Использование Microsoft Word ХР для создания организационно-распорядительных документов (ОРД) PDF
Preview Использование Microsoft Word ХР для создания организационно-распорядительных документов (ОРД)
oblojka-4 30/01/06 14:15 Page 1 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 1 àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË Microsoft Word ïê ‰Îfl ÒÓÁ‰‡ÌËfl Ó„‡ÌËÁ‡ˆËÓÌÌÓ-‡ÒÔÓfl‰ËÚÂθÌ˚ı ‰ÓÍÛÏÂÌÚÓ‚ (éêÑ) åÓÒÍ‚‡ 2005 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 2 ˆËfl àÌÚÂÌÂÚ é·‡ÁÓ‚‡ÌËfl| àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË Microsoft Word XP ‰Îfl ÒÓÁ‰‡ÌËfl éêÑ ББК 74я77+74.204(2Рос)|+74.04(2Рос)8 УДК 37(075)+373.5(47)+371(47) Авторы: Капитанская Анна Константиновна, Якушина Екатерина Викторовна, Лавренов Антон Юрьевич, Елизаров Александр Александрович, Гужеля Дмитрий Юрьевич, Ястребов Леонид Иосифович, Шумихина Ирина Андреевна Использование Microsoft Word ХР для создания организационно-распорядительных документов (ОРД): Пособие для системы доп. проф. образования. – М.: Федерация Интернет Образования, 2005. – 48 с. Содержание пособия охватывает сферу организационно-распорядительной деятельности руководителя образовательного учреждения. Рассматриваются основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации ОУ и технологические основы подготовки организационно-распорядительных документов с помощью Microsoft Word ХР (приемы работы с текстом документа, с таблицами и графическими объектами, создания шаблонов документов и др.). В качестве примеров используются формы ОРД, регламентированные действующими в настоящее время нормативно-методическими материалами. Пособие предназначено администраторам общеобразовательных школ и преподавателям учреждений дополнительного профессионального образования и может быть использовано в ходе организации повышения квалификации администрации ОУ в сфере ИКТ и в целях самообразования соответствующих категорий специалистов. ББК 74я77+74.204(2Рос)|+74.04(2Рос)8 © Федерация Интернет Образования, 2005 © Московский центр Интернет-образования, 2005 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 3 ëÓ‰ÂʇÌË Организационно-распорядительная деятельность руководителя образовательного учреждения 5 çÓχÚË‚ÌÓ-ÏÂÚӉ˘ÂÒÍË χÚ¡Î˚, „·ÏÂÌÚËÛ˛˘Ë ‡·ÓÚÛ Ò ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡ÏË 6 éÒÌÓ‚Ì˚ Ú·ӂ‡ÌËfl Í ÓÙÓÏÎÂÌ˲ Ó„‡ÌËÁ‡ˆËÓÌÌÓ- ‡ÒÔÓfl‰ËÚÂθÌÓÈ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡ˆËË 7 Понятие и состав реквизитов ОРД 7 Реквизиты заголовочной части документа 8 Реквизиты содержательной части документа 13 Реквизиты оформляющей части документа 13 Требования к бланкам документов 13 Знакомство с интерфейсом, основы работы с текстом. Форматирование 14 éÒÌÓ‚˚ ÔÓÒÚÓÂÌËfl ÚÂÍÒÚ‡ 14 éÒÌÓ‚Ì˚ ˝ÎÂÏÂÌÚ˚ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡ Microsoft Word 16 Панели инструментов 17 ꇷÓÚ‡ Ò ÚÂÍÒÚÓÏ 18 Шрифт 18 Абзац 19 Список 20 ÑÓÔÓÎÌËÚÂθÌ˚ ˝ÎÂÏÂÌÚ˚ ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡ Microsoft Word 22 Символ 22 Табуляция 22 Колонтитулы 22 ÑÓÔÓÎÌËÚÂθÌ˚ ÔËÂÏ˚ ‡·ÓÚ˚ Ò ÚÂÍÒÚÓÏ 23 Копирование текста. Смарт-теги 23 Стиль документа 24 Шаблоны 24 Проверка правописания и орфографии 25 Статистика 26 Открытие документа 27 Работа с таблицами 27 Настройка границ и заливка таблицы 28 Добавление и удаление строк/столбцов 29 Объединение/разбиение ячеек 29 Работа с изображениями 30 ÇÒÚ‡‚͇ ËÒÛÌÍÓ‚ 30 Размещение изображения на странице 31 Изменение размеров изображения 31 Настройка изображений 31 3 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 4 ˆËfl àÌÚÂÌÂÚ é·‡ÁÓ‚‡ÌËfl| àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË Microsoft Word XP ‰Îfl ÒÓÁ‰‡ÌËfl éêÑ àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË ËÌÒÚÛÏÂÌÚÓ‚ ËÒÓ‚‡ÌËfl 32 Создание графических объектов 32 Соединение графических объектов в единую схему 34 Вставка объектов WordArt 34 äÓÌÚÓθÌÓ Á‡‰‡ÌË 34 Создание шаблонов ОРД 34 Создание шаблона письма 35 Настройка параметров страницы шаблона 35 Создание таблицы 35 Создание шаблона приказа 36 Создание документа на базе шаблона 37 äÓÌÚÓθÌÓ Á‡‰‡ÌË 37 Просмотр и печать документа 37 äÓÌÚÓθÌÓ Á‡‰‡ÌË 40 Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения 40 èÓÎÂÁÌ˚ ÒÓ‚ÂÚ˚ 40 Организация тарификации на новый учебный год 41 Назначение педагогической нагрузки 41 Доплаты за проверку письменных работ 41 Доплаты за классное руководство 41 Изменение и перераспределение учебной нагрузки 41 Доплаты за заведование специальными кабинетами 42 Доплаты за спортивно-оздоровительную работу 42 Утверждение штатного расписания 42 Назначение нагрузки административно-вспомогательному персоналу 42 Организация дополнительных образовательных услуг 43 Закрытие учебных курсов дополнительного образования 43 Установление компенсирующих доплат и надбавок 43 Установление стимулирующих надбавок 44 Аттестация рабочих мест 44 Организация охраны труда 44 Обеспечение безопасности учебно-воспитательного процесса 44 Утверждение инструкции по охране труда 45 Мероприятия по ГО и ЧС 45 Повышение профессионального роста педагогов 45 Организация финансово-хозяйственной деятельности 45 Организация учебно-воспитательного процесса 46 Другие распорядительные документы 46 Нумерация приказов 47 4 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 5 鄇ÌËÁ‡ˆËÓÌÌÓ-‡ÒÔÓfl‰ËÚÂθ̇fl ‰ÂflÚÂθÌÓÒÚ¸ ÛÍÓ‚Ó‰ËÚÂÎfl Ó·‡ÁÓ‚‡- ÚÂθÌÓ„Ó Û˜ÂʉÂÌËfl Директор образовательного учреждения (ОУ) является одновременно и педагогом (обучает и воспитывает детей), и официальным должност- ным