Using and Administering contribute - Linn Benton Lincoln

298 Pages·2005·3.48 MB·English

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Using and Administering Contribute
Trademarks
1 Step RoboPDF, ActiveEdit, ActiveTest, Authorware, Blue Sky Software, Blue Sky, Breeze, Breezo, Captivate, Central,
ColdFusion, Contribute, Database Explorer, Director, Dreamweaver, Fireworks, Flash, FlashCast, FlashHelp, Flash Lite,
FlashPaper, Flex, Flex Builder, Fontographer, FreeHand, Generator, HomeSite, JRun, MacRecorder, Macromedia, MXML,
RoboEngine, RoboHelp, RoboInfo, RoboPDF, Roundtrip, Roundtrip HTML, Shockwave, SoundEdit, Studio MX, UltraDev,
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printed out, reproduced, distributed, resold, or transmitted for any other purposes, including, without limitation,
commercial purposes, such as selling copies of this documentation or providing paid-for support services.
Acknowledgments
Project Management: Jennifer Rowe
Writing: Chris Bedford, Jennifer Rowe
Managing Editor: Rosana Francescato
Editing: Mary Kraemer, Barbara Milligan, Lisa Stanziano, Anne Szabla
Production Management: Patrice O’Neill
Media Design and Production: Adam Barnett, Aaron Begley, John Francis, Mario Reynoso
Special thanks to Ken Sundermeyer, Eric Lerner, Chris Denend, Joel Huff, Lawson Hancock, Erik Larson, Sheila McGinn,
Emilio Passi, Yoko Bayer, Scott Richards, Melissa Baerwald, Deb Galdes, Kimberly Oslob, Dennis Griffin, Jon Varese,
Brady Kroupa, Josh Margulis, Gavin Anderson, Deeje Cooley, Vickie Chapman, Kaori McLister, and the Contribute engineering
and QA teams.
Third Edition: July 2005
Macromedia, Inc.
601 Townsend St.
San Francisco, CA 94103
CONTENTS
PART I: Using Contribute
CHAPTER 1: Welcome to Macromedia Contribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Website development and maintenance overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Contribute resources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Where to start. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
CHAPTER 2: Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
The Contribute workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Setup requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Installing and starting Contribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Connecting to a website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Starting Contribute without a network connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
CHAPTER 3: Exploring the Contribute Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
The Contribute workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Switching between browsing and editing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Browsing to web pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Opening pages without browsing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Setting up access to commonly used pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Setting Contribute preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Changing or disabling the Contribute startup password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Setting browser encoding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Using Contribute accessibility features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
CHAPTER 4: Working with Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
About working with pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Editing existing web pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Saving drafts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Getting drafts and files reviewed by others. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Working with pages based on Dreamweaver templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Using Contribute to work offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Editing web page content in an external application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Adding Google search functionality to your web page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3
Editing web page source in an external application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Canceling a draft or new page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Deleting a web page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Exporting a Page (Windows only). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Printing a page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
CHAPTER 5: Adding Pages and Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
About converting documents with FlashPaper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Creating or copying a page on your website. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Creating a stand-alone web page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Setting page properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Adding keywords and a description for a page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Converting documents with FlashPaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Adding Microsoft Word and Excel documents to a website. . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
CHAPTER 6: Working with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
About HTML and CSS styles in the Contribute Style menu. . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Adding text to a web page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Changing text appearance on the page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Positioning text on the page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Creating lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Checking spelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Finding and replacing text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
CHAPTER 7: Working with Images and Graphical Elements . . . . . . . . . . . . . . . . 91
About inserting images and buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Adding an image to a page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Inserting shared assets into a web page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Changing image properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Changing an image’s position or orientation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Editing an image in Contribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Editing an image in an external application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Inserting Flash content into your web page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Inserting a movie into your web page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Adding and deleting a horizontal rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Inserting PayPal e-commerce buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
CHAPTER 8: Working with Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
About conflicts in table formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Inserting a table on a page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Selecting table elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Resizing tables, rows, and columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Aligning tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Cutting, copying, and pasting cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Adding, deleting, and merging table rows and columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Modifying table appearance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Sorting tabular data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
4 Contents
CHAPTER 9: Working with Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Creating text and image links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Setting the advanced linking options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Editing links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Testing links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
CHAPTER 10: Working with Pages with Frames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
About frames. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Editing frame content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Saving and publishing a page with frames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Targeting frame content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
CHAPTER 11: Publishing Your Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
About the Rollback feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Previewing a page in your default browser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Publishing a page to your website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Publishing a file from your computer to your website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Replacing a file on your website. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Rolling back to a previous version of a page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
PART II: Administering Contribute
CHAPTER 12: Learning to Administer Contribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Intended audience. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Typographical conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Learning to administer Macromedia Contribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
CHAPTER 13: Deploying Contribute to Departments and Enterprises. . . . . . . . 169
Contribute deployment responsibilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Deployment tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Deployment issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
User management models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Contribute user roles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Contribute and website security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Website connection distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Deploying Contribute across an organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
The draft review process and site structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Content design considerations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Contribute Publishing Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Contribute case studies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Contents 5
CHAPTER 14: Creating and Managing Website Connections . . . . . . . . . . . . . . 207
About creating and sending connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Preparing to connect to a website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Creating a Contribute website connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Enabling and Disabling CPS for a website. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Becoming an administrator of an existing Contribute website. . . . . . . . . . . . . . . 217
Configuring Contribute administration settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
Sending connection keys for websites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Sending connections for CPS managed sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Adding users to websites managed by CPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Removing users from sites managed by CPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Managing website connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
CHAPTER 15: Managing Users and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Understanding roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Creating Contribute roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
Managing drafts sent for review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
CHAPTER 16: Troubleshooting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Problems installing Contribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Problems starting Contribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Problems creating a connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Problems editing a page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Problems canceling pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Problems sending reviews using e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Problems publishing a page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Problems creating new documents from templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Problems administering Contribute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Using Contribute with dynamic pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
PART III: Appendixes
APPENDIX A: Windows Keyboard Shortcuts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
File menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Edit menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
View menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Insert menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Format menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Table menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Working in templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Editing text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Working in tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Working with images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Getting help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
6 Contents
APPENDIX B: Macintosh Keyboard Shortcuts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
File menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Edit menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
View menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Insert menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Format menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Table menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Help menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
Working in templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Editing text. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Working in tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Working with images. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Contents 7
8 Contents
PART I
P
Using Contribute A
R
T

I
Learn how to use Contribute to update and publish web pages within your website.
This part contains the following chapters:
Chapter 1: Welcome to Macromedia Contribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Chapter 2: Getting Started. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Chapter 3: Exploring the Contribute Workspace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Chapter 4: Working with Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Chapter 5: Adding Pages and Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Chapter 6: Working with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Chapter 7: Working with Images and Graphical Elements . . . . . . . . . . . . . 91
Chapter 8: Working with Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Chapter 9: Working with Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Chapter 10: Working with Pages with Frames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Chapter 11: Publishing Your Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151