Table Of Content

This version is condensed for publishing on web          University of California Irvine Medical Education Simulation Center Policies and Procedures Academic Year 2014‐2015 Author Acknowledgements    University of California Irvine Medical Education Center would like to acknowledge the Society of  Simulation in Healthcare (SSH) whose template for which this policy manual is loosely based.    LEADERSHIP  Cameron Ricks  Director, Medical Education Simulation Center    Keith A. Beaulieu  Director of Operations    SIMULATION SPECIALISTS  Cris Hancek  Simulation Specialist    John Vicente  Simulation Specialist    ADMINISTRATIVE SUPPORT  Catarina DeCarvalho  Administrative Assistant            2 | P a g e Table of Contents  1.  GENERAL INFORMATION  1.1   Mission Statement and Core Values  1.2   Governance  1.3   Decision Making Process  1.4   Required Event and Course Acknowledgement  1.5   Simulation Brand Use Policies  1.6   Hours of Operation  1.7   Parking and Parking Reciprocity  1.8   Terminology  1.9   Food and Drink Policy  1.9.1  Failure to Comply  1.10  Computer Usage Policy  1.11  Student Study Space  1.12  Dress Code  1.13  Access to Information  1.14  Illness  1.15  Alcohol and Substance Abuse Policy  1.16  Disability  1.17  Occupational Exposure and Injuries  1.18  Medical Emergencies  2.  PERSONNEL  2.1   Policies and Guidelines  2.2   Union Contracts  2.3   Personnel and Human Resource Contacts  2.4   Job Descriptions  2.5   Performance Standards  2.6   Graduation Activities  2.7    Simulation Fellows  2.8   Simulation Residents  2.9    Simulation Elective (615 A)  3.  ADMINISTRATION INFORMATION  3.1   Support Staff and Contract Tree  3.2   Overtime Policy  3.3   Organizational Chart  3.4   Hiring and Orientation  3.5   Supervision and Appraisals  3.6   Liaison Committee on Medical Education (LCME) Accreditation  3.7   Maintenance of Certification in Anesthesia (MOCA)  3.8   Web Presence  4.  COURSE DIRECTORS AND INSTRUCTORS  4.1   Medical Students  4.2   Nursing Program  4.3   Faculty  4.4   Instructor Training  4.5   Code of Conduct  4.6   Equipment Utilization  3 | P a g e 5. COURSE INFORMATION  5.1   Course Development Policy  5.2   Course Preparation  5.3   Course Registration  5.4   Course Evaluation  5.5   HeartCode©  6.  COURSE PARTICIPANTS/LEARNERS  6.1   Code of Conduct  6.2   Cellular Phone Usage  6.3   Dress Code and Other Requirements  6.4   Fiction Contract  6.5    Participant/learner Tardiness  6.6   Evaluations/surveys  7.  SCHEDULING  7.1   Approval Process  7.1.1  New Course  7.1.2  Recurring Course  7.2   Scheduling Process  7.2.1  Annual Department Scheduling  7.3   Notification  7.4   Cancellation  7.5   Priority  7.6   Recording of Scheduled Events  7.6.1  General  7.6.2  Photography/video/audio  7.6.3  Research  7.7   Severe Weather Policy  7.8   Utility/electrical Failure  7.9   Parking Permits  7.10  Reserving of Calendar  8.  TOURS/DEMONSTRATIONS/OUTREACH  8.1   Tour Request  8.2   Requirements  8.3   Cancellations  8.4   Right to Refuse/terminate  8.5   Parking Permits  9.  EQUIPMENT  9.1   Equipment Loan Policy  9.2   Standard Center Equipment  9.3   Budget Source  9.4    Acquisition Policy and Procedures  9.5   Maintenance and Care  9.6    Breakage and Repair  9.7   Off‐site Utilization/In‐situ  10.  SUPPLIES  10.1  Budget Source  10.2  Acquisition Policy and Procedures  10.3  Organization  4 | P a g e 10.4  Usage and re‐usage  10.5  Skin Replacement  11.  SCENARIO  11.1  Scenario Development  11.2  Scenario Structure  11.3  Authorship  11.4  Audio/visual Storage  11.5  Utilization of Scenarios  11.6  Quality Assurance  11.7  Debriefing  12.  OPERATIONS  12.1  Utilization of Simulation Staff  12.2  Start‐up/shut down Process  12.3   Security of Information  12.4  Simulator/task trainer Maintenance  12.5  Course Supplies  12.6  Course Preparation  12.6.1  Medical Student/resident  12.6.2  External Courses/symposiums  12.6.3  Tours/demonstrations/outreach  12.6.4  HeartCode ©  12.7  Course Turnover  12.8  After hours/holiday Access  12.9  Student Study Space  13.  