Perfekte Geschaftsbriefe und E-Mails, m. CD-ROM

247 Pages·2011·3.496 MB·German

by  Peter Sturtz

Peter Sturtz
Perfekte Geschäftsbriefe
und E-Mails
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der
Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im
Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN: 978-3-648-01770-8 Bestell-Nr. 00728-0005

5., aktualisierte und ergänzte Auflage 2011

© 2011, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg
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Lektorat: Jasmin Jallad

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen
Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenban-
ken, vorbehalten.

Redaktion und DTP: Ulrich Leinz, Berlin; Thomas Pregel, Berlin
Umschlag: fuchs_design, 80469 München
Druck: Schätzl Druck, 86609 Donauwörth

Zur Herstellung dieses Buches wurde alterungsbeständiges Papier verwendet.
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Inhalt
V orwort – Geschäftsbriefe sind Ihre Visitenkarte! 4
D ie wichtigsten Neuerungen der DIN 5008 5
L exikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief 7
Geschäftsbriefe in der Praxis 109

Abmahnungen: Voraussetzung zur Kündigung 109

Absagen: Nicht nur eine Frage der Höflichkeit 116

Anfragen: Verschaffen Sie sich einen Überblick 120

Angebote: So überzeugen Sie Interessenten! 126

Behördenbriefe: So kommen Sie zu Ihrem Recht! 130

Beschwerden: So reklamieren Sie erfolgreich 139

Bestätigungen: Sicherheit für Kunden und Geschäftspartner 145

Dankschreiben: Pflegen Sie Ihre Kontakte und Freundschaften 150

Einladungen: So wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg 154

E-Mails: Nutzen, Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Post 159

Genesungswünsche: So wünschen Sie gute Besserung 174

Glückwunschschreiben: Gratulieren Sie persönlich und originell 177

Kondolenzbriefe: Zeigen Sie Mitgefühl und Hilfsbereitschaft 182

Kündigungen: So beenden Sie Verträge schnell und rechtssicher 187

Mahnungen: Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen 194

Rechnungen: So kommen Sie schnell zu Ihrem Geld 202

Telefax: Die schnelle und professionelle Information 207

Umzugsmitteilungen: So informieren Sie über Ihre neue Anschrift 211

Vollmachten: So bleiben Sie handlungsfähig 215

Weihnachtsbriefe: Weihnachtswünsche und Dankeschön in einem 220

Werbebriefe: So steigern Sie Ihren Umsatz 224

Zeugnisse: So beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter 229

Zwischenbescheide: So informieren Sie über den Stand der Dinge 239
4

Vorwort – Geschäftsbriefe sind Ihre
Visitenkarte!
Viele Unternehmen geben viel Geld für Werbung aus, um in der Öffent-
lichkeit ein positives Image zu schaffen und zu festigen. Dennoch formu-
lieren und gestalten sie ihre Geschäftskorrespondenz absolut unprofessio-
nell. Sie übersehen, dass jeder Brief eine Visitenkarte ihres Unternehmens
ist – eine positive oder eine negative.
In der Korrespondenz spielen die elektronischen Medien wie Internet, Int-
ranet, Fax unSd E-Mail eine immer entscheidendere Rolle. In diesem Buch
erfahren Sie, was Sie über die moderne Geschäftskorrespondenz wissen
müssen, um erfolgreiche Briefe zu schreiben:

(cid:2) Im ersten Teil haben wir in einem Lexikon alle für die Gestaltung und
Formulierung wichtigen Stichworte kurz und prägnant dargestellt.
(cid:2) Im zweiten Teil finden Sie wichtige Informationen zu zentralen
Themen der Geschäftskorrespondenz. Die Beispielbriefe zeigen Ihnen,
wie Sie Ihre Mitteilungen professionell formulieren können.
Mit Hilfe der Internetseite www.sekretaria.de/Geschaeftsbriefe können Sie
alle Briefe direkt in Ihre Textverarbeitung übernehmen. Um in der Kopf-
zeile das sekretaria-Logo herauszulöschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1 Sie öffnen den Musterbrief
2 Klicken Sie in der Kopfzeile direkt auf das Logo, dadurch aktivieren
Sie diese und machen sie bearbeitbar
3 Markieren Sie das Logo und löschen Sie es heraus
Nun können Sie den Brief Ihren Wünschen gemäß überschreiben. Schnel-
ler, sicherer und kostengünstiger ist Ihre tägliche Geschäftskorrespondenz
nicht zu erledigen. Übrigens: Auch die Änderungen der DIN 5008, die seit
Mai 2011 gelten, sind in diesem Buch bereits berücksichtigt. Dies gilt so-
wohl für das Korrespondenz-Lexikon als auch für die Briefe.
5

