Projektkompass SAP®: Arbeitsorientierte Planungshilfen für die erfolgreiche Einführung von SAP®-Software PDF
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AFOS Andreas Blume Projektkompass SAp® BUcMr und neue Medlen aus der Reihe Business Computing verkniipfen aktuelles Wlssen aus der (nformado~nologle mit Fragestellungen aus dem Management. Sle rlchten 81eh Insbesondere an ITNerantwortliehe in Unternehmen und Organisadonen sowie an Berater und rr·Dozenten. In der Relhe sind bishererschienen: SAP, AlbeIt, Manapment von AFOS __- -..... lnfonnotllcproMoHn von Martin Brogil NotzweI1cpruIo mIt_I_.ro von Norbert Heesel uDd Werner Relchsteln __I ", _nlc-Ooolan mit ACCESS von Ernst Tiemeyer und Klemens Konopasek Qualttituoftwalre dun::h Kuncleno ....n ta.run' von Georg Herzwurm, Sixten Schockert und Werner Mellis Moct."... ProjektmIInaaement vPon rEriok WJiscohne_wsk.i .._tor--. von Erik Wischnewsld Pro~"'_I"' ....... von Gerda M. 508 uDd Dieter Eschlbetk a._I. .... Ku-"Intepation von Andre R. Probst und Dieter Wenger Moderne Orpnlatlonekonzeptlonen von Helmut Wittlage SA'" Rl3"lm M. .......... von Olaf Jacob und Hans-IUrgen Uhink Untemehme. ...r foI.lm Internet von Frank Lampe Electronic Commerc. von Markus Deutsch Cllent/S.rwr von Woltnard von ThieDen Markell,. Computer 8aHd von Bajo Hippner, Matthias Meyer und Klaus D. Wilde (lIrsg.) Disposltlons,.,..metervon SAP R/W'" von Jorg Dittrich, Peter Mertens und Michael Hau Marketlne unci ElectronIc Commerc. von Frank Lampe Pro/OktkompuoSA'" von AFOS und Andreas Blume AFOS Andreas Blume Projektkompass SAp® Arbei tsorientierte Planungshilfen fur die erfolgreiche Einfiihrung von SAP®-Software Unter Mitarbeit von Georg Siebert und Reinhard Linz 3. Auflage ~ vleweg Diese Veroffentlichung ist ein Ergebnis des Forschungsprojekts .. Gestaltungsmoglichkeiten integrierter Standardsoftware am Beispiel der Softwareprodukte R/2 und R/3 von SAP", das im Rahmen des Programms "Sozialvertrligliche TechnikgestaItung" der Landesregierung Nordrhein-Westfalen gefOrdert wurde. Das Projekt wurde von den folgenden, zur "Arbeitsgemeinschaft arbeitsorientierte Forschung und Schulung GbR-AFOS" zusammengeschlossenen Instituten durchgefUhrt: BIT: Berufsforschungs-und Beratungsinstitut fUr interdisziplinlire Technikgestaltung e. V., UnterstraBe 51,44893 Bochum, Tel. 0234-92231-10, Fax 0234-92231-27 FORBA: Forschungs- und Beratungsstelle fUr betriebliche Arbeitnehmerfragen e.Y., DominikusstraBe 3, 10823 Berlin, Tel. 030-7819766, Fax 030--4398296 FORBIT: Farschungs- und Beratungsstelle Informationstechnologie e.V., EimsbiittelerstraBe 18, 22769 Hamburg, Tel. 040--4392336, Fax 040--4398296 Wissenschaftliche Mitarbeiter der Projektgruppe waren: Dipl.-Inform. Thomas Barthel, Forbit e.V.; Dr. Andreas Blume, BIT e.V.; Dipl.-Betriebswirt Ingmar Carlberg, BIT e.V.; Dipl.-Inform. Michael Kuhn, Forbit e.V.; Dr. Reinhard Linz, BIT e.Y.; Dipl.-Kaufm. Bri gitte Maschmann-Schulz, Forbit e.V. (jetzt FORB IT A.O., Hamburg); Dipl.-Ing. Georg Siebert, FORBA e.V. .. SAP" ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, NeurottstraBe 16, D-69190 Walldorf. Der Herausgeber bedankt sich fUr die freundliche Genehmigung der SAP Aktiengesellschaft, das Warenzeichen im Rahmen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafUr presserechtlich verantwortlich. Weitere eingetragene Warenzeichen der SAP AG sind: R/2®, R/3®, ABAPj4®, SAP EarlyWatch®, SAPoffice®, SAP Business Workflow®, SAP ArchiveLink® 1. Auflage 1997 2. Auflage 1998 3. Auflage 1999 Aile Rechte vorbehalten © Springer Fachmedien Wiesbaden 1999 Urspriinglich erschienen bei Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, BraunschweigIWiesbaden 1999 Softcover reprint of the hardcover 3rd edition 1999 Das Werk einschlieBlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschtitzt. Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzullissig und strafbar. Das gilt ins besondere fUr VervieWiItigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. http://www.vieweg.de Grafische GestaItung und Layout Robert Zgodda Konzeption und Layout des Umschlags: U1rike Weigel, www.CorporateDesignGroup.de Gesamtherstellung: Hubert & Co., Gottingen ISBN 978-3-663-07743-5 ISBN 978-3-663-07742-8 (eBook) DOI 10.1007/978-3-663-07742-8 VorwortlEinleitung Vorwort Dieses Buch hat eine lange Geschichte und ftihrt die Erfahrungen vieler Menschen zusammen. Das Ganze begann Mitte der BOer Jahre mit ersten Beratungen zur sozialvertraglichen Regelung von SAP-Einfiihrungs prozessen. Vor diesem Erfahrungshintergrund beantragten die Institute BIT v., e. FORBA e. V. und Forbit e. V. Anfang der 90er als AFOS GbR ein Forschungsprojekt mit dem Titel "Gestaltungsmoglichkeiten integrierter Standardsoftware am Beispiel der Softwareprodukte R/2 und R/3 von SAP". Das Projekt wurde von der Landesregierung Nordrhein Westfalen (im Programm "Sozialvertragliche Technikgestaltung") gefordert. Ftir dieses Projekt stellte dankenswerterweise die SAP-AG nicht nur ihre Software zur Verftigung, sondern bot in Workshops und Einzelgesprachen den Projektmitgliedern Gelegenheit zum Informations- und Erfahrungs austausch. In den ca. drei Projektjahren konnten weiterhin tiber system a tische Fallstudien in SAP-Anwenderbetrieben, Uberprtifungen am eigenen SAP-System, parallele Beratungsprozesse und Schulungen Erfahrungen gesammelt werden. Dartiber hinaus wurde mit Hilfe zahlreicher Ein zelpersonen, die als Experten ihre Erfahrungen mit SAP, praktischer Organisation von betrieblichen GrolSprojekten und humaner Arbeits systemgestaltung zur Verfiigung stellten, ein kontinuierlicher Lernprozess organisiert, der bis heute andauert. Mit der Konzeption und dem Schreiben dieses Buches wurde Ende 1994 unter dem Arbeitstitel "Soziales Pflich tenheft SAP" begonnen. Es wurde seitdem mehrfach' konzeptionell verandert und den Entwicklungen bzw. praktischen Erfahrungen angepalSt. Neue Ideen und Konzepte wurden ausprobiert sowie der schnellen Weiter entwicklung der SAP-Software gefolgt. Kurz, es fiel schwer, einen Schnitt zu machen. Mit der Verabschiedung des neuen Arbeitsschutzgesetzes (August 1996), dem Releasestand 3.0 C von SAP-R/3 und dem hilfreichen Druck des Verlages gelang schlielSlich der Sprung tiber den eigenen Schatten. Auch der Erfolg unseres Lesebuchs "SAP, Arbeit, Management" und nicht zuletzt die zahlreichen Leseranfragen nach dem Folgebuch halfen, die tib lichen Mtihen des Schreibens und der kritischen Uberarbeitung parallel zur normalen Beratungspraxis zu iiberwinden. Von daher bleibt dem Herausgeber alldenjenigen zu danken, die im Rah men des Projektes und der betrieblichen Beratungen zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Zudem hoffen wir, dalS dieser Projektkompass mit dazu beitragt, den Kreis derer zu erweitern, die mit Mut und person lichem Engagement SAP-gestUtzte Reorganisationsprozesse sozialver traglich zu gestalten versuchen. v Vorwort/Einleitung