VIDEO RECORDING AND RELEASE  13.1  Confidentiality  13.2  Forms  13.3  Video Recording Policy  13.4  Video Distribution Policy  13.5  Video Destruction Policy  13.5.1  Digital Video Recording  13.5.2  Handwritten/typed/photocopied Curriculum  13.5.3  Student Rosters  13.5.4  Administrative Documentation  14. FISCAL  14.1  Fee Structure  14.2  Budget  14.3  Required Reporting  14.3.1  Mandatory Monthly Reporting  14.3.2  Mandatory Yearly Reporting  14.4  Annual Budget Reporting Requirements  14.5  Required Academic Year (AY) End Documentation  14.6  Purchase Acquisition Procedure  14.7  Reimbursement Process  14.8  Payroll  15.  TRAVEL AND MEETING ATTENDANCE  15.1  Meetings/conferences  15.2  Reimbursement Policy  5 | P a g e 15.3   Covered Expenses  15.4   Un‐allowed Expenses  15.5  Documentation Requirements  15.6  Process  16.  RESEARCH  16.1  IRB Policy  16.2  Publication Policy  16.3  Authorship Rules  16.4   Data Collection Responsibility  16.5  Security  16.6  Fee for Use  16.6.1  Funded Research  16.6.2  Unfunded Research  16.6.3  Arriving at a Fee  16.6.4  Exception to Policy  16.7  Industry Research/usability/Beta Testing  16.7.1  Arriving at a Fee  16.7.2  Use of UC Irvine IRB Process  16.8  Research Recordkeeping  17.  SAFETY AND SECURITY  17.1  Emergencies  17.1.1  Plans and Procedures  17.1.2  Campus Evacuation/assembly areas  17.1.3  Other Important Numbers  18.  CUSTOMER RELATIONS POLICY  18.1  Dispute Resolution  18.1.1  Staff  18.1.2  Staff and Instructor  18.1.3  Staff and Student  18.1.4   Staff and other  18.2  Public Affairs/Communications  18.2.1  Talking to News Media  18.2.2  Information dissemination  18.3  Marketing  18.3.1  Direct Mail  18.3.2  World Wide Web  19. CONTINUING MEDICAL EDUCATION  19.1  Current List of CME Approved Courses  19.2  Recertification Policy  19.3  Fee Structure  19.4  Mandatory Elements and Documentation  20. QUALITY IMPROVEMENT/ASSURANCE  20.1  Curriculum/courses  20.2  Sessions  20.3  External/other          6 | P a g e APPENDICES  Appendix 1 Fee Structure    A1.1  On‐Campus    A1.2  Off‐Campus  Appendix 2 Emergency Procedures    A2.1  Emergency Procedure Flipchart    A2.2  Location of fire alarm/fire extinguisher/hose    A2.3  Simulation Center Egress Map    A2.4  Hazardous Materials Incidents    A2.5  Blood Exposure and Medical Emergencies  Appendix 3 Emergency Update Form  Appendix 4 Forms  A4.1  Confidentiality Form    A4.2   Recording Form    A4.3  Equipment Loan Request Form    A4.4  New Course Form (web)    A4.5  New Session Form (web)    A4.6  New HeartCode© Form (web)    A4.7  Duke Template    A4.8  Session Preparation Template    A4.8  Staff Meeting Template    A4.9  UC Health PowerPoint Template    A4.10  Maintenance and Care Worksheet    A4.11  New Employee Orientation Sheet    A4.12  Job Description Acknowledgement Sheet    A4.13  Annual Performance Review     A4.14  Employee Feedback Form    A4.15   UCI Requisition Form    A4.16  Campus Order Form    A4.17  Letterhead Template    A4.18  Fax Template    A4.19  Equipment Loan Log    A4.20  Session Sign In     A4.21  Instructor/Course Evaluation  Appendix 5 Simulation Center Care and Maintenance  Appendix 6 Audio Visual Equipment    A6.1   Location of Owners Manuals    A6.2  Server Room    A6.3  Audio/Visual Equipment List    A6.4  B‐Line System IP addresses    A6.5  Digital Networks Group (DNG)  Appendix 7 Procedures    A7.1   New Course    A7.2  Scheduling    A7.3  New Scenario (Existing Course)  7 | P a g e A7.4  HeartCode© Sign up    A7.5  Scheduling HeartCode© BLS/ACLS Part 2    A7.6  Scheduling HeartCode© PALS Part 2 & 3    A7.7  HeartCode © Administration:  Assigning Individual Assignments    A7.8  HeartCode© Card Processing    A7.9  Curriculum Development    A7.10  Computer hardware/software work order    A7.11  Phone work order (OIT)    A7.12  Contacting HealthStream©    A7.13  Purchasing of Equipment and Supplies    A7.14  Financial Requests    A7.15  Contacting Laerdal    A7.16  A/V Failure Contact Procedure  A7.17  Contacting B‐Line Medical Inc.    