Procurement, Contracts and Acquisition Handbook

316 Pages·2016·2.62 MB·English

Procurement, Contracts and
Acquisition Handbook

Revision Date:  June 15, 2016 

1110 West Washington Street, Suite 280 | Phoenix, AZ  85007 
Telephone: (602) 771‐1000 | Facsimile:  (602) 771‐1002 | TTY:  711
Procurement, Contracts and Acquisition Handbook        Revised 6‐15‐2016 
Table of Contents 

1.0  Introduction ................................................................................................................................................ 1 
2.0  Recipient Responsibilities ....................................................................................................................... 3 
2.1  Mandatory Procedures .............................................................................................................................. 3 
2.1.1  Compliance with Arizona Revised Statutes .................................................................................................. 4 
2.1.2  Review for Unnecessary or Duplicative Purchases ....................................................................................... 5 
2.1.3  Procurement of Recovered Materials 2 CFR 100.322 ................................................................................... 5 
2.1.4  Conflict of Interest ......................................................................................................................................... 5 
    Examples ............................................................................................................................................ 7 
    Exceptions .......................................................................................................................................... 7 
2.2  Competition Guidelines ........................................................................................................................... 7 
2.2.1  Contracting with Small or Minority/Women Owned Businesses ................................................................ 8 
2.2.2  Prohibited Restrictive Procedures ................................................................................................................. 9 
2.2.3  Bidders Lists .................................................................................................................................................. 9 
2.2.4  Cost Estimates ............................................................................................................................................... 9 
    Examples .......................................................................................................................................... 10 
2.2.5  Cooperative Purchases ................................................................................................................................. 10 
    Example ............................................................................................................................................ 11 
2.2.6  Protest and ADOH Role ............................................................................................................................. 11 
2.3  Maintaining Documentation ................................................................................................................. 11 
2.4  Providing Documentation for Review (CDBG Funding Specific) ................................................. 12 
2.5  Managing Contractors/Sub‐recipients/Lessees .................................................................................. 13 
2.5.1  Contractors .................................................................................................................................................. 13 
    Examples .......................................................................................................................................... 13 
2.5.2  CDBG Program Sub‐recipients ................................................................................................................... 13 
    Examples .......................................................................................................................................... 14 
2.5.3  Lessees/Operators (CDBG Funding Specific) ............................................................................................. 14 
    Examples .......................................................................................................................................... 15 
    Examples .......................................................................................................................................... 15 
2.6  Section 3 (HUD Funding Specific) ....................................................................................................... 15 
2.7  Uniform Relocation Act (URA) ............................................................................................................. 16 
3.0  Methods of Procurement ........................................................................................................................ 17 
3.1  Micro Purchase Procurement 2 CFR 200.320(a) .................................................................................. 17 
3.2   Small Purchase Procurement ................................................................................................................. 17 
3.2.1  Oral Quotes ................................................................................................................................................. 18 
3.2.2  Written Quotes ............................................................................................................................................ 18 
3.3  Competitive Sealed Bids ........................................................................................................................ 19 
3.3.1  Sealed Bid Waiver for Construction Contracts ........................................................................................... 19 
3.3.2  Sealed Bid Process ....................................................................................................................................... 19 
3.4  Competitive Proposals 2 CFR 200.320(d) ............................................................................................. 21 
3.5  Design Build Projects ............................................................................................................................. 23 
3.6  Non‐Competitive Proposal .................................................................................................................... 24 
    Examples .......................................................................................................................................... 24 
ARIZONA DEPARTMENT OF HOUSING  i
Procurement, Contracts and Acquisition Handbook        Revised 06‐15‐2016 
4.0  Development of Construction Bid Documents.................................................................................. 26 
4.1  Definitions ................................................................................................................................................ 26 
4.2  Developing Bid Documents for Procurement .................................................................................... 27 
5.0  Section 3 ‐ Economic Opportunities for Low and Very Low‐Income Persons ............................. 30 
5.1  Brief History ............................................................................................................................................. 30 
5.2  Legal Basis Summary and Compliance with Other Laws ............................................................... 31 
5.3  Definitions ................................................................................................................................................ 32 
5.4  Section 3 Requirements Outlined ........................................................................................................ 33 
5.5  Applicability:  Types of Projects .......................................................................................................... 34 
5.6  Applicability:  Dollar Thresholds ........................................................................................................ 34 
    Examples .......................................................................................................................................... 36 
    Additional Points on Applicability .............................................................................................. 37 
5.7  Numerical Goals ...................................................................................................................................... 37 
5.8  Preference for Section 3 Residents in Training and Employment Opportunities ...................... 38 
