Nr. 47 2007 Im Auftrag des Verbandes kirchlicher Arc

265 Pages·2008·2.39 MB·German

Aus evangelischen Archiven

(Neue Folge der „Allgemeinen Mitteilungen“)

Nr. 47

2007

Im Auftrag des Verbandes kirchlicher Archive in der
Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken
in der evangelischen Kirche

hrsg. v. Stefan Flesch und Udo Wennemuth
Bezugsadresse: Verband kirchlicher Archive –
Geschäftsführung
Landeskirchliches Archiv Hannover

Goethestraße 27
30169 Hannover

Verantwortliche Redaktion:

Dr. Stefan Flesch, Düsseldorf
Dr. Udo Wennemuth, Karlsruhe
Für den Inhalt ihrer Beiträge sind
die Autoren und Autorinnen selbst
verantwortlich.

Adressen für Einsendungen:

Archiv der Ev. Kirche im Rheinland
Postfach 300 339
40403 Düsseldorf
E-mail: [email protected]

Landeskirchliches Archiv
der Ev. Landeskirche in Baden
Postfach 22 69
76010 Karlsruhe
E-mail: [email protected]

Gesamtherstellung: Mario Fragomeli, Hagen
ISSN: 1617-8238
Inhalt
Editorial ......................................... 5
Kerstin Stockhecke
Bewertung und Übernahme von Patienten- und Klienten-
akten ........................................... 7
Bärbel Thau
Bewertung und Kassation in Diakoniearchiven ........... 21
Jürgen Stenzel
Zur Überarbeitung einer Kassationsordnung – Anmerkun-
gen, Erfahrungen, Fragen ........................... 40
Bettina Wischhöfer
Digitalisierung von 2.130 gerollten Bauplänen im Landes-
kirchlichen Archiv Kassel. Herausforderung und Chance ... 60
Bertram Fink
Familienforschung zwischen archivischer Dienstleistung
und Kommerzialisierung. Indexierung und Digitalisierung
der Kirchenbücher auf Kooperationsbasis – eine Perspek-
tive für kirchliche Archive? .......................... 64
Bettina Joergens
Open Access zu Personenstandsbüchern – Digitalisierungs-
projekte des Landesarchivs NRW ..................... 97
Werner Jürgensen
Gesetzliche Beschränkungen bei der Nutzung von Perso-
nendaten in Kirchenbüchern ........................ 108
Reimund Haas
Entwicklung, Wandel und Zukunft der Kirchenarchive im
Ruhrgebiet ..................................... 127
Stefan Flesch
Tief im Westen: Kirchliche Archivarbeit zwischen Struktur-
wandel und geänderten Erwartungshaltungen .......... 162
4 Aus evangelischen Archiven Nr. 47/2007
Andreas Metzing
Probleme und Perspektiven der Archivpflege auf Kirchen-
kreisebene – Ein Arbeitsbericht aus der Evangelischen Kir-
che im Rheinland ................................ 179
Andreas Butz
Überlieferungsbildung in Pfarrarchiven ................ 187
Carlies Maria Raddatz
Archivpflege in der Evangelisch-Lutherischen Landeskirche
Sachsens 1933-2006 ............................. 198
Norbert Friedrich
Der Bestand Kaiserswerther Verband – Einblicke in diakoni-
sche Netzwerke ................................. 213
Gabriele Stüber
„An Gottes Segen ist alles gelegen“. Entstehung, Entwick-
lung und Profil der Sammlung Volksfrömmigkeit im Zentral-
archiv der Evangelischen Kirche der Pfalz ............. 222
Hans Otte
Ansprache (Eröffnung und Rechenschaftsbericht) auf der
Mitgliederversammlung der Arbeitsgemeinschaft der Archi-
ve und Bibliotheken in der evangelischen Kirche am 24.4.
2007 auf der Ebernburg (Bad Münster a. Stein) ......... 245
Bettina Wischhöfer
Bericht über den Verband kirchlicher Archive 2004-2007 vor
der Mitgliederversammlung der Arbeitsgemeinschaft der Ar-
chive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche auf der
Ebernburg am 24. April 2007 ....................... 254
Buchbesprechung
Konrad Wiedemann/Bettina Wischhöfer, Einbandfragmente
in kirchlichen Archiven aus Kurhessen-Waldeck, Kassel
2007 (Schriften und Medien des Landeskirchlichen Archivs
Kassel 21). Bespr. v. Bernd Hey ..................... 260
Hinweise zur Manuskriptgestaltung ................... 262
Autorinnen und Autoren ........................... 264
Editorial
Der Veranstaltungskalender des Verbandes kirchlicher Archive bil-
det wiederum die Quelle, aus der sich die Mehrzahl der Beiträge
der vorliegenden Ausgabe speist. Der Bogen spannt sich hierbei
von der Nordschienentagung im Mai 2006 in Goslar über die Kir-
chenbuchtagung in Hannover und den Deutschen Archivtag in
Essen hin zur Mitgliederversammlung der Arbeitsgemeinschaft
kirchlicher Archive und Bibliotheken auf der Ebernburg im April
2007 und der Speyerer Südschienentagung im darauffolgenden
Monat.
Aus Goslar sind speziell die Beiträge der Arbeitsgruppe „Aufbe-
wahrung und Kassation“ gebündelt. Bärbel Thau und Kerstin Stock-
hecke entwickeln praxisorientierte Überlegungen zur Bewertung
von Schriftgut in diakonischen Einrichtungen allgemein bzw. von
Patienten- und Klientenakten im besonderen. Ein landeskirchli-
ches Pendant bietet Jürgen Stenzel mit seiner Vorstellung einer