Einleitung Eine gute Software macht noch lange nicht ein Unternehmen erfolgreich bzw. eine Software kann nur so gut sein, wie das Unternehmen, das sie nutzt! Diese Binsenweisheit scheint sich angesichts der Erfolgs meldungen der SAP-AG und den - sicherlich mit Recht - stolzen EinfUhrungsberichten von Anwenderunternehmen im "SAP-Info" alltaglich zu bestatigen. Zwar ist es mittlerweile auch gangig, auf Funktionalitatsdefizite, EinfUhrungsprobleme, hohe Kosten oder wie jungst auf Sicherheitsliicken im R/3-System hinzuweisen, doch scheint die Kritik an der SAP-Software auch geeignet, von den Eigenproblemen und der Verantwortung der Anwenderbetriebe abzulenken. Selbstimmunisierung der "SAP-Gemeinde" auf der einen, Versuche von Schuldzuweisungen an den Softwarehersteller im MiiSerfolgsfall auf der anderen Seite, kennzeichnet aus unserer Sicht eine Situation, in der die fUr die Einfuhrung, Erweiterung oder eine Migration Verantwortlichen wie in einer Faile gefangen sind. Egal was passiert bzw. wie die EinfUh rung ausgeht, mussen sie sich am "Standard" messen lassen. Gemeint ist hier nicht der jeweils aktuelle Standard der SAP-Funktionalitaten und ihre Flexibilitat -die nebenbei bemerkt nur wenige Unternehmen wirklich ausnutzen - sondern der politische Standard einer schnellen EinfUhrung (z.Z. knapp ein Jahr fur R/3 ). 1st man nicht so schnell, Wit es zunehmend schwerer, dem betrieblichen "Olymp" klarzumachen, daiS letztlich er und seine Fuhrungsriege es versaumt haben, die politischen Bedingungen zu schaffen und die Kapazitaten bereitzustellen, die eine produktive EinfUhrung der SAP-Software jeweils wirklich ben6tigt. Mit zunehmender Installationsdichte wird zudem eine Schuldzuweisung an die Software ebenfalls schwieriger: "Firma XY hat es ja auch erfolgreich geschafft, und Sie?!" Daruber hin aus st6/5t eine solche Schuldzuweisung schnell an die Grenzen noch erlaubter Kritik an den Top-Entscheidern. Denn es sind ja letztlich sie, die die Entscheidung fUr die Software getroffen und zu verantworten haben. Allein schon das Bedurfnis, solche Fragen erst am Ende eines SAP-Projektes zu stellen, verweist auf massive Defizite in der Fuhrungs kultur des Unternehmens. Es spiegeIt zudem haufig die leider noch verbreitete Auffassung wider, daiS die Planung der technischen und funktionalen Aspekte einer SAP-EinfUhrung allein schon den Erfolg einer Installation garantieren. VI Vorwort/Einleitung Machen wir es kurz: Eine SAP-Einfiihrung ist -ob man will oder nicht - auch ein politi scher ProzeB, der als solcher betrieblich zielgerichtet gestaltet und gesteuert werden muB. Mit dieser sicherlich plakativen Aussage treffen wir - wenn auch in anderer Interpretation - die verbreitete Sicht der gesetzlichen Arbeit nehmervertretungen, also der Betriebs-und PersonalriHe. Aus ihrer Sicht erscheint der "Moloch SAP" hinter seiner glatten Fassade von Funktio nalitaten und unabweisbaren Vorteilen als ein Mittel, die betrieblichen Krafteverhaltnisse zu vedindern. Neben den klassischen Rationalisierungseffekten als Auswirkung verstarkter Formalisierung und Automation von optimierten Geschafts prozessen wird vor allem eine umfassende Kontrollier- und Steuer barkeit der Ablaufe und damit der MitarbeiterInnen als Bedrohung gesehen. Schlagworte wie "elektronisches FlieBband" oder das "trans parente Unternehmen" machen die Runde und zeichnen ein Bild zuneh mend zentralisierter Entscheidungen und eines Machtgewinns des Overheads