5.9  Preference for Section 3 Business Concerns in Contracting Opportunities ................................. 39 
5.10  Compliance and the Procurement Process .......................................................................................... 40 
5.11  Complaints ................................................................................................................................................ 40 
5.12  Reporting and Recordkeeping .............................................................................................................. 41 
5.13  Providing Other Economic Opportunities .......................................................................................... 43 
5.14  Satisfying Recipient Requirements Regarding Section 3 Resident & Business Concerns ....... 43 
5.14.1  Example Efforts to Offer Training & Employment Opportunities to Section 3 Residents ........................ 44 
5.14.2  Example Efforts to Award Contracts to Section 3 Business Concerns ....................................................... 45 
5.15  Examples of Procurement Procedures ................................................................................................. 46 
5.15.1  Small Purchases .......................................................................................................................................... 46 
5.15.2  Sealed Bids ................................................................................................................................................... 46 
5.15.3  Requests For Proposals or Qualifications (RFP or RFQ) ........................................................................... 47 
5.16  ADOH Forms for Section 3 Compliance ............................................................................................. 47 
5.16.1  Public Notice/Publicity Forms .................................................................................................................... 48 
5.16.2  Bid Forms .................................................................................................................................................... 48 
5.16.3  Reporting Forms .......................................................................................................................................... 49 
    Sample Section 3 Forms ................................................................................................................. 49 
6.0  The Uniform Relocation Act (URA) ..................................................................................................... 63 
6.1  Relocation/Displacement and Demolition ......................................................................................... 63 
6.2  Acquisition ............................................................................................................................................... 64 
    Examples .......................................................................................................................................... 64 
6.3  Exceptions ................................................................................................................................................. 64 
6.3.1  Voluntary Transaction 49 CFR 24.101(b)(1)(i‐iv) ..................................................................................... 65 
6.3.2  Government Owned Property ..................................................................................................................... 65 
6.4  Donations 49 CFR 24.108 ........................................................................................................................ 66 
6.5  Forms .......................................................................................................................................................... 66 
6.6  Procurement and Environmental Review Record Requirements for URA Covered Projects .. 67 
6.6.1  Procurement ................................................................................................................................................ 67 
6.6.2  Environmental Review Record .................................................................................................................... 67 
6.7  Complaint/Appeals Process ................................................................................................................... 67 
6.8  Owner Rights ........................................................................................................................................... 67 
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6.8.1  Fair Rental ................................................................................................................................................... 68 
6.9  Determination of No Relocation .......................................................................................................... 68 
6.10  Appraisals ................................................................................................................................................. 68 
6.10.1  Low Value/Simple Acquisitions .................................................................................................................. 69 
6.10.2  Detailed Appraisals ..................................................................................................................................... 69 
6.10.3  Review Appraisal ........................................................................................................................................ 70 
6.10.4  Appraiser Qualifications ............................................................................................................................. 71 
6.10.5  Waiver of Appraisal ..................................................................................................................................... 72 
6.11  Just Compensation .................................................................................................................................. 72 
6.12  Offer to Purchase ..................................................................................................................................... 72 
6.12.1  Real Property Owner .................................................................................................................................. 72 
6.12.2  Uneconomic Remnant ................................................................................................................................. 73 
6.12.3  Incidental Expenses ..................................................................................................................................... 73 
6.12.4  Tenant Owned Improvements ..................................................................................................................... 74 
6.13  Negotiations ............................................................................................................................................. 74 
6.13.1  Administrative Settlement .......................................................................................................................... 75 
6.13.2  Abandon the Project .................................................................................................................................... 75 
6.13.3  Condemnation ............................................................................................................................................. 75 
6.14  Definitions ................................................................................................................................................ 76 
    Sample URA Forms ........................................................................................................................ 77 
7.0  Sample Forms for Sub‐recipients, Operators and Lessees .............................................................. 92 
8.0  Sample Forms for Administrative Procurement ‐ The RFP Process ............................................ 122 
9.0  Sample Forms for Architectural and Engineering Services ‐ The RFQ Process ........................ 154 
10.0  Sample Forms for Construction Bids and Contracts ....................................................................... 196 
11.0  Recipient File Checklists and ADOH Monitoring Forms ............................................................. 269 
ARIZONA DEPARTMENT OF HOUSING    iii
Procurement, Contracts and Acquisition Handbook        Revised 06‐15‐2016 
1.0  Introduction 
The Procurement, Contracts and Acquisition Handbook (Revised May 2016) has been prepared by the State 
of Arizona Department of Housing (ADOH) for use by entities eligible for Community Development 
Block Grant (CDBG) funds, Weatherization Assistance Program (WAP) funds and HOME Investment 
Partnership Program (HOME) funds within the State of Arizona’s program area and replaces the 
Handbook dated 2001.   