neuen Kassationsordnung der Evangelischen Kirche Berlin-Bran-
denburg-Schlesische Oberlausitz. Auf der gleichen Tagung refe-
rierte Bettina Wischhöfer in einem aktuellen Projektbericht über
die Digitalisierung von Bauplänen.
Seit Bestehen des Verbandes dürften Fragen der Sicherung und
Benutzung von Kirchenbüchern zu den verbreitetsten Wiedergän-
gern auf Tagungsordnungen gezählt haben. Die technischen Fort-
schritte in der Digitalisierung und das Nutzungspotential des Medi-
ums Internet haben hier eine neue Dynamik in die Debatte getra-
gen und den Verband dazu bewogen, eine spezielle Fachtagung
abzuhalten. Die Beiträge von Bertram Fink, Bettina Joergens und
Werner Jürgensen sind auch als Download auf der Website des
Verbandes abrufbar. Mittlerweile sind die ersten Schritte zu einem
entsprechenden Internetportal auf Verbandsebene eingeleitet wor-
den (www.kirchenbuchportal.de).
Für das Gebiet des jungen, erst 1958 gegründeten Ruhrbistums
Essen zeichnet Reimund Haas die Pfarrentwicklung seit dem
Spätmittelalter nach. Die Einrichtung neuer großer Pfarreien in et-
wa in Dekanatsgröße („XXL-Pfarreien“) wird die archivische Be-
treuung des örtlichen Schriftgutes nicht unbedingt leichter gestal-
6 Aus evangelischen Archiven Nr. 47/2007
ten. Für den evangelischen Bereich analysiert Stefan Flesch die
strukturellen Umbrüche in einer Flächenkirche am Beispiel des
Rheinlandes in ihrer Auswirkung auf die kirchliche Archivpflege
und gelangt insgesamt zu einer skeptischen Einschätzung hin-
sichtlich der ehrenamtlichen Komponente. Der Beitrag von Andre-
as Metzing konzentriert sich in diesem Zusammenhang auf Pro-
bleme der Schriftgutverwaltung in den Kirchenkreisen, also der
mittleren Verwaltungsebene.
Fragen der Überlieferungsbildung in Pfarrarchiven geht Andreas
Butz nach. Am Beispiel gängiger Überlieferungslücken (Predigten,
Gemeindebriefe) und orientiert an kommunalarchivischen Konzep-
ten plädiert er für eine aktivere Dokumentationstätigkeit, die einher
gehe mit der Formulierung eines Dokumentationsprofiles mit ent-
sprechender Zielfestlegung. Carlies Maria Raddatz gibt einen kon-
zisen historischen Überblick über die Entwicklung der Archivpflege
in der sächsischen Landeskirche seit den dreißiger Jahren.
Gute Tradition hat in unserer Zeitschrift die Vorstellung einzelner
forschungsrelevanter Bestände aus den Mitgliedsarchiven. So be-
schreibt Norbert Friedrich die Überlieferung des 1916 gegründeten
Kaiserswerther Verbandes, der sich nicht zuletzt als eine wichtige
Klammer in der Zeit der deutsch-deutschen Teilung erwies. Gabri-
ele Stüber schildert anschaulich die Genese und Zusammenset-
zung der Speyerer Sammlung Volksfrömmigkeit, die aus einer
Ausstellung im Jahr 2000 erwachsen ist.
Mit den auf der Mitgliederversammlung 2007 vorgetragenen Be-
richten von Bettina Wischhöfer und Hans Otte, den Vorsitzenden
von Verband bzw. Arbeitsgemeinschaft, genügt „Aus evangelischen
Archiven“ abschließend und gern seiner Dokumentationspflicht als
Verbandszeitschrift. Allen Autorinnen und Autoren, die zum frist-
gerechten Erscheinen des Bandes beigetragen haben, sei an die-
ser Stelle gedankt.
Stefan Flesch Udo Wennemuth
Bewertung und Übernahme von Patienten- und Klientenakten
Kerstin Stockhecke
Einführung
Einzelfallakten, die zu personenbezogenen medizinischen oder
therapeutischen Sachverhalten angelegt wurden, finden sich häu-
fig im diakonischen Bereich, sind aber auch in kirchlichen Institu-
tionen anzutreffen. In Akut- und Fachkrankenhäusern, in der Psych-
iatrie, in Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen, in Bera-
tungsstellen für Ehe- und Familienfragen, für Jugendliche und
Wohnungslose, in der Suchtberatung und der Schuldnerberatung,
in Altenheimen, Sozialstationen, Kindererholungsheimen oder bei
Betreuungsdiensten sind solche Akten vorhanden – meist ganz
unterschiedlich benannt. Sie werden als Patientenakten, Patien-
tenunterlagen, Krankenakten, Behandlungsunterlagen, Krankenge-
schichten, Bewohnerakten, Klientenakten oder Beratungsunterla-
gen bezeichnet. Egal welche Begrifflichkeit verwendet wird, diese
Akten verbindet, dass es sich um Unterlagen zu betreuten Perso-
nen handelt, dass sie als gleichförmige Einzelfallakten bezeichnet
werden können und dass sie durch datenschutzrechtliche Bestim-
mungen, vor allem durch den § 203 des Strafgesetzbuches spezi-
fischen rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegen. Gerade we-
gen der engen Verbindung dieser Akten zum § 203 des Strafge-
setzbuches bietet sich die Begrifflichkeit Patientenakten und Klien-
tenakten oder auch Patientenakten und Beratungsunterlagen an,
denn beide werden in diesem Paragraphen in jeweils unterschied-
licher Form angesprochen.1 Während die Patientenakten in § 203

