universidad central del ecuador facultad de ciencias administrativas escuela de contabilidad y ...

225 Pages·2012·3.69 MB·English

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

“DESARROLLO DE UN MANUAL CONTABLE PARA EL SISTEMA SAFI,
APLICABLE A LA EMPRESA VETFLEXX S.A UBICADA EN LA CIUDAD
DE QUITO”

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD
Y AUDITORÍA
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

AUTOR: DARIO JAVIER FLORES PILLAJO

DIRECTOR DE TESIS: DR. GUILLERMO PROAÑO GÓNGORA

QUITO, DM. MAYO, 2012
Dedicatoria
A Dios porque cuando tuve dudas o inconvenientes en mi
vida estudiantil y profesional estuvo ahí, apoyándome y
dándome fuerzas mediante esos ángeles maravillosos que
son mi padre, mi madre, mi esposa y mi hija.

Gracias mamá y papá por todos los valores que me
enseñaron a lo largo de toda mi vida y por estar siempre a
mi lado en los momentos mas difíciles.

A mi esposa Evelyn, tú eres el pilar de este sueño, gracias
por todo tu apoyo, comprensión y ejemplo de superación
que me ayudo a seguir adelante día a día.

A mi hija Vianca por ser la luz que llego a mi vida para
darme fuerzas y fortaleza para llegar a cumplir este sueño
maravilloso de ser un profesional.

A mi hermano y hermanas, en especial a Robert por ser un
segundo padre, quien con su ejemplo me enseño a ser un
hombre de bien y luchar por cumplir todas las metas
propuestas en mi vida.
DARIO FLORES

ii
Agradecimiento

Al Dr. Guillermo Proaño Góngora, gracias a su acertada
manera de dirección en el desarrollo de este trabajo.
Al Dr. Cristian Sotomayor y a su distinguida esposa por
todas las enseñanzas diarias las cuales me han ayudado a
ser un estudiante y un profesional de éxito, a todas
aquellas personas que de alguna manera fueron parte de
este gran reto de mi vida. Gracias por su colaboración
desinteresada.

DARIO FLORES

iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Dario Javier Flores Pillajo en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada
sobre “DESARROLLO DE UN MANUAL CONTABLE EN BASE AL SISTEMA SAFI,
PARA LA EMPRESA VETFLEXX S.A UBICADA EN LA CIUDAD QUITO, por la presente
autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que
me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, a 10 de octubre 2012

