Moderner kaufmännischer Schriftverkehr: Musterbriefe mit Übungsaufgaben PDF
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KraushaarIRodderlUmer/Zens • Modemer kaufmannischer Schriftverkehr Beate KraushaarlEvelin Rodder/Gabriele Urner/ Rolf Dieter Zens Moderner kaufmannischer Schriftverkehr Musterbriefe mit Ubungsaufgaben GABLER Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme Moderner kaufmannischer Schriftverkehr : Musterbriefe mit Ubungsaufgaben / Beate Kraushaar ... - Wiesbaden : Gabler, 1994 ISBN-13:97S-3-409-19729-S e-ISBN-I 3:97S-3-322-S71 29-9 DOl: 1O.1007/97S-3-322-S7129-9 Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann InternationaL © Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1994 Lektorat: Brigitte Stolz-Dacol Das Werk einschlieBlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschUtzt. Jede Verwertung auBerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulassig und strafbar. Das gilt insbesondere fUr Ver vielfiiltigungen, Ubersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Hochste inhaltliche und technische Qualitat unserer Produkte ist unser ZieL Bei der Produktion und Ver breitung unserer BUcher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf saurefreiem und chlorarm gebleichtem Papier gedruckt. Die EinschweiBfolie besteht aus Polyathylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk be rechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daB solche Namen im Sinne der Warenzeichen-und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher vonjedermann benutzt werden dUrften. Satz: SAT ZPUNKT Ursula Ewert, Braunschweig Druck und Bindung: Wilhelm & Adam, Heusenstamrn Vorwort V Vorwort Dieses Buch wendet sich an aIle, die sich im kaufmannischen Schriftverkehr bilden, weiter bilden oder sich tiber Neuerungen informieren wollen. Wir haben aIle Bereiche, in denen kaufmannischer Schriftverkehr relevant ist, abgedeckt. Vnd dabei handelt es sich urn eine weite Palette, denn in fast jeder Abteilung wird gesprochenes Wort - Vereinbarungen, Sit zungen, Informationen etc. - schriftlich festgehalten. Das bedeutet, daB auch Sie in diesen Bereichen einen Uberblick tiber die Ablaufe haben mtissen. Die Themen dieses Buches: 1. Allgemeines zum Schriftverkehr wie bestehende Normen, Regeln zur inhaltlichen Ge staltung, Angaben tiber Art des Schriftverkehrs sowie Regeln zur Aufbewahrung 2. Beschreibung des Kaufvertrages 3. AIle Arten von kaufmannischem Schriftverkehr in Zusammenhang mit dem AbschluB und der Erftillung eines Kaufvertrages sowie deren StOrungen 4. Informationen zum Zahlungsverkehr 5. Beantwortung der Frage "Was versteht man unter dem Begriff AuBenwirtschaftsverkehr?" 6. Angaben zum kaufmannischen Hilfsgewerbe 7. Tips und Trends im Schriftverkehr des Personalwesens 8. AIle Arten der innerbetriebliehen Korrespondenz 9. Wichtige Hinweise zu personlichen Briefen in der Handelskorrespondenz In den einzelnen Kapiteln werden zuerst Begriffsdefinitionen gegeben, Ablaufe sowie Brief aufbau erklart und Beispiele aufgeflihrt. So sind Sie nach Durcharbeiten eines Kapitels in der Lage, die Aufgaben, die am Ende der meisten Kapitel stehen, sieher zu lOsen. Dieses Buch bietet Ihnen daher nieht nur eine gute Moglichkeit der Einflihrung und Be rufsvorbereitung im Bereich Kaufmannischer Sehriftverkehr, sondern ist auch als Nach schlagewerk flir "spatere" Tage geeignet. Die Autoren kommen aus der Praxis. Das heiBt ftir Sie: keine theoretisehen Abhandlungen, die im beruflichen Alltag tiberhaupt nieht relevant sind. Es ist ein Werk "aus der Praxis flir die Praxis" (bzw. Einflihrung in die Praxis) geworden. AIle haben ihre Erfahrungen und ihr Wissen - aus dem tagliehen Umgang in diesem Bereich - einflieBen lassen. Es gibt immer wieder FaIle, in denen man nicht ganz sieher ist, ob der Briefaufbau hundert prozentig der Norm entspricht, ob der Kaufvertrag richtig aufgesetzt wurde, wann die