1 Zur Definition Patientengeheimnis – Klientengeheimnis vgl. Udo Schäfer,
Rechtsvorschriften über Geheimhaltung sowie Berufs- und besondere
Amtsgeheimnisse im Sinne der Archivgesetze des Bundes und der Länder
– Grundzüge einer Dogmatik, in: Rainer Polley (Hg.), Archivgesetzgebung
in Deutschland – Ungeklärte Rechtsfragen und neue Herausforderungen.
Beiträge des 7. Archivwissenschaftlichen Kolloqiums der Archivschule
Marburg, Marburg 2003, 39-69, hier: 40, 49, 54. Vgl. zum § 203 und den
Zusammenhang mit der Archivierung von Patientenakten ders., Das Pati-
entengeheimnis – ein Hindernis für die Archivierung von Patientenunterla-
8 Aus evangelischen Archiven Nr. 47/2007
Abs. 1 Nr. 1 angesprochen sind, finden sich Regelungen zu den
Klientenakten – den Akten, die in anerkannten Beratungsstellen
entstehen – unter Abs. 1 Nr. 2, 4 und 4a.2
Wichtig für den historisch-archivischen Blick ist dabei, dass heu-
tige Beratungsstellen nicht nur Klientenakten bzw. Beratungsun-
terlagen haben, sondern auch Patientenakten. Das sind die Ein-
zelfallakten aus der Zeit, in der die Institution noch nicht als aner-
kannte Beratungsstelle fungierte. Für diese Akten gelten die glei-
chen Bewertungs- und Übernahmekriterien, wie sie für Patienten-
akten im Folgenden dargestellt werden. In der Praxis ist das
durchaus häufig der Fall, etwa wenn eine Familienberatungsstelle
aus der Jugendfürsorgeerziehung hervorgegangen ist.
Patientenakten bieten ein hervorragendes Quellenreservoir. Für
Klientenakten gilt das aufgrund der noch darzustellenden rigiden
Übernahmeregelungen nur in sehr eingeschränkter Form. Patien-
tenakten sind nicht nur für die Geschichtswissenschaft, sondern
genauso für die Medizin, die Psychologie, die Pädagogik und die
Sozialwissenschaft, für das Pflegemanagement oder die Geron-
tologie, für die Theologie und auch für die Linguistik geeignet. Die
Forschungsfragen reichen von statistischen Aspekten (Aufent-
haltsdauer, Rückfallquoten, Altersstruktur, Geschlechterverteilung
etc.), über die Verlaufsformen von Krankheiten im Längsschnitt,
bis hin zur Entwicklung von Diagnosen, Behandlungsformen und
Medikationen. Darüber hinaus spiegelt sich in Patientenakten ein
wesentlicher Teil der Alltags- und Sozialgeschichte der jeweiligen
Einrichtung wider.

