RFP for ADA Paratransit Transportation Services 1 REQUEST FOR PROPOSALS CONTRACTED ...

124 Pages·2017·1.94 MB·English

Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 

REQUEST FOR PROPOSALS 

CONTRACTED MAUI BUS ADA PARATRANSIT TRANSPORTATION SERVICES 

DEPARTMENT OF TRANSPORTATION 

COUNTY OF MAUI 

RFP 17‐18/P‐18 

  1
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
TABLE OF CONTENTS 
NOTICE – REQUEST FOR PROPOSAL ................................................................................................ 4 
SPECIAL PROVISIONS ....................................................................................................................... 5 
SCOPE OF WORK .............................................................................................................................. 8 
INTRODUCTION/OVERVIEW ........................................................................................................ 8 
SERVICE DESCRIPTIONS: .............................................................................................................. 9 
FIXED ROUTES/SERVICE TIMES .............................................................................................. 10 
ANTICIPATED NEW FIXED ROUTES/SERVICE TIMES .............................................................. 10 
PARATRANSIT VEHICLES ........................................................................................................ 12 
PARATRANSIT SOFTWARE/FEATURES ................................................................................... 13 
FARES: ........................................................................................................................................ 14 
LEVELS OF SERVICE & CONTRACT TERMS.................................................................................. 16 
TERM OF THE CONTRACT ...................................................................................................... 16 
ANNUAL SERVICE LEVELS ....................................................................................................... 17 
WAGES & PUBLIC TRANSIT EMPLOYEE PROTECTIONS .......................................................... 18 
UNLEADED/DIESEL FUEL ........................................................................................................ 18 
CUSTOMER RELATIONS: ........................................................................................................ 18 
TRANSITIONING CONTRACTS: ................................................................................................... 18 
TRANSITION TO SUBSEQUENT CONTRACTOR: ...................................................................... 18 
AGENCY OVERSIGHT AND MANAGEMENT: ............................................................................... 19 
CONTRACTOR MANAGEMENT AND OPERATION: ..................................................................... 20 
TASK 1 – STAFF REQUIREMENTS AND POLICIES .................................................................... 20 
TASK 2 ‐ TRAINING AND SAFETY PROGRAMS ........................................................................ 24 
TASK 3 ‐ DISPATCH ................................................................................................................. 26 
TASK 4 – VEHICLE OPERATIONS ............................................................................................. 26 
TASK 5 ‐ PERFORMANCE STANDARDS ................................................................................... 28 
TASK 6 ‐ DATA COLLECTION/REPORTING .............................................................................. 30 
TASK 7: VEHICLE MAINTENANCE SERVICES ........................................................................... 35 
TASK 8 ‐ PENALTIES ................................................................................................................ 39 
  2
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
DISADVANTAGED BUSINESS ENTERPRISE ..................................................................................... 41 
PROPOSAL CONTENT ..................................................................................................................... 46 
PROPOSAL FORMAT AND CONTENT ......................................................................................... 46 
EVALUATION AND AWARD ............................................................................................................ 52 
EVALUATION CRITERIA .............................................................................................................. 52 

  3

Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
SPECIAL PROVISIONS 
RFP 17‐18/P‐18 

1. Provide CONTRACTED MAUI BUS ADA PARATRANSIT TRANSPORATION SERVICES for the 
County of Maui Department of Transportation (MDOT).  The successful firm chosen to 
manage and operate the service will do so for an initial term of one (1) year, with four 
(4), one year options to renew the contract based on performance and funding.  
Services will commence July 1, 2018. 

2. Offer shall include all applicable taxes, components as listed in these specifications, and 
shipping and handling charges. 

3. The Director reserves the right – 

 To accept or reject any or all offers and to waive any minor or inadvertent 
discrepancy in the bid documents; 
 To withhold confirmation of award for a period of sixty (60) calendar days from 
the date of the bid opening; and 
 To increase or decrease the quantity any time prior to award and the Contractor 
agrees not to claim loss of profit from this change. 

4. Offeror shall not submit more than one (1) offer form and shall not submit more than 
one (1) offer for each item specified in the offer form.  Doing so shall be cause for 
rejection of all offers from that offeror. 

