Rediseño-del-proceso-de-compras-del-Hospital-Clínico-de-la-Universidad-de-Chile

187 Pages·2016·5.67 MB·Spanish

by  Profesor: Oscar Barros

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

REDISEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS DEL HOSPITAL CLÍNICO DE LA

UNIVERSIDAD DE CHILE

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR AL GRADO DE MAGÍSTER EN INGENIERÍA
DE NEGOCIOS CON TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

MEMORIA PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL

SEBASTIAN MARCELO CONTADOR MOLINA

PROFESOR GUÍA:
SEBASTIÁN RÍOS PÉREZ

MIEMBROS DE LA COMISIÓN:
FELIPE AGUILERA VALENZUELA
LUCIANO VILLARROEL PARRA
OSCAR RÁMIREZ LOPÉZ

SANTIAGO DE CHILE
2016
Resumen Ejecutivo
El Hospital Clínico de la Universidad de Chile es una institución de salud
especializada ubicada en el sector norte de Santiago. Esta institución busca entregar una
atención de excelencia a sus pacientes logrando los más altos estándares de calidad, sin
embargo resulta difícil de alcanzar esta meta debido a la falta de recursos con que cuenta
el hospital. Esta baja se debe a que gran parte de los beneficios generados deben ser
utilizados para subsidiar una deuda de $15.700 millones que continúa creciendo año a
año por gastos operacionales e intereses que acarrea el hospital. Además, al ser una
institución pública toda compra debe regirse bajo las normas establecidas en la Ley
N°19.886 o Ley de Compras.
Utilizando la metodología enseñada en el magister de ingeniería de negocios con
TI se propone una reestructuración de procesos en busca de un objetivo de negocios, en
este caso disminuir los gastos operacionales del hospital relacionados a las compras
realizadas, generando una mayor eficiencia operacional. Este proyecto se realiza en la
unidad de abastecimiento, estandarizando procesos asociados a las compras e
implementando lógicas de compra que permitan una mayor eficiencia en la compra de
insumos clínicos y médicos realizadas por el área de farmacias.
Utilizando métodos de clasificación y modelos de predicción de demanda se
generaron estrategias de compra para los distintos tipos de productos, planificando de
manera más certera las compras a realizar, mejorando las cantidades compradas para
32% de los insumos analizados. Al contar con compras más certeras se reducen los
costos asociados a quiebres de stock y expiración de productos, generando un
importante ahorro para el hospital. Además, mediante la estandarización del proceso
apoyado con una herramienta de gestión se unifican las solicitudes realizadas
permitiendo realizar solicitudes de mayor volumen para unidades independientes.
Utilizando esta metodología propuesta se obtuvo un ahorro teórico de
$309.882.062 para el año 2014, con VAN $470.912.140 y TIR 352%. Por lo que se puede
concluir que los métodos y modelos utilizados si bien son solo aplicables a una porción
de los insumos utilizados por el hospital, estos generan un gran impacto en la
planificación de compras del mismo, lo que conlleva un ahorro significativo para la
institución. Además, existen múltiples mejoras sobre el trabajo presentado ampliando su
enfoque para considerar temas como una mejor gestión de inventarios, considerando
packing de los productos y caducidad de los mismos.
ii
Gracias a mi familia y amigos
Por su apoyo a lo largo de este proceso

iii
Agradecimientos
A mis padres Christian y Elizabeth por el cariño y apoyo que me han demostrado
en incontables ocasiones, sin ellos nada de esto sería posible. A mis hermanos Camila y
Nicolás por siempre estar junto a mí a pesar de todo entregándome su cariño. A mi familia,
mi tía Ana por ser como una segunda madre y siempre confiar en mí, y todos los demás
por el cariño que me han entregado.
A mis profesores Sebastián Ríos, Patricio Wolff y muchos otros que gracias a su
guía fue posible realizar este proyecto. A todos mis profesores de la escuela por contribuir
en mi desarrollo profesional. A las personas del MBE, Ana María y Laura por su apoyo
durante toda la duración del magister.
A Oscar Ramírez y todas las personas del Hospital Clínico de la Universidad de
Chile que hicieron que esta experiencia fuera grata y me entregaron su ayuda siempre
que fue necesario.
A todos en el STI de la Torre 15 de la Universidad de Chile, por darme las
facilidades para poder continuar trabajando en este proyecto y la confianza que han
depositado en mí.
Finalmente, a mis amigos del colegio y universidad, con los que he formado
amistades más allá de las aulas de clases y me han acompañado a lo largo de todo este
proceso, mostrando siempre su preocupación y apoyo.
A todos aquellos a los que he olvidado nombrar, pero que han contribuido en el
desarrollo de este proyecto.