Die wichtigsten Neuerungen der DIN 5008
Neu aufgenommene Regelungen
(cid:2) Längere Texte
Die DIN 5008 regelt jetzt auch, wie längere Texte DIN-gerecht
aufgebaut werden sollten. Z. B. Einheitliche Schriftart, anderthalb-
zeiliger Zeilenabstand (oder größer), für Überschriften sollen größere
Schriften benutzt werden. Regeln für Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und
Endnoten, das Titelblatt, Inhaltsverzeichnis etc.
(cid:2) Diagramme
Regelungen zu: Bestandteilen eines Diagramms, Einbindung in einen
bestehenden Text, Mindestabstand zu angrenzenden Elementen, Be-
schriftung und Farben des Diagramms etc.
(cid:2) Abbildungen
Regelungen zu: Bestandteilen einer Abbildung, Einbindung in einen
bestehenden Text, Mindestabstand zu angrenzenden Elementen, Bild-
unterschrift, Nennung von Personen auf Fotos, Hinweis auf das
Urheberrecht etc.
Wichtige Änderungen im Detail
(cid:2) Hervorhebung von Satzzeichen
Satzzeichen werden nur in Hervorhebungen einbezogen, wenn sie in-
haltlich zum hervorzuhebenden Text gehören.
(cid:2) Unterstreichungen
Unterstreichungen sind unzulässig, wenn dadurch Unterlängen ge-
schnitten werden.
(cid:2) Datum
Jahreszahlen sind nur noch vierstellig zulässig.
(cid:2) Informationsblock
Die Bedeutung wurde im Vergleich zur Informationszeichenzeile deut-
lich hervorgehoben.
6 Die wichtigsten Neuerungen der DIN 5008

(cid:2) Anschriftenfeld
Neuregelung des Anschriftenfeldes mit Rücksendeangaben (altes An-
schriftenfeld besteht daneben weiter): Zusatz- und Vermerkzone wird
durch kleinere Schriftart auf fünf Zeilen ausgedehnt, dann darf darin
die Rücksendeangabe vermerkt werden.
(cid:2) Akademische Titel
Die akademischen Titel Master und Bachelor wurden in die DIN 5008
aufgenommen (z. B. für Abkürzungen im Anschriftenfeld).
(cid:2) Werbliche Elemente
Werbliche Elemente wurden in die DIN 5008 aufgenommen (z. B. PS.).
(cid:2) Geschütztes Leerzeichen
An vielen Stellen wurde das geschützte Leerzeichen eingeführt (z. B.
um Trennungen bei 100 000 Euro, also zwischen den Tausenderzahlen
und/oder der der Währung, zu verhindern).
(cid:2) E-Mail
Die E-Mail-Regeln wurden um die Vorgaben der gesetzlichen Angaben
im Briefschluss ergänzt.
Einheitliches 25mm-Raster und Regelung der Vorlagengestaltung
(cid:2) Die Gradangaben in der DIN wurden aufgegeben, stattdessen wurde
ein einfaches und einheitliches 25mm-Raster eingeführt. Damit haben
sich z. B. die Zeilenanfangs- und Endpositionen oder die Position des
Informationsblocks verändert (Hintergrund: Abwärtskompatibilität zur
Schreibmaschine wurde aufgegeben).
(cid:2) Die DIN 676 wurde komplett in die DIN 5008 integriert. Diese regelt
nun sowohl den Aufbau (Vorlagengestaltung) also auch die Nutzung
von Briefbögen, siehe auch den entsprechenden Artikel im (cid:2) Lexikon.
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Lexikon: Tipps und Tricks für den
perfekten Geschäftsbrief
In diesem Lexikon erfahren Sie alles, was Sie über die Formulierung und die
Gestaltung perfekter Briefe wissen müssen. Sie finden alle Informationen un-
ter dem jeweiligen Stichwort. Querverweise sind durch das Symbol „(cid:2)“ ge-
kennzeichnet. Diese Mischung hat vier entscheidende Vorteile:
(cid:2) Sie erhalten schnell einen umfassenden Überblick über die wichtigsten
Erfolgsfaktoren der modernen Geschäftskorrespondenz.
(cid:2) Bei konkreten Fragen können Sie direkt unter dem Stichwort nach-
schauen und erhalten umfassende Antworten.
(cid:2) Die Praxistipps können Sie direkt umsetzen.
(cid:2) Die Ratschläge helfen Ihnen, typische Fehler beim Formulieren und
Gestalten Ihrer Briefe zu vermeiden.
Bleibt also nur noch, Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Tipps und Vor-
schläge in Ihrer täglichen Geschäftskorrespondenz zu wünschen!
Abkürzungen
Abgekürzte Wörter, die im vollen Wortlaut gesprochen werden, also so, als
seien sie gar nicht abgekürzt, erhalten einen Punkt. Er wird ohne einen Leer-
schritt an das abgekürzte Wort gesetzt. Verwenden Sie in Ihren Briefen mehre-
re Abkürzungen hintereinander, müssen Sie die abgekürzten Wörter durch
einen Leerschritt voneinander trennen. Hier einige Beispiele:
usw. = und so weiter
u. a. = unter anderem
z. B. = zum Beispiel
i. A. = im Auftrag
o. a. = oben angegebene
8 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief

Wenn Sie Abkürzungen verwenden, die buchstäblich oder wie selbststän-
dige Wörter gesprochen werden, müssen Sie diese ohne einen Punkt und
ohne Leerschritt schreiben:
DIN = Deutsche Industrie Norm
Pkw = Personenkraftwagen
Lkw = Lastkraftwagen
OHG = offene Handelsgesellschaft
AG = Aktiengesellschaft
EG = Europäische Gemeinschaft
BGB = Bürgerliches Gesetzbuch
USA = United States of America

ABKÜRZUNGEN IN BRIEFEN VERWENDEN ODER NICHT?

Verzichten Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz auf Abkürzungen. Sie wirken
bürokratisch und unpersönlich. Außerdem werden sie oft nicht oder falsch ver-
standen, weil sie für den Leser eine andere Bedeutung haben.
Absätze
Durch sinnvolle Absätze verbessern Sie die Lesbarkeit und den optischen
Gesamteindruck Ihrer Briefe. Jeder Absatz muss durch eine Leerzeile vom
vorhergehenden und vom nachfolgenden Text getrennt werden. Häufig
beobachtet man in Briefen zwei typische Fehler:

(cid:2) nur eine Zeilenschaltung am Ende einer Zeile,
(cid:2) Einzüge in der ersten Zeile des Absatzes.

Achten Sie in Ihren Briefe auf eine professionelle Absatzgestaltung. Die
Leerzeilen sind im folgenden Beispiel durch das Symbol ↵ gekennzeichnet.
Abschnitte 9

Sehr geehrte Frau Horstmann,
↵
vielen Dank für das freundliche Telefonat.
↵
Mit diesem Schreiben erhalten Sie das versprochene Angebot. Wenn Sie es an-
nehmen möchten, senden Sie es uns bitte innerhalb der nächsten zwei Wochen
unterschrieben zurück. Danke!
↵
Freundliche Grüße aus Hannover

SO GESTALTEN SIE DAS LAYOUT IHRER BRIEFE PROFESSIONELL

Geben Sie zunächst den kompletten Text ein. Gestalten Sie dann in einem zwei-
ten Schritt das Layout, indem Sie sinnvolle Absätze machen. Achten Sie darauf,
dass zusammenhängende Informationen nicht auseinandergerissen werden.
Abschnitte
Abschnitt nennt man einen Teil eines Textes, der durch Gliederung, eine
Abschnittsnummer oder eine Abschnittsüberschrift gekennzeichnet ist.
Abschnitte werden mit je einer Leerzeile vom vorhergehenden und vom
nachfolgenden Text abgesetzt. Nach einer Abschnittsnummer steht kein
Punkt. Wenn die Abschnittsüberschriften mehrzeilig sind, beginnt die
zweite Zeile in der Fluchtlinie der ersten. Der Text unter den Überschriften
beginnt in gleicher Linie mit dem Anfang der Abschnittsnummer.

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1.1 Der Tagesablauf
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Das Training beginnt um 10 Uhr. Wir treffen uns im Seminarraum „Köln“ im 1. Stock
des Hotels.
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