Praxishandbuch Outlook-Organisation: • E-Mails professionell managen • Termine zeitsparend organisieren • Kontaktdaten für Serienbriefe nutzen

215 Pages·2005·33.404 MB·German

by  Arno Burger, Margret Degener (auth.)

Arno Burger/Margret Degener
Praxishand buch Outlook -Organ isation
Arno Burger/Margret Degener
Praxishandbuch
Outlook-Organisation
• E-Mails professionell managen
• Termine zeitsparend organisieren
• Kontaktdaten fur Serienbriefe nutzen
2. Auflage
GABLER
Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek
Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie;
detaillierte bibliografische Daten sind im Internet Ober <http://dnb.ddb.de> abrufbar.
1. Auflage 2003
2. Auflage 2005
Aile Rechte vorbehalten
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler/GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2005
Softcover reprint of the heardcover 1s t edition 2005
Lektorat: Maria Akhavan-Hezavei
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berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im
Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher
von jedermann benutzt werden dOrften.
ISBN-13: 978-3-409-21900-6 e-ISBN-13: 978-3-322-84749-2
DOT: 10.1007/978-3-322-84749-2
V orwort zur zweiten Auflage
Liebe Leserin, Lieber Leser,
Sie halten die zweite Auflage dieses Buches in der Hand.
Kennen Sie bereits die erste Auflage?
Nein! Dann lohnt es sich, das Vorwort der ersten Auflage zu lesen. Hier erfahren Sie
mehr tiber die grundsatzliche Vorgehensweise und den Ansatz dieses Buches.
Ja! Dann interessiert Sie sicher, was sich verandert hat:
Die vorgestellten Verfahrensanweisungen sind nun alle an Outlook 2003 in Verbindung
mit einem Exchangeserver 2003 angepasst. Die meisten Ablaufe lassen sich mit Outlook
2002 fast genauso durchfiihren. Auf Umgebungen ohne Exchangeserver wurde auch
diesmal nicht explizit Rticksicht genommen.
Neu aufgenommen wurden folgende Themen und Begriffe:
Navigationsbereich, Lesebereich, Suchordner, mit Outlook offline arbeiten (Exchange
Cache-Modus) und Infostress.
Wenn Sie diese Themen besonders interessieren, finden Sie im Stichwortverzeichnis die
Fundorte.
Was in Outlook 2003 neu ist, finden Sie in der Hilfe. Rufen Sie die Hilfe von Outlook
aufund geben Sie "neu" ein. Sie fmden dann den Eintrag Neuigkeiten in Outlook 2003.
Mein besonderer Dank gilt Andreas Lowe f'iir die Graftken und Verena Arnold fiir die
redaktionelle UnterstUtzung.
Uber Feedback zu diesem Buch freue ich michjederzeit: [email protected]
Ich wUnsche Ihnen viele Ideen und Anregungen fiir die eigene Arbeit, vielleicht ist ja
auch das eine oder andere Aha-Erlebnis dabei.
Arno Burger
Trainer und Organisationsberater
bei MoreOFFICE® in Planegg bei Miinchen
6 Vorwort der ersten Auflage
V orwort der ersten Auflage
1m Verlauf von uber fiinf Jahren Outlook-Schulungen hat sich eines immer wieder und
immer starker gezeigt: Die Schwierigkeiten der Outlook-Nutzer liegen nur zum kleinen
Teil in der Bedienung, sie liegen im Organisieren effektiver und effizienter ArbeitsabHiu
fe. E-Mailen kann heute jeder, aber wie sieht es beispielsweise mit sinnvollen Abwesen
heitsregelungen aus?
Auf der einen Seite wachst die stark an technischen Fragen ausgerichtete Literatur zu
Outlook von Jahr zu Jahr, auf der anderen Seite gibt es unziihlige Abhandlungen zu
Selbstmanagement und Selbstorganisation. Dieses Buch ist eine Kombination aus bei
dem: Sie erfahren ganz praktisch, wie Sie mit Outlook die vielfaltigen Aufgaben und
Prozesse Ihrer Arbeit in den Griffbekommen. Sie werden von der Leistungsfahigkeit des
Werkzeugs Outlook begeistert sein, die yom "Informationsmanagement" uber das ,,zeit
management" bis zum "Kontaktmanagement" reicht.
Mausklick fUr Mausklick erklart
Ich zeige Ihnen Schritt fUr Schritt, wie Sie samtliche Planungs- und Organisationstatig
keiten wie Terminverwaltung, Aufgabenverwaltung und Besprechungsplanung elektro
nisch erledigen konnen. Alle personlichen und geschaftlichen Informationen verwalten
Sie mit einer einzigen Anwendung.
