Table Of Content

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФГОУ ВПО «ВЯТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ» КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СИСТЕМ В ЭКОНОМИКЕ В.П. Дьячков Разработка базы данных с помощью программы MS Office Access 2007 Методические рекомендации для студентов экономических направлений Киров Вятская ГСХА 2011 УДК 681.3:378.6 Дьячков В.П. Разработка базы данных с помощью программы с MS Office Access 2007: Методические рекомендации для студентов экономических направлений. – Киров: Вятская ГСХА, 2011. – 150 с. Рецензенты: - кандидат физико-математических наук, доцент кафедры статистики и математического моделирования Рят- тель А.В.; - кандидат экономических наук, доцент кафедры ИТ и си- стем в экономике Козлова Л.А. Методические рекомендации рассмотрены и рекомендованы к печати учебно-методической комиссией экономического факультета Вятской государ- ственной сельскохозяйственной академии (протокол № 6/ 2010-11 от 06 июня 2011). Методические рекомендации разработаны в соответствии с учебной программой дисциплины «Информатика» и предназначены для студентов экономических специальностей. Они включают как теоретический, так и прак- тический материал по созданию базы данных (БД). В пособии приведены опи- сания пяти практических работ, включающих разработку реляционной базы данных, состоящей из четырех таблиц, связанных в единую БД с помощью схемы. В процессе разработки БД студенты обучаются конструированию трёх моделей БД: концептуальной, логической и физической; создают запросы на выборку данных с помощью простых и перекрёстных запросов, на обновление, изменение, дополнение и удаление, представляют данные в трех формах: в столбец, в ленточном виде и в табличном, формируют несколько вариантов от- четов, представляют данные в кнопочной форме. Методические рекомендации предназначены для студентов очной и заоч- ной форм обучения всех специальностей и направлений. © Вятская государственная сельскохозяйственная академия, 2011. © Дьячков В.П., 2011. 2 ВВЕДЕНИЕ В методических рекомендациях рассмотрены теоретические и практиче- ские вопросы создания базы данных (БД) с помощью системы управления ба- зами данных (СУБД) Microsoft Office Access 2007 (MS Access), которые объ- единены в пять практических работ. В первой работе описывается разработка однотабличной базы данных на основе единственной таблицы Преподаватели. Перед началом выполнения ра- боты студенты знакомятся с теоретическими вопросами, раскрывающими ос- новное содержание этой работы: понятие базы данных и общие сведения о си- стеме управления базой данных MS Access; проводится сравнительная характе- ристика разработанной версии с существовавшими до нее, раскрываются сход- ства и различия табличных данных в базе данных (в MS Access) и электронных таблиц (в MS Excel), описываются структура таблицы данных Преподаватели, типы и размер или формат данных, рассматриваются вопросы ввода данных в таблицы, их редактирования, сортировки и отбора с помощью фильтра. Выпол- нение этих операций помогает студентам разобраться в выполнении практиче- ских заданий и способствует самостоятельному освоению основных приемов разработки БД. Структура практической части работы предусматривает формулировку задания и технологию его выполнения, которая разработана так, что если сту- дент внимательно прочитает задание и точно его выполнит, то обязательно до- стигнет указанного результата, то есть создаст однотабличную базу данных, со- стоящую из таблицы Преподаватели. В данной базе необходимо выполнить несколько упражнений по сортировке данных по различным критериям, поиску необходимых сведений, изменению оклада преподавателей, вычислению надбавок за должность, звание, определение вычетов и перечислений в банк на пластиковую карточку. Во второй работе предлагается создать дополнительно еще три таблицы: Студенты, Дисциплины и Оценки, которые необходимо с помощью связей 3 объединить в виде схемы. В начале работы даются общие сведения по типам связей и способам их создания, об особенностях установления связей, а также необходимости перехода от связей одного вида к связям другого вида. В третьей работе приводятся различные сведения, касающиеся форми- рования запросов, их типов и особенностей их создания с помощью конструк- тора и с помощью мастера. Наиболее просто запросы можно создавать с помо- щью режима конструктора. Поэтому в практической работе рассмотрены вари- анты создания различных запросов. В четвертой работе раскрывается содержание способов создания форм представления данных в столбец, в виде ленты (ленточная), в табличном виде (табличная), сводная. Кроме того, в формы можно встраивать диаграммы. Все виды форм можно создать с помощью конструктора и с помощью мастера. Пятая работа связана с созданием отчетов с помощью конструктора и мастера отчетов, разработкой автоотчета в столбец и в виде ленты, построение диаграмм с помощью мастера и формирование почтовых наклеек. 4 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ 1.1 Общие сведения MS Access 2007 (Microsoft Access 2007 – в дальнейшем просто Access) — это система управления базами данных (СУБД), под которой понимается комплекс программ, позволяющий не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. С её помощью можно не только отбирать нужные данные, разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты. Access является прикладным приложением к операционной системе Windows, которая разработана одной и той же фирмой Microsoft, поэтому они хорошо взаимодействуют друг с другом, позволяя вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows (Word, Excel и др.) в прило- жение Access и наоборот. Access - это реляционная СУБД, позволяющая работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Таблицу Access можно связать с данны- ми, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать данные, созданные в СУБД Paradox или Dbase. Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, запросов, форм, отчетов, макро- сов, модулей и страниц. Используя макросы для автоматизации задач, можно создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков программи- рования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на языке Visual Basic for Applications (VBA), можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. С помощью этого языка созданы мно- гие средства обработки данных в Access, например, программы мастеров и кон- структоров. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из 5 лучших программ для управления базами данных. 