A7.18  Contacting Digital Network Group (DNG)    A7.19  Media Relations and Information Requests    A7.20  Covered Expenses ‐ Submitting Travel Information after Trip  Appendix 8 Simulation Center Equipment Inventory  Appendix 9 American Heart Association Program Administration Manual (PAM) current ed.    Appendix 10 Job Descriptions    A10.1   Medical Director/Associate Medical Director    A10.2  Director of Operations    A10.3  Simulation Specialists      A10.4  Administrative Assistant  Appendix 11 Performance Standards    A11.1  Simulation Specialist    A11.2  Administrative Assistant  Appendix 12 Maintenance of Certification in Anesthesia (MOCA)  Appendix 13 Medical Education Building, 2nd Floor Plan          8 | P a g e 1. General Information  1.1 Mission Statement and Core Values      Mission  To provide state‐of‐the‐art health care education and research using  simulation technology to promote superior clinical care and patient  safety by delivering quality immersive education to healthcare  professionals and the community    Core Values  Accountability  Respect  Integrity  Innovation  Service through Teamwork  Excellence      1.2 Governance    9 | P a g e Dean, School of Medicine Sr. Assoc. Dean,  Educational Affairs Chief Administrative  Officer, Medical  Education Director, Medical  Education  Simulation Center Assoc. Director,  Medical Education  Simulation Center Director of  Operations, Medical  Education  Simulation Center       1.3 Decision‐Making Process  This center operates on a hierarchical organizational structure within the Medical Education,  School of Medicine.  All decisions are made by the director, assoc. director and/or director of  operations.  Day‐to‐day operations are the responsibility of the director of operations.  All  scheduling is funneled through the administrative assistant to the director of operations for  evaluation.  Scheduling conflicts, customer service issues, disagreements with policy or other  uncertainties is the responsibility of the director of operations.  If such issues cannot be resolved,  the issue(s) will be elevated up the chain of command.  Decisions regarding equipment purchases  and prioritizing projects rests with the directors and director of operations with counsel from the  simulation specialists.  1.4 Required Event or Course Acknowledgements  The Medical Education Simulation Center will be acknowledged in all photographs, research,  abstracts, publications, presentations where the Medical Education Simulation Center had a part.   The simulation center shall be acknowledged as “University of California Irvine Medical Education  Simulation Center.”  Any and all photographs, research, abstracts, publications, presentations,  where the Medical Education Simulation Center had a part, will be submitted minimum two (2)  months prior to external customer reveal to the Director, Medical Education Simulation Center.   This is to ensure that the Medical Education Simulation Center has quality representation and is  in the best interest of both the School of Medicine, and the Medical Education Simulation Center.  10 | P a g e

Description:
may result in denial of use of simulation center computer equipment or denial of utilize the simulation center. simulator controls and programming.
ebook img

University of California Irvine policy manual – abridged PDF

102 Pages·2014·0.83 MB·English
by  
Save to my drive
Quick download
Download
Upgrade Premium
Most books are stored in the elastic cloud where traffic is expensive. For this reason, we have a limit on daily download.

