toplantı ve sunu teknikleri

184 Pages·2013·12.26 MB·Turkish

T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2965
AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1920

TOPLANTI VE SUNU TEKNİKLERİ

Yazarlar
Öğr.Gör. Orkun ŞEN (Ünite 1-4)
Doç.Dr. Hasan ÇALIŞKAN (Ünite 5, 6)

Editör
Yrd.Doç.Dr. Ahmet Atilla DOĞAN

(cid:1)
ANADOLU ÜNİVERSİTESİ

(cid:1) i
Bu kitabın basım, yayım ve satış hakları Anadolu Üniversitesine aittir.
“Uzaktan Öğretim” tekniğine uygun olarak hazırlanan bu kitabın bütün hakları saklıdır.
İlgili kuruluştan izin almadan kitabın tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt
veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz.

Copyright © 2013 by Anadolu University
All rights reserved
No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted
in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without
permission in writing from the University.

UZAKTAN ÖĞRETİM TASARIM BİRİMİ

Genel Koordinatör
Doç.Dr. Müjgan Bozkaya

Genel Koordinatör Yardımcısı
Doç.Dr. Hasan Çalışkan

Öğretim Tasarımcıları
Yrd.Doç.Dr. Seçil Banar
Öğr.Gör.Dr. Mediha Tezcan

Grafik Tasarım Yönetmenleri
Prof. Tevfik Fikret Uçar
Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız
Öğr.Gör. Nilgün Salur

Kitap Koordinasyon Birimi
Uzm. Nermin Özgür

Kapak Düzeni
Prof. Tevfik Fikret Uçar
Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız

Grafiker
Gülşah Karabulut

Dizgi
Açıköğretim Fakültesi Dizgi Ekibi

Toplantı ve Sunu Teknikleri

ISBN
978-975-06-1627-3

1. Baskı

Bu kitap ANADOLU ÜNİVERSİTESİ Web-Ofset Tesislerinde 20.000 adet basılmıştır.
ESKİŞEHİR, Ocak 2013
(cid:1) i i
İçindekiler

Önsöz (cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4).... iv

1. Toplantılara Kavramsal Yaklaşım(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 2
2. Toplantı Türleri(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4).(cid:4) 28
3. Toplantı Yönetimi(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4).(cid:4)(cid:4)(cid:4) 60
4. Toplantılardaki Görev ve Sorumluluklar(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4).(cid:4)..(cid:4).(cid:4)(cid:4) 88
5. Etkili Sunuşlar ve Özellikleri:Hazırlık Aşaması(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 116
6. Sunuş İçeriğinin ve Görsellerin Düzenlenmesi(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4)(cid:4) 148

