Responsable du département administratif et financier

440 Pages·2017·3.31 MB·French

Responsable du département administratif et financier
(H/F)
Objectif général: Superviser et organiser un département administratif et financier comprenant différents services administratifs (ou
financiers), en tenant compte des réglementations et des procédures en vigueur, afin d'assurer que leurs prestations
soient optimales.
Activités Tâches
- Superviser un département et ses ⦁ Etablit la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux besoins du département (ex. modification de mission,
différents services maladie) pour permettre la continuité des services;
⦁ Prend des décisions suivant les procédures existantes et après concertation avec les chefs de service, la direction et le service du personnel,
concernant la gestion du personnel du département (ex. engagement, licenciement, description des tâches);
⦁ Soutient les chefs de service dans l'organisation de leur service en veillant à une collaboration et à une communication réciproque, en établissant des
priorités et en expliquant les décisions prises;
⦁ Encadre, motive et dirige des équipes en établissant des objectifs annuels et en exécutant des entretiens de fonctionnement et d'évaluation;
-Organiser le propre département
⦁ Passe des accords avec la direction en rapport avec les objectifs de gestion et les traduit en objectifs pour les différents collaborateurs;
⦁ Se charge de l'organisation du travail dans le département et dans les différents services et la modifie si nécessaire;
⦁ Communique et s'accorde avec les autres départements et services et représente le département et les divers services dans divers organes de
concertation interdisciplinaires ou interdépartementaux;
-Participer à l'exécution de tâches ⦁ Etudie les modernisations et/ou les modifications de la législation concernant ses spécialités administratives et financières;
administratives ⦁ Informe les collaborateurs des modifications;
⦁ Informe les patients/résidents et leurs proches sur les prestations du département et des divers services;
⦁ Participe à l'exécution des tâches essentielles des différents services;
⦁ Suit les dossiers administratifs;
⦁ Assiste les collaborateurs lors de la résolution de problèmes complexes;
(c) Instituut Functieclassificatie - Institut de classification de fonctions Version 11/12/2017
Responsable du département administratif et financier
(H/F)
Critères
Connaissance et savoir-faire
⦁ Connaît la législation concernant ses spécialités administratives et financières;
⦁ Connaît les procédures et le fonctionnement de l’institution;
⦁ Connaît les procédures internes relatives à la politique de gestion du personnel;
l Période de familiarisation: 1 - 3 ans
Gestion d'équipe ⦁ Gestion d’équipe hiérarchique:
-Nombre = 14 à 26 unisite;
-Possède les aptitudes sociales nécessaires pour encadrer les collaborateurs;
-Possède des aptitudes en planification et en organisation;
Communication ⦁ Possède des aptitudes à l’écoute;
⦁ Sait influencer et convaincre;
⦁ Travaille en collaboration et échange des informations concernant les services administratifs et financiers sous sa propre responsabilité avec le
responsable hiérarchique, les chefs de service, les collaborateurs de son propre département ou d’autres services, les patients/résidents et avec des
instances externes;
Résolution de problèmes ⦁ Résout les divers problèmes liés au personnel du département/des différents services (ex. conflits, occupation du personnel) en collaboration avec le
service du personnel;
⦁ Cherche des possibilités pour optimaliser le fonctionnement des services administratifs et financiers sous sa responsabilité;
⦁ Résout les problèmes complexes en consultant la législation et si nécessaire en concertation avec la direction;
Responsabilité
⦁ Coordonne les tâches des divers services sous sa responsabilité;
Facteurs d'environnement
⦁ Le travail sur écran (<80%) est une exigence à l’exercice de la fonction;
⦁ De temps à autre, contact avec des personnes verbalement ou physiquement agressives;
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Chef de service administratif
(H/F)
Objectif général: Superviser le service administratif afin d'offrir un soutien administratif correct et dans les temps aux différents services.
