Moderieren mit System: Besprechungen effizient steuern

216 Pages·1994·6.062 MB·German

by  Uwe Böning (auth.)

Uwe Boning
Moderieren mit System
Uwe Boning
unter Mitarbeit von Stefan Oefner-Py
Moderieren mit System
Besprechungen effizient steuem
GABLER
Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Boning, Uwe:
Moderieren mit System: Besprechungen effizient steuern/
Uwe Boning. Unter Mitarb. von Stefan Oefner-Py. -
2. Aufl. - Wiesbaden: Gabler, 1994
ISBN-13: 978-3-322-87155-8 e-ISBN-13: 978-3-322-87154-1
DOl: 10.1007/978-3-322-87154-1
1. Auflage 1991
2. Auflage 1994
Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Verlagsgruppe Bertelsmann International.
© Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden 1994
Softcover reprint of the hardcover 2nd edition 1994
Lektorat: Ulrike M. Vetter
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rechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, daB solche Namen im Sinne der
Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten waren und daher von jedermann
benutzt werden diirften.
Umschlaggestaltung: Schrimpf und Partner, Wiesbaden
Satz: Satzstudio RESchulz, Dreieich-Buchschlag
ISBN-13: 978-3-322-87155-8
Vorwort
Ohne Moderation geht heute in Untemehmen nichts mehr: In einer Zeit perma
nenter Veranderungen mtissen fortlaufend Meetings zur KHirung von Sachfra
gen moderiert werden. Projektgruppen werden zu einem immer wichtigeren
und immer haufiger eingesetzten Arbeitsinstrument - auch sie mtissen mode
riert werden. Die Abstimmung von stets komplexer werdenden Arbeitsablau
fen zwischen verschiedenen Abteilungen verlangt die Moderation von Bespre
chungen und Workshops. Routinesitzungen mtissen zunehmend erganzt
werden durch kreative Arbeitsmethoden, in denen nach neuen ProblemlOsun
gen gesucht wird. Und Organisationsveranderungen oder die strategische Neu
ausrichtung von Untemehmen sind ohne moderierte Workshops nicht mehr
machbar.
Aber nicht nur im mittleren oder oberen Management sind Moderationen all
taglich. Gerade im unteren Management und gerade auf der Ebene der Werker,
Meister, Vorarbeiter in der Fabrik oder der Sachbearbeiter im VerwaItungsbe
reich finden in sprunghaft zunehmendem AusmaB Gruppengesprache statt, die
moderiert werden.
Denn Lean Production und kontinuierliche Verbesserungsprozesse verlangen
unverzichtbarerweise die Gruppenarbeit und die entsprechende Arbeitsmetho
dik. Und dazu gehoren die Moderation und die verschiedenen Moderations
techniken.
Genau diese sind in "Moderieren mit System" das zentrale Thema.
Moderatoren haben sich entsprechend vorzubereiten, damit die Moderation
klappt. Doch auch die anderen Gruppenmitglieder mtissen nach Moglichkeit
tiber die entsprechenden Kenntnisse und Techniken verftigen, urn die moderier
te Besprechung zu einem Erfolg zu machen.
Diesem Ziel dient das vorliegende Buch. Es vermittelt systematisch die erfor
derlichen Basisaspekte des Moderierens von Gruppen und Gruppengesprachen.
Uwe Boning
5
N aturlich hat die Moderationsmethode viele Vater und Mutter: Zum Beispiel
Wolfgang und Eberhard Schnelle von Metaplan und Karin Klebert, Einhard
Schrader und Walter G.Straub von ComTeam sollten erwahnt werden, neben
Thomas Gordon und einigen anderen.