1.2 Работа с Access в режиме Конструктора и Мастера При работе в программе Access можно создавать БД в двух режимах: конструктора и мастера. В первом режиме все операции пользователь выполня- ет сам: создает поля в таблицах, задает типы данных, их размер и т.д., а в режи- ме Мастер эта процедура упрощается, т.к. Мастер (Wizard) — это специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Она задает вопросы о содержании, стиле и формате объек- та, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства пользователя. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств. 1.3 Сходства и различия между таблицами в MS Office Excel и Access Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую называют таблицей данных. Размеры строк и столбцов, по- рядок ввода данных в таблицы в MS Office Access выполняются аналогично действиям в MS Office Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) в Access и электронной таблицей (ЭТ) в Excel состоит в системе адреса- ции: в (ЭТ) адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля теку- щей записи. Кроме того, в ЭТ каждая ячейка обрабатывается индивиду- ально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обраба- тываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации. 1.4 Контекстно-зависимая справка и Помощник Какие бы Вы ни испытывали затруднения при работе с системой, Вам поможет появляющаяся на экране контекстно-зависимая справка, которую 6 можно вызвать с помощью правой кнопки мыши. Она содержит предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки, позволяющие быст- ро находить необходимые разъяснения по тем или иным вопросам. В локализо- ванной версии Access используется новое средство – Помощник, который от- вечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы. 1.5 Структура таблицы и типы данных Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы и отчеты, макросы и модули, а также страницы, которые хранятся в едином дис- ковом файле. Основным компонентом базы данных является таблица, в которой хранятся вводимые нами данные. Каждая таблица Access состоит из столб- цов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность, телефоны служебные и домашний, размер оклада и др. При разработке структуры таблицы нужно определить названия по- лей (Имя поля), из которых она должна состоять, типы полей (Тип дан- ных) и их размеры (Размер или Формат данных). Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое содержит не более 64 символов, и по нему определяют функцию поля. Тип данных задается для каждого поля одина- ковый для всех записей в соответствии с таблицей 1.1. Значение типа поля мо- жет быть задано только в режиме конструктора. Ввод данных начинается с выбора нужной ячейки и набора необходимых данных с клавиатуры (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при переводе курсора в другую запись, т.е. строку). Особенности ввода следу- ющие: при нажатии клавиши Del ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Еsc, то восстанавливается старое значение, а если 7 нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу «F2». Однако есть одна важная особенность при вводе данных - для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если Вы введёте букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значе- нии и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные. 1.6 Ввод данных в ячейки таблицы Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта ОLЕ) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режи- ме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с име- нем Условия на значение и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с по- мощью Построителя выражений. При появлении курсора в строке парамет- ра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно Построителя выражений. Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его ра- боте довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне. 8 Таблица 1.1 - Типы данных, используемые в Access Тип Описание данных Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например Текстовый номера телефонов (до 255 знаков) Числовые данные различных форматов, используемые для про- Числовой ведения расчетов Дата/время Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год Денежные значения и числовые данные, используемые в мате- Денежный матических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части Поле МЕМО Для хранения комментариев (до 65535 символов) Специальное числовое поле, в котором MS Access автоматиче- Счетчик ски присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя Может иметь только одно из двух возможных значений Логический (Тrue/Fаlse, Да/Нет) Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, доку- Поле объ- мент, Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в екта OLE двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Ac- cess Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес ги- перссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управле- Гиперссыл- ния; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес ка URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите вкладку Вставка, а в группе команд Свя- зи выполните команду Гиперссылка Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка Мастер или из поля со списком, содержащего набор постоянных значе- подстановок ний или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при запол- нении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность боль- шинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра 9 Значение по умолчанию, то все ячейки поля Должность примут значение До- цент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с други- ми должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows. 1.7 Редактирование, поиск и замена данных в БД Редактирование данных производится переводом курсора в нужную ячейку, удалении старых записей клавишами Del или Васkspaсе и вводом но- вых данных. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив, ЩЛКМ1 по крайнему слева прямоугольнику. Поиск информации в БД производится так: переводят курсор в любую ячейку поля, с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец ис- комых данных и щелкают по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор пе- рейдет в эту ячейку. Для замены значений данных необходимо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли Вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке 3аменить, а если нет - один раз щелкнуть по кнопке 3аменить все. 1.8 Сортировка данных Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в опреде- ленной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи мож- но отсортировать в порядке убывания стажа работы преподавателей. Кнопки сортировки на Ленте команд на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используе- 10