Preview University of California Irvine policy manual – abridged

This version is condensed for publishing on web          University of California Irvine Medical Education Simulation Center Policies and Procedures Academic Year 2014‐2015 Author Acknowledgements    University of California Irvine Medical Education Center would like to acknowledge the Society of  Simulation in Healthcare (SSH) whose template for which this policy manual is loosely based.    LEADERSHIP  Cameron Ricks  Director, Medical Education Simulation Center    Keith A. Beaulieu  Director of Operations    SIMULATION SPECIALISTS  Cris Hancek  Simulation Specialist    John Vicente  Simulation Specialist    ADMINISTRATIVE SUPPORT  Catarina DeCarvalho  Administrative Assistant            2 | P a g e Table of Contents  1.  GENERAL INFORMATION  1.1   Mission Statement and Core Values  1.2   Governance  1.3   Decision Making Process  1.4   Required Event and Course Acknowledgement  1.5   Simulation Brand Use Policies  1.6   Hours of Operation  1.7   Parking and Parking Reciprocity  1.8   Terminology  1.9   Food and Drink Policy  1.9.1  Failure to Comply  1.10  Computer Usage Policy  1.11  Student Study Space  1.12  Dress Code  1.13  Access to Information  1.14  Illness  1.15  Alcohol and Substance Abuse Policy  1.16  Disability  1.17  Occupational Exposure and Injuries  1.18  Medical Emergencies  2.  PERSONNEL  2.1   Policies and Guidelines  2.2   Union Contracts  2.3   Personnel and Human Resource Contacts  2.4   Job Descriptions  2.5   Performance Standards  2.6   Graduation Activities  2.7    Simulation Fellows  2.8   Simulation Residents  2.9    Simulation Elective (615 A)  3.  ADMINISTRATION INFORMATION  3.1   Support Staff and Contract Tree  3.2   Overtime Policy  3.3   Organizational Chart  3.4   Hiring and Orientation  3.5   Supervision and Appraisals  3.6   Liaison Committee on Medical Education (LCME) Accreditation  3.7   Maintenance of Certification in Anesthesia (MOCA)  3.8   Web Presence  4.  COURSE DIRECTORS AND INSTRUCTORS  4.1   Medical Students  4.2   Nursing Program  4.3   Faculty  4.4   Instructor Training  4.5   Code of Conduct  4.6   Equipment Utilization  3 | P a g e 5. COURSE INFORMATION  5.1   Course Development Policy  5.2   Course Preparation  5.3   Course Registration  5.4   Course Evaluation  5.5   HeartCode©  6.  COURSE PARTICIPANTS/LEARNERS  6.1   Code of Conduct  6.2   Cellular Phone Usage  6.3   Dress Code and Other Requirements  6.4   Fiction Contract  6.5    Participant/learner Tardiness  6.6   Evaluations/surveys  7.  SCHEDULING  7.1   Approval Process  7.1.1  New Course  7.1.2  Recurring Course  7.2   Scheduling Process  7.2.1  Annual Department Scheduling  7.3   Notification  7.4   Cancellation  7.5   Priority  7.6   Recording of Scheduled Events  7.6.1  General  7.6.2  Photography/video/audio  7.6.3  Research  7.7   Severe Weather Policy  7.8   Utility/electrical Failure  7.9   Parking Permits  7.10  Reserving of Calendar  8.  TOURS/DEMONSTRATIONS/OUTREACH  8.1   Tour Request  8.2   Requirements  8.3   Cancellations  8.4   Right to Refuse/terminate  8.5   Parking Permits  9.  EQUIPMENT  9.1   Equipment Loan Policy  9.2   Standard Center Equipment  9.3   Budget Source  9.4    Acquisition Policy and Procedures  9.5   Maintenance and Care  9.6    Breakage and Repair  9.7   Off‐site Utilization/In‐situ  10.  SUPPLIES  10.1  Budget Source  10.2  Acquisition Policy and Procedures  10.3  Organization  4 | P a g e 10.4  Usage and re‐usage  10.5  Skin Replacement  11.  SCENARIO  11.1  Scenario Development  11.2  Scenario Structure  11.3  Authorship  11.4  Audio/visual Storage  11.5  Utilization of Scenarios  11.6  Quality Assurance  11.7  Debriefing  12.  OPERATIONS  12.1  Utilization of Simulation Staff  12.2  Start‐up/shut down Process  12.3   Security of Information  12.4  Simulator/task trainer Maintenance  12.5  Course Supplies  12.6  Course Preparation  12.6.1  Medical Student/resident  12.6.2  External Courses/symposiums  12.6.3  Tours/demonstrations/outreach  12.6.4  HeartCode ©  12.7  Course Turnover  12.8  After hours/holiday Access  12.9  Student Study Space  13.  