Aber auch Eltem werden ruter, und die Kinder fmden ihre eigene Sprache. Sie
entwickeln sie weiter aufgrund von Erfahrungen und gestalten etwas Neues,
was selbstverstandlich auf dem Alten aufbaut. So ist es (Gott sei Dank) immer
wieder moglich, daB Fuhrungskrafte trotz ihrer schon vorhandenen Erfahrung
mit der Moderationsmethode immer noch etwas Neues uber die Moderation
lemen. (So sagen sie es zumindest. Und als Berater und Trainer ist man ja so
dankbar uber jede Anerkennung ... )
Wir von BONING-TEAM arbeiten oft in der dargestellten Weise in Semina
ren, Workshops, normalen Arbeitssituationen und Krisenbesprechungen direkt
in Untemehmen. Aus diesem Grund haben wir auch Anregungen anderer Trai
nerkollegen, von vielen Fuhrungskraften und von Kollegen bei uns im Team
aufgenommen.
Wir haben etwas gemixt, was Ihnen hoffentlich bekommt.
Und da es urn ein scheinbar einfaches Thema geht, mochten wir einen Spruch,
ja eine beschworende Aufforderung an dieser Stelle wiederholen: Eine schone
Chinesin kundigte die artistischen Darbietungen in Andre Hellers chinesi
schem Zirkusprogramm an und sagte vor jeder einfachen und auch jeder atem
beraubenden Vorfuhrung:
"Moge die Ubung gelingen."
Frankfurt, im September 1990
UweBoning
Stefan Oefner-Py
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Inhalt
Vorwort ............................................................................................................. 5
Einfiihrung ....................................................................................................... 9
1. Ziele und Zwecke der Moderation ........................................................... 13
1.1 Theorie und Praxis ................................................................................. 13
1.2 Splitter der Moderationsphilosophie: Die Welt der Ideale .................... 17
1.3 Eine gut moderierte Besprechung:
Voraussetzungen und Ergebnisse .......................................................... 21
2. Der Moderator ........................................................................................... 27
2.1 Haltung und Verhalten gegen Zuruckhaltung:
Anforderungsprofil flir Moderatoren ..................................................... 29
2.2 Kleines ABC der Kommunikationspsychologie .................................... 35
2.2.1 Was man alles sagt, wenn man etwas sagt ................................... 35
2.2.2 Kommunikationsst6rungen ........................................................... 43
2.2.3 Kommunikationsregeln flir den Moderator
2.3 Angst, Unsicherheit und Erfolg:
Zur Selbststeuerung des Moderators ..................................................... 51
2.3.1 Der Aktivist .................................................................................. 53
2.3.2 Der Zuruckhaltende ...................................................................... 57
3. Aspekte der Gruppendynamik ................................................................. 63
3.1 Die Gruppe im dynamischen ProzeB ..................................................... 64
3.2 Chancen und Risiken der Gruppenarbeit ............................................... 66
3.3 Spiele, Positionen und RoUen in der Gruppe .................................. 69
3.3.1 Warum Teams hliufig versagen .................................................... 69
3.3.2 Gruppenpositionen: "Stabile" RoUen durch "fixierte"
Verhaltensgewohnheiten .............................................................. 71
3.3.3 Umgang mit verschiedenen RoUen: Tips ftir Typen .................... 74
3.4 Rahmenbedingungen ftir die Gruppenarbeit.. ........................................ 82
3.5 Checklisten ftir die Gruppenarbeit ......................................................... 85
4. Basistechniken der Moderation: Variabel visualisieren ........................ 87
4.1 Einftihrnng ............................................................................................. 88
4.2 Die Prlisentation ..................................................................................... 95
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4.2.1 Umgang mit Flipcharts ............................................................... 101
4.2.2 Umgang mit Pinboards ............................................................... 103
4.2.3 Umgang mit Overheadfolien ...................................................... 105
4.2.4 Umgang mit Handouts ................................................................ 112
4.3 Abfrage-Techniken .............................................................................. 113
