Signavio Workflow Accelerator User Guide

176 Pages·2017·2.25 MB·English

Signavio Workflow Accelerator User
Guide
Release 3.15
T. Baeyens, P. Giese, P. Hilton, J.-F. Schwarz, C. Wiggert
August30,2017

Contents
1 Introduction 3
1.1 Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2 WhentouseWorkflowAccelerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.3 Benefits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.4 Howitworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.5 Acknowledgements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2 Licensetypes 5
2.1 EnterpriseCloudFreeTrial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2 EnterpriseCloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.3 AcademicCloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3 Tasks 7
3.1 Viewingalltasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2 Assigningtasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.3 Completingtasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.4 Creatingcasetasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.5 Viewingtaskdetails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.6 Settingduedates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.7 Taskfilters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.8 ViewingyourtasksintheInbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.9 Reopeningtasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3.10 Skippingintermediatetimerevents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.11 Skippingfailedtasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.12 Retryingfailedtasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4 Cases 15
4.1 Startinganad-hoccase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.2 Startinganewprocesscase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
4.3 Browsingcases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.4 Viewingcasedetails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
4.5 Otheropenactivities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.6 Configuringcaseviewtablecolumns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.7 Commentingonacase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.8 Attachingdocumentstoacase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4.9 Closingacasemanually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.10 Deletingacase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.11 Exportingcasesdata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
5 Processes 27
5.1 Browsingprocesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
5.2 Creatingaprocess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
5.3 Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
i
5.4 Triggers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
5.5 Actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
5.6 Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.7 Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
5.8 Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
5.9 Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
5.10 Processlocking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
5.11 BPMNimport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
5.12 BPMNexport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
5.13 Copying&deletingprocesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
6 Analytics(reporting) 47
6.1 Creatinganewreport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
6.2 Viewingandexportingresults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
6.3 Selectingcasestoinclude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
6.4 Excludingcaseswithfilters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
6.5 Groupingandcharts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
6.6 Sharingareport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
6.7 Deletingareport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
7 ActionTypes 51
7.1 Usertask . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
7.2 Multi-usertask . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
7.3 Sendemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
7.4 Createdocument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
7.5 GoogleDrive-Uploadfile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
7.6 GoogleDrive-Printfile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
7.7 GoogleDrive-Addrowtosheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.8 GoogleDrive-Addcalendarevent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.9 BoxUploadfile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.10 JavaScriptaction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.11 Sub-process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.12 DMNRuleTask . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
7.13 Signavio-Setmodelstate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
7.14 Mapvariables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
7.15 Documenttemplate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
8 Forms 79
8.1 Formtriggers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
8.2 Usertaskforms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
8.3 Viewingformdata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
8.4 Usingtheformbuilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
8.5 Configuringformfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
9 Controlflow 87
9.1 Transition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
9.2 Exclusivegateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
9.3 ParallelGateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
9.4 Startevent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
9.5 Endevent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
9.6 Intermediatetimerevent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
9.7 Milestone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
10 Accesscontrol 97
10.1 Restrictingaccesstoprocesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
10.2 Restrictingaccesstousertasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
11 Myprofile 101
11.1 Me . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
ii
11.2 Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
11.3 Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
11.4 Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
