UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL

73 Pages·2017·4.19 MB·English

UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS

AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
1
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Table of ContentsTa-
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report

Sec(cid:415)on 1: Introduc(cid:415)on Page 4

Sec(cid:415)on 2: Ex ecu(cid:415)ve Summary Page 5

Sec(cid:415)on 3: Spending Landscape Page 6

Sec(cid:415)on 4: Commi(cid:425)ee Structure and Reports Page   23 

Be(cid:425)er Together: Business Process Redesign 
  Leveraged IT Commi(cid:425)ee 
  Energy & Sustainability Commi(cid:425)ee 
  Purchasing Council 
  Facili(cid:415)es E&E Commi(cid:425)ee 
  Human Resources Efforts 

Sec(cid:415)on 5: Next Steps & Conclusion Page 41

Sec(cid:415)on 6: Appendix Page 43
A. Defini(cid:415)ons 
  Non‐Addressable Categories 
  Spending Categories  
B. Spend by Category Report –  view of spending by Addressable/Non‐Addressable 
C. Addressable Detail Report—spending over $2M by campus 
D. Vendor Report  ‐ by vendor over $1 million 
E. Project Tracking Report 
F. Consor(cid:415)um Background 

2
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
INTRODUCTION
3
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Introduc(cid:415)on
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
The University of Massachuse(cid:425)s Effec(cid:415)veness & Efficiency (E&E) ini(cid:415)a(cid:415)ve serves as an ongoing opportunity 
for the University to review its opera(cid:415)onal prac(cid:415)ces and strategic priori(cid:415)es to con(cid:415)nue its growth as a world‐
class research university.  This E&E Report provides a detailed update to previous reports and outlines key 
aspects of University opera(cid:415)ons where future E&E efforts are being planned.  The details of this report repre‐
sent the spending landscape for Fiscal Year 2016.  This report should be viewed in consulta(cid:415)on with the past 
University  reports,  which  can  be  found  here:  h(cid:425)ps://www.umassp.edu/budget‐office/efficiency‐
effec(cid:415)veness. References will be made throughout the document to previous reports, which provide clarify‐
ing details about past ini(cid:415)a(cid:415)ves and history on the Task Force on Efficiencies and Effec(cid:415)veness.   

In 2013, the University launched the Task Force on Efficiencies and Effec(cid:415)veness in order to focus efforts on 
core areas of the University’s opera(cid:415)ons.  The three commi(cid:425)ees of the Task Force focused on procurement, 
informa(cid:415)on technology, and energy represented the areas with the most opportuni(cid:415)es to implement effi‐
ciency projects.  Over (cid:415)me the focused efforts on these specific administra(cid:415)ve areas has resulted in signifi‐
cant cost savings.  The successes in these areas illustrate the poten(cid:415)al for the University to con(cid:415)nue to repli‐
cate cost‐saving measures in other func(cid:415)onal divisions or opera(cid:415)onal areas.  Recently, the University has es‐
tablished new work streams under the Task Force in order to broaden the scope of the E&E efforts.  The in‐
clusion of areas such as human resources and facili(cid:415)es management indicates that as a University we will not 
rest on our laudable accomplishments.  We will con(cid:415)nue to search for new opportuni(cid:415)es to foster efficient 
and effec(cid:415)ve best prac(cid:415)ces.  The work undertaken by the Task Force and members of the University staff to 
inves(cid:415)gate addi(cid:415)onal opportuni(cid:415)es for savings and advance new projects is a never‐ending endeavor.    