(cid:1)
ii i
Önsöz
Sevgili Öğrenciler,
Bazı sektörlerde çalışma hayatı toplantılar üzerine kuruludur denilebilir. Özellikle yöneticiler için günlük
çalışma süresinin bir bölümü çeşitli toplantılara katılmakla geçmektedir. Yöneticiler ve yönetim
kademesine yakın çalışanların mesaisi; toplantı öncesi çalışma, toplantıya katılma ve toplantı sonrası
çalışma olarak üçe ayrılabilir. Yapılan araştırmalar karar alma süreçlerine yönelik çalışan kadroların daha
çok toplantıya katıldığını göstermektedir.
Toplantılar; bilgi almak, bilgi vermek, sorun çözmek, karar almak, eğitmek, koordine etmek, farklı
görüşleri öğrenmek veya benzeri birçok amaçla düzenlenir. Birçok türleri vardır. Ancak tümünün ortak
özelliği iletişim ortamları olmasıdır. Yöneticiler bu iletişim ortamlarını iyi yönetebildikleri takdirde
başarılı olacaklarını iyi bilirler. Bu nedenle etkin ve verimli toplantı için bazı temel ilkelere dikkat etmek
gereklidir.
Toplantı ve Sunu Teknikleri ders kitabında yer alan teorik bilgiler, yöneticilerin, yönetici asistanlarının ve
konuyla ilgili diğer elemanların yararlanabileceği biçimde ele alınmış ve örneklenmiştir. Böylece konu ve
yöntemler uygulamaya dönük ve alanla ilgili herkese daha yararlı hale getirilmiştir. Her ünitenin sonuna,
hemen her gün yönetici asistanlarının veya toplantı düzenleyicilerinin karşılaşabileceği problem örnekleri
konularak bunları analiz etme, eleştirme olanağı yaratılmıştır.
Kitap altı üniteden oluşmaktadır. Birinci, ikinci ve üçüncü ünitede toplantılara kavramsal yaklaşımlar,
toplantı türleri ve toplantı yönetimi konuları ele alınmıştır. Dördüncü ünitede toplantılardaki görev
sorumluluklar ayrıntılı olarak incelenmiştir. Beşinci ünitede ise etkili konuşma incelenmiştir. Son ünitede
ise bilginin görsel sunumuna değinilerek etkili bir sunum için kullanılacak görsellerde dikkat edilecek
hususlara yer verilmiştir.
Sevgili öğrenciler, ünitelerin sonunda yer alan Kendimizi Sınayalım adlı bölüm ünite içinde anlatılan
konulara ilişkin çoktan seçmeli bir sınavdır. Lütfen bu sorulara cevap vermeye çalışın ve yanlış
cevapladığınız her soru için ünitenin ilgili kısmını yeniden okuyun. Bu sizin konuyu daha iyi anlamanıza
yardımcı olacaktır. Üniteleri çalışırken karşılaşacağınız yönlendirmelerin de incelenmesi ve gereğinin
yerine getirilmesi, konunun pekiştirilmesi yönünden yararlı olacaktır. Böylelikle öğrendikleriniz kalıcı
olacaktır. Bu yayının hazırlanmasında emeği geçen herkese, özellikle de alan uzmanı, Yrd.Doç.Dr.
Nuran Öztürk Başpınar’a teşekkürlerimi sunarım.
Bu kitabın yöneticiler ve yönetim kademesine yakın çalışanlar başta olmak üzere; kariyerine güç katmak
isteyen herkesin toplantı yönetimi ve sunumuna katkıda bulunmasını dilerim.

Editör
Yrd.Doç.Dr. Ahmet Atilla DOĞAN

iv

1
(cid:1)
(cid:1)
(cid:1)
(cid:1)
(cid:1)
(cid:1)
Amaçlarımız(cid:1)(cid:1)
Bu üniteyi tamamladıktan sonra;
Toplantı kavramı ve tanımını açıklayabilecek,
Toplantıların amaçlarını sıralayabilecek,
Toplantı sürecini açıklayabilecek,
Toplantıları nasıl denetlenebileceğini açıklayabilecek,
Toplantı kültürü kavramını açıklayabilecek
bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.

Anahtar Kavramlar
Toplantı Toplantı Kültürü
Grup Denetleme
Takım Toplantı Süreci
Amaç