12 Organizationsettings 105
12.1 Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
12.2 Replacements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
12.3 Invitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
12.4 Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
12.5 Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
12.6 Processcreation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
12.7 Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
12.8 Billing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
12.9 SingleSign-On . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
12.10 Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
13 Notificationsreference 113
13.1 Casedue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
13.2 Casetaskdue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
13.3 Taskcreated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
13.4 Taskassigned . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
13.5 Mentionedinacomment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.6 Reminderscheduled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.7 Taskescalated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.8 Newuserregistered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.9 Invitedtojoinorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.10 Invitationcancelled. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
13.11 Invitationresent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
13.12 Passwordreset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
13.13 Serviceaccountaccessexpired. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
13.14 Licenseabouttoexpire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
14 Variablesreference 117
14.1 Casevariable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
14.2 Triggeremailvariable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
14.3 Datatypes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
15 Search 121
16 Keyboardshortcuts 123
16.1 Processbuilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
16.2 Casedetailsview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
17 JavaScriptintegration 125
17.1 JavaScriptactionconfiguration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
17.2 JavaScriptlibraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
17.3 Testingscripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
17.4 Usingprocessvariables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
17.5 Readingfilecontents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
17.6 Updatingcaseinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
17.7 Loadinguserinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
17.8 Callinganexternalwebservice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
18 Customdataconnectors 135
18.1 Usingaconnector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
18.2 Implementingaconnector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
18.3 Datatypesandformats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
18.4 Configuringaconnector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
18.5 Deletingaconnector . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
iii
18.6 Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
18.7 Connectorexamples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
19 SalesforceIntegration 147
19.1 WorkflowAcceleratorconfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
19.2 Salesforceconfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
19.3 FinishWorkflowAcceleratorconfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
20 Technicalnotes 151
21 Tutorials 153
21.1 Usinganadhoccaseforadocumentapproval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
21.2 Yourfirstdocumentapprovalprocess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
21.3 Addingadecisiontoanapprovalprocess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
21.4 Moretutorials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
iv
SignavioWorkflowAcceleratorUserGuide,Release3.15
SkiptotheTutorialsifyoudon’twanttoreadamanual.
Contents 1
SignavioWorkflowAcceleratorUserGuide,Release3.15
2 Contents
1
CHAPTER
Introduction
SignavioWorkflowAcceleratorisaweb-basedworkflowmodellingandexecutionplatform.Althoughitsheritage
includesclassicalBusinessProcessManagementSystems(BPMS),WorkflowAcceleratordramaticallysimplifies
workflowautomation.
Examples
Browse the Workflow examples to see different ways to apply workflow automation. You can use workflow
automation for a variety of business processes - both for industry-specific processes, and for central functions
suchashumanresources.
Intheapplicationitself, youcanselectExamplesfromthedrop-downmenu(top-right). OntheExamplespage,
selectCopytoyourorganizationtocreateacopyoftheexamplethatyoucanedittoseehowitworks,andadapt
toyourownbusinessprocess.
When to use Workflow Accelerator
You will find Workflow Accelerator useful for describing and collaborating on routine work. Use Workflow
Acceleratorfor:
• coordinatingtasksandhandovers
• approvals
• routingdocuments
• fully-fledgedbusinessprocesses.
Benefits
You’llget:
3
SignavioWorkflowAcceleratorUserGuide,Release3.15
• controlwhereyouneedit
• flexibility
• fewerdelays(withautomatictriggers,actionsandtimers)
• nomoremiscommunicationsduringhandovers
• traceability-dataonwhodidwhat
• clarity-visibilityofwhohastodowhat
• agility-becauseyoucanchangeWorkflowAcceleratorprocessmodelsmoreeasilythancustomsoftware.
How it works
A process - strictly a process model - defines a template for repetitive work. The people who manage work
typically create processes and specify the tasks and actions that you must complete to reach a certain goal. For
example:foreveryHireemployeecase,someonemustcompletethePlaninterview,InterviewcandidateandSend
joboffertasks.
After you publish a process, you can start many individual cases. Workflow Accelerator keeps track of which
tasksandactionsyouhavetoperformforeachcase. Casesbringpeopletogetherwithrelevantinformationthat
provides context for completing the tasks. You can also use cases as collaboration spaces for people to discuss
andcreatenewtasksforindividualcasesonthefly.
Acknowledgements
Signaviousesopensourcesoftware.Wethankeveryoneinvolvedintheopensourcecommunity.Pleasedownload
thelist of open source components that Workflow Accelerator uses(PDF).
4 Chapter1. Introduction