While we track the number of projects and the savings associated with them, the true impact of the E&E 
efforts are more difficult to measure and track.  Undertaking these types of programs has had a broader pal‐
pable effect on the ins(cid:415)tu(cid:415)on and the staff dedicated to furthering the University’s mission.  The University 
does not view the E&E program as a temporary ini(cid:415)a(cid:415)ve with a comple(cid:415)on date in mind.  Efficiency and 
Effec(cid:415)veness has become an integrated part of the University and a cultural norm for members of the organ‐
iza(cid:415)on to be looking for be(cid:425)er ways to conduct our opera(cid:415)ons.  Ul(cid:415)mately, the work being accomplished 
through these efforts is dedicated to increase the share of resources available to the academic mission and 
the student experience.  Our mission is to deliver students a world‐class educa(cid:415)on preparing them to lead in 
the 21st century economy.  At the same (cid:415)me, higher educa(cid:415)on is confronted with dynamic challenges such 
as escala(cid:415)ng costs and shi(cid:332)ing demographics.  UMass is not immune to those challenges which prompts the 
University to innovate in our business prac(cid:415)ces and leverage our capacity as a system to achieve savings for 
the benefit of our mission.  The University has a duty to act considering the challenges facing higher educa‐
(cid:415)on.  Thanks to the work accomplished and the framework established by the Task Force, the University is 
well‐posi(cid:415)oned to not only confront the challenges, but also lead the field in administra(cid:415)ve efficiency and 
effec(cid:415)veness. 

4
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Execu(cid:415)ve Summary
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
During 2016‐2017, the University is tracking 154 projects managed across  five subcommi(cid:425)ees of the E&E 
Task Force. These projects represent $170.9 million in cost savings over the life of their implementa(cid:415)on.  The 
total savings figure consists of $31.4 million in cost reduc(cid:415)on, or the amount of actual savings due to the im‐
plementa(cid:415)on of an ini(cid:415)a(cid:415)ve, and $139.4 million in cost avoidance, or the amount of costs averted due to the 
implementa(cid:415)on of an ini(cid:415)a(cid:415)ve.  The implementa(cid:415)on of these projects in FY16 resulted in $20.7 million in 
total cost savings for the University.  This year’s report features an analysis of the University’s spending land‐
scape providing important context around the impact of the E&E efforts and the poten(cid:415)al for future ini(cid:415)a‐
(cid:415)ves.  University staff have developed data dashboards to assist in the analysis of the spending and tracking 
E&E ac(cid:415)vi(cid:415)es addressing the spending.  A number of the dashboards are featured throughout the report.  
Through the examina(cid:415)on of University expenses, the analysis provides a be(cid:425)er understanding of the types of 
spending considered to be addressable by our E&E efforts.  The University’s collec(cid:415)ve efforts around E&E are 
driven by our spending trends and new ini(cid:415)a(cid:415)ves are being developed to address areas where the impact 
can be felt.    

Key Highlights 
 The total FY16 expenses for the University were $3.24 billion.  The University and Campus Procurement 
Directors have iden(cid:415)fied $796.4 million as spend that can be targeted for realizing efficiencies and im‐
pacted by contract nego(cid:415)a(cid:415)ons, bid processes, and nego(cid:415)a(cid:415)ng be(cid:425)er pricing.   
 A sec(cid:415)on on Be(cid:425)er Together— The University’s business process review to establish a university system 
of standards and alignment that maximizes resources and fosters collabora(cid:415)ve efficiency and effec(cid:415)ve‐
ness, enabling reinvestment in campus‐focused func(cid:415)ons and posi(cid:415)oning the opera(cid:415)ons for future en‐
hancements 
 The sec(cid:415)on on Commi(cid:425)ee Reports outlines the work underway by each Task Force subcommi(cid:425)ee and 
working group including new projects planned and accomplishments within the last year.  New projects 
and addi(cid:415)onal adjustments to exis(cid:415)ng projects have added $15.5 million in cost reduc(cid:415)ons and cost 
avoidance over the life of their implementa(cid:415)on.   