VIDEO RECORDING AND RELEASE  13.1  Confidentiality  13.2  Forms  13.3  Video Recording Policy  13.4  Video Distribution Policy  13.5  Video Destruction Policy  13.5.1  Digital Video Recording  13.5.2  Handwritten/typed/photocopied Curriculum  13.5.3  Student Rosters  13.5.4  Administrative Documentation  14. FISCAL  14.1  Fee Structure  14.2  Budget  14.3  Required Reporting  14.3.1  Mandatory Monthly Reporting  14.3.2  Mandatory Yearly Reporting  14.4  Annual Budget Reporting Requirements  14.5  Required Academic Year (AY) End Documentation  14.6  Purchase Acquisition Procedure  14.7  Reimbursement Process  14.8  Payroll  15.  TRAVEL AND MEETING ATTENDANCE  15.1  Meetings/conferences  15.2  Reimbursement Policy  5 | P a g e 15.3   Covered Expenses  15.4   Un‐allowed Expenses  15.5  Documentation Requirements  15.6  Process  16.  RESEARCH  16.1  IRB Policy  16.2  Publication Policy  16.3  Authorship Rules  16.4   Data Collection Responsibility  16.5  Security  16.6  Fee for Use  16.6.1  Funded Research  16.6.2  Unfunded Research  16.6.3  Arriving at a Fee  16.6.4  Exception to Policy  16.7  Industry Research/usability/Beta Testing  16.7.1  Arriving at a Fee  16.7.2  Use of UC Irvine IRB Process  16.8  Research Recordkeeping  17.  SAFETY AND SECURITY  17.1  Emergencies  17.1.1  Plans and Procedures  17.1.2  Campus Evacuation/assembly areas  17.1.3  Other Important Numbers  18.  CUSTOMER RELATIONS POLICY  18.1  Dispute Resolution  18.1.1  Staff  18.1.2  Staff and Instructor  18.1.3  Staff and Student  18.1.4   Staff and other  18.2  Public Affairs/Communications  18.2.1  Talking to News Media  18.2.2  Information dissemination  18.3  Marketing  18.3.1  Direct Mail  18.3.2  World Wide Web  19. CONTINUING MEDICAL EDUCATION  19.1  Current List of CME Approved Courses  19.2  Recertification Policy  19.3  Fee Structure  19.4  Mandatory Elements and Documentation  20. QUALITY IMPROVEMENT/ASSURANCE  20.1  Curriculum/courses  20.2  Sessions  20.3  External/other          6 | P a g e APPENDICES  Appendix 1 Fee Structure    A1.1  On‐Campus    A1.2  Off‐Campus  Appendix 2 Emergency Procedures    A2.1  Emergency Procedure Flipchart    A2.2  Location of fire alarm/fire extinguisher/hose    A2.3  Simulation Center Egress Map    A2.4  Hazardous Materials Incidents    A2.5  Blood Exposure and Medical Emergencies  Appendix 3 Emergency Update Form  Appendix 4 Forms  A4.1  Confidentiality Form    A4.2   Recording Form    A4.3  Equipment Loan Request Form    A4.4  New Course Form (web)    A4.5  New Session Form (web)    A4.6  New HeartCode© Form (web)    A4.7  Duke Template    A4.8  Session Preparation Template    A4.8  Staff Meeting Template    A4.9  UC Health PowerPoint Template    A4.10  Maintenance and Care Worksheet    A4.11  New Employee Orientation Sheet    A4.12  Job Description Acknowledgement Sheet    A4.13  Annual Performance Review     A4.14  Employee Feedback Form    A4.15   UCI Requisition Form    A4.16  Campus Order Form    A4.17  Letterhead Template    A4.18  Fax Template    A4.19  Equipment Loan Log    A4.20  Session Sign In     A4.21  Instructor/Course Evaluation  Appendix 5 Simulation Center Care and Maintenance  Appendix 6 Audio Visual Equipment    A6.1   Location of Owners Manuals    A6.2  Server Room    A6.3  Audio/Visual Equipment List    A6.4  B‐Line System IP addresses    A6.5  Digital Networks Group (DNG)  Appendix 7 Procedures    A7.1   New Course    A7.2  Scheduling    A7.3  New Scenario (Existing Course)  7 | P a g e A7.4  HeartCode© Sign up    A7.5  Scheduling HeartCode© BLS/ACLS Part 2    A7.6  Scheduling HeartCode© PALS Part 2 & 3    A7.7  HeartCode © Administration:  Assigning Individual Assignments    A7.8  HeartCode© Card Processing    A7.9  Curriculum Development    A7.10  Computer hardware/software work order    A7.11  Phone work order (OIT)    A7.12  Contacting HealthStream©    A7.13  Purchasing of Equipment and Supplies    A7.14  Financial Requests    A7.15  Contacting Laerdal    A7.16  A/V Failure Contact Procedure  A7.17  Contacting B‐Line Medical Inc.    