Outlook beinhaltet verschiedene Komponenten, die erst im Zusammenspiel und bei
richtiger Anwendung ihre Stiirken zeigen. Alle diese Komponenten werden Sie kennen
und in der Praxis schatzen lemen. Gerade bei der Zeitplanung erweisen sich die Outlook
Komponenten als auBerordentlich hilfreich.
So nutzen Sie das Outlook-Nachschlagewerk
Sie konnen dieses Buch von Anfang bis Ende lesen, sich je nach Fragestellung aber auch
einzelne Themen vomehmen. Uber das Inhaltsverzeichnis, den Index oder das Verzeich
nis der Ablaufe in Outlook gelangen Sie zu den entsprechenden Seiten. Umfangreiche
Querverweise erleichtem Ihnen die Umsetzung. Am besten lesen Sie immer erst die
Einleitung zu einem Thema und steigen erst dann in die Inhalte ein. Zu den vorgestellten
Regelungen erhalten Sie Verfahrensanweisungen in Outlook mit Querverweisen auf
ahnliche Themen in diesem Buch.
Fur jede Aufgabe die richtige Losung
Sie finden auf den folgenden Seiten die gesamte Spannweite von Einstiegsthemen bis zu
Spezialthemen zu Outlook, auBer Programmierung und Formulargestaltung. Erganzun
gen zu diesem Buch gibt es auf der Homepage von Degener MoreOFFICE@:
http://www.moreoffice.deim Bereich Bucher.
Vorwort der ersten Auflage 7
Die vorgestellten Verfahrensanweisungen basieren auf Outlook 2000, der zur Zeit am
hliufigsten eingesetzten Outlook-Version, in Verbindung mit einem Exchangeserver 5.5.
und Word 2000. Soweit moglich wurden Abweichungen in Outlook 97 und Outlook 98
beschrieben. Auf Umgebungen ohne Exchangeserver wurde nicht explizit Rucksicht
genommen. Hier liegt der Hauptunterschied in der Installation fUr Unternehmen oder
Arbeitsgruppen und in fehlender Groupwarefunktionalitlit.
AIle, die mit Outlook ihre Informationen und ihre Zeit organisieren mussen, dabei aber
immer wieder an Grenzen stofien, diirften jetzt einen hilfreichen Ratgeber gefunden
haben.
Viel SpaB beim Lesen und Erfolg beim Umsetzen wiinscht Ihnen
Arno Burger
EDV- Trainer und Organisationsberater
bei Degener MoreOFFICE® in Planegg bei Miinchen
Inhaltsverzeichnis
Vorwort zur zweiten Auflage ..................................................................................... 5
V orwort der ersten Auflage ........................................................................................ 6
Informationsmanagement........................................................................................... 13
1 Grundregeln des Informationsmanagements................................................. 16
1.1 Am Anfang steht die Ziel-und Nutzendefinition ............... ................ 16
1.2 Nutzbarkeit von Informationen........................................................... 17
1.3 Unnotiges Lesen vermeiden........................................... ......... ............ 21
1.4 Einmaligkeit................................................ ........................................ 21
1.5 Struktur ............................................................................................... 21
1.6 Kommunikation ..................... ................................................. .... ........ 22
2 Ablage........................................................................................................... 22
2.1 Ablagetechniken ................................................................................. 22
2.2 Das "Dateisystem" von Outlook......................................................... 23
2.3 Erstellen und Verandern von Gruppen und Ordnern .......................... 27
2.4 Bearbeiten von Elementen, Gruppen und Ordnern ............................. 28
2.5 Automatisierte Ablage von E-Mails mit Regeln................................. 30
2.6 Archivierung ............................................................. .......................... 33
2.7 Suche nach vorhandenen Informationen............................................. 37
3 Vertretungsregelungen.................................................................................. 48
3.1 Vertretung bei ungeplanter Abwesenheit............................................ 50
3.2 Stellvertreterrechte.............................................................................. 52
4 Weitere Tipps und Tricks aus der Praxis ...................................................... 54
4.1 E-Mail-Nachverfolgung und Umfragen.............................................. 54
4.2 Adressbucher fur E-Mails in Outlook................................................. 58
4.3 Wie Sie Ihr uberfulltes Postfach in den Griffbekommen................... 60
4.4 Besonderheiten externer Nachrichten ................................................. 62
4.5 Anlagen.............................................................................. ................. 65
4.6 Loschen und mit Losch-Ne rfallsdatum versehen............................... 68
4.7 Exportieren und Importieren von Daten ............................................. 69
4.8 Mit Outlook offline arbeiten ........................ ....................................... 71
5 Infostress....................................................................................................... 73
5.1 Die Folgen der Infonnationsuberflutung ............................................ 73
5.2 Der Umgang mit der digitalen Informationsflut kann krank machen. 74
5.3 Das Internet als Tempomacher ........................................................... 74
5.4 Der Empfanger als Opfer .................................................................... 75
5.5 Multitasking als Sucht und Krankheit................................................. 76