gen, in: Dietrich Meyer/Bernd Hey (Hgg.), Akten betreuter Personen als
archivische Aufgabe. Beratungs- und Patientenakten im Spannungsfeld
von Persönlichkeitsschutz und historischer Forschung, Neustadt an der
Aisch 1997 (Veröffentlichungen der Arbeitsgemeinschaft der Archive und
Bibliotheken in der evangelischen Kirche 25), 11-26. Auch nach den EG-
Datenschutzrichtlinien gehören personenbezogene Daten über die Ge-
sundheit zu den besonders sensitiven und damit besonders schutzwürdi-
gen Daten, vgl. Rainer Metschke/Rita Wellbrock, Berliner Beauftragter für
Datenschutz und Informationsfreiheit. Hessischer Datenschutzbeauftrag-
ter. Datenschutz in Wissenschaft und Forschung, Berlin 2002, 17.
2 Zum Verhältnis von Datenschutz und § 203 des Strafgesetzbuches vgl.
Agnes Klein, Aktuelle Probleme des Datenschutzes und der ärztlichen
Schweigepflicht, in: Meyer/Hey (wie Anm. 1), 41-49.
Stockhecke, Bewertung und Übernahme von Patienten- und Klientenakten 9
Gleichzeitig liegt die Sensibilität dieser Akten auf der Hand: Sie
sind in der Regel zu Menschen entstanden, die krank, behindert
oder sozial benachteiligt sind. Alle schriftlichen Aufzeichnungen in
Patientenakten und in Klientenakten sind im Rahmen einer
Schweigepflicht entstanden und unterliegen einem Patientenge-
heimnis. Das Patientengeheimnis steht unter dem Schutz des
Strafrechts. § 203 des Strafgesetzbuches setzt dafür die Norm.
Der § 203 des Strafgesetzbuches heißt „Verletzung von Privatge-
heimnissen“. Absatz 1 besagt: „Wer unbefugt ein fremdes Ge-
heimnis, namentlich ein zum persönlichen Lebensbereich gehö-
rendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis,
offenbart […] wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit
Geldstrafe bestraft“.
Die archivrechtlichen Grundlagen schaffen
Bei der dauernden Archivierung von Patienten- und Klientenakten
ist es das oberste Gebot, die Persönlichkeitsrechte der betroffenen
Patienten und Klienten zu schützen. Deshalb sollten vor der Über-
nahme von Patienten- und Klientenakten ins Archiv zunächst die
archivrechtlichen Voraussetzungen geschaffen werden. Mit den
gängigen kirchlichen Archivgesetzen ist das gegeben – nicht nur
was die Übernahme angeht, sondern auch die spätere Benutzung.
Lange Zeit war es in den Einrichtungen, in denen Patienten- und
Klientenunterlagen entstehen, aber auch unter Archivaren umstrit-
ten, ob eine dauernde Aufbewahrung solcher Akten in einem Ar-
chiv und die Benutzung für die Forschung überhaupt rechtlich zu-
lässig sind. Nach längerem Ringen zwischen Archiven, Ministerien
und den betroffenen Institutionen sind auf Bundesebene und in
den Ländern die rechtlichen Bestimmungen weitgehend so ge-
schaffen, dass der archivischen Bewertung und Übernahme, ge-
nauso wie der Benutzung, nichts mehr im Wege steht.3 Was für
Bund und Länder gilt, sollte auch in Kirche und Diakonie möglich
sein. Andernfalls kann sich die Forschung irgendwann nur noch
auf staatliche Aktenbestände stützen. Wenn Kirche und Diakonie
solche Aktengruppen nicht bereitstellen, koppeln sie sich vom

