Table Of Content

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Ф.М. ДОСТОЕВСКОГО А.В. Матвеев ОСНОВЫ РАБОТЫ В MICROSOFT WORD Учебно-методическое пособие (для студентов филологического факультета) Омск 2009 УДК 681.3 ББК 32.973.26-018.2я73 М 333 Рекомендовано редакционно-издательским советом ОмГУ в качестве учебно-методического пособия Рецензент: кандидат физ.-мат. наук, доцент Г.Л. Бухбиндер Матвеев, А.В. М 333 Основы работы в Microsoft Word: учебно-методическое посо- бие (для студентов филологического факультета). – Омск: Омск. гос. ун-т, 2009. – 68 с. ISBN 978-5-7779-1051-6 Рассматриваются технологии работы в среде текстового про- цессора Word 2003, который входит в состав интегрированного про- граммного продукта Microsoft Office. Дается краткое описание принципов работы с электронными документами в среде Microsoft Word, предназначенного для создания и интеграции разнообразных текстов, графических объектов и таблиц. Подготовлено в соответствии с Государственным стандартом для учебной дисциплины «Математика и информатика» и предна- значено студентам филологического факультета, также может быть рекомендовано студентам других гуманитарных факультетов выс- ших учебных заведений. УДК 681.3 ББК 32.973.26-018.2я73 © Матвеев А.В., 2009 ISBN 978-5-7779-1051-6 © ГОУ ВПО «Омский госуниверситет им. Ф.М. Достоевского», 2009 Содержание Предисловие.............................................................................................4 1. Создание, сохранение и печать документов.....................................6 2. Работа с текстом. Редактирование документа...............................11 3. Форматирование документа. Списки...............................................16 4. Составные документы. Связывание и внедрение объектов..........29 5. Работа с графическими объектами...................................................38 6. Работа с таблицами. Вычисления.....................................................48 7. Работа с формами..............................................................................58 Примерные задания для подготовки к зачету.....................................66 Список рекомендуемой литературы....................................................67 3 Предисловие Работа с текстами – самая распространенная область примене- ния компьютера в любой сфере деятельности. Практически любой пользователь, как профессиональный, так и непрофессионал, встре- чается с необходимостью подготовки тех или иных документов. Это могут быть письма, статьи, отчеты, справки, рекламные проспекты, рефераты и т. д. Компьютер предоставляет простые и удобные сред- ства для обработки текстов, делает эту рутинную работу более при- ятной и эффективной. Потребности компьютерной подготовки до- кументов привели к созданию огромного количества специальных программ. Их называют текстовыми редакторами. В настоящее вре- мя существует несколько сотен текстовых редакторов. Возможности этих программ различны – от подготовки небольших документов простой структуры до набора, оформления и издания книг и журна- лов. Среди текстовых редакторов как наиболее подходящих для не- профессиональных пользователей и специалистов-гуманитариев часто используемым является Microsoft Word, который входит в со- став интегрированного программного продукта Microsoft Office. Он сочетает в себе огромный набор возможностей – от редакторов до- кументов и научных текстов до издательских систем. Цель данного учебно-методического пособия – формирование