İçindekiler
(cid:1) Giriş
(cid:1) Toplantı Kavramı ve Tanımı
(cid:1) Toplantıların Amaçları
(cid:1) Toplantı Süreci
(cid:1) Toplantı Denetimi
(cid:1) Toplantı Kültürü
(cid:1) Ek-1:Düzen Kuralları
(cid:1) Ek-2:Toplantı Tutanakları
2
(cid:1) (cid:1)
Toplantılara Kavramsal
Yaklaşım
GİRİŞ
Katılımcıların bilgi sahibi olmaları, düşünce ve önerilerin ortaya konması ve üyeler arasında birlik ve
beraberliği teşvik etmek gibi nedenlerle toplantılar düzenlenmektedir. Toplantılar insanların bir araya
gelerek belirli konularda görüşmelerine olanak tanımaktadır. Toplantılar ayrıca; insanlar arasında iletişim
sağlamak, yaratıcı fikirler üretmek, dolaylı eğitim yapmak gibi amaçlar için önemli bir konumda
bulunmaktadır.
Toplantı ya da konferans planlandığında hazırlıkları informal bir biçimde yöneticilerin bürolarında ve
yönetici asistanları tarafından yürütülebilmektedir. Ya da yönetim personelinin çalışmalarının büyük bir
kısmını oluşturacak şekilde bu iş için örgütlenmiş bir birimde de gerçekleştirilebilmektedir. Ayrıca belirli
bir ücret karşılığında aracı görevi üstlenerek “profesyonel toplantı düzenleyicileri”nden de destek
alınabilmektedir.
Mevcut örgüt yapılarında faaliyetlerin başarılı bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için yönetim
uygulamalarının etkili bir biçimde uygulanması örgütlerin öncelikli amaçları arasında yer almaktadır. Bu
amaçlara ulaşma yolunda yöneticinin yönetsel yeteneği ve aynı zamanda toplantıları verimli bir biçimde
yönetebilme becerisi önem taşımaktadır. Yöneticilerin toplantıları yönetebilme becerisi, toplantıların
gelişimini etkileyen faktörlerin bilinmesiyle daha da verimli bir hal alacaktır. Bu faktörler:
• Proje merkezli çalışmalar,
• Çapraz faaliyet gösteren ekipler (örgüt içinde yer alan farklı birimlerin iş birliği ve
koordinasyonu),
• Kendi kendilerini yöneten ekipler,
• Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar,
• Pazar ilişkileri,
• Kaynak yaratım faaliyetleri,
• İç ve dış bağlantılar,
• İç ve dış danışmanlıklar,
• Örgütlerin kendi içlerindeki yoğun ilişkiler,
• Örgütlerin büyümesi ve toplantı gereksinimi duymaları,
• Uluslararası ve ulusal resmi, yarı resmi örgütlerin ve çok uluslu şirket sayısındaki artış ve
bunların toplantı yama gereksinimi duymaları,
• Bilimsel, teknolojik ve mesleki uzmanlıkların ve bilgilerin gelişmesi ve bu alanlarda bilgi
alışverişi gereğinin doğması,
• Yeni ürünlerin tanıtılması amacıyla yapılan sergi ve fuar etkinlikleri yanında toplantıların
düzenlenmesi,
3
(cid:1) (cid:1)
• Sektörel ilişkilerin gelişmesi,
• Toplantı organizatörlüğünün bir meslek olarak gelişmesi,
• Toplantıların, turlarla birleştirilerek turistik bir olgu durumuna getirilmesi,
• Turizm işletmelerinin toplantı pazarına ilişkin çalışmaları ve
• Toplantı teknolojilerinin gelişmesi biçiminde sıralanabilmektedir.