3 Vgl. das Beispiel Baden-Württemberg: Robert Kretzschmar, Patientenak-
ten der Psychiatrie in den Staatsarchiven, in: ders. (Hg.), Historische Über-
lieferung aus Verwaltungsunterlagen. Zur Praxis der archivischen Bewer-
tung in Baden-Württemberg, Stuttgart 1997, 341-352.
10 Aus evangelischen Archiven Nr. 47/2007
historischen Forschungsprozess ab und können ihre Entwicklung
unter ihrem spezifisch kirchlich-diakonischen Profil nicht mehr
präsentieren.
Eine ‚offizielle’ Berechtigung – per Archivgesetz – zur Übernahme
von Patienten- und Klientenakten sichert zwar ab, sie ersetzt aber
noch nicht die Verhandlungen mit der abgebenden Einrichtung.
Archivare und Archivarinnen werden sich darüber im Klaren sein
müssen, auf welches Misstrauen sie unter Umständen stoßen.
Eventuell darf vor jeder anstehenden Übernahme erneut die Dis-
kussion darüber geführt werden, warum solche Akten ins Archiv
übernommen werden und ob die dauernde Aufbewahrung über-
haupt rechtlich zulässig ist. Einigen Institutionen wird es vielleicht
völlig unvorstellbar erscheinen, ihre Patienten- bzw. Klientenakten
jemals an ein Archiv zu geben. Gut, wenn man sich dann auf eine
entsprechend autorisierte rechtliche Regelung berufen kann. Zu-
dem schafft sie Vertrauen bei den abgebenden Stellen, macht sie
doch deutlich, wie sensibel man im Archiv mit den Akten umgehen
wird.
Die Aufbewahrungsfristen
Über die Aufbewahrungsfristen für Patienten- und Klientenakten
besteht selbst bei den Schriftgutbildnern Unsicherheit. Streng ge-
nommen regelt der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von Pa-
tienten- und Klientenakten nicht. Die Berufsordnungen der Ärzte-
kammern legen überwiegend Aufbewahrungsfristen von zehn Jah-
ren für ihre Aktengruppen fest. Da nach BGB (§ 199) eine Haf-
tungspflicht bei Schadensersatzansprüchen von höchstens dreißig
Jahren besteht, werden im Krankenhausbereich in der Regel Auf-
bewahrungsfristen von dreißig Jahren nach Abschluss der Be-
handlung empfohlen. Da es sich um eine sehr sensible Aktengrup-
pe handelt, die durch zunehmende Patientenrechte auch juristisch
eine wachsende Bedeutung erfährt, sollte diese Aufbewahrungs-
frist nicht unterschritten werden. Für Klientenakten geht man meist
von wesentlich kürzeren Aufbewahrungsfristen aus. Je nachdem,
was der Träger bzw. die Einrichtung beschlossen hat, ist z.T. die
Aufbewahrung von nur drei bis sechs Jahren üblich. Hierbei geht
es weniger um Rechtsansprüche, sondern vielmehr darum, sich
die Chance für den Rückgriff auf die Akte zu erhalten, wenn ein
Klient wiederholt eine Beratung aufnimmt.