Projektmanagement für Unternehmensberatungen : mit Beispielen aus dem Inhouse Consulting von Deutsche Post World Net PDF
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Christoph Wegmann/Holger Winklbauer Projektmanagement für Unternehmensberatungen Christoph Wegmann/Holger Winklbauer Projektmanagement für Unternehmens- beratungen Mit Beispielen aus dem Inhouse Consulting von Deutsche Post World Net Bibliografische Information Der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar. 1. Auflage September 2006 Alle Rechte vorbehalten ©Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr.Th.Gabler | GWVFachverlage GmbH, Wiesbaden 2006 Lektorat: Ulrike M.Vetter Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen von Springer Science+Business Media. www.gabler.de Das Werk einschließlich aller seiner TTTeile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. indiesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: Nina Faber de.sign, Wiesbaden Druck und buchbinderische Verarbeitung: Wilhelm &Adam, Heusenstamm Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany ISBN-10 3-8349-0295-0 ISBN-13 978-3-8349-0295-5 Vorwort 5 Vorwort Das vorliegende Buch hat zum Ziel, praktische, fundierte und systematische Hilfestellungen für das Projektmanagement von Managementberatungen zu geben. Dabei konnte ich auf zwei Hauptquellen meiner persönlichen Erfahrung zurückgreifen. Zum einen ist dies das Konzept meiner Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ an der Hochschu- le für Angewandte Wissenschaften in Hamburg. Zum anderen basiert das Buch auf dem in der Praxis vielfach erprobten Projektmanagementkonzept des Inhouse Consultings von Deut- sche Post World Net, bei der ich als Projektleiter einige Jahre tätig war. Durch diese Kombi- nation aus Praxis und Hochschule sollen Fundierung, Branchen- und Praxisorientierung si- chergestellt werden. Entsprechend richtet sich das Buch auch an zwei Zielgruppen. Zum einen sind dies Studie- rende, die sich im Rahmen des Studiums mit Projektmanagement oder Managementberatun- gen auseinander setzen. Zu den Techniken des Projektmanagements, aber auch zur reinen In- formation über das Berufsfeld Managementberatung kann dieses Buch meines Erachtens einen Beitrag leisten, denn es zeigt einige Facetten der Arbeit in einem Beratungsunterneh- men auf. Die zweite Zielgruppe sind Projektleiter und Projektmitarbeiter, die sich über das Projektmanagement von Managementberatungen „weiterbilden“ möchten. Durch die Beispie- le aus der Beraterpraxis können auch diese Praktiker dem Buch hoffentlich einige neue Anre- gungen entnehmen. Der Dank gilt dem Inhouse Consulting für die Erlaubnis, den Common Consulting Approach in diese Publikation einfließen zu lassen. Gedankt sei aber auch den Studenten der Hochschu- le für Angewandte Wissenschaften, die durch kritisches Hinterfragen in der Lehrveranstal- tung wichtige Impulse für dieses Buch gegeben haben. Zudem möchte ich Herrn Prof. Dr. Germanus Wegmann für die kritische Durchsicht des Manuskriptes danken. Ein Hinweis sei noch zu den Formulierungen in männlicher Form gemacht. Es wurde darauf verzichtet, jeweils die männliche und weibliche Form aufzuführen. „Die Managementberater und die Managementberaterinnen“ schien mir den Lesefluss doch zu sehr einzuschränken, weshalb wir uns auf die umgangssprachlich männliche Form beschränkt haben. Die Leserin- nen mögen mir diese fälschliche Vereinfachung hoffentlich nachsehen. Reinbek im Juli 2006 Christoph Wegmann 6 Vorwort Vorwort 7 Vorwort Die Fähigkeit zu gutem Projektmanagement ist für Managementberatungen eine der Kern- qualifikationen. Schließlich besteht das Hauptprodukt von Beratungsunternehmen in der erfolgreichen Durchführung vonProjekten. Um einen hohen Standard hierfür zu gewährleisten, hat das Inhouse Consulting von Deutsche Post World Net einen eigenen Projektmanagementansatz, den Common Consulting Approach, entwickelt. Das Inhouse Consulting ist die interne Managementberatung der Deutschen Post und hat seit 1999 eine Vielzahl von strategischen Projekten im In- und Ausland für die Deut- sche Post durchgeführt. Inzwischen arbeiten, aus 3 Büros heraus, über 110 Berater im Inhou- se Consulting – mit weiter steigender Tendenz. Aufgrund des Wachstums und der Internationalisierung der Beratung ist eine effiziente Pro- jektsteuerung für den Erfolg des Inhouse Consultings wesentlich. Der Common Consulting Approach ist hierbei das zentrale Instrument, um eine gleichmäßig hohe Qualität im Projekt- management zu gewährleisten. Im Rahmen eines viertägigen Trainingsblocks werden die Berater des Inhouse Consultings in der Anwendung geschult. Wir freuen uns, mit diesem Buch einige Elemente des Common Consulting Approaches der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Eine durchgängige Darstellung des Gesamtansatzes würde den Rahmen eines Buches sprengen. Insofern freuen wir uns, dass es in die Darstel- lung des Projektmanagements für Managementberatungen aufgenommen wurde. Auf diese Weise ist eine allgemein verständliche und mit Hintergrundinformationen versehene Darstel- lung entstanden. Gedankt sei den vielen Beratern des Inhouse Consultings, die über „Beratergenerationen“ hinweg den Common Consulting Approach entwickelt und über die Anwendung getestet haben. Zusätzlich möchte ich mich auch bei dem Support-Team des Inhouse Consultings für ihre engagierte Unterstützung bei der Finalisierung des Buches bedanken. Bonn im Juli 2006 Holger Winklbauer, Geschäftsführer Deutsche Post World Net Business Consulting GmbH 8 Vorwort Inhaltsverzeichnis 9 Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...........................................................................................................13 Verzeichnis der Praxisboxen...................................................................................................17 Abkürzungsverzeichnis..........................................................................................................19 1 Managementberatungen und Projekte.....................................21 1.1 Managementberatungen.................................................................................................21 1.2 Interne Managementberatungen....................................................................................27 