iv
Tabla de Contenido
1. Introducción .................................................................................................. 1
2. Antecedentes ................................................................................................ 3
2.1. Entidades de Salud ................................................................................ 3
2.1.1. Sistema de Salud ................................................................................ 3
2.2. Tendencias de Gasto en Salud .............................................................. 5
2.3. Compras Públicas en Chile .................................................................... 7
2.4. Hospital Clínico Universidad de Chile .................................................... 9
3. Descripción del Proyecto ............................................................................ 10
3.1. Motivación del Proyecto ....................................................................... 10
3.2. Objetivo General .................................................................................. 10
3.3. Objetivos Específicos ........................................................................... 11
3.4. Alcance ................................................................................................ 12
4. Marco Teórico Conceptual .......................................................................... 14
4.1. Metodología de Ingeniería de Negocios ............................................... 14
4.2. CRISP-DM ........................................................................................... 17
5. Análisis Estratégico .................................................................................... 20
5.1. Historia ................................................................................................. 20
5.2. Estructura ............................................................................................. 21
5.3. Misión y Visión ..................................................................................... 25
5.3.1. Ministerio de Salud............................................................................ 25
5.3.2. Universidad de Chile ......................................................................... 25
5.3.3. Hospital Clínico Universidad de Chile ............................................... 26
5.4. Servicios............................................................................................... 26
5.5. Planteamiento Estratégico ................................................................... 28
5.6. Modelo de Negocios ............................................................................ 29
5.6.1. Creación de Valor ............................................................................. 30
5.6.2. Fórmula de Beneficios ...................................................................... 30
5.6.3. Procesos Claves ............................................................................... 31
5.6.4. Recursos Claves ............................................................................... 31
6. Arquitectura de Procesos ........................................................................... 31
6.1. Macroprocesos en un Hospital ............................................................. 31
v
6.1.1. Servicios Comunes Propios .............................................................. 33
6.1.2. Gestión de Recursos Habilitadores ................................................... 36
6.2. Rediseño de Procesos ......................................................................... 37
6.2.1. Servicio de Insumos Médicos ........................................................... 37
6.2.2. Obtener Recurso ............................................................................... 44
6.3. Dirección de Cambio ............................................................................ 52
6.3.1. Estructura de Mercado y HCUCH ..................................................... 53
6.3.2. Anticipación ....................................................................................... 54
6.3.3. Coordinación ..................................................................................... 54
6.3.4. Prácticas de Trabajo ......................................................................... 55
6.3.5. Integración con Procesos Conexos................................................... 56
6.3.6. Mantención Consolidad de Estado ................................................... 57
7. Lógica de Negocios .................................................................................... 58
7.1. Selección, Limpieza y Transformación de Variables ............................ 58
7.1.1. Selección de Datos ........................................................................... 58
7.1.2. Limpieza de Datos ............................................................................ 58
7.1.3. Pre-procesamiento de Información ................................................... 59
7.2. Modelos Utilizados ............................................................................... 59
7.2.1. Modelo de Clasificación ABC ............................................................ 59
7.2.2. Modelos de Predicción de Demanda ................................................ 60
7.2.3. Modelo de Asignación Estrategia de Compra ................................... 64
7.3. Aplicación de Modelos ......................................................................... 65
7.3.1. Clasificación ...................................................................................... 65
7.3.2. Predicción de Demanda .................................................................... 65
7.3.3. Asignación de Ponderadores ............................................................ 67
8. Resultados .................................................................................................. 71
8.1. Modelo de Clasificación ....................................................................... 71
8.2. Modelos de Predicción ......................................................................... 72
9. Gestión del Cambio .................................................................................... 80
9.1. Crear Sentido y Apropiación ................................................................ 80
9.2. Cambio y Conservación ....................................................................... 81
9.3. Liderazgo del Proyecto de Cambio ...................................................... 81
9.4. Gestión del Contexto Emocional .......................................................... 82
vi
9.5. Comunicaciones ................................................................................... 82
9.6. Desarrollo de Habilidades .................................................................... 83