4.3.1 Punkt-Abfragen ..................................................................... _. .. 115
4.3.2 Zuruf-Abfragen ........................................................................... 122
4.3.3 Karten-Abfragen ......................................................................... 123
5. Zielgerichtete Proze8steuerung .............................................................. 127
5.1 Vorbereitung ........................................................................................ 130
5.2 Anregung .............................................................................................. 136
5.2.1 Kennenlemen, Kaffee, Kekse ..................................................... 137
5.2.2 In Bewegung setzen .................................................................... 143
5.3 Orientierung ......................................................................................... 146
5.3.1 Bei vorstrukturierten Problemen ................................................ 147
5.3.2 Bei gering strukturierten Problemen ........................................... 150
5.4 Die Arbeitsphase ............................................................................ 155
5.4.1 ProblemlOsungs- und Entscheidungsprozesse ............................ 156
5.4.2 Kreative Such- und Strukturierungsprozesse
bei Problemlosungsgesprachen ................................................... 156
5.4.3 Exk:urs: Kleingruppen-Szenarien ................................................ 165
5.4.4 Exk:urs: GroBgruppenmoderation ............................................... 169
5.5 Verabschiedung .................................................................................... 175
5.6 Nachbereitung ...................................................................................... 177
5.6.1 Dokumentation
5.6.2 Analyse der Ergebnisse .............................................................. 178
6. Praktische
A~wendung:
Beispiele erfolgreicher Moderationen .................................................... 183
6.1 Moderation eines Moderationstrainings .............................................. 184
6.2 Die Moderation am Beginn einer Krisensitzung ................................. 195
6.3 Weiterbildung: Ein Plenum mehrerer interdisziplinarer
Arbeitsgruppen .................................................................................... 199
6.4 Theorie und Praxis: Ein Wort zum AbschluB ...................................... 207
Anmerkungen ................................................................................................ 211
Literaturverzeichnis ..................................................................................... 213
Abbildungsverzeichnis ................................................................................. 215
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Einfiihrung
"Moderieren mit System" ist eine Erfordemis des kooperativen Ftihrungsstils
und eine wichtige Vorgehensweise zur Steigerung der Effektivitat und Effi
zienz von Besprechungen. Auch die langfristige Steuerung von Arbeitsgrup
pen, ihrer Motivation und ihrer ProblemlOsefahigkeit gehoren hierher.
"Moderieren mit System" geht auf den Wertewandel ein, der den mitdenken
den, kompetenten und kooperationsfahigen Mitarbeiter sowohl voraussetzt,
wie fordert, wie fOrdert.
BekannterrnaBen sind die Zeiten vorbei, in denen fachliche Kompetenz allein
ausreichte, urn Ftihrungs- und Leitungsaufgaben wahrzunehmen. Effiziente
und erfolgreiche Arbeit setzt immer mehr Abstimmungsprozesse zwischen
Menschen, zwischen Abteilungen, zwischen Firrnen, zwischen Firrnen und Of
fentlichkeit und viele andere mehr voraus: An Besprechungen, Tagungen,
Workshops, Seminaren, ProblemlOsesitzungen, kurz, an "Meetings" kommt
man nicht mehr vorbei. Also ist es wichtig, tiber verschiedene Strategien und
Techniken zu verfiigen, urn diese "Meetings" wirklich erfolgreich machen zu
konnen. Zumal Besprechungen faktisch einen GroBteil der Arbeitszeit von
Ftihrungskraften beanspruchen. (Manche Ftihrungskrafte sind kaum noch tele
fonisch zu erreichen, weil sie immer gerade in einer Besprechung sind.)
AuBerdem stellen Besprechu:qgen einerseits so etwas wie einen Transmissions
riemen und andererseits so etwas wie ein "Symptom" der jeweiligen Untemeh
menskultur dar. Am Ablauf und an der Atmosphare in Besprechungen, Sitzun
gen oder ahnlichem kann man sehr viel (tiber die konkreten Teilnehrner
hinaus) beztiglich der herrschenden Kultur im Untemehrnen insgesarnt wahr
nehmen.