erste und zweite Mahnung verschickt werden muB, wie im AuBenwirtschaftsverkehr die Zahlungsbedin gungen richtig lauten, wie man einen modernen Brief aufsetzt etc. Fragen tiber Fragen, auf die dieses Buch eine Antwort gibt. Denn nur das, was man versteht, kann auch riehtig wie dergegeben bzw. festgehalten werden! Dieses Bueh wird Ihnen dabei eine wichtige Hilfe sein. Viel Erfolg bei Ihrer Tatigkeit im wei ten Feld des kaufmannischen Schriftverkehrs wtinscht Ihnen das Autorenteam Beate Kraushaar / Evelin Radder / Gabriele Urner / Rolf Dieter Zens Inhaltsverzeichnis VII Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines zum kaufminnischen Schriftverkehr 1 1.1 Regeln zur auBeren Form - DIN 5008 2 1.1.1 SchluBforrnel und Unterschriftsregelung 12 1.1.2 Anschrift und PostIeitzahl 15 1.2 Regeln zur inhaltlichen Gestaltung 20 1.3 Aufbewahrungsfristen 29 1.3.1 Registratur 30 1.4 Programmierter Geschaftsbrief 31 1.5 Modeme Kommunikationsmittel 34 1.5.1 Telefax 34 1.5.2 Telex 36 1.5.3 Teletex 37 1.5.4 BTX 38 2 Der Kaufvertrag 41 2.1 Der Kaufvertrag als Grundlage aller Handelsgeschlifte 41 2.2 Allgemeine Geschaftsbedingungen (AGB) - Bestandteil des Kaufvertrages 41 2.3 Besondere Arten des Kaufvertrages bestimmen den Geschliftsverkehr 43 2.4 Lieferzeit und Lieferfrist 44 2.5 Zahlungsbedingungen 45 3 Der reibungslose Ablauf zorn Abschlu8 und zur Erfilllung des Kaufvertrages 47 3.1 Die Anfrage 47 3.2 Das Angebot 53 3.3 Der Werbebrief (auch unverlangtes Angebot) 59 3.4 Der NachfaBbrief 64 3.5 Die Bestellung 67 3.6 Bestellungsannahme - AuftragsbesUitigung 75 3.7 Die Ruckfrage 78 3.8 Der Warenversand 81 3.9 Versandanzeige - Lieferanzeige - Lieferschein 82 3.10 Die Rechnung 87 VIII Inhaltsverzeichnis 4 Storungen bei Abschlu6 und Erfiillung des Kaufvertrages 93 4.1 Widerruf eines Angebotes 93 4.2 Widerruf einer Bestellung 97 4.3 Ablehnung einer Bestellung 101 4.4 Der Lieferverzug 104 4.5 Der Annahmeverzug 112 4.6 Die Mangelrtige 116 5 Zahlungsverkehr 123 5.1 Zahlungsart 123 5.1.1 Barzahlung 124 5.1.2 Halbbare Zahlung 125 5.1.3 Bargeldlose Zahlung 127 5.2 Wechsel 133 5.3 Zahlungsverzug 145 5.3.1 Das gerichtliche Mahnverfahren 150 5.4 Steuern 154 5.5 Ausktinfte 159 6 Au6enwirtschaftsverkehr 165 6.1 Lieferbedingungen INCOTERMS (International Commercial Terms) 167 6.2 Zahlungsbedingungen 171 6.2.1 Voraus-oder Anzahlung 171 6.2.2 Zahlung gegen Dokumentenakkreditiv 172 6.2.3 Kasse gegen Dokumente 174 6.2.4 Kasse gegen Akzept 174 6.2.5 Kasse bei Lieferung 175 6.2.6 Offenes Zahlungsziel 176 6.3 Innergemeinschaftlicher Warenverkehr (igWV) 182 6.4 Export - Ausfuhrverfahren 185 6.5 Import - Einfuhrverfahren 188 7 Kaufmannische Hilfsgewerbe 191 7.1 Absatzvermittler 191 7.2 Lagerhalter 201 7.3 Spediteur 204 Inhaltsverzeichnis IX 8 Schriftverkehr Personalwesen 207 8.1 Mittel zur Personalbeschaffung 207 8.2 Von der Bewerbung zurn Vertrag 212 8.3 Stellensuche 213 8.4 Das Bewerbungsschreiben 214 8.5 Der Lebenslauf 222 8.6 Kundigung des Angestelltenverhaltnisses 227 9 Innerbetriebliche Korrespondenz 235 9.1 Rundschreiben 235 9.2 Rundlauf 237 9.3 Aushang 238 9.4 Aktennotiz (auch MEMO genannt) 239 9.5 Hausbrief 241 9.6 Bericht 242 9.7 Protokoll 244 10 Personliche Briefe in der Handelskorrespondenz 247 10.1 Gluckwunschbriefe/Sonstiges 247 10.2 Kondolenzbriefe 249 10.3 Einladung 250 11 Firmenverzeichnis fur Musterbriefe 253 12 Frerndworterverzeichnis 259 13 Kaufmiinnisches Abkurzungsverzeichnis 263 Stichwortverzeichnis 267 Allgemeines zum kaufmannischen Schriftverkehr 1 1 Aligemeines zum kaufminnischen Schriftverkehr Kaufmannischer Schriftverkehr dient o dem Austausch von Informationen, o der Durchftihrung von Geschiiften, o der AbsatzfOrderung (=Werbung), o der Bestatigung von mundlichen Vereinbarungen, o der Schaffung rechtsverbindlicher Unterlagen (Vertrage etc.) o und hilft Kosten sparen, da er mundliche Gesprache sowie teure Reisen ersetzen kann. Man unterscheidet