Please note that although this Handbook is applicable to the procurement process as it relates to 
construction projects covered by federal labor standards (Davis‐Bacon and Related Acts), the specific 
requirements relating only to labor standards contracts are in the Labor Standards Handbook.   

The sample documents and forms are in Word format available for download from the department’s 
website.  Suggestions, comments or questions should be directed to: 
Arizona Department of Housing 
Community Development and Revitalization 
1110 West Washington Street, Suite 280 | Phoenix, AZ  85007 
Phone:  (602) 771‐1000 | TTY:  711 | Fax:  (602) 771‐1002 
E‐mail:  [email protected] 
Website:  www.housing.az.gov 

Title II of the Americans with Disabilities Act prohibits discrimination on the basis of disability in the 
programs of a public agency.  Individuals with disabilities who need the information contained in this 
publication in an alternate format may contact the State of Arizona Department of Housing at (602) 
771‐1000 to make their needs known. 

The Housing and Community Development Act of 1974, as amended and implementing regulations 
require each state to establish specific procurement procedures to be followed by all CDBG recipients.  
These procedures must be the same or equivalent to the procedures as stated in HUD regulations.  The 
procedures in this Handbook establish a procurement system that is fair and compliant with federal 
laws, regulations, and executive orders.  HUD procurement regulations can be found at 2 CFR 200. 

The term “procurement” as used in this Handbook includes the process of selecting goods or services, 
the written agreement or contract for such, and the implementation of that agreement. 

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NOTE:  It is the recipient’s responsibility to comply with all laws and regulations including Arizona 
Revised Statutes, local ordinances, and codes that may be applicable to procurement and contracting.  
Recipients are strongly encouraged to confer with their legal counsel for guidance and refer to: 
http://www.azleg.gov/ArizonaRevisedStatutes.asp for current state law.   
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2.0  Recipient Responsibilities 
Throughout this Handbook those entities that receive funding through ADOH are referred to as 
“recipients”.  It should be noted that, depending on the program that funds each activity, the technical 
nomenclature for that entity may vary.  Following is an itemized list of those various terms: 
 HUD refers to ADOH as their “grantee” and the entities funded with CDBG funds through 
ADOH are then referred to by HUD as “sub‐grantees”. 
 Entities receiving federal HOME funds through ADOH are referred to as “sub‐recipients”. 
 Entities receiving funding through the Department of Energy (DOE) Weatherization Assistance 
Program are referred to as “sub‐grantees”. 
Because this Handbook applies to multiple funding sources, for simplicity sake, all of the above entities 
shall herein be referred to as “recipients”. 

In order to comply with mandated procurement regulations for activities funded in whole or in part 
with CDBG/WAP/HOME funds, (herein after referred to as federal funds) a recipient must adopt the 
procedures outlined in this Handbook if it does not have a written procurement system or if its 
procedures are less restrictive than those included here. 

Recipients are responsible for: 
 selecting the procurement method(s) that is best suited to each funded activity; 
 compliance with regulations and statutes; 
 adopting and following procedures to ensure unrestricted competition; 
 maintaining adequate documentation of the entire procurement process to ensure regulatory 
and statutory compliance; 
 providing documentation for review by ADOH/HUD/DOE/other interested parties; 
 managing any sub‐recipients, contractors, lessees, etc.; 
 if applicable, complying with Section 3 regulations; 
 if applicable, complying with Uniform Relocation Act (URA) regulations. 

2.1  Mandatory Procedures 
Recipients must have written procedures to ensure that procurements are equitable and provide for 
open and full competition.  The mandatory procedures to ensure such are: 
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 Provide a clear and accurate description of the technical requirements and/or specifications.   
 Include a statement of the qualitative nature of the material, product or service (if applicable).   
 Include minimum essential characteristics and standards.   
 Identify all requirements that bidders must fulfill (no additional requirements can be added 
once the procurement process has been initiated).   
 Identify all factors to be used in the evaluation process.   

2.1.1  Compliance with Arizona Revised Statutes 
Although recipient funding is contracted through ADOH, it is Federal funding.  As such, recipients are 
required to follow the Federal Procurement Standards located in 2 CFR Part 200 Uniform Administrative 
Requirements, Cost Principles and Audit Requirements for Federal Awards.  In addition, there are also certain 
state statutes that ADOH requires recipients to follow.  While these are fairly limited, they are noted 
specifically in each Handbook Section as they occur (with two (2) exceptions included below). 

A.R.S. §32‐142 requires that drawings, plans, specifications, estimates and construction observation for 
public works of a political subdivision of the state involving architecture, engineering, assaying, 
geology, landscape architecture and land surveying be prepared by or under the direct supervision of a 
registrant (someone licensed or registered with the appropriate Board) within that category. 
 Appraisers must be certified or registered with the Arizona Board of Appraisers.   
 Requests for Proposals/Qualifications must identify these qualifications as required by law.   