5. A bond and performance bond shall not be required. 

6. No offer shall be withdrawn after the hour set for the bid opening. 

7. Found within the “Maui Bus ADA Paratransit Transportation Services RFP 17‐18/P‐18” 
packaging being transmitted to the County of Maui Purchasing Division ‐ Offeror shall 
submit one original and six (6) copies of its proposals which includes price forms and all 
FTA required forms.  Offeror shall also submit one additional redacted copy of the 
proposal that can be used for servicing public information requests.  It shall be the same 
as the original version but with the exception of confidential information.   

Offeror shall also submit two (2) compact discs (CD) or two (2) removable electronic 
storage devices that shall include electronic copies of everything that is being 
submitted.  The copies on CD or removable electronic storage device shall be an exact 
duplicate of proposal submitted (including price proposal) and will become the property 
of the County of Maui and will not be returned.  This electronic storage devices must 
also include the one redacted copy of the proposal that can be used for servicing public 
information requests.  It shall be the same as the original version but with the exception 
of confidential information in electronic format. 

  5
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
8. Offeror shall deposit the sealed proposals with the Bid Receiver, Division of Purchasing, 
Department of Finance, Wells Street Professional Center, 2145 Wells Street, Suite 104, 
Wailuku, Hawaii 96793. 

9. Offer shall be received and time stamped by 4:00 o’clock p.m. on the date designated 
for bid opening.  Offers mailed and postmarked earlier than the date and time specified, 
but time stamped later shall be rejected.  Offers received and time stamped earlier at 
other locations, but time stamped by the bid receiver later than the date and time 
specified, shall also be rejected. 

10. Based on the evaluation criteria, finalists will be selected. 

11. Any questions pertaining to the technical aspects of this solicitation shall be directed to 
Don Medeiros at 808‐270‐7511 or [email protected]. 

Any questions pertaining to the commercial aspects of this solicitation may be directed 
to Jared Masuda, Department of Finance, Purchasing Division at 808‐463‐3816 or at 
[email protected] 

12. Substitution requests and/or questions must be received at least ten (10) calendar days 
prior to the bid opening date.  Any acceptable modifications or clarifications shall be 
made by issuance of an addendum. 

13. The County of Maui General Terms and Conditions for Goods and/or Services shall be 
made a part of these bid documents, and can be found at the following link: 
http://www.mauicounty.gov/documents/Finance/goodsandservices.pdf. 

14. In accordance with Section 3‐122‐112, as amended, of the Hawaii Administrative Rules, 
the successful bidder must produce the following documents: 
 Tax Clearance Certificate 
 DLIR Certificate of Compliance 
 Certificate of Good Standing from the DCCA 
The awarded Contractor is encouraged to use the Hawaii Compliance Express website to 
assist them in obtaining the above certificates.  The State website is 
http://vendors.ehawaii.gov 

15. This is a Federal Transit Administration (FTA) grant funded project and the successful 
Contractor must comply with all FTA requirements set forth.  Applicable Federal Clauses 
and Federal Certifications are found in Attachment “A”. 

16. Liquidated Damages.  It is mutually understood and agreed by and between the County 
and the Contractor that time is of the essence of this contract.  In the case of any failure 
by the Contractor to complete the contract within the time specified, the Contractor 
agrees that the County will be damaged thereby, and that the amount of said damages 
are difficult, if not impossible, to accurately quantify.  In light of the foregoing funding, it 
is hereby agreed that the amount of such damages shall be estimated, agreed upon, 
liquidated and fixed at the sum of Two Hundred Fifty dollars, ($250.00) for each and 
every calendar day, including Sundays and holidays, that exceeds the contract 
  6
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
completion date, and that the Contractor hereby agrees to pay the County as liquidated 
damages, and not by way of penalty, such total sum as shall be due for such delay. 

17. A valid Federal/State tax clearance certificate shall be required prior to an award. 

18. Pre‐Contractual expenses are defined as expenses incurred by Offeror in: 
 Preparing its proposal in response to this RFP; 
 Submitting that proposal to MDOT; 
 Negotiating with MDOT any matter related to this proposal; or 
 Any other expenses incurred by Offeror prior to date of award, if any. 
MDOT shall not, in any event, be liable for any pre‐contractual expenses incurred by 
Offeror in the presentation of its proposal.  Offeror shall not include any such expenses 
as part of its proposal. 