Over the next year, the University's E&E efforts will con(cid:415)nue to expand based on planned projects as well as 
develop new fron(cid:415)ers for working groups to form and foster new ini(cid:415)a(cid:415)ves based on spending data.  The 
concept, born out of the crea(cid:415)on of spending dashboards featured throughout the report, is to allow sub‐
commi(cid:425)ees and working groups easy access to spending data.  The desire is for more commi(cid:425)ees and work‐
ing groups to be charged with tackling projects within the addressable spend category as the E&E effort con‐
(cid:415)nues to mature.  Some key planned efforts for next year around E&E include: 

 Developed projects from the Facili(cid:415)es Working Group rolled out into the implementa(cid:415)on phase so their 
impact can begin to be felt across the organiza(cid:415)on. 
 Establishment of high‐level goals and targets for E&E subcommi(cid:425)ees and working groups to drive their 
efforts forward and measure their successes. 
 Con(cid:415)nued u(cid:415)liza(cid:415)on and development of spending dashboards to conduct analysis at the commi(cid:425)ee lev‐
el . 
 Implementa(cid:415)on of projects and ini(cid:415)a(cid:415)ves origina(cid:415)ng from the Be(cid:425)er Together BPR efforts. 
5
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
SPENDING LANDSCAPE
6
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Spending Landscape
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report
In order to define the scope for the Efficiency & Effec(cid:415)veness efforts, the University has defined the types of 

spending which occurs  throughout various opera(cid:415)onal areas of the ins(cid:415)tu(cid:415)on.   The total FY16 expenses for 

the University were $3.24 billion.  Below, spending is shown according to the categories of expenses out‐

lined in the annual Opera(cid:415)ng Budget adopted by the Board of Trustees. 

The University’s budgeted expenses provides the high‐level categories of spending that are occurring on an 
annual basis.  When considering the E&E efforts it is important to remember that we have a focused  ap‐
proach to developing projects based on our spending data.  It is cri(cid:415)cal to point out that the E&E efforts do 
not impact all areas of expenses, which is inten(cid:415)onal.  The efforts have been strategically focused on the ar‐
eas where the most impact is ac(cid:415)onable and the efficiencies realized can be managed through the Task 
Force working groups and senior leaders.  The University’s E&E efforts are outlined throughout this report by 
design to place the appropriate context around the various areas of spending.   The Task Force and working 
groups have been achieving successes in their defined areas, but, when considering the other areas of 
spending, we recognize that there is s(cid:415)ll room for the University to develop E&E projects in new areas.  

7
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Spending Landscape FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report

For the purposes of E&E , the University expenses of  $3.24 billion are broken down into two different types 
of spending:  
 Addressable Spend—$796.4 million—has been iden(cid:415)fied by the University and Campus Procurement 
Directors as spend that can be targeted for realizing efficiencies and impacted by contract nego(cid:415)a(cid:415)ons, 
bid processes, and nego(cid:415)a(cid:415)ng be(cid:425)er pricing.  This area of spending represents opportuni(cid:415)es to reduce 
spending processed through accounts payable or Procard purchases. 
 Non-Addressable Spend—$2.62 billion—includes payments deemed to standard transfers between re‐
lated UMass business units.  Some examples of these types of spending includes transfers of funds be‐
tween the Commonwealth of Massachuse(cid:425)s, UMass Building Authority, UMass Founda(cid:415)on and other 
campuses.  This category of spending includes a variety of  other selected types of transac(cid:415)ons such as: 
s(cid:415)pends, human subjects, speakers, writers, etc. The full lis(cid:415)ng of exclusions can be found at the end of 
the report. 
The spending in these two areas is important to recognize the scale at which E&E projects have been devel‐
oped to impact the addressable spending for the University in the areas of the working groups.   

