Modernes Projektmanagement: PC-gestützte Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten PDF
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Erik Wischnewski Modernes Projektmanagement Aus dplll Bereich Computing BWl fur Ingenleure von ottger Carl, Rudolf Fiedler, William I6rasz und Manfred Kiesel Controlling von Projekten von Rudolf Fiedler Management von Geschiftsprozessen von Andreas Gadatsch Kostenstellenrechnung mit SAP R/3® von Franz Klenger und Ellen Falk-Kalms Erfolgsfaktor Content Management von Hans Iochen Koop, K. Konrad Hickel und Anja L. van Offem Controlling von Projekten mit SAP R/3® von Stefan Roger, Frank Morelli und Antonio Del Mondo Erfolgsrelch Projekte lelten von Erwin Roth ProJektmanagement interaktlv von Gerda SiiB und Dieter Eschlbeck Betrlebswlrtschaftllche Anwendungen mit SAP R/3Gj) hrsg. von Paul Wenzel loglstlk mit SAP R/3Gj) hrsg. von Paul Wenzel Personalwirtschaft mit SAP R/3e hrsg. von Paul Wenzel Rechnungswesen mit SAP R/3Gj) hrsg. von Paul Wenzel Vertrleb und Workflow mit SAP R/3® hrsg. von Paul Wenzel Aktlves Projektmanagement fUr das Bauwesen von Erik Wischnewski Modernes Projektmanagement von Erik Wischnewski Vieweg Erik Wischnewski Modernes Projektmanagement PC-gestiitzte Planung, Durchftihrung und Steuerung von Projekten 7., vollstandig iiberarbeitete Auflage ~ vleweg Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz fUr diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhaltlich. 1. Auflage Februar 1991 2., verbesserte Auflage Januar 1992 3., verbesserte Auflage Juli 1992' 4., vollstandig iiberarbeitete und erweiterte Auflage Juni 1993 5., vollstandig iiberarbeitete und erweiterte Auflage Februar 1996 6., vollstandig iiberarbeitete Auflage September 1999 7., vollstandig iiberarbeitete Auflage November 2001 AIle Rechte vorbehalten © Friedr. Vieweg & Sohn Verlagsgesellschaft mbH, Braunschweig/Wiesbaden, 2001 Softcover reprint of the hardcover 7th edition 200 1 Der Verlag Vieweg ist ein Unternehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSpringer. www.vieweg.de Das Werk einschlieBlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschiitzt. Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und stratbar. Das gilt insbesondere fUr Vervielfaltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspei cherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann benutzt werden diirften. Hiichste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Auslieferung unserer Biicher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Konzeption und Layout des Umschlags: Ulrike Weigel, www.CorporateDesignGroup.de ISBN-l3: 978-3-322-86872-5 e-ISBN-13: 978-3-322-86871-8 DOl: 10.1007/ 978-3-322-86871-8 Vorwort Vorwort Dieses Buch soli einen Beitrag leisten, Terrnin- und Kosteniiber schreitungen bei Projekten, insbesondere Entwicklungs- und Softwareprojekten, zukiinftig in wirtschaftlich vertretbaren Grenzen zu halten oder gar ganz zu vermeiden. Der durch die Globalisierung stan dig wachsende Zeit- und Finanz druck, der es notwendig macht, Projekte immer straffer und organisierter durchzufiihren, lastet auf den Schultern aller Projektmanager. Insbesondere Entwicklungsvorhaben kranken an einer nicht zeit- und kostengerechten Abwicklung. AlIzuoft sind hierbei die technischen Anforderungen nahe am physikalisch Machbaren, so daB wahrend der Projektabwicklung (Entwicklungs phase) mit haufigen Unterbrechungen gerechnet werden muB, deren Ursache in technischen Fehlschlagen liegt. Da diese im