Activités Tâches
- Superviser le service administratif ⦁ Etablit la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux besoins du service (ex. modification de mission,
maladie) pour permettre la continuité du service;
⦁ Dirige et motive les collaborateurs en passant des accords clairs et en émettant des règles pratiques;
⦁ Prend des décisions, en concertation avec le responsable hiérarchique et/ou le service du personnel et selon les procédures existantes, au sujet de
l’exécution de la gestion du personnel du service et conseille ceux-ci en cas d'engagement et de licenciement;
⦁ Encadre les collaborateurs, détecte leurs besoins en formation et mène des entretiens d'évaluation;
-Organiser le service administratif
⦁ Explique les décisions de la direction aux collaborateurs et les implémente dans le service;
⦁ Exécute l'administration liée à l'organisation du service;
⦁ Veille à ce que le matériel soit à disposition des collaborateurs pour leur permettre d'exécuter leurs tâches;
⦁ Résout les problèmes relatifs au fonctionnement du service;
⦁ Suit le budget du service et contrôle les factures;
⦁ Contrôle la qualité des services délivrés et initie des projets pour rehausser la qualité des services;
-Participer à l'exécution de tâches ⦁ Participe à l'exécution des tâches principales du service;
administratives ⦁ Suit les dossiers administratifs;
⦁ Aide les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes;
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Chef de service administratif
(H/F)
Critères
Connaissance et savoir-faire
⦁ Connaît la législation et les procédures internes relatives à son propre domaine administratif;
⦁ Connaît les procédures et le fonctionnement de l’institution;
⦁ Sait travailler avec les outils informatiques nécessaires;
⦁ Connaît les procédures internes relatives à la politique de gestion du personnel;
l Période de familiarisation: 1 - 3 ans
Gestion d'équipe ⦁ Gestion d’équipe hiérarchique:
-Nombre = 14 à 26 unisite;
-Possède les aptitudes sociales nécessaires pour encadrer les collaborateurs;
-Possède des aptitudes en planification et en organisation;
Communication ⦁ Sait communiquer en groupe de façon claire et objective et défendre son point de vue;
⦁ Echange des informations avec les divers services internes et/ou les patients/résidents concernant des dossiers administratifs;
Résolution de problèmes ⦁ Résout les divers problèmes du service liés au personnel (ex. conflits, occupation du personnel) en collaboration avec le responsable hiérarchique et le
Service du Personnel;
⦁ Cherche des possibilités pour optimaliser le fonctionnement du service;
⦁ Résout les problèmes complexes des collaborateurs;
Responsabilité
⦁ Gère le service selon les directives de l’institution et dans le cadre légal;
⦁ Se charge du soutien administratif correct et dans les délais des différents services;
Facteurs d'environnement
⦁ Le travail sur écran (<80%) est une exigence à l’exercice de la fonction;
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Chef-adjoint du service administratif
(H/F)
Objectif général: Soutenir le chef du service administratif afin d’offrir un soutien administratif correct et dans les temps aux différents
services, ainsi qu’exercer les tâches déléguées par le chef de service administratif et le remplacer provisoirement le cas
échéant.
Activités Tâches
- Superviser le service administratif sous ⦁ Etablit, sous la supervision du responsable hiérarchique, la répartition du travail et le planning du personnel et adapte les plannings existants aux
l’autorité du responsable hiérarchique besoins du service (ex. modification de mission, maladie) pour permettre la continuité du service;
⦁ Conseille, selon les procédures existantes, le responsable hiérarchique au sujet de la gestion du personnel du service (ex. engagement et
licenciement) ;
⦁ Motive, soutient, dirige et évalue les collaborateurs dans la réalisation de leurs tâches;
⦁ Discute avec les collaborateurs au sujet des formations et des problèmes éventuels;
-Soutenir le responsable hiérarchique
⦁ Assure, en l’absence du chef de service, le bon fonctionnement du service administratif;
dans l’organisation du service
⦁ Dirige, avec le responsable hiérarchique, l’administration concernant l’organisation du service;
administratif
⦁ Commande, selon les procédures existantes, le matériel nécessaire afin que les collaborateurs puissent effectuer leurs tâches;
⦁ Soutient le responsable hiérarchique dans la résolution des problèmes concernant le fonctionnement du service;
⦁ Se concerte et échange des informations avec d’autres services;
⦁ Contrôle la qualité des services délivrés et formule des propositions au chef de service pour rehausser la qualité des services;
-Participer à l'exécution de tâches ⦁ Participe à l'exécution des tâches principales du service;
administratives ⦁ Suit les dossiers administratifs;
⦁ Aide les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes;
(c) Instituut Functieclassificatie - Institut de classification de fonctions Version 11/12/2017
Chef-adjoint du service administratif
(H/F)
Critères
Connaissance et savoir-faire
⦁ Connaît la législation et les procédures internes relatives à son propre domaine administratif;
⦁ Sait travailler avec les outils informatiques nécessaires;