TOPLANTI KAVRAMI VE TANIMI
Toplantı; yöneticilerin ortak problemleri çözümlemek amacıyla bir araya gelip belirli konular üzerinde
tartışmaları süreci, bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmasıyla gerçekleştirilen
birleşim olarak ifade edilmektedir. TDK sözlüğünde ise toplantı; birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir
araya gelmesi, içtima; bir meclisin bir yıl içindeki birleşimlerinin her biri; toplanma, bir araya gelme
biçiminde tanımlanmaktadır.
Toplantılar insanların iletişimlerini sağladıkları ortak yöntemlerden biri olmakla birlikte bir gündem
üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılmalarıyla yapılmaktadır. Toplantılar, insanların belli bir
zaman ve yerde bilgi alışverişi yapmak ya da bir karara varabilmek için önceden belirlenmiş biçimde bir
araya gelmeleri ve kolektif düşünce üretme tekniği olarak ifade edilmektedir. Literatürde yer alan çeşitli
toplantı tanımları ise;
• Birden çok kişinin bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya
gelmeleri,
• Özel bir iş konusunda görüşmek üzere iki ya da daha fazla kişinin bir araya gelmesi,
• Bir grup insanın belirlenmiş bir konuyu, bir başkanın yöneticiliğinde tartışmak üzere bir araya
gelmeleri,
• Üç veya daha fazla kişinin bir araya gelerek yüz yüze bir çalışma içine girmeleri,
• Birden çok kimsenin belli bir amaçla bir araya gelmesi, toplanması,
• Bir gündeme bağlanmış, gündemde buluunan konuları görüşmek için ilgililerin katılımıyla
yapılan birleşim olarak ifade edilmektedir.
Toplantı genel anlamda ifade edilmek istenirse; soruları cevaplandırmak, sorunları ortaya çıkarmak,
çözmek, anlaşmaya varmak, personeli aydınlatmak vb. amaçlarla bir kişinin başkanlığında ya da birden
çok kişinin yüz yüze gelerek oluşturdukları iletişim ortamı ve bu ortamda gerçekleştirilen faaliyetler
olarak tanımlanır. İletişim ortamı kavramı geçmişken şunu da belirtmek gerekir ki günümüzde yüzyüze
gelme teknoloji aracılığı ile de gerçekleştirilmekte, telekonferans teknolojisi ile farklı mekanlardaki
kişiler online iletişim olanaklarıyla bulundukları mekanlardan ayrılmadan yüzyüze görüşme, toplanma
fırsatı bulabilmektedirler.
İş hayatının verimli, düzenli, sistemli olması ve birlikte çalışmanın
temini için toplantılar yapılmaktadır. Toplantılar insanlar tarafından yönetilir, toplantılara
insanlar katılır ve sonuç olarak insanlar için toplantılar yapılır.
İş hayatının verimli, düzenli, sistemli olması ve birlikte çalışmanın sağlanması için toplantılar
yapılmaktadır. Fakat toplantı kavramı konusunda yapılan en sık hatalardan biri toplantı yapılmasının
gerçekten gerekli olup olmadığına verilen kararın doğruluğu konusundadır. Sadece önceden planlandığı
için yapılan toplantıların zaman kaybından başka bir anlamı olmamaktadır. Toplantıların yapılmasının
gerekli olduğu durumlar:
• Belli bir konunun aydınlatılması ihtiyacının olması,
• Ekiple paylaşılacak düşüncelerin olması,
4
(cid:1) (cid:1)
• Gruptan bilgi almak istendiğinde,
• Bir soruna çözüm yolu aramak veya bir konuda karar vermenin gerekli olduğu durumlarda,
• Motive etmek, geri bildirim sağlamak, ikna etmek, eğitmek ve geliştirmek, statüyü güçlendirmek
istendiğinde ve
• Çalışanlardan toplantı yapılması yönünde bir istek geldiğinde toplantılar gerçekleştirilmelidir.