A7.18  Contacting Digital Network Group (DNG)    A7.19  Media Relations and Information Requests    A7.20  Covered Expenses ‐ Submitting Travel Information after Trip  Appendix 8 Simulation Center Equipment Inventory  Appendix 9 American Heart Association Program Administration Manual (PAM) current ed.    Appendix 10 Job Descriptions    A10.1   Medical Director/Associate Medical Director    A10.2  Director of Operations    A10.3  Simulation Specialists      A10.4  Administrative Assistant  Appendix 11 Performance Standards    A11.1  Simulation Specialist    A11.2  Administrative Assistant  Appendix 12 Maintenance of Certification in Anesthesia (MOCA)  Appendix 13 Medical Education Building, 2nd Floor Plan          8 | P a g e 1. General Information  1.1 Mission Statement and Core Values      Mission  To provide state‐of‐the‐art health care education and research using  simulation technology to promote superior clinical care and patient  safety by delivering quality immersive education to healthcare  professionals and the community    Core Values  Accountability  Respect  Integrity  Innovation  Service through Teamwork  Excellence      1.2 Governance    9 | P a g e Dean, School of Medicine Sr. Assoc. Dean,  Educational Affairs Chief Administrative  Officer, Medical  Education Director, Medical  Education  Simulation Center Assoc. Director,  Medical Education  Simulation Center Director of  Operations, Medical  Education  Simulation Center       1.3 Decision‐Making Process  This center operates on a hierarchical organizational structure within the Medical Education,  School of Medicine.  All decisions are made by the director, assoc. director and/or director of  operations.  Day‐to‐day operations are the responsibility of the director of operations.  All  scheduling is funneled through the administrative assistant to the director of operations for  evaluation.  Scheduling conflicts, customer service issues, disagreements with policy or other  uncertainties is the responsibility of the director of operations.  If such issues cannot be resolved,  the issue(s) will be elevated up the chain of command.  Decisions regarding equipment purchases  and prioritizing projects rests with the directors and director of operations with counsel from the  simulation specialists.  1.4 Required Event or Course Acknowledgements  The Medical Education Simulation Center will be acknowledged in all photographs, research,  abstracts, publications, presentations where the Medical Education Simulation Center had a part.   The simulation center shall be acknowledged as “University of California Irvine Medical Education  Simulation Center.”  Any and all photographs, research, abstracts, publications, presentations,  where the Medical Education Simulation Center had a part, will be submitted minimum two (2)  months prior to external customer reveal to the Director, Medical Education Simulation Center.   This is to ensure that the Medical Education Simulation Center has quality representation and is  in the best interest of both the School of Medicine, and the Medical Education Simulation Center.  10 | P a g e

Description:
may result in denial of use of simulation center computer equipment or denial of utilize the simulation center. simulator controls and programming.
See more

The list of books you might like

Upgrade Premium
Most books are stored in the elastic cloud where traffic is expensive. For this reason, we have a limit on daily download.
DMCA & Copyright: Dear all, most of the website is community built, users are uploading hundred of books everyday, which makes really hard for us to identify copyrighted material, please contact us if you want any material removed.
Copyright @ PDFdrive.to, 2022 | We love our users