Besprechungen verrnitteln wegen ihrer Haufigkeit aber nicht nur etwas tiber
die herrschende Kultur in einzelnen Bereichen oder im Untemehmen insge
sarnt, sondem sie sind auch ein geeigneter Ansatzpunkt fUr die positive Veran
derung des Ftihrungsstils und der Kultur im Hause! Wer die Besprechungen
verandert, verandert die Kommunikation. Wer die Kommunikation verbessert,
verbessert AbHiufe und Menschen. Wer Ablaufe und Menschen verbessert, op
timiert das Ergebnis des Untemehmens.
9
Der Manager von morgen wird ... Personal- Personal-
und Weiter- berater
bildungschefs
. .. mehr als heute die Unternehmenskultur
97 92
pflegen mtissen
... mehr Wert auf SpaB bei der Arbeit legen 87 85
... vermehrt eine Frau sein 84 81
... gewisse Fiihigkeiten eines TV-Moderators haben
mtissen, weil er die Unternehmenspolitik einer sehr 79 70
kritischen Offentlichkeit wirksam "verkaufen" muB
... mehr Charisma haben mtissen 63 81
... bei seinen Leuten beliebter sein mtissen 58 57
... nur ftir eine begrenzte Lebensspanne
56 62
Manager sein
. .. vermehrt zum Aussteiger 46 40
... seinen Leuten mehr als heute privat
43 48
zur Seite stehen
... mehr Politiker als Geschliftsmann sein 42 23
... bei seiner Karriere auf die Zustimmung
38 38
seiner Mitarbeiter angewiesen sein
... Statussymbolen weniger Bedeutung zumessen 37 22
... mehr Ausbildung in folgenden Punkten
brauchen:
- vermehrtes Training sozialer Fiihigkeiten 33 31
- mehr Schulung in Rhetorik, Verhandlungs-
geschick ... 27 23
- mehr Allgemeinbildung, weniger Fachwissen 16 16
- mehr Rollenspiele, Psychodrama
0 0 0
schon wahrend der beruflichen Ausbildung 12 17
- mehr Sport, FitneB, Training von
Entspannungstechniken 11 13
Abbildung 0-1: Einschlitzung von Experten zum Erscheinungsbild des "Managers von
morgen"
QueUe: Weber, Do, Der Chef als Coach, in: Management Wissen 10/1986, So21. Die Zahlen
sind Ergebnisse einer Umfrage der Zeitschrift unter 170 Personal- und Weiterbildungschefs
aus Untemehmen, Personalberatem und Managementtrainem
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1. Ziel und Zweck
der Moderation
~ ~
2. Anforderungen 3. Momente der
4. Basistechniken
an den Gruppen-
der Moderation
Moderator dynamik
I I
5. Zielgerichtete
ProzeBsteuerung
6. Praktische
Anwendung:
Beispiele
Abbildung 0-2: GedankenfluBplan des Buches
In diesem Sinne sind wohl auch einige Ergebnisse einer Umfrage der Zeit
schrift "Management Wissen" aus dem Jahre 1986 zu verstehen. In dieser Um
frage unter Personal- und Weiterbildungs-Chefs und Personalberatem zeigten
sich einige Entwicklungstrends, die den "Manager von morgen" kennzeichnen.
Die im vorliegenden Zusammenhang interessanten Punkte dabei sind in Abbil
dung 0-1 wiedergegeben.
Es wird deutlich, daB unter anderem die Kommunikationsfahigkeiten der Fiih
rungskrafte, ihr (in Teilen) partnerschaftlich getOntes Verhaltnis zu den Mitar
beitem, ihre Moderationsfahigkeiten und ihre bewuBte Gestaltung der Unter
nehmenskultur immer wichtiger werden. Es wird aber auch deutlich, wie wich
tig und graB der Schulungs- und Weiterbildungsbedarf der Fiihrungskrafte ist:
Der Ausbildungsbedarf bezieht sich offensichtlich nicht nur auf allgemeine so
ziale Fahigkeiten, auf Rhetorik und Verhandlungsgeschick, sondem - so ware
hier folgerichtig zu erganzen - offensichtlich auch auf "Moderation".
Womit wir beim Thema waren.
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