Praxis des Projektmanagements

247 Pages·2004·4.671 MB·German

by  Dirk Heche (auth.)

Praxis des Projektmanagements
Springer-Verlag Berlin Heidelberg GmbH
Dirk Reche
Praxis
des Projekt
managements
Mit 16 Abbildungen
und 3 Tabellen
i
Springer
Dirk Heche
Altenbrückerdamm 8
21337 Lüneburg
PdPM @ heche.de
ISBN 978-3-642-62081-2 ISBN 978-3-642-17148-2 (eBook)
DOI 10.1007/978-3-642-17148-2
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© Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2004
Ursprünglich erschienen bei Springer-Verlag Berlin Heidelberg NewYork 2004
Softcover reprint of the hardcover 1st edition 2004
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Umschlaggestaltung: Erich Kirchner, Heidelberg
SPIN 10972304 42/3130 - 5 4 3 2 1 0 - Gedruckt auf säurefreiem Papier
Vorwort
Dieses Buch hat eine Geschichte, die, wie die meisten Geschichten, glei
chermaßen kurz wie lang erzählt werden kann. Da ich persönlich die Ten
denz habe, Vorworte schnell zu überfliegen, wenn ich mir denn überhaupt
die Mühe der Lektüre mache, habe ich mich hier, in Ihrem und meinem
Interesse, für die kurze Version entschieden.
Ursprünglich war dieses Buch lediglich als Handout für meine Seminare
zum Management von IT -Projekten gedacht. Aber jedes Thema, das ich
anfasste, schien von alleine zu wachsen und lautstark nach weiterer Klä
rung und Vertiefung zu verlangen. Schon nach kurzer Zeit war mir klar,
dass ich den vorgesehenen Rahmen eines Handouts bei weitem sprengen
würde. Da kaum etwas schwerer fällt, als bereits verrichtete Arbeit zu ver
nichten, entschloss ich mich, das vorliegende Material in einem Buch zu
verarbeiten. Dies ist eine Entstehungsgeschichte, wie sie sicher hinter vie
ler Sachliteratur zu finden ist.
Es war nun aber nie mein Interesse, nur ein weiteres Buch zu schreiben,
das die Welt nicht braucht oder schon hat. Sie werden bei der Lektüre fest
stellen, dass ich die Themen oft anders anfasse als die Vergleichsliteratur,
nicht aus dem Bemühen heraus, anders zu sein, sondern aus professioneller
Überzeugung. In diesem Buch gleich wie in meiner täglichen Arbeit
trachte ich danach, diese Überzeugungen zu transportieren.
Eine dieser GrundeinsteIlungen richtet sich gegen die weit verbreitete
Methoden- und Werkzeuggläubigkeit. Das heißt keinesfalls, dass ich Me
thoden oder Werkzeuge ablehne. leh halte beide für gut und wichtig, und
sie können das Arbeiten in hohem Maße vereinfachen. Aber es ist ein fa
taler Fehler, seine eigene Entscheiduugsfähigkeit unreflektiert an sie zu
ketten.
Statt dessen ist es mir wichtig, ein tieferes Verständnis für das Wie und
Warum der verschiedenen Aspekte des Projektmanagements zu schaffen.
Bevor Sie zum Beispiel ein Werkzeug zur Projektplanung auswählen,
sollten Sie erst einmal verstanden haben, warum, mit welchem Ziel und in
welcher Detaillierung geplant werden kann und dann entscheiden, was das
in Ihrem speziellen Fall bedeutet. Sonst machen Sie den zweiten Schritt
vor dem ersten.
VI Vorwort
Des Weiteren ist es mir wichtig, weder übertriebenen Idealismus, noch
reine Geschäftsmäßigkeit zu predigen. Die Praxis braucht beides gleicher
maßen. Idealismus bedeutet, höhere Ziele zu verfolgen, und im Versuch,
diese zu erreichen, besser zu werden. Besser als die Konkurrenz, und
möglichst auch gut genug für die Befriedigung des eigenen Qualitätsemp
findens. Dabei darf aber nie außer Acht gelassen werden, dass in den
meisten Situationen ein vertraglich definiertes Auftraggeber-Auft rag
nehmer-Verhältnis vorliegt, mit einem wechselseitigen Wertschöpfungs
interesse. Und das bedeutet, dass dem Idealismus nur dort Raum gelassen
werden kann, wo er nicht die Vertragserfüllung gefährdet. Das berück
sichtige ich, indem Idealvorstellungen stets in Bezug zu den praktischen
Möglichkeiten ihrer Umsetzung gesehen werden.
Schließlich ist dieses Buch nicht von akademischem Nutzen. Ich erkläre
nicht, wie viele verschiedene Arten von Kosten-Nutzen-Analysen es gibt
oder stelle die Evolution der Netzplantechniken dar. Statt dessen ist es mir
wichtig, auf die Punkte einzugrenzen, die im wirtschaftlich orientierten
Projektgeschäft eine Bedeutung besitzen. Insofern kann das Buch als rela
tivierende Fortführung nach einem akademischen Einstieg in das Thema
verwendet werden, aber nicht als Ersatz dafür.