5.6 Medienkompetenz als Schutzfaktor gegen Informationstiberflutung . 77
6 Bildschinnabzuge: Informationsmanagement..................... .............. ............ 78
10 Inhaltsverzeichnis
Zeitmanagement ......................... .......... ...... .... ................................................ ............ 95
7 Nehmen Sie sich Zeit.................................................................................... 97
8 Grundregeln der Zeitplanung........................................................................ 101
9 Kalendermanagement ........... ..... .......... ........... ....... ... .... .... ...... ...... ......... ....... 102
9.1 Der Kalender und seine Eintriige ........................................................ 102
9.2 Kalenderansichten............................................................................... 110
10 Aufgabenmanagement .... ...................................... ..... .......... ...... ............... .... 111
10.1 Die Aufgabenliste und ihre Eintriige................................................... 111
10.2 Projekte in Outlook verwalten ............................................................ 117
10.3 Aufgabenansichten.............................................................................. 119
11 Tagesplanung................................................................................................ 121
11.1 Prioritiiten setzen................................................................................. 121
11.2 Tagesplanung nach der ALPEN-Methode .......................................... 124
11.3 Delegieren und Nachverfolgen ........................................................... 138
1104 Planungsmethode "Stille Stunde" . ....... ....... ..... .................. .... ......... .... 142
11.5 Eine Hauptaufgabe............. ........ ................ ....... .... ............. ...... ....... .... 142
12 Effizientes Besprechungsmanagement.......................................................... 143
12.1 Voraussetzungen................................................................................. 143
12.2 Besprechungseinladung erstellen und versenden................................ 145
12.3 Besprechungseinladung empfangen und beantworten ........................ 147
13 Integration in andere Zeitplansysteme .......................................................... 150
14 Tipps und Tricks ........................................................................................... 152
14.1 Wiedervorlage..................................................................................... 152
14.2 Kopieren und Verschieben von Terminen .......................................... 154
14.3 Feiertage ............................................................................................. 155
1404 Anzeige der Kalenderwochen im Datumsnavigator ........................... 156
15 Bildschirmabzfige: Zeitmanagement............................................................. 157
Kontaktmanagement........................ ....... ..................... ................. .............................. 163
16 Grundregeln des Kontaktmanagements ............. ........................................... 165
17 Kontakterfassung .......................................................................................... 166
17.1 Erfassung einzelner Kontakte ... ..... ........ ..... ............. ........ ........ ... .... .... 167
17.2 Erfassung vieler Outlook-Kontakte auf einmal................................... 174
18 Einfache Kontaktnutzung.............................................................................. 175
18.1 Kontakt wiederfinden ......................................................................... 175
18.2 Kontakte: Dreh-und Angelpunkt Ihrer Aktivitiiten ............................ 180
18.3 Einzelbriefe......................................................................................... 182
19 Seriendruck ................................................................................................... 184
19.1 Das Mischen von Datenquelle und Hauptdokument........................... 185
19.2 Datensiitze fUr den Seriendruck filtern und sortieren.......................... 190
19.3 Bedingungsfelder defmieren............................................................... 191
19 A F alsche Leerzeichen steuern ............................................................... 197
19.5 Suchfunktionen in der Datenquelle..................................................... 197
19.6 Einzelne Adressen mischen ................................................................ 198
19.7 Adressetiketten, Umschliige und Verzeichnisse ................................. 199
Inhaltsverzeichnis 11
19.8 Kuverts oder Etiketten bedrucken....................................................... 201
20 Bildschirmabziige: Kontaktmanagement ...................................................... 203
Anhang ...................................................................................................................... 207
Intemetadressen ............................................................... ............ ......................... 207
Literaturhinweise .................................................................................................. 208
Verzeichnis der AbHiufe in Outlook .... ................. ................................................ 209
Stichwortverzeichnis .......................................................................... ........................ 215