lezer” hebben kunnen enkel de vergadering
bekijken, en de agendapunten raadplegen die niet onzichtbaar zijn.
2.5. Gast
Personen met het toegangsrecht het ”gast” kunnen enkel beslissingen gaan
opzoeken voor die vergadering.
4
2.6. Samenvatting toegangsrechten
Secretariaat:
Vergadering:
• Toevoegen
• Wijzigen
• Verwijderen
• Bekijken
• Opvolging
• Opzoeken
• Agenda bekijken
• Onzichtbare punten bekijken
• Agenda genereren
Agendapunten:
• Punt toevoegen
• Punt aanpassen
• Punt verwijderen
• Alle punten verwijderen
• Alle punten aanpassen
Notulen:
• Ingeven
• Genereren
Opzoeken

Stemmer:
Vergadering:
• Bekijken
• Agenda bekijken
• Onzichtbare punten bekijken
Agendapunten:
• Punt toevoegen
• Punt aanpassen
• Punt verwijderen
• Stemmen op agendapunt
Opzoeken

5
Editor:
Vergadering:
• Bekijken
• Agenda bekijken
Agendapunten:
• Punt toevoegen
• Punt aanpassen
• Punt verwijderen
Opzoeken

Lezer:
Vergadering:
• Bekijken
• Agenda bekijken
Opzoeken

Gast:
Opzoeken (enkel beslissingen)

6
3. Security

Er zijn twee security gebruikersgroepen van belang voor de MMS Applicatie:
De agendering gebruikersgroep en de agendering administratie groep.

3.1. Agendering gebruikersgroep
Alle securitygebruikers die lid zijn van deze groep zullen toegang hebben tot
de MMS Applicatie. Verder worden de toegangsrechten voor deze personen
bepaald binnen het MMS zelf. Het toekennen van de toegangsrechten
gebeurd in de eerste plaats door de administrator op vergaderingstype.
Daarna kunnen personen met het toegangsrecht secretariaat voor een
vergadering toegangsrechten toekennen aan andere personen.

3.2. Agendering administratiegroep
Gebruikers die lid zijn van deze groep kunnen de hele MMS applicatie
beheren. In eerste instantie zullen de nodige vergaderingtypes,
onderwerpen, categorieën e.d. aangemaakt worden. Daarenboven heeft een
administrator steeds alle toegangsrechten binnen de applicatie zelf.

7
4. Workflow agendering

8
5. Userinterface

1. Nieuw
2. Aanpassen
3. Acties > Beslissingen opzoeken
4. Naar notulen
5. Naar agendapunten
6. Vergadering aanpassen
7. Vergadering verwijderen
8. Vergadertype
9. Vergaderingen overzicht
10.Vergaderingen zoeken
5.1. Vergadering
Als u hierop klikt, ziet u een overzicht van alle ingegeven vergaderingen. U kunt hier
vergaderingen toevoegen, wijzigen of verwijderen. U ziet de datum en het uur van
de vergadering, het type vergadering en of de vergadering al dan niet al voorbij is.
Via het mapje achteraan kunt u een lijst van de agendapunten opvragen.
De vergaderingen kunnen chronologisch gesorteerd worden door op de kolomnaam
'Datum' voor het sorteerpijltje te klikken.
Als de vergaderingen niet op één scherm kunnen kunt u naar het volgende/vorige
scherm bladeren door middel van de pijltjes onderaan.

9