Dieses Buch beinhaltet die Erkenntnisse, die ich mir im Laufe der Jahre
angeeignet habe, durch persönliche Erfahrung, Beobachtung und vor allem
viele Gespräche und Diskussionen mit Freunden, Kollegen und Trai
ningsteilnehmern. Ich habe es geschrieben in der Hoffnung, dass es dem
einen oder anderen Projektleiter dazu dient, ein besseres Verständnis sei
nes Jobs zu erlangen, seine Entscheidungen selbstbewusster zu treffen und
schließlich für alle am Projekt Beteiligten einen Mehrwert zu schaffen.
Lüneburg, im Oktober 2003 Dirk Heche
Inhaltsverzeichnis
vorwort ...................................................................................................... V
1 Einleitung ................................................................................................. 1
1.1 Thema und Zielsetzung ..................................................................... 1
1.2 Aufbau und Inhalt ............................................................................. 2
2 Projektmanagement. ............................................................................... 7
2.1 Was ist überhaupt ein Projekt? ......................................................... 7
2.2 Und was ist Projektmanagement? ................................................... 17
2.3 Erfolgsfaktor Differenzierung ........................................................ 22
2.4 Ziel und Strategie ............................................................................ 25
2.5 Was ist nun wirklich wichtig? ........................................................ 27
3 Vertrag und Leistungsbeschreibung ................................................... 31
3.1 Sinn und Zweck von Vertrag und Leistungsbeschreibung ............. 32
3.2 Aufwands- und Festpreisprojekte ................................................... 34
3.3 Letter ofintent (LOI) ...................................................................... 36
304 Vertragsbestandteile ....................................................................... 37
304.1 Ziel des Projektes ..................................................................... 37
3.4.2 Beteiligte .................................................................................. 38
304.3 Ausflihrungsort des Projektes .................................................. 39
3.4.4 Vergütung ................................................................................ 40
3.4.5 Spesenregelung ........................................................................ 41
3.4.6 Arbeitsstunden ......................................................................... 42
3.4.7 Verftigbarkeit. .......................................................................... 42
3.4.8 Ressourcen ............................................................................... 43
3.4.9 Vorbedingungen ...................................................................... 44
304.10 Zeitplan und Aufwandsschätzung ......................................... 45
304.11 Zu erstellende Dokumente .................................................... .48
304.12 Dienstleistungen .................................................................... 48
304.13 Sonstige Dienstleistungen ...................................................... 50
304.14 Abnahmekriterien .................................................................. 51
304.15 Change-Request -Verfahren ................................................... 52
VIII Inhaltsverzeichnis
3.4.16 Beschwerdemanagement ....................................................... 54
3.4.17 Fonnales Verhalten bei Vertragsverletzung .......................... 54
3.4.18 Sonstiges ................................................................................ 55
3.5 Werkvertrag und Dienstvertrag ...................................................... 56
3.6 Die Pre-Sales-Phase ........................................................................ 57
3.7 Projektdefinition ............................................................................. 58
4 Strukturelle Projektorganisation ........................................................ 61
4.1 Funktionale Sichtweise ................................................................... 61
4.2 Berichtswege .................................................................................. 65
4.3 Weisungsbefugnisse ....................................................................... 66
5 Projektinfrastruktur ............................................................................. 67
5.1 Ansprechpartner. ............................................................................. 67
5.2 Regularien ....................................................................................... 68
5.3 Ressourcenverfiigbarkeit ................................................................ 69
5.4 Verwaltung ..................................................................................... 70
5.5 Offizielle Kommunikationswege .................................................... 70
5.6 Inoffizielle Kommunikationswege ................................................. 72
5.7 Kommunikationsbündelung ............................................................ 72
5.8 Instrumentalisierung von Kommunikation ..................................... 74
6 Reporting ............................................................................................... 75
6.1 Berichtsfonnen ............................................................................... 76
6.2 Sinnfrage ......................................................................................... 76
7 Projektplanung ..................................................................................... 79
7.1 Phasenmodelle ................................................................................ 79
7.2 Die Planbestandteile ....................................................................... 89
7.2.1 Aufgaben ................................................................................. 90
7.2.2 Auf\vände ................................................................................ 91
7.2.3 Puffer ....................................................................................... 93
7.2.4 Bearbeiter ................................................................................ 97
7.2.5 Abhängigkeiten ........................................................................ 97
7.3 Entstehung der Planung .................................................................. 98
7.4 Worst-Case/ Best-Case ................................................................... 99
7.5 Projektplanung und Mitarbeiter. ................................................... 10 1
7.5.1 Aufgabe und Verantwortlichkeit ........................................... 101
7.5.2 Urlaub, Krankheit, Fortbildung ............................................. 102
7.6 Projektplanungs- und -steuerungssysteme (PPSS) ....................... 104
Inhaltsverzeichnis IX
8 Risikomanagement. ............................................................................. 10 9
8.1 Risikofindung ............................................................................... 109
8.2 Risikobewertung ........................................................................... 111