19. Joint Offers – Where two or more Offerors desire to submit a single proposal in 
response to this RFP, they should do so on a prime‐subcontractor basis rather than as a 
joint venture.  MDOT intends to contract with a single firm and not with multiple firms 
doing business as a joint venture. 

  7
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
SCOPE OF WORK 

INTRODUCTION/OVERVIEW 
The County of Maui Department of Transportation (MDOT) is seeking proposals from qualified 
firms to manage and operate the Maui Bus ADA Paratransit Services to comply with our ADA 
Paratransit Plan and as described in this RFP.  The successful firm chosen to manage and operate 
the services will do so for an initial term of one (1) year, with four (4), one year options to renew 
the contract based on performance and funding.  The four (4), one year options to renew the 
contract may include a maximum funding increase per annum of up to 5% requiring a 
breakdown of incurred and anticipated budget increases prior to budget preparations in the Fall 
for the next fiscal year, subject to funding availability and County Council approval.  The 
potential of up to 5% increases are not guaranteed.  Please note that should the County 
Council not approve any increases for the subsequent years, the initial term service hourly rate 
cost will be used.  Services will commence July 1, 2018. 

MDOT is charged with providing public bus transportation and comparable ADA Paratransit 
service for qualified ADA riders within ¾ mile of fixed routes based on schedules are available at 
www.mauicounty.gov/bus. 

The Americans with Disabilities Act (ADA) of 1990 requires fixed‐route bus systems to provide 
complementary paratransit service to eligible persons who, because of a disability, are unable to 
use the fixed route bus system.  Eligibility for this program is determined by MDOT and eligibility 
forms are located at www.mauicounty.gov/bus.  The Maui Bus ADA Paratransit service is an 
advanced reservation, curb‐to‐curb service for persons with disabilities who are unable to use 
the fixed route bus service.  The days and hours of the ADA paratransit service are the same as 
the fixed route bus service however, due to the rural nature of Maui’s roads, smaller ADA 
vehicles are generally utilized.   

The U.S. Department of Transportation issued on March 13, 2015 Transportation for Individuals 
with Disabilities; Reasonable Modification of Policies and Practices 49 CFR Parts 27 and 37 
effective July 13, 2015.  Contractor shall be knowledgeable of this CFR.  It requires agencies to 
make reasonable modifications to policies, practices, and procedures to avoid discrimination 
and ensure that their programs are accessible to individuals with disabilities.  It also states that 
there may be times when the Paratransit operator must provide assistance to those passengers 
who need assistance beyond the curb in order to use the service unless such assistance would 
result in a fundamental alteration or direct threat.   

The Maui Bus services are operated 7 days a week including holidays.  Services are provided 
within and connecting South, West, Upcountry, Haiku, Kula and Central Maui (Wailuku and 
Kahului).  ADA Paratransit functions as a “safety net” for persons whose disabilities prevents 
them from using the regular fixed route system.  It is not intended to meet all of the 
transportation needs of all persons with disabilities, all of the time. 

The selected Contractor shall provide for all requirements for the operation of the ADA 
Paratransit services, including, but not limited to: management, personnel, dispatching, 
reservations, operations, facility, maintenance, fuel, insurance, record keeping and reporting, 
  8
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 
computer hardware and administrative software, telecommunications equipment and system, 
and vehicles for driver relief and road calls.  All vehicles are to be maintained where all buses are 
functioning at their ideal capacity within their design life. 

To support the provision of the service, the County of Maui will provide a minimum number of 
buses to the contract vendor with the possible addition of vehicles as funding allows.  Since 
buses were purchased utilizing Federal Transit Administration (FTA) and County of Maui funds, 
their operation is governed by FTA and County of Maui mandates.  In addition to county‐owned 
and branded Maui Bus vehicles, it is important to note that the Contractor may need to provide 
buses to supplement the county‐owned fleet to provide uninterrupted transit services.   