İletişim Aracı Olarak Toplantılar
Toplantı ve konferans gibi karşılıklı iletişimin bulunduğu ortamlarda katılımcılar yüz ifadelerini
değiştirmekte, düşüncelere dalmakta veya gülümsemektedirler. Gözlenilen bu davranışlara göre de
davranışlara yön verilir ve olumlu ya da olumsuz tepkiler gösterilebilmektedir. Toplantılarda
iletişimsizlik mümkün olmamakla birlikte toplantılardaki her katılımcı sözle veya beden diliyle
diğerlerine mesaj ulaştırmaktadır. Bu ulaştırılan mesajlar doğrultusunda ise davranışlar belirlenmektedir.
Başarılı bir iletişim için davranışlardaki karmaşıklığın kontrol altına alınması gerekmektedir. Örnek
olarak toplantılardaki iletişimlerde bireyler arası verilen tepkiler, alınan veya algılanan yanıtlar farklı
ipuçlarının gözlemlenmesi ile anlam kazanmaktadır. Beden dili, tutum ve davranışlar,
kullanılan kelimeler, ifadeler ve ses tonu bahsi geçen ipuçlarına örnek olarak gösterilebilir.
İletişim aracı olarak toplantılar toplantı fonksiyonları dahilinde verimli bir düzeye ulaşabilmektedir.
Hızlı karar verme: Gelecek hakkındaki görüşlerin neredeyse tamamı, değişim süreçlerinin gitgide
hızlandığına ve bununla başa çıkabilmek için bazı gereksinimleirn ortaya çıkacağına işaret etmektedir. Bu
nedenle karar verme işlevi eskiye oranla daha fazla işlerlik kazanmak zorundadır. Bir örgütün bünyesinde
çalışanların tümünü etkileyebilecek konularda söz sahibi kişilerin biraraya gelip sorunları tartışmaları ve
çözüme kavuştumaları için toplantıların önemli bir araç olduğu kesindir.
Bilginin yayılması: Yazılı notlar halinde dağıtıldığı zaman pek açık ya da ilgi çekici olmadığından
göz ardı edilen bazı bilgiler, toplantı aracılığıyla gerekli kişilere etkili bir biçimde aktarılabilmektedir.
Toplantıların biçimi iki yönlü iletişimin gerçekleşmesine olanak vermektedir. Çalışanların toplantılara
katılımı ne kadar artarsa, kendilerine sunulan bilgi ve fikirlere o kadar çok sahip çıkarlar.
İçsel değişiklikler: Çeşitli sorunlar ya da kendilerini doğrudan etkileyen uzun vadeli planlar
konusunda kendilerine danışılmadığını hisseden çalışanlar, çalıştıkları örgütte yaşanacak değişiklikleri
benimseme ve uygulama konusunda isteksiz olabilirler. Yeni bir politika izlemek ya da yönünü
değiştirmek isteyen örgütler çalışanları olabildiğince sık bir araya getirmelidir. Yeni politikalar ve
süreçler üzerinde görüşmek, değişim gereksinimlerinin ve değişim için gereken uygulamaların daha
kolayca ortaya çıkmasını sağlamaktadır. Bu nedenle içsel değişiklikler konusunda toplantılar
düzenleyerek çalışanları işin içine katmak onları “karanlıkta bırakmak” politikasına göre çok daha başarılı
olacaktır.
Dışsal değişiklikler: Çoğu örgüt için dışa dönük çalışma ortamlarında öylesine hızlı bir değişim
yaşanmaktadır ki örgüt bünyesinde çalışanlar arasında bilgi alışverişi büyük önem kazanmıştır. Örnek
olarak; rakip firmalar, ekonominin genel durumu, ürünler hakkında basına yapılacak açıklamalar gibi
konular çalışanlar tarafından öğrenilmelidir. Her gün müşterilerle yüzyüze gelen satış elemanları,
piyasanın değişen taleplerini üst düzey yöneticilere oranla daha yakından izlemektedirler. Toplantılar, bu
gibi bilgilerin diğer bölümlere ya da karar verme yetkisi bulunan yöneticilere kolayca aktarılmasını
sağlamaktadır. Düzenli olarak tekrarlanan toplantılar, farklı bölümlerden gelen önemli bilgilerin bir araya
getirilmesi, verilen kararlarla oluşacak değişikliklerden etkilenecek çalışanların “tablonun tümünü”
görmelerini sağlamaktadır. Bu durumda da toplantılarda verilecek kararlara içtenlikle katılım ve işbirliği
daha kolay elde edilebilmektedir.
Fikir ve deneyimlerin transferi: Örgüt bünyesinde dağıtılan yazılı notlar yalnızca bilgilerin
aktarılmasını sağlarken, toplantılar bu bilgiler üzerinde yorum yapılmasını ve ortaya çıkan fikirlerin
geliştirilmesini de desteklemektedir. Çeşitli görüşlere sahip kişilerin bir araya gelmesiyle yeni fikirlerin
ya da daha önce akla gelmeyen çözüm yollarının çıkmasına olanak tanınmış olur. Uzun zamandır süren
5
(cid:1) (cid:1)
bazı sorunlara karşı yeni yaklaşımların elde edilmesine yararlı olacak ilginç yaratıcı yöntemler de bu
toplantılarda ortaya çıkabilmektedir.
Ekip çalışmasının geliştirilmesi: Herhangi bir örgütün çalışanlarının yakın bir işbirliği içinde
olmaları gerektiği zaman yapılacak toplantılar, bilinmeyene duyulan korku ya da kuşkuların dağıtılmasını
sağlayacaktır. Aynı zamanda hiç de sağlıklı olmayan rekabet duygusunun ortadan kalkmasına destek
olacaktır. Özellikle kısa bir süre önce gerçekleşen değişiklikler çalışanlara açıklanmadığı zaman bunlara
benzer yaklaşımların ortaya çıkması olasıdır. Toplantılardan iyi bir sonuç elde etmek için toplantıların,
katılanlar arasında karşılıklı saygı ve anlayışı geliştirmesi ve onları işbirliğine yönlendirmesi
gerekmektedir.