лицом в педагогическом коллективе, наделенным определенными полномочиями администратора-распорядителя. Это обязывает дирек- тора принимать оперативные, конкретные и четкие решения по всем вопросам, которые выдвигает жизнь школьного коллектива. Специфи- ка такой работы находит свое выражение ворганизационно-распоряди- тельной деятельности. Руководитель образовательного учреждения регламентирует и нормирует школьную жизнь, создает и реализует распорядительные акты, лежащие в основе функционирования учреждения. Организационно–распорядительная деятельность как один из видов управленческой деятельности подчиняется определенным закономерностям, осуществляется в соот- ветствии с основными принципами, знание которых дает возможность руководителю строить ее на научной основе. Формами ее реализации являются распоряжения, при- казы и другие управленческие документы. Управление образовательным учреждением неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Именно документы, т. е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю- щими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров или при рассмотрении трудовых конфликтов с ра- ботниками. Многие виды управленческих документов образовательное учреждение обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой инспек- ции, а также при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Руководители организаций несут персональную ответственность за документообо- рот учреждения и должны быть знакомы с Основами законодательства России об ар- хивном фонде Российской Федерации и архивах. Содержание предлагаемого материала построено с учетом действующих общегосудар- ственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документа- ционное обеспечение управленческой деятельности. При отборе содержания были учтены практика проведения ревизий и требования Го- сударственной налоговой инспекции, а также Федеральной архивной службы России к документам, особенно к такой их части, как подготовка, систематизация и хранение организационно-распорядительной документации. Учитывалась также практика ар- битражных судовпри рассмотрении хозяйственных споров и народных судовпри рас- смотрении трудовых конфликтов. Оптимально организованная работа по созданию, систематизации и хранению орга- низационно-распорядительных документов даст возможность директору сосредото- чить внимание на решении задач развития образовательного учреждения, организа- ционно-хозяйственной и учебно-воспитательной деятельности. Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации: 1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской до- кументации бюджетных учреждений и организаций. 3. Унифицированная система отчетно-статистической документации. 4.Унифицированная система документации по труду. 5 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 6 ˆËfl àÌÚÂÌÂÚ é·‡ÁÓ‚‡ÌËfl| àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË Microsoft Word XP ‰Îfl ÒÓÁ‰‡ÌËfl éêÑ Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформ- лении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления, кото- рая включает следующие документы: 1.Документация по созданию образовательного учреждения. 2.Документация по реорганизации образовательного учреждения. 3.Документация по ликвидации организации образовательного учреждения. 4.Документация по распорядительной деятельности образовательного учреж- дения. 5.Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности образовательного учреждения. 6.Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности образовательного учреждения. 7.Документация по приему на работу. 8.Документация по переводу на другую работу. 9.Документация по увольнению с работы. 10.Документация по оформлению отпусков. 11.Документация по оформлению поощрений. 12.Документация по оформлению дисциплинарных взысканий. Организационно-распорядительная документация (ОРД) фиксирует принятые реше- ния по административным вопросам и создается во всех организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. çéêåÄíàÇçé-åÖíéÑàóÖëäàÖ åÄíÖêàÄãõ,êÖÉãÄåÖçíàêìûôàÖ êÄÅéíì ë ÑéäìåÖçíÄåà Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: • подготовка управленческих документов; • технология работы с документами; • систематизация документов в течение календарного го- да и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты- практики должны руководствоваться действующими норма- тивно-методическими документами в области делопроизвод- ства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России. Рекомендованные источники: • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядитель- ной документации; • Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64) – http://www.iicavers.ru/admin/docs/4_1.rtf. Данные методические рекомендации предназначены для внедрения в образователь- ных учреждениях: • единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению; • новых информационных технологий подготовки документов и передачи доку- ментной информации; 6 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 7 • делового стиля документов, основных требований при составлении и унифика- ции текстов документов; • правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную обработку текста; • правил проектирования бланков документов; • правил учета, использования и хранения бланков и печатей; • правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. éëçéÇçõÖ íêÖÅéÇÄçàü ä éîéêåãÖçàû éêÉÄçàáÄñàéççé-êÄëèéêüÑàíÖãúçéâ ÑéäìåÖçíÄñàà èÓÌflÚËÂ Ë ÒÓÒÚ‡‚ ÂÍ‚ËÁËÚÓ‚ éêÑ При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоко- лов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согла- сованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные над- писи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридиче- скую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действую- щими нормативами. Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, от- ражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время определенные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. К обязательнымдля всех ОРД реквизитам относятся: • наименование организации, • дата документа, • регистрационный номер, • подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для пи- сем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполните- ле, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (на- пример, наименование вида документа) или длительное время (например, наименова- ние организации, справочные данные об организации). Многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например, дата до- кумента, заголовок к тексту, отметка об исполнителе и др.). При оформлении документов реквизиты гpyппируются в пределах трех основных час- тей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержа- тельная, оформляющая. Заголовочнаячасть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе. Содержательнаячасть – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назна- чение. Оформляющаячасть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность до- кумента и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части доку- мента располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на до- кументах, облегчающие работу с ними. Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или табли- ца, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен. 7 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 8 ˆËfl àÌÚÂÌÂÚ é·‡ÁÓ‚‡ÌËfl| àÒÔÓθÁÓ‚‡ÌË Microsoft Word XP ‰Îfl ÒÓÁ‰‡ÌËfl éêÑ Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благо- даря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого докумен- та, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: состав- ление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа – придание документу юридической силы. Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каж- дый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать докумен- том. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформ- ление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работаю- щим со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003 надписей на организационно распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей. êÂÍ‚ËÁËÚ˚ Á‡„ÓÎÓ‚Ó˜ÌÓÈ ˜‡ÒÚË ‰ÓÍÛÏÂÌÚ‡ Реквизит «Герб» Использование на бланках документов Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Феде- ральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» и нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации, например: АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизи- том «Наименование организации», например: МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изобра- жается. Реквизит «Эмблема» Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т. е. зарегистриро- ванного в установленном порядке в Государственном патентном ведомстве РФ товар- ного знака (знака обслуживания) организации. Товарный знак и знак обслуживания – это обозначения, помогающие отличать соот- ветственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной ре- гистрации. Право на товарный знак охраняется законом. На зарегистрированный то- варный знак выдается свидетельство. В качестве товарных знаков могут быть зареги- стрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их ком- бинации. 8 brosura-4 30/01/06 15:07 Page 9 Эмблема располагается на верхнем поле документа по центру относительно наимено- вания организации, например: 000 «ЭЛЕКТРОН» Допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой рек- визитом «Наименование организации», а также на левом поле документа, на уровне ре- квизита «Наименование организации», например: «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ» При наличии на бланке герба, эмблема не воспроизводится! Реквизит «Наименование организации» Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с на- именованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное на- именование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное на- именование организации на русском языке, а затем, ниже или справа, сокращенное (в скобках или без них) или иноязычное, например: МИНИСТЕРСТВО ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ РФ (МПС) Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций – субъектов Российской Федерации. При наличии у предприятия, учреждения вышестоящей организации, ее наименование, полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия, например: ЦЕНТРОСОЮЗ РФ Московский университет потребительской кооперации (МУПК) Реквизит «Справочные данные об организации» Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграф- ной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчет- но-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239. В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания ад- реса адресата: • наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта (города, поселка и т. п.); • название области, края, автономного округа (области), республики; 9
The list of books you might like