1.3 Was ist ein Projekt?.......................................................................................................29 1.4 Projektmanagement.......................................................................................................35 1.5 Besonderheiten bei Projekten in Managementberatungen.............................................40 1.6 Welche Projektphasen gibt es?......................................................................................44 2 Akquisephase...........................................................................51 2.1 Grundlagen der Projektakquisition in Managementberatungen.....................................51 2.2 Vorbereitung der Projektakquisition..............................................................................52 2.3 Ablauf der Akquise........................................................................................................55 2.4 Projektangebot und Vertragsgestaltung..........................................................................56 2.4.1 Inhalte eines Angebots.......................................................................................56 2.4.2 Vertragsgrundlage..............................................................................................60 10 Inhaltsverzeichnis 3 Projektplanung..........................................................................73 3.1 Zielfindung.....................................................................................................................75 3.2 Projektstruktur (Work Breakdown Structure).................................................................81 3.3 Zeitplanung mit Netzplänen...........................................................................................90 3.3.1 Grundlagen zu Netzplänen.................................................................................91 3.3.2 Netzplanerstellung und -analyse........................................................................94 3.3.3 Zeitpläne kommunizieren.................................................................................105 3.4 Ressourcenplanung......................................................................................................108 3.4.1 Bedeutung der Ressourcenplanung..................................................................108 3.4.2 Planung der Personalressourcen.......................................................................110 3.5 Kostenplanung.............................................................................................................121 3.5.1 Sichtweisen auf Projektkosten in der Managementberatung............................121 3.5.2 Entwicklung eines Projektbudgets...................................................................125 3.6 Risikomanagement.......................................................................................................129 4 Projektorganisation.................................................................137 4.1 Aufbauorganisation im Projekt....................................................................................137 4.1.1 Lenkungsausschuss..........................................................................................143 4.1.2 Steuerkreis........................................................................................................146 4.1.3 Kernteam (Projektgruppen)..............................................................................148 4.1.4 Projektleiter......................................................................................................150 4.1.5 Projektbüro bzw. Programmbüro.....................................................................153 4.2 Projektorganisation bei Einsatz von Beratern..............................................................155 4.3 Eingliederung des Projektes in die Unternehmensorganisation...................................158 4.4 Stakeholder..................................................................................................................166 5 Projektcontrolling....................................................................175 5.1 Einhaltung des Kosten-Budgets...................................................................................182 5.2 Einhaltung des Personaleinsatz-Plans..........................................................................186 Inhaltsverzeichnis 11 5.3 Einhaltung des Zeitplans.............................................................................................189 5.4 Erreichung des Ergebnisses (Qualitätskontrolle).........................................................192 6 Mitarbeiterführung im Projekt.................................................195 6.1 Personalbeurteilung.....................................................................................................196 6.2 Kommunikation...........................................................................................................207 6.2.1 Informelle Kommunikation.............................................................................209 6.2.2 Formelle Kommunikation................................................................................211 6.3 Personalmotivation......................................................................................................219 6.4 Zusammenarbeit im Projekt.........................................................................................222 6.4.1 Konflikte bei Beratungsprojekten....................................................................223 6.4.2 Konfliktmanagement.......................................................................................228 6.4.3 Transaktionsanalyse zur Erkennung und Lösung von Konflikten....................233 6.4.4 Teambildung in der Managementberatung.......................................................240 7 Projektabschluss....................................................................245 Literaturverzeichnis..............................................................................................................255 Die Autoren..........................................................................................................................261
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