__________________________
Dario Javier Flores Pillajo
C.C. 1715126775
E-MAIL:
v
ÍNDICE DE CONTENIDO
PÁGINA
Introducción 1
CAPÍTULO I
1 Antecedentes de la empresa 4
1.1 Constitución y Aspectos Legales 6
1.2 Ubicación 7
1.3 Misión (Propuesta) 8
1.4 Visión (Propuesta) 8
1.5 Objetivos (Propuestos) 9
1.6 Valores (Propuestos) 11
1.7 Organigrama Estructural (Propuesto) 12
1.8 Situación actual de la empresa en relación al sistema SAFI 12
1.8.1 Módulo de contabilidad general (Estados Financieros) 13
1.8.2 Módulo de Tesorería (Caja Bancos) 15
1.8.3 Módulo de Cuentas por Pagar 15
1.8.4 Módulo de Inventarios 15
1.8.5 Módulo de Facturación 16
1.8.6 Módulo de Cuentas por Cobrar 16
1.8.7 Nómina y Administración de Personal 16
1.8.8 Propiedad Planta y Equipo 17
1.9 Manejo del sistema SAFI por áreas 17
1.9.1 Manejo del sistema por el área de recepción 18
1.9.2 Manejo del sistema por el área de contabilidad 19
1.9.3 Manejo del sistema por el Gerente Administrativo Financiero 20
1.10 FODA 22
CAPÍTULO II
2 Descripción de puestos y funciones de la empresa VETFLEXX S.A. 25
2.1 Perfil para el cargo de Gerente Administrativo Financiero 26
vi
2.2 Perfil para el cargo de Contador General 30
2.3 Perfil para el cargo de Recepción 33
CAPÍTULO III
3 Conocimiento del sistema 39
3.1 Importancia de la información 39
3.2 Sistema de Información 40
3.3 Elementos de un sistema de información 41
3.4 Clasificación de los sistemas de información 42
3.5 Características de los sistemas de información 42
3.6 Sistema SAFI 43
3.6.1 Introducción 43
3.6.2 Ventajas del Sistema 45
3.6.3 Requerimientos de Hardware y Software 46
3.6.4 Requerimientos profesionales 47
3.6.5 Usuarios del sistema 47
3.6.6 Módulos del sistema 49
3.6.7 Menú principal de los módulos 51
3.6.7.1 Sub menú del módulo de Contabilidad General 52
3.6.7.2 Sub menú del módulo de Tesorería 55
3.6.7.3 Sub menú del módulo de Cuentas por Pagar 58
3.6.7.4 Sub menú de módulo de Inventarios 60
3.6.7.5 Sub menú del módulo de Facturación 63
3.6.7.6 Sub menú del módulo de Cuentas por Cobrar 66
3.6.7.7 Sub menú del módulo de Nomina y Administración de Personal 68
3.6.7.8 Sub menú del módulo de Activos Fijos 71
3.6.7.9 SAFINS 72
3.7 Precauciones y recomendaciones 74
CAPÍTULO IV
4 Parametrización del Sistema 75
vii
4.1 Parametrización general 75
4.1.1 Crear una empresa 75
4.1.2 Creación de usuarios 78
4.1.3 Asignación de claves 81
4.2 Parametrización por módulos 82
4.2.1 Creación del plan de cuentas 82
4.2.2 Plan de cuentas 84
4.2.3 Parametrización del módulo de Contabilidad 96
4.2.4 Parametrización del módulo de Tesorería 96
4.2.4.1 Determinar partidas de Caja y Bancos 97
4.2.4.2 Tabla de Retención en la Fuente 99
4.3 Parametrización del módulo de Cuentas por Pagar 100
4.3.1 Proveedores-Acreedores 101
4.3.2 Creación de un Proveedor 102
4.4 Parametrización del módulo de Inventarios 105
4.4.1 Parametrización generales módulo de inventarios 107
4.4.2 Creación de productos 108
4.5 Parametrización Cuentas por Cobrar 110
4.5.1 Creación de zonas 111
4.5.2 Creación de vendedores 112
4.5.3 Parametrización módulo de Facturación 113
4.5.4 Ingreso de autorización SRI facturas de proveedores 114
4.6 Parametrización módulo de Nómina y Administración de Personal 115
4.6.1 Ingreso de datos del personal 115
4.7 Parametrización del módulo de Activos Fijos 117
4.7.1 Creación de un grupo de Activos Fijos 117
CAPÍTULO V
5 Desarrollo del manual contable 120
5.1 Objetivos 120
viii
5.2 Objetivos específicos 121
5.3 Alcance 121
5.4 Funciones y características de la información contable 122
5.5 Control interno 123
5.5.1 Control interno previo 123
5.5.2 Control interno concurrente 124
5.5.3 Control interno posterior 124
5.5.4 El proceso contable 124
5.5.5 Ingreso de documentos fuente 126
5.5.6 Emisión de Estados Financieros 126
5.5.7 Compensación de Saldos 129
5.5.8 Reconocimientos de Ingresos y Gastos 130
5.5.9 Ajustes mensuales 130
5.5.10 Asignación de Costos 131
5.5.11 Las funciones de las Cuentas 131
5.5.12 Cuentas Reales o de Balance 131
5.5.12.1 Activo 132
5.5.12.2 Pasivo 133
5.5.12.3 Patrimonio 135
5.5.12.4 Ingresos 136
5.5.12.5 Gastos 136
5.5.12.6 Costo de Ventas 137
5.5.13 Registro y archivo de documentación contable 138
5.5.14 Apertura de libros en el sistema SAFI 138
5.5.15 Revisión de documentos y comprobantes 139
5.5.16 El asiento contable jornalización en el diario general 139
5.5.17 Mayorización 140
5.5.17.1 El libro mayor general 140
5.5.18 Balance de Comprobación 141
ix
5.5.19 Saldos y datos iniciales por módulo 142
5.5.19.1 Contabilidad 142
5.5.19.2 Tesorería 142
5.5.19.3 Cuentas por Pagar 142
5.5.19.3.1 Proveedores 144
5.5.19.3.2 Pedido a Proveedores 145
5.5.19.3.3 Recepción de Productos 146
5.5.19.3.4 Recepción de Facturas de Proveedores 146
5.5.19.3.5 Procedimiento de compras de mercaderías al contado 146
5.5.19.3.6 Procedimiento de compras de mercaderías a crédito 148
5.5.19.4 Inventarios 149
5.5.19.4.1 Valoración de un Inventario 150
5.5.19.4.2 Fases para realizar el Inventario 153
5.5.19.5 Facturación 154
5.5.19.6 Cuentas por Cobrar 154
5.5.19.6.1 Política para Cuentas por Cobrar 156
5.5.19.7 Activos Fijos 156
5.5.19.7.1 Análisis de Propiedad Planta y Equipo 157
5.5.19.7.2 Identificación y valorización de Activos Fijos 159
5.5.19.7.3 Procedimientos para la compra de Activos Fijos 160
5.5.19.8 Nómina y Administración de Personal 162
5.5.19.8.1 Liquidaciones del personal 162
5.5.20 Ingreso de Transacciones 164
5.5.20.1 Tesorería 165
5.5.20.1.1 Mayorización 168
5.5.20.1.2 Desmayorización de un asiento contable 169
5.5.20.1.3 Egreso-Cancelación de un Gasto 170
5.5.20.2 Inventarios 173
5.5.20.2.1 Integración del módulo de Inventarios 175
x