allgemeinen im vertraglich vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen gar nicht oder nicht hinreichend beriicksichtigt wurden, sind Termin-und Kosteniiberschreitungen die Folge. Insbesondere unter dem starken Konkurrenzdruck werden oftmals Vertrage abge schlossen mit Terminzusagen, die nicht mehr gehalten werden kbnnen. Das fiihrt oftmals zu Kapazitatsproblemen und zu Konventionalstrafen. Auch die vereinbarte Liquidation ist in der Regel nicht ausreichend, um mit unerwarteten Schwierigkeiten kostendeckend fertig zu werden. Wer sich systematisch mit der Analyse so1cher Projekte beschaftigt hat, weiB, daB die Ursache der Zeit- und Kosteniiberschreitungen einerseits an einer unzureichend konzipierten und organisierten Projektabwicklung und andererseits an mangelnder Kommunikation liegt. Eine wesentliche Voraussetzung fUr die erfolgreiche Ab wicklung eines Projektes, ist die sorgfaltig durchgefUhrte Projekt planung vor Beginn des Projektes sowie die sich anschlieBende Konzeptphase. Die Voraussetzung fUr die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes ist der Aufbau einer Projektorganisation und die Pflege einer geeigneten Projektkultur, d.h. die Schaffung eines globalen Projektmanagements. Dieses Buch soll allen Vorgesetzten und Projektleitern, die mit der verantwortlichen Abwicklung von Projekten zu tun haben, eine Hilfe sein )t beim Aufbau eines umfassenden Projektmanagements, )t bei der DurchfUhrung der Projektplanung und -kontrolle, )t bei der Projektsteuerung. 5 Vorwort Die in dieses Buch eingegangenen Erfahrungen habe ich wahrend meiner 20jahrigen Tatigkeit als Projektmanager und Abteilungsleiter in der Industrie sowie meiner Berater- und Trainertatigkeit gesammelt. Die GrbBenordnung der Projekte reichte dabei von 100.000 DM bis 30 Millionen DM. Die Unterstiitzung durch EDV ist bei der Projektabwicklung unumganglich. Der Markt bietet viele Softwareprodukte, von denen drei zur Erarbeitung von Beispielen benutzt wurden: MS-PROjECT@, CA-SUPERPROjECT@ und PRoAB@. Der vom Verfasser entwickelte ProjectManager PRoAB unterstutzt die Projektplanung, -verfolgung und -steuerung in der gesamten Breite. In die Tiefe geht er nur soweit wie notwendig, verbunden mit dem zusatzlichen Vorteil, daB die gesamte Handhabung sehr einfach ist und wirklich von jedem Projektmitarbeiter beherrscht werden kann. Neben einer allgemeinen Einfuhrung in die Mbglichkeiten moder nen und zeitgemaBen Projektmanagements will dieses Buch den Leser mit einer detaillierten Planung vertraut machen, die eine prazise Zeit-und Kostenplanung beinhaltet. Dieses Buch gibt eine Anleitung zur effektiven Durchfuhrung von Projekten jeder Art, welche uber die Planung hinaus vor allem auch Projektcontrolling und -steuerung beinhaltet. Sie erfahren, wie ein umfassendes Berichtswesen mit minimalem Aufwand die Basis fur eine erfolgrei che Projektsteuerung darstellt. AuBerdem stellt das Buch die Methoden und Anforderungen eines Friihwarnsystems vor, welches Ihnen rechtzeitig aufkommende Schwierigkeiten signalisiert. Ferner wird Ihnen ein MaBnahmenkatalog an die Hand gegeben, damit Sie auf der Grundlage analytischer Trendberechnungen eine termin und kostengerechte Abwicklung von Projekten erreichen. Ein Glossar vervollstandigt das Werk. Dariiber hinaus enthalt dieses Buch zahlreiche Kontrollfragen und iibungen, die als Grundlage fur die Durchfuhrung von Seminaren dienen mbgen. Als Erganzung biete ich jedem Unternehmen meine Dienste als Trainer und Coach an. Neu ist mein Service-Angebot, welches ich dem Leser auf meiner Website biete: www.wischnewski-online.de Kaltenkirchen, August 2001 Erik Wischnewski PROAB® ist eingetragenes Warenzeichen von Dr. Erik Wischnewski, Heinrich-Heine-Weg 13,24568 Kaitenkirchen, Tel: 04191/7509, Fax: 770509 6 Inhaltsverzeichnis In n haltsverzeich is 1 Projektorganisation und -kultur 13 1.1 Einleitung 13 1.2 Was ist ein Projekt ? 