⦁ Expertise dans les missions déléguées;
l Période de familiarisation: 1 - 3 ans
Gestion d'équipe ⦁ Gestion d’équipe hiérarchique:
-Nombre = 14 à 26 unisite;
-Possède les aptitudes sociales nécessaires pour encadrer les collaborateurs;
-Possède des aptitudes en planification et en organisation;
Communication ⦁ Sait communiquer en groupe de façon claire et objective et défendre son point de vue;
⦁ Echange des informations avec les divers services internes et/ou les patients/résidents concernant des dossiers administratifs;
Résolution de problèmes ⦁ Résout les divers problèmes du service liés au personnel (ex. conflits, occupation du personnel) en collaboration avec le responsable hiérarchique et le
service du personnel;
⦁ Formule des propositions au responsable hiérarchique pour optimaliser le fonctionnement du service;
Responsabilité
⦁ Gère le service sous l’autorité du responsable hiérarchique suivant les directives de l’institution et dans le cadre légal;
⦁ Se charge du soutien administratif correct et dans les délais des différents services;
Facteurs d'environnement
⦁ Le travail sur écran (<80%) est une exigence à l’exercice de la fonction;
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Attaché aux affaires juridiques
(H/F)
Objectif général: Dispenser des conseils juridiques aux membres de la direction afin de garantir un fonctionnement adéquat de
l'institution.
Activités Tâches
- Fournir des conseils juridiques à la ⦁ Fournit des informations et des conseils d'ordre juridique aux membres de la direction et aux cadres de l'institution;
direction ⦁ Rédige des accords, contrats, conventions, statuts, etc. conformément aux dispositions légales;
⦁ Apporte son aide lors d'inspections ou de contrôles afin d'identifier les lacunes et de préparer la défense;
-Se charger des relations avec les
⦁ Participe à des groupes de coordination et des réunions de contact avec les autorités: prépare l'agenda, rédige les documents de travail, les
autorités et les autres institutions de
recommandations et les rapports, fait le suivi des décisions prises;
soins
⦁ Formalise les accords pris sur le plan juridique;
⦁ Veille à ce que l'institution soit en conformité avec les différentes réglementations dans le temps imparti et que celle-ci profite des différentes
opportunités qui lui sont offertes (ex. sources de financement);
⦁ Conseille la direction en vue de modifier certaines réglementations internes afin qu'elles soient plus favorables à l'institution;
-Faire le suivi des dossiers juridiques ⦁ Met en œuvre des actions en justice et assure le suivi des dossiers en justice pour l'institution;
⦁ Gère les plaintes des patients/résidents;
-Gérer les contrats d'assurance ⦁ Gère les contrats d'assurance relatifs à la couverture de l'institution;
⦁ Etablit les déclarations relatives aux sinistres de responsabilité civile professionnelle et d'exploitation, assure le suivi du dossier et tient les
patients/résidents informés;
-Autres activités ⦁ Rédige les rapports du comité de direction;
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Attaché aux affaires juridiques
(H/F)
Critères
Connaissance et savoir-faire
⦁ A une bonne connaissance de différents domaines juridiques tels que le droit commercial ou administratif ainsi que le droit des patients et la
jurisprudence y afférente;
l Période de familiarisation: 1 - 3 ans
Gestion d'équipe ⦁ Pas d’application;
Communication ⦁ Echange des informations avec les collègues concernant les récupérations de créances;
⦁ Fournit des explications aux collègues d’autres services quant aux procédures de recouvrement et au sujet des couvertures des assurances;
⦁ Négocie avec les patients/résidents pour régler des différends relatifs à une plainte, leur fournit des explications/informations sur les dossiers ayant
pour objet une plainte fondée sur une responsabilité médicale ou une responsabilité liée à l’exploitation de l’institution et essaie de leur faire accepter la
réalité juridique en faisant preuve d’empathie;
⦁ A des contacts avec les différentes autorités lors des groupes de coordination et lors de la préparation de dossiers spécifiques (ex. en cas de
construction ou en matière d’environnement);
⦁ Négocie, en collaboration avec la direction, la conclusion des contrats avec les compagnies d’assurance;
Résolution de problèmes ⦁ Organise des réunions et dialogue avec les utilisateurs pour favoriser la bonne rédaction des documents administratifs;
Responsabilité
⦁ Effectue les tâches de manière autonome et rapporte de manière régulière à la direction;
⦁ En réfère au responsable hiérarchique pour toute modification des contrats d’assurance et pour les problèmes de responsabilité médicale;
Facteurs d'environnement
⦁ Le travail sur écran (<80%) est une exigence à l’exercice de la fonction;
⦁ De temps à autre, contact avec des personnes verbalement ou physiquement agressives;
(c) Instituut Functieclassificatie - Institut de classification de fonctions Version 11/12/2017
Coordinateur qualité
(H/F)
Objectif général: Examiner et rendre des avis concernant l'amélioration de la qualité des services, afin de répondre aux exigences
normatives et aux prescriptions internes de qualité et d'offrir un service optimal aux patients/résidents.