8.3 Maßnahmen .................................................................................. 113
8.4 Risikomanagement in der Praxis .................................................. 115
9 Projektcontrolling und Plananpassung ............................................ 117
9.1 Ermittlung der Kontrollgrößen ..................................................... 117
9.1.1 Art der Ermittlung ................................................................. 117
9.1.2 Zeitpunkt der Ermittlung ....................................................... 119
9.2 Soll- und Ist-Vergleich ................................................................. 120
9.3 Anpassung der Planung ................................................................ 121
9.4 Eskalation ..................................................................................... 124
9.5 Feedback ....................................................................................... 129
10 Mitarbeiterauswahl .......................................................................... 131
10.1 Das Mitarbeiterprofil .................................................................. 131
10.2 Das persönliche Gespräch ........................................................... 133
10.2.1 Kompetenzen ....................................................................... 134
10.2.2 Langfristige Perspektive ...................................................... 134
10.2.3 Mittelfristige Perspektive .................................................... 135
10.2.4 Interessen ............................................................................. 136
10.3 Die Aufgaben .............................................................................. 136
10.4 Der Zeitpunkt. ............................................................................. 137
10.5 Externe Mitarbeiter ..................................................................... 138
10.6 Kritische Betrachtung ................................................................. 140
11 Projektleben ...................................................................................... 143
11.1 Arbeitsrahmen ............................................................................ 143
11.1.1 Arbeitszeiten ........................................................................ 143
11.1.2 Überstunden ......................................................................... 144
1l.l.3 Wochenendarbeit.. ............................................................... 146
11.1.4 Arbeitsort ............................................................................. 146
11.1.5 Ausgleich ............................................................................. 148
11.2 Support ........................................................................................ 149
1l.2.1 Notwendige Unterstützungs leistungen ................................ 149
1l.2.2 Lebenserleichterungen ......................................................... 150
11.3 Arbeitsplatz ................................................................................. 151
11.3.1 Verteilungsprozess ............................................................... 151
11.3.2 Arbeitsplatzergonomie ......................................................... 152
11.3.3 Kommunikationsfördernde Maßnahmen ............................. 153
X Inhaltsverzeichnis
11.4 Gruppenbildung .......................................................................... 155
12 Dokumentation .................................................................................. 159
12.1 Dokumentarten ........................................................................... 159
12.2 Dokumentationsformen .............................................................. 163
12.3 Entstehungsprozess ..................................................................... 166
12.3.1 Grundsätzliches ................................................................... 167
12.3.2 Prozess ................................................................................. 169
12.4 Überprüfung ............................................................................... 171
12.5 Sinnfrage ..................................................................................... 172
13 Vertragsrelevante Kommunikation ................................................ 177
13.1 Definition .................................................................................... 177
13.2 Fixierung ..................................................................................... 178
13.3 Berechtigung ............................................................................... 180
13.4 Die Bedeutung des Projektleiters ................................................ 181
14 Qualitätssicherung ............................................................................ 183
14.1 Warum also Qualitätssicherung? ................................................ 183
14.2 Möglichkeiten ............................................................................. 184
14.2.1 Qualitätsdefinition vor der Ergebniserbringung .................. 185
14.2.2 Qualitätssicherung während der Ergebniserbringung .......... 186
14.2.3 Qualitätssicherung nach der Ergebniserbringung ................ 189
14.3 Qualitätssicherungsinstanzen ...................................................... 190
15 Die menschliche Komponente .......................................................... 197
15.1 Verbindlichkeit ........................................................................... 197
15.2 NachhaltigkeiL ........................................................................... 198
15.3 Denn Sie wissen nicht, was sie tun ............................................. 200
16 Besondere Situationen ...................................................................... 205
16.1 Wettbewerber. ............................................................................. 205
16.2 Externe Gewerknehmer .............................................................. 207
16.2.1 Grundverständnis ................................................................. 207
16.2.2 Umgang mit externen Gewerknehmern ............................... 208
16.3 Forschung und Entwicklung ....................................................... 211
16.4 Projektmanagement von der Hand in den Mund ........................ 214
16.5 Großprojekte ............................................................................... 217
16.5.1 Projektorganisation .............................................................. 219
16.5.2 Mitarbeiter ........................................................................... 223
16.6 Schlechte Verträge ...................................................................... 227
16.7 Das große kleine e ...................................................................... 230
Inhaltsverzeichnis XI
17 Schluss betrachtung ........................................................................... 235
17.1 Das Leben, das Universum und der ganze Rest... ....................... 235
17.2 Die drei apokalyptischen Reiter. ................................................. 237
Sachverzeichnis ...................................................................................... 241