Toplantılar İçin Anahtar Sorular
Bir yönetici her toplantıya, elinde dört anahtar sorunun bulunduğu bir listeyle katılıyordu.
Her gündem maddesine sıra geldiğinde de bu soruları soruyordu. Toplantı her zaman
tartışmayla sonuçlanıyor ve uygulamaya geçecek bir karar çıkıyordu. Tartışma başka
alanlara kaydığıve bu yüzden sorular cevaplanmadığı zaman yönetici soruları tekrarlıyordu.
Çeşitli toplantılara katıldıktan ve bu yöntemi uyguladıktan sonra yönetici bir farklılık gördü.
Katıldığı toplantılar, sonuç veriyordu. Toplantı, sadece bir komiteyi bir araya getirmekten
çok sonuç veren gündem maddeleri içeriyordu.
Toplantılara liderlik de yapsanız herhangi bir yönetici olarak da katılsanız bu sorular
kılavuz olarak kullanılabilmektedir. Bu sorular üzerinde ısrar ettiğinizde toplantılarınızın
değerli ve üretici olacağından emin olabilirsiniz.
• Bu problemi çözmekten kim sorumlu?
• Diğerleri ona nasıl yardım edebilir?
• Nasıl bir yaklaşımda bulunulmalıdır?
• Süre nedir?
Kaynak: Micheal C. Thomsett, Toplantı Sanatı, s.24.
Toplantıların yararları neler olabilir?
Toplantı İhtiyacı
Örgütlerin büyük çoğunluğu toplantılar olmadan işlevlerini yerine getirememektedirler. Bazı toplantıların
yapılması ise yasa gereği zorunlu olmaktadır. İdare heyeti toplantıları, derneklerin genel kurul toplantıları
bunlara örnek olarak gösterilebilir. Örgütlerde gerçekleştirilen toplantıların sayısı örgüt içinde yapılan işe
ve toplantıların amacına göre değişebilmektedir. Ancak genel olarak bakıldığında; düzenli bir takvimle
aynı gün ve saatte toplantıların yapılması önerilmektedir.
Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim sanatının ise kalbi olarak tanımlanmaktadır.
Bireylerin kariyerleri geliştikçe daha çok toplantıya katılmaya başlarlar. Toplantılar ilham ve enerji verici
ve aynı zamanda eğlendirici olmakla birlikte, motivasyon bozucu ve sıkıcı da olabilmektedir. Ekip
çalışması başlı başına bir unsur olmaktadır: Ekip kendi kimliğini geliştirmekte ve toplantılar yoluyla nasıl
çalışılacağını öğrenmektedir.
Toplantı ihtiyacına verilecek en kestirme cevap “bazı şeyleri tartışmak” için olacaktır. Fakat bu cümle
bağlamında takip eden “nasıl” ve “niçin” sorularının önemi üzerinde genellikle çok fazla
durulmamaktadır. Bu sorulara verilecek cevap ise çoğu zaman “çeşitli kararlar alabilmek için”
olmaktadır. Bu cevap ile birlikte karar almanın en iyi yolunun toplantı yapmak olduğu da kesinlik
kazanmış bir yargı değildir. Karar almak için belli bir eylem biçimine yönelik bir taahhütte bulunmak
gerekebilir ve böylesi bir durumu grup elemanlarının hepsinden almak çok zor olabilir.
6
(cid:1) (cid:1)