Activités Tâches
- Examiner la qualité des services ⦁ Réalise des enquêtes auprès des patients/résidents et d'autres parties (personnel, famille, volontaires) au sujet de leurs observations et attentes
concernant la qualité des soins;
⦁ Met en place des indicateurs pour mesurer la qualité réalisée dans l'institution;
⦁ Analyse les résultats des questionnaires et rapporte à la direction;
⦁ Définit en concertation avec la direction des points d'attention, des priorités et les objectifs de qualité des services;
⦁ Établit selon les priorités un plan d'action dans le système de qualité avec, entre autres les objectifs, les délais, le trajet suivi et les processus
d'amélioration à accomplir;
-Améliorer la qualité dans l'institution ⦁ Etablit en accord avec la direction les objectifs de qualité des services;
⦁ Conseille et offre un soutien aux questions et problèmes des divers services concernant la qualité;
⦁ Sensibilise et convainc les collaborateurs pour qu'ils prennent conscience de l'importance de la qualité des services par rapport au patient/résident
pour créer une culture de qualité;
⦁ Encadre des groupes de projets multidisciplinaires sur l'amélioration ou sur la surveillance de la qualité (ex. application des normes ISO):
-Assiste les chefs de projet et définit le planning du projet en collaboration avec eux;
-Fournit des explications et forme les groupes de travail à l'utilisation des méthodes de qualité et des instruments de travail;
- Facilite le fonctionnement des groupes de travail en leur donnant une méthodologie de la qualité pour identifier, évaluer et s'attaquer aux
problèmes;
-Suit l'avancement des groupes de travail, évalue l'efficacité de leurs plans d'action et rapporte à la direction;
-Suit les actions entreprises;
⦁ Informe le personnel, les patients/résidents et leur proches concernant les changements appliqués aux services;
⦁ Établit les procédures, les processus et les projets concernant la qualité dans le manuel de qualité et en assure la promotion interne;
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Coordinateur qualité
(H/F)
Critères
Connaissance et savoir-faire
⦁ Connaît les procédures, la déontologie et le fonctionnement de l’institution;
⦁ Connaît les méthodes de recherche et de traitement statistique;
⦁ Sait travailler avec les outils informatiques nécessaires;
l Période de familiarisation: 1 - 3 ans
Gestion d'équipe ⦁ Gestion d'équipe non-hiérarchique: encadre des groupes de projet multidisciplinaires concernant l’amélioration ou le maintien de la qualité;
Communication ⦁ Possède des aptitudes à l’écoute;
⦁ Possède des aptitudes pour synthétiser et rapporter tant par écrit qu’oralement;
⦁ Se concerte avec les patients/résidents et les collaborateurs de l’institution au sujet des prestations de services;
⦁ Conseille la direction concernant l’amélioration de la qualité des prestations de services;
Résolution de problèmes ⦁ Identifie les causes de dysfonctionnement de l’institution et formule des propositions pour l’amélioration de la qualité des prestations de services;
Responsabilité
⦁ Se charge de l’amélioration et du maintien de la qualité des services de l’institution;
⦁ Etablit, en concertation avec la direction, les points d’action pour l’amélioration de la qualité des prestations de services;
⦁ Tient à jour le Manuel de Qualité;
Facteurs d'environnement
⦁ Le travail sur écran (<80%) est une exigence à l’exercice de la fonction;
(c) Instituut Functieclassificatie - Institut de classification de fonctions Version 11/12/2017