9.7. Gestión del Poder ................................................................................ 83
9.8. Alerta y Conciencia del Proceso .......................................................... 84
9.9. Evaluación y Cierre .............................................................................. 84
10. Generalización ............................................................................................ 85
10.1. Identificación de Business Process Pattern ......................................... 86
10.1.1. Procesos Para Dominio Común ...................................................... 86
10.2. Lógica de Negocio Genérica ................................................................ 87
10.2.1. Clasificación de Insumos ................................................................ 87
10.2.2. Modelo Predictivo............................................................................ 88
10.2.3. Estrategia de Compra ..................................................................... 88
10.3. Clases Genéricas de Apoyo TI ............................................................. 89
11. Software Propuesto .................................................................................... 90
11.1. Diagramas de Casos de Uso ............................................................... 90
11.1.1. Solicitud de Productos .................................................................... 90
11.1.2. Compra de Productos ..................................................................... 92
11.1.3. Reposición de Insumos ................................................................... 93
11.1.4. Monitoreo de Solicitudes ................................................................. 94
11.1.5. Gestión de Convenios ..................................................................... 95
11.2. Diagramas de Secuencia de Sistema .................................................. 96
11.2.1. Requerir Productos ......................................................................... 96
11.2.2. Compra de Productos ..................................................................... 98
11.2.3. Reposición de Insumos ................................................................... 99
11.2.4. Monitoreo de Solicitudes ............................................................... 100
11.2.5. Actualizar Convenio ...................................................................... 101
11.2.6. Revisión de Alertas ....................................................................... 102
11.3. Diagramas de Secuencia Extendidos ................................................ 102
11.3.1. Solicitud de Productos .................................................................. 103
11.3.2. Compra de Productos ................................................................... 110
11.3.3. Reposición de Productos .............................................................. 116
11.3.4. Monitoreo de Solicitudes ............................................................... 118
11.3.5. Actualizar Convenios .................................................................... 118
vii
11.3.6. Revisión de Alertas ....................................................................... 120
11.4. Diagramas de Clase ........................................................................... 120
11.4.1. Solicitud de Productos .................................................................. 120
11.4.2. Compra de Productos ................................................................... 122
11.4.3. Reposición de Productos .............................................................. 124
11.4.4. Monitoreo de Solicitudes ............................................................... 126
11.4.5. Actualización de Convenios .......................................................... 126
11.4.6. Revisión de Alertas ....................................................................... 127
11.5. Diagrama de Paquetes ...................................................................... 128
11.6. Modelo de Datos ................................................................................ 129
11.7. Prototipo ............................................................................................. 131
12. Análisis Económico ................................................................................... 135
12.1. Evaluación Económica ....................................................................... 135
12.1.1. Inversión ....................................................................................... 136
12.1.2. Costos Operacionales ................................................................... 136
12.1.3. Ingresos Operacionales ................................................................ 137
12.2. Flujo del Proyecto. ............................................................................. 138
12.3. Análisis de Sensibilidad ..................................................................... 139
13. Conclusiones ............................................................................................ 141
13.1. Sistema de Compra ........................................................................... 141
13.2. Método de Clasificación ..................................................................... 141
13.3. Modelos de Predicción ....................................................................... 141
13.4. Método de Asignación ........................................................................ 142
13.5. Trabajo Futuro .................................................................................... 142
14. Bibliografía ................................................................................................ 144
15. Anexos ...................................................................................................... 146
15.1. Anexo A: Notación de Modelamiento de Procesos de Negocios ....... 146
15.1.1. IDEF0 ............................................................................................ 146
15.1.2. BPMN ............................................................................................ 147
15.1.3. UML .............................................................................................. 148
15.2. Anexo B: Modelo Delta ...................................................................... 148
15.3. Anexo C: Macroprocesos ................................................................... 150
15.4. Anexo D: Estructura Direcciones HCUCH.......................................... 151
15.5. Anexo E: Detalle Servicios Comunes Propios.................................... 153
viii
15.6. Anexo F: Listado de insumos con predicción aceptada ..................... 155
15.1. Anexo G: Maquetas de la Aplicación ................................................. 160
15.2. Anexo H: Detalle Ingresos y Costos ................................................... 172