8
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Spending Landscape
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report

For the purposes of the E&E efforts, the focus has been on addressable spend totaling $796.4 million.  This 
spending is iden(cid:415)fied as if the transac(cid:415)ons are completed via accounts payable or a Procard. 
 Accounts Payable: University payments made to vendors for services rendered or items purchased via 
purchase orders.  Payments are made by paper check or pay mode also know as ACH (automa(cid:415)c clearing 
house transac(cid:415)ons). 
 Procard: Items purchased on the University's credit card ‐ meals, memberships, office supplies, business 
mee(cid:415)ngs, team travel, prin(cid:415)ng, postage, adver(cid:415)sing, lab supplies, animals, library material, tools or 
equipment. 
There are types of spending which are deemed non‐addressable due to the manner in which the transac(cid:415)on 
is processed for payment or a vendor of accounts has been excluded.  The chart above illustrates where 
those types of spending exist and the key methods of payment where addressable spending is under exami‐
na(cid:415)on.   
The non‐addressable spending is iden(cid:415)fied as:   
 Vendor & Account Exclusions: specific lis(cid:415)ng of vendors due to the nature of the transac(cid:415)ons and ac‐
counts due to the type of ac(cid:415)vity reported to them.
 Payment Type Exclusions
 Employee Reimbursement: Includes expenses for employee reimbursements such as travel, 
mileage, airfare, lodging, meals, conferences and/or business mee(cid:415)ngs which are paid through 
the University’s expense module. 
 Transfers: Includes transac(cid:415)ons directly posted to the General Ledger and those from an external 
source, which includes expenses generated due to an exis(cid:415)ng agreement with an en(cid:415)ty outside of 
the University, for example:  transfers between campuses, clinical cross funded school payroll, 
deprecia(cid:415)on, recharges, reclass entries, and correc(cid:415)ons.  
 Grants Management: The University's Facili(cid:415)es & Administra(cid:415)ve (F&A) rate or the indirect cost of 
administra(cid:415)ve and facili(cid:415)es expenses for sponsored programs. 
 Payroll: Includes full and part‐(cid:415)me employees, faculty, students, post‐docs, medical students, in‐
terns, over(cid:415)me, holiday, sick and vaca(cid:415)on pay, health and welfare, payroll fringe,  etc.. 
9
UNIVERSITY OF MASSACHUSETTS
AMHERST • BOSTON • DARTMOUTH • LOWELL • MEDICAL SCHOOL
Spending Landscape
FY16 Annual Administra(cid:415)ve Efficiency & Effec(cid:415)veness Report

Spending Landscape
 Payments to Students: Includes those transac(cid:415)ons related to student waivers, loans, scholar‐
ships and educa(cid:415)onal assistance and other programs. 

Total Non-Addressable Spend = $2.63 Billion

Vendors Accounts Payment Type =
 Commonwealth of MA  Indirect Costs $2.2 Billion
 Public Sector Partners  Fund Deduc(cid:415)ons  Employee Reimburse-
ment
 UMass  Other Accrued Expense
(229500)  Transfers
 UMass Building Authority &
Founda(cid:415)on  General Income  Grants management
(695000)
 UMass Memorial Medical Cen-  Payroll ($1.67 Billion)
ter/Group  Revenue Redistribute
 Payments to Students
 University Health Plans (699100)
 UMass Amherst Founda(cid:415)on  Non Employee Expenses
(734241)  
 MA Green High Performance

Compu(cid:415)ng Center  Human Subj Comp

(742000)  
 UMass Union Dental and Vision
Plan  Honoraria (757150)
The non‐addressable spend 
 UMass Club LLC  Writers (757280) for the University is shown 
here, broken out by the 
 UMass Dartmouth  Performers (757300)
three ways in which spend 
 Massachuse(cid:425)s Ins(cid:415)tute of Tech-  Instructors/Lecturers
can be deemed to be non‐
nology
(761500)
addressable, with the 
 Beth Israel Deaconess Medical
 Interpreters (761510) lis(cid:415)ng of exclusions u(cid:415)lized 
Center
to cull out the transac(cid:415)ons 
 Individual Services
 Towns of Amherst & Dartmouth in our finance system. 
(769100)
 Maximus
 S(cid:415)pends (788100)
 City of Worcester

 UHealth Solu(cid:415)ons  

 University of North Carolina &

Duke University Health Systems

10