externen und internen Schriftverkehr. Unter externem Schriftverkehr versteht man den Briefkontakt mit anderen Unternehmen. Fur diese Korrespondenz verwenden Sie das firmeneigene Briefpapier. Erkennbar ist es am Logo (Firmensymbol). AuBerdem enthiilt es Angaben wie Firmenanschrift, Bankverbin dung, Handelsregistereintragung, Gerichtsstand, Firmensitz und Geschaftsfuhrer. Diese In formationen erleichtern den Schriftverkehr, da der Emptanger fur eine Antwort oder Ober weisung etc. aile notwendigen Daten auf dem Briefpapier findet. Sie sehen, es ist wichtig, den Schriftverkehr so einfach wie moglich zu gestalten. Ruckfragen oder unnotige Wiederholungen (Firmenanschrift, Bankverbindung) konnen so vermieden werden - und das bedeutet: ~ Zeitgewinn! Die interne Korrespondenz ist der Austausch von schriftlichen Informationen innerhalb ei nes Unternehmens. Da es sich nur urn interne Angelegenheiten handelt, muB kein Geschaftsbriefpapier benutzt werden. Die Adresse der eigenen Firma wird wohl jeder Mitarbeiter kennen. Viele Firmen legen jedoch Wert auf ihr Firmenlogo, urn dem Schriftverkehr ein einheitliches Bild zu ge ben. Daher werden Sie - je nach Firma - neutrales Papier oder Briefpapier mit Firmenlogo und Firmenname verwenden. Wichtig ist jedoch, daB Sie sich merken: ~ Zeit ist Geld! 2 Regeln zur auBeren Form Das gilt fUr den internen wie auch externen Schriftverkehr. Die Hoflichkeit sollte darunter natiirlich nicht leiden; doch ratione II arbeiten, das ist das oberste Gebot. Deshalb diirfen Sie auch mal Vordrucke benutzen. o Zurn Beispiel die Kurzrnitteilung Wenn Sie mit einem Kunden telefoniert und den Versand von Prospekten verabredet ha ben, dann sind ja eigentlich keine weiteren Informationen notig. Sie mochten die Unterla gen allerdings auch nicht gruBios verschicken. Eine Kurzinformation ist genau das Richti ge: Der Empfanger weiB, von wem er die Unterlagen erhalten hat, und Sie haben den Kun den personlich bedient. In vielen Firmen existieren flir solche Zwecke auch GruBkarten (kleine Karten mit Firmenlogo, Anschrift und GruBformel). 1m Schriftverkehr gilt demnach: ~ Rationell arbeiten, aber dennoch hoflich und personlich. 1.1 Regeln zur 8uBeren Form - DIN 5008 1 Wer stellt Regeln auf? Das Deutsche Institut flir Normung e. V. hat Regeln fur den kaufmannischen Schriftverkehr aufgestellt, urn ihn zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Der NormenausschuB "Biiro wesen" erarbeitet sie und veroffentlicht die Regeln und Empfehlungen in sogenannten Nor menblattern. 1 Wozu dienen sie? Zweck dieser DIN-Veroffentlichung ist es, ~ eine schnell ere und einfachere Bearbeitung zu erreichen o durch mehr Ubersichtlichkeit, o durch die Einheitlichkeit (man kann die Briefe besser zuordnen/ablegen/erfassen), o durch die einfachere Herstellung (Aufbau des Briefbogens ist immer gleich), dadurch die schnellere Beschaffung. Sie ersehen daraus: ~ Rationell arbeiten ist das oberste Gebot. Denn auch hier gilt: Zeit ist Geld! Regeln zur auBeren Form 3 1 Was ft1r Regeln gibt es? Die DIN 476 regelt die Formate. Das Ausgangsformat ist der Vierfachbogen AO (841 x 1189 mm = ca. 1 qm). Durch fortgesetztes Halbieren der jeweils langeren Seite erhalt man aus AO die Formate Al bis AlO. Fur den Schriftverkehr sind lediglich drei Formate von Bedeutung: A4 210x297mm Briefblatt A5 148x210mm Halbbriefblatt A6 105 x 148mm Postkarte Vordrucke flir diese Formate sind in folgenden DIN-Normen geregelt: A4 DIN 676 A5 DIN 677 A6 DIN 679 Die beiden anderen DIN-Reihen sind flir Ordner und Hefter (DIN B) sowie Briefhiillen (DIN C) gedacht: B4 250 x 353 mm C4 229 x 324 mm B5 176 x 250 mm C5 162 x 229 mm B6 125 x 176 mm C6 114 x 162 mm Die am haufigsten benutzte DIN-GroBe flir Briefhiillen ist DIN C6 und DIN lang. Die Beschriftung der Briefbogen ist in der DIN 5008 "Regeln flir Maschinenschreiben" ge regeit. Chaos Norm
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