bzw. eines Verlustes von Autonomie der Mitarbeiter vor Ort. Diejenigen Arbeitnehmervertretungen aber, die im Rahmen einer SAP Einfiihrung schon versucht haben, sich im Sinne der Belegschaft konstruktiv einzumischen, setzen andere Akzente. Fiir sie ist zunachst die Komplexitat der SAP-Systeme erdriickend. Auch wenn sie die SAP Sprache (ABAP, Dynpro etc.) fur einen Small-Talk im Projekt ausreichend erlernt haben, hatten sie Schwierigkeiten, die fachliche und technische Spreu yom politischen Weizen zu trennen. Andere gingen sogar in der Projekt(gruppen}arbeit soweit auf, daB sie Gefahr liefen, die politische Linie des Betriebsrats aus dem Auge zu verlieren. Auf der anderen Seite sahen sie aber auch die Widerspriiche klarer: z.B. in Form von Kampfen zwischen Fiirstentiimern und Berufsgruppen, stillschweigender Opferung von Anspriichen und Funktionalitaten angesichts drohender Projektendtermine oder technischer Schwierigkeiten bzw. mangelnder Erfahrung der EDV-Abteilung. Diese Widerspriiche brechen zwar die monolitische Fassade von Befiirchtungen auf, lassen jedoch bis auf vereinzelte Schadenfreude ein anderes Gefahrdungsszenario entstehen. Dies setzt sich u. a. aus folgenden Mosaiksteinen zusammen: Oberlas tung und Oberforderung der Mitarbeiter, keine Zeit fur arbeitsorientierte MaBnahmen und soziale Pflichtenerfiillung im Interesse der Mitarbeiter bzw. des Betriebsrates, keine klare politische Fiihrung des Projektes mit der Konsequenz unkalkulierbarer Machtverschiebungen im Unterneh- VII Vorwort/Einleitung men, mehr technisch-funktionale Integration ohne bessere Kooperation und Kommunikation der Menschen untereinander etc. Da diese Widerspruche und Erfahrungen weder zwangslaufig auftreten mussen, noch im Kern den Produkten der SAP-AG angelastet werden konnen, wurde dieses Buch geschrieben. Unser Projektkompass SAP geht entsprechend von der Erkenntnis aus, daB es zu einer erfolgreichen SAP-EinfUhrung mehr bedarf als die Beherrschung der Software und ihrer technischen Infrastruktur. Vielmehr ist eine SAP-EinfUhrung ein betriebspolitischer Reorganisa tionsprozeB, der ebenso gut geplant und organisiert werden muB wie die technische Seite. Insofern versteht sich dieses Buch als Erganzung zu den Einfuh rungsempfehlungen und Werkzeugen der SAP-AG und ihrer Logo partner. Es ersetzt also beispielsweise nicht die Navigationsinstrumente des "Implementation Management Guides" bzw. des geplanten "ASAP Implementationsassistenten", sondern stellt die eher versteckten bzw. weniger offentlich diskutierten Erfolgs- und MiBerfolgsfaktoren einer SAP-EinfUhrung ins Zentrum der Empfehlungen. Diese "weichen" Erfolgsfaktoren und Ziele zu erfassen, zu beschreiben und in Vorgehensempfehlungen fur die betriebliche Praxis umzumun zen stoBt aber in der Betriebspraxis auf vielfaltige Abwehrreaktionen. Beispielsweise sperren sich viele Geschaftsfuhrungen nach der Grund satzentscheidung und entsprechender Delegation der SAP-EinfUhrung an "das Projekt", eine kontinuierliche politische Steuerungsfunktion zu ubernehmen. Oder sie weigern sich, gemeinsam mit dem Betriebsrat, die "sozialen Pflichten" z.B. im Rahmen des Daten- und Gesund heitsschutzes oder Nachteilsausgleichs fur betroffene Mitarbeiter auszuhandeln und als formelle Projektaufgaben einzuplanen. Deshalb wehren sich auch Projektleiter haufig zurecht, beispielsweise die Verantwortung fur komplexe Reorganisationsprozesse und die Um setzung "sozialer Pflichten" zu ubernehmen, sofern