A.R.S. §41‐4401 outlines compliance requirements for Immigration Laws and E‐Verify.  The following 
must be included in all contracts between recipients and their contractors, service providers, sub‐
recipients, etc. 
 Recipient warrants compliance with all Federal immigration laws and regulations relating to 
employees and warrants its compliance with Section A.R.S. § 23‐214, Subsection A.  (That 
subsection reads:  “After December 31, 2007, every employer, after hiring an employee, shall 
verify the employment eligibility of the employee through the E‐Verify program.”) 
 A breach of a warranty regarding compliance with immigration laws and regulations shall be 
deemed a material breach of the contract and recipient may be subject to penalties up to and 
including termination of this agreement.  
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 The ADOH retains the legal right to inspect the papers of any employee who works on this 
agreement to ensure that Recipient or Recipient’s sub‐contractor is complying with the 
warranty under paragraph (a).   

For a list of all statutes, visit the state website at:  http://www.azleg.gov/ArizonaRevisedStatutes.asp. 

2.1.2  Review for Unnecessary or Duplicative Purchases 
Per 2 CFR 200.318(d), each recipient must have a system to review proposed procurements to avoid the 
purchase of unnecessary or duplicative items.  Recipients should also consider consolidating purchases 
where possible or a lease versus purchase alternative to determine the most economical approach. 

To foster greater economy and efficiency, and in accordance with efforts to promote cost‐effective use 
of shared services across the Federal government, the recipient is encouraged to enter into local 
intergovernmental agreements where appropriate for procurement or use of common or shared goods 
and services (2 CFR 200.318(e)). 

2.1.3  Procurement of Recovered Materials 2 CFR 100.322 
Recipients must comply with Section 6002 of the Solid Waste Disposal Act, as amended by the 
Resource Conservation and Recovery Act.  The requirements of Section 6002 include procuring only 
items designated in guidelines of the Environmental Protection Agency (EPA) at 40 CFR Part 247 that 
contain the highest percentage of recovered materials practicable, consistent with maintaining a 
satisfactory level of competition, where the purchase price of the item exceeds $10,000 or the value of 
the quantity acquired in the preceding fiscal year exceeded $10,000 and establishing an affirmative 
procurement program for procurement of recovered materials identified by the EPA guidelines.  
Recipients must ensure that suppliers and contractors certify that they are following the requirements 
and specifications as outlined by the EPA at 40 CFR Part 247, Comprehensive Procurement Guideline 
for Products Containing Recovered Materials.  

2.1.4  Conflict of Interest 
A conflict of interest situation is defined as one in which an employee, officer or agent or any member 
of his/her immediate family, or his/her partner or an organization that employs or intends to employ 
any of the aforementioned, has a financial or other interest in the selected contractor.  A person who 
may potentially receive benefits from a CDBG/HOME/WAP assisted procurement activity shall not 
participate in the decision making process.  These provisions are effective for the length of their tenure 
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and for one (1) year thereafter if they have exercised any functions or responsibilities with respect to 
the federally funded activity or are in a position to participate in the decision making process or gain 
inside information related to such activity.  Recipients must adopt guidelines to ensure that each 
procurement decision is free from actual, potential or an appearance of conflict of interest.   

Per 2 CFR 200.318(c)(1), the guidelines must include a written code of standards of conduct which 
govern the performance of its officers, employees or agents who engage in the award and 
administration of contracts supported by federal funds.  The following items must be included. 
 No employee, officer or agent of the recipient shall participate in the selection, award or 
administration of a contract supported by federal funds if there is a real or an appearance of 
conflict of interest.   
 The recipient’s officers, employees or agents may not solicit or accept gratuities, favors or items 
of monetary value from contractors, potential contractors or sub‐recipients.  However, a 
recipient may include additional guidance for situations when the financial interest is 
insubstantial or an unsolicited gift is of nominal value.   
 To the extent allowed by state or local laws and regulations, such standards of conduct shall 
provide for penalties, sanctions or disciplinary actions for violations.   
 The recipient may provide for additional prohibitions.   

In addition to procurement and contracting, conflict of interest regulations cover other activities 
funded by ADOH: 
 Acquisition and disposition of real property.   
 Recipient or sub‐recipient assistance to individuals, businesses or other private entities for 
rehabilitation, preservation or other improvements of private properties or facilities.   
 Grants, loans or other assistance provided to businesses, individuals or other private entities 
such as neighborhood based organizations, small business investment companies and local 
development corporations engaged in special economic development activities.   

These provisions apply to the following: 
 any person who is an employee, agent, consultant, officer, elected official or appointed official 
of the recipient;  
 any member of the above mentioned parties’ immediate family;  
 a partner of the above mentioned parties;  
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