Índice de Ilustraciones
Ilustración 1: Metodología MBE ........................................................................... 16
Ilustración 2: Fases del Modelo Referencial CRISP-DM...................................... 19
Ilustración 3: Estructura Jerárquica HCUCH ........................................................ 22
Ilustración 4: Estructura Dirección Administración y Finanzas I ........................... 23
Ilustración 5: Estructura Dirección Administración y Finanzas II .......................... 24
Ilustración 6: Modelo delta para organizaciones sin fines de lucro ...................... 29
Ilustración 7: Modelo de Negocios Hospital Clínico Universidad de Chile ........... 30
Ilustración 8: Macroprocesos HCUCH ................................................................. 33
Ilustración 9: Servicios Comunes Propios HCUCH .............................................. 35
Ilustración 10: Gestión de Recursos Habilitadores .............................................. 37
Ilustración 11: Servicio de Insumos Médicos ....................................................... 38
Ilustración 12: Administración Relación con Proveedores ................................... 40
Ilustración 13: Programar Compras ..................................................................... 41
Ilustración 14: BPMN Clasificar Insumos ............................................................. 42
Ilustración 15: BPMN Ejecutar Modelos de Predicción ........................................ 43
Ilustración 16: BPMN Asignar Programa de Compra ........................................... 44
Ilustración 17: Programar Compras y Decidir Proveedor ..................................... 45
Ilustración 18: BPMN Explorar Mercado Público ................................................. 46
Ilustración 19: BPMN Publicar Requerimientos Licitaciones ................................ 48
Ilustración 20: BPMN Decidir Proveedor, Modalidad de Compra/Entrega y
Programa........................................................................................................................ 49
Ilustración 21: BPMN Licitación ........................................................................... 50
Ilustración 22: BPMN Seleccionar Proveedores Licitación .................................. 51
Ilustración 23: BPMN Confección de Contrato Licitación ..................................... 52
Ilustración 24: Ejemplo clasificación ABC ............................................................ 60
Ilustración 25: Orden de ejecución de modelos predictivos ................................. 67
Ilustración 26: Dominio del Proyecto ................................................................... 87
Ilustración 27: Lógica genérica de Compras ........................................................ 87
Ilustración 28: Proceso genérico clasificación de insumos .................................. 87
Ilustración 29: Proceso genérico modelo predictivo ............................................. 88
Ilustración 30: Proceso genérico estrategia de compra ....................................... 89
Ilustración 31: Diagrama de Caso de Uso Solicitud de Productos ....................... 91
Ilustración 32: Diagrama de Caso de Uso Compra de Productos ........................ 93
Ilustración 33: Diagrama de Caso de Uso Reposición de Insumos ..................... 94
ix
Ilustración 34: Diagrama de Caso de Uso Monitoreo de Solicitudes ................... 95
Ilustración 35: Diagrama de Caso de Uso Gestión de Convenios ....................... 95
Ilustración 36: Diagrama de Secuencia Solicitud de Productos ........................... 97
Ilustración 37: Diagrama de Secuencia Compra de Productos ............................ 99
Ilustración 38: Diagrama de Secuencia Reposición de Insumos ....................... 100
Ilustración 39: Diagrama de Secuencia Monitoreo de Solicitudes ..................... 101
Ilustración 40: Diagrama de Secuencia Actualizar Convenio ............................. 102
Ilustración 41: Diagrama de Secuencia Revisión de Alertas.............................. 102
Ilustración 42: Diagrama de Secuencia Extendido Solicitud de Compra I ......... 105
Ilustración 43: Diagrama de Secuencia Extendido Solicitud de Productos II ..... 107
Ilustración 44: Diagrama de Secuencia Extendido Solicitud de Productos III .... 109
Ilustración 45: Diagrama de Secuencia Extendido Compra de Productos I ....... 111
Ilustración 46: Diagrama de Secuencia Extendido Compra de Productos II ...... 112
Ilustración 47: Diagrama de Secuencia Extendido Compra de Productos III ..... 113
Ilustración 48: Diagrama de Secuencia Extendido Compra de Productos IV .... 115
Ilustración 49: Diagrama de Secuencia Extendido Solicitud de Reposición ...... 117
Ilustración 50: Diagrama de Secuencia Extendido Monitoreo de Solicitudes .... 118
Ilustración 51: Diagrama de Secuencia Extendido Actualizar Convenio ............ 119
Ilustración 52: Diagrama de Secuencia Extendido Revisión de Alertas ............. 120
Ilustración 53: Diagrama de Clase Solicitud de Productos ................................ 122
Ilustración 54: Diagrama de Clases Compra de Productos ............................... 124
Ilustración 55: Diagrama de Clases Solicitud de Reposición ............................. 125
Ilustración 56: Diagrama de Clases Monitoreo de Solicitudes ........................... 126
Ilustración 57: Diagrama de Clases Actualización de Convenios ...................... 127
Ilustración 58: Diagrama de Clases Revisión de Alertas ................................... 127
Ilustración 59: Diagrama de Paquetes ............................................................... 129
Ilustración 60: Modelo de Datos ........................................................................ 130
Ilustración 61: Prototipo panel principal ............................................................. 131
Ilustración 62: Prototipo Ingresar código insumo ............................................... 131
Ilustración 63: Prototipo Resultado de búsqueda .............................................. 132
Ilustración 64: Prototipo Ingreso de insumos ..................................................... 133
Ilustración 65: Prototipo datos guardados por insumo ....................................... 133
Ilustración 66: Prototipo Resumen de datos ...................................................... 134
Ilustración 67: Modelo cajas y flechas IDEF0 .................................................... 146
Ilustración 68: Ejemplo modelo BPMN .............................................................. 148
Ilustración 69: Maqueta solicitud de productos .................................................. 161
Ilustración 70: Maqueta especificación de productos ........................................ 162
Ilustración 71: Maqueta aprobación de productos ............................................. 163
Ilustración 72: Maqueta solicitud de reposición ................................................. 164
Ilustración 73: Maqueta bandeja de entrada solicitudes a Jefe de Bodega ....... 165
Ilustración 74: Maqueta bandeja de entrada Jefe de Abastecimiento ................ 166
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