sie nicht unmittelbar und eindeutig zum Projektauftrag mit entsprechenden Ressourcen gehoren oder Bedingung der technisch-funktionalen Erfordernisse der Software sind. Entsprechend bietet dieses Buch in Tei! A fUr Geschaftsfiihrer, Betriebsrate und Projektleiter die Moglichkeit, sich mit den "versteckten VIII VorwortlEinleitung Erfolgsfaktoren" konstruktiv auseinanderzusetzen. Uber vier Praxis beispiele und eine Darstellung der Erfolgs-und MiBerfolgsfaktoren wird die Erfordernis einer ganzheitlichen Kursbestimmung fiir den SAP Einsatz entwickelt. Mit .den Rahmenleitbildern "robustes Unterneh men", "arbeitsorientierte Systemgestaltung" und einer "sozialvertrag lichen Einfiihrungsstrategie" wird schlieBlich ein betriebliches Dis kussionsmodell fiir die Zielentwicklung eines SAP-Projektes vorgestellt und durch eine erste Definition der "sozialen Pflichten" abgerundet. Der Teil B dieses Buches steht ganz im Zeichen praktischer Empfeh lungen fUr die Projektplanung. Es werden vor dem Hintergrund der in Teil A entwickelten Ziele und Erfolgsfaktoren verschiedene Vorgehens modelle vorgestellt, diskutiert und das Vorgehensmodell der "kleinen Schritte" empfohlen. Ausgehend von den Empfehlungen der SAP-AG zu den aus arbeitsorientierter Sicht bedeutsamen Arbeitspaketen (Tasks) werden "sozialen Pflichten" aufgefUhrt und Hinweise auf haufig auftretende Probleme und Losungswege angeboten. Damit auf der langen Reise auch der vereinbarte Kurs gehalten werden kann, bietet der Strukturvorschlag fUr "Soziale Pflichtenhefte" im Anhang zu diesem Buchteil einenAnsatz, die betrieblich ausgehandelten Ziele und Anforderungen an die SAP-gestiitzte Arbeit, Organisation, Technik und das Personal systematisch und verbindlich zu beschreiben. Dieser Teil des Buches eignet sich besonders fiir diejenigen Leser, die sich in konkreten Voriiberlegungen zur Projektierung einer R/3- Einfiihrung befinden. Er ist aber auch fiir die betrieblichen Entschei dungstrager zu empfehlen, wenn sie in die konkrete Ausrichtung der Projektstruktur (Vorgehensmodell, Aufbauorganisation, Ressourcen) steuernd eingreifen wollen. Das Kapital B 23.. -die gelben Seiten - bietet dafiir arbeitsorientierte Kommentierungen zu 25 ausgewahlten Arbeits paketen (Tasks) aus den Vorgehensmodellen der SAP-AG und damit eine gute Grundlage fUr die Aushandlung eines detaillierten Projekt plans unter Beachtung "sozialer Pflichten". Der dritte Teil des Buches (Teil C) sei ohne Einschrankungen allen Leserinnen und Lesern zur Lektiire empfohlen, da hier vier zentrale Erfolgsbedingungen (Humane Arbeitsgestaltung, Qualifizierung, Beteiligung und Mitbestimmung) als Querschnittsthemen detailliert behandelt werden. Sie bieten also fUr GeschaftsfUhrer, Betriebsra te und Projektverantwortliche Anregungen und Empfehlungen zum Eichen ihres betriebsspezifischen Projektkompasses. AbschlieBend sei darauf hingewiesen, daB es sich im Folgenden nicht IX Vorwort/Einleitung urn eine Checklistensammlung oder eine Anweisung zum arbeits orientierten Customizing des jeweils vorliegenden R/3 Releasestandes handelt. Vielmehr orientiert dieses Buch -entsprechend releasewechsel stabil-auf eine den betrieblichen Fahigkeiten und Entwicklungszielen angepagte Einarbeitung von SAP-Software. Darauf sind unsere Emp fehlungen ausgerichtet und erfordern deshalb fur die Umsetzung ein hohes Mag an Eigeninitiative und Transferarbeit im Betrieb. x
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