MDOT will claim Federal Transit Administration (FTA) funds during the term of the contract to 
fund capital and operational needs of the transit system, the Contractor must have a full 
understanding of the documentation required by FTA as a condition of receiving these funds, 
including Equal Employment Opportunity plan, Title VI policy, Transit Asset Management plan, 
Drug and Alcohol Policy and reporting requirements, surveys meeting the requirements of FTA 
Circulars 2710.1A and 2710.2A, and other operational data necessary for the National Transit 
Database report. 

It is MDOT’s intent to issue a Notice to Proceed allowing sufficient time for the Contractor to 
perform  all  front‐end  activities,  including  start‐up,  training,  and  mobilization  prior  to  the 
commencement of the Services.  The Contractor will operate the Services described below from 
strategically located facilities, situated so as to maximize service provisions within the designated 
service are and minimize deadhead expense.  

SERVICE DESCRIPTIONS: 
For the service area, development of service schedules, routes and public timetables are the 
responsibility of MDOT.  MDOT is charged with providing public bus transportation and 
comparable ADA Paratransit service for qualified ADA riders within ¾ mile of fixed routes based 
on schedules are available at www.mauicounty.gov/bus.  MDOT’s service is revised on a periodic 
basis throughout the year (specifically but not limited to, in January and July); these revisions 
implement timing and alignment issues and the resulting changes may or may not impact the 
Contractor’s number of service hours. 

  9
Maui Bus ‐ RFP for ADA Paratransit Transportation Services 

FIXED ROUTES/SERVICE TIMES 
Route  Route Served  Monday – Sunday / 
Number  Hours of Service 
1  Wailuku Loop  6:30am‐9:30pm 
2  Wailuku Loop Reverse  7:00am‐10:00pm 
5  Kahului Loop  6:30am‐9:30pm*** 
6  Kahului Loop Reverse  7:00am‐10:00pm 
10  Kihei Islander (2 vehicles)  5:30am‐9:30pm 
15  Kihei Villager  5:30am‐8:55pm 
20  Lahaina Islander (2 vehicles)  5:30am‐9:30pm 
23  Lahaina Villager  8:00am‐11:00pm 
25  Ka’anapali Islander  2:30pm‐5:30pm 
28  West Maui Islander (2 vehicles)  5:30am‐9:30pm 
35  Haiku Islander  5:30am‐10:00pm*** 
39  Kula Villager  5:30am‐9:29pm 
40  Upcountry Islander  6:00am‐10:30pm*** 

In addition to maintaining current levels of service, MDOT may expand and/or alter existing 
services when funding is available, especially during the four year contract extension period. 

***Note the new proposed ending times for: 
 Kahului Loop #5 to end at Queen Kaahumanu Center at 9:30PM 
 Haiku Islander #35 to end at Queen Kaahumanu Center at 10:00PM 
 Upcountry Islander #40 to end at Queen Kaahumanu Center at 10:30PM 

ANTICIPATED NEW FIXED ROUTES/SERVICE TIMES 
Route  Route Served  Monday – Sunday / 
Number  Hours of Service 
8  Waihee Villager  6:00am‐8:00pm 
38  Paia Town‐Makawao Villager  8:00am‐9:30pm 

There have been community requests for the Waihee Villager Route #8 and Paia Town‐
Makawao Villager Route #38 during the FY2019 Budget Session (Attachment “E”).  These new 
routes have been proposed in the recently updated Maui Short Range Transit Plan.  The transit 
plan can be found on the County of Maui Department of Transportation website under Studies.  
(http://www.mauicounty.gov/2044/Studies)  Please note that these new proposed routes are 
subject to change and are not final.  This is for informational purposes to show the potential 
expansion of service area should these routes get approved for funding by the County Council.  
The route descriptions are as follows: 

WAIHEE VILLAGER ROUTE #8: 
Figure ES‐7 presents a new two‐directional service between the Waihee community and Queen 
Kaahumanu Center.  The Waihee terminus is bounded by Omilu Street, Limu Eleele Place, 
Halewaiu, and Kahekili Highway.  Bus stops along Kahekili Highway are shown as being provided 
  10