24 Terminrisiko 28 Kostenrisiko 29 QualWitsrisiko 29 Ressourcenrisiko 31 Komplexitat 31 Und auch dies noch ... 32 1.3 Projektleitung und Projektteam 39 1.3.1 GroBe der Projektleitung 39 1.3.2 Organigramm 43 Projekt DORA 46 Baufirma 48 Krankenhauswesen 49 Musterprojekt CCK 52 Matrixorganisation contra Projektorganisation 53 Time-sharing-Organisation 54 1.3.3 Stellenbeschreibung 55 1.4 Projektburo 59 1.4.1 Aufgaben des Projektburos 59 1.4.2 Raumlichkeiten 65 1.4.3 Dokumentationswesen 69 1.5 Durchfiihrung von Besprechungen 71 1.5.1 Allgemeine Besprechungen 71 Routinebesprechung 72 Problembesprechung 73 Brainstorming 75 1.5.2 Verhandlungen 75 7 Inhaltsverzeichnis 1.6 Mitarbeiterfiihrung 77 Allgemeine Fiihrung von Mitarbeitern 77 Lasung von Konflikten 78 Steigerung der Motivation 80 Projektmarketing 83 Management by Objective 84 1. 7 Kontrollfragen und Dbungen 85 2 Postulate der Projektabwicklung 87 2.1 Allgemeine Anforderungen 87 Optimierung der Informationstiefe 94 2.2 Das Geheimnis des Versagens 96 Pro und Contra "Neuplanung" 98 Spiralmodell statt Phasenmodell 99 Berichterstattung 101 Netzplantechnik 103 Managementsoftware 106 2.3 Kooperatives Projektmanagement 109 2.4 Das Konzept PRoAB® 113 Zielorientiertes Projektmanagement 113 Integrale Projektabwicklung 114 2.5 Die sechs Gebote im Projektmanagement 121 2.5.1 Strenge Hierarchie 123 2.5.2 Minimaler Aufwand 124 2.5.3 Einfache Handhabung 128 2.5.4 Aktualitat 132 2.5.5 Trendanalysen 134 2.5.6 St6rungsstatistik 135 2.6 Realisierung eines Friihwarnsystems 138 Qualitat 140 Termine 141 Kosten 141 Friihwarnsystem 142 Zusammenfassung der Vorteile von FRoAB 143 8 Inhaltsverzeichnis 2.7 Projektmanagementsoftware 144 2.8 Kontrollfragen und Dbungen 146 3 Projektplanung 147 3.1 Allgemeiner Ablauf 147 Wie es nicht sein soUte! 152 3.2 Projektstrukturplan 156 Mind Mapping 163 Arbeitspaket 165 Vorgang 166 GroBe eines Vorganges 171 Gliederung eines Projektes 173 Feingliederung 175 Phasendokumente 180 Planungstiefe 183 3.3 Arbeitspaketdaten 185 3.3.1 Beschreibung 185 3.3.2 Aktivitaten 188 3.3.3 Termine 190 Dauer 190 Nachfolger 192 3.3.4 Aufwand 196 Eigenleistung 196 Fremdkosten 198 Schatzmethoden 199 Vorgehensweise 203 3.4 Netzplan 204 3.4.1 Grundlegendes zur Netzplantechnik 204 3.4.2 Netzplanung mit PRoAB 208 Meilensteine 214 3.5 Tabellen und Balkenplan 215 TabeUe Planung 215 Freie Listen 217 Balkenplan 219 9 Inhaltsverzeichnis 3.6 Kapazitat 221 3.7 Diagramme 224 3.8 MS-Project 227 3.9 CA-SuperProject 235 3.10 Kontrollfragen und Dbungen 240 4 Projektverfolgung 241 4.1 Controlling-Modell 241 4.2 Allgemeiner Ablauf 248 4.3 Berichtswesen 254 4.3.1 Formulare 254 4.3.2 Terminangaben 257 4.3.3 Aufwandserfassung 258 4.3.4 Fortschrittsgrade 261 4.3.5 Besondere Vorkommnisse 263 4.3.6 Eingabe der Berichtsdaten 266 4.4 Fremdkosten 269 4.4.1 Drei-Phasen-Modell 269 4.4.2 Vier-Phasen-Modell 271 4.4.3 Eingabe der Daten 272 Bezeichnung 273 Budget 273 Liefertermin 273 Bestellwert 274 Rechnungsbetrage 274 4.4.4 Tabelle Fremdkosten 275 4.4.5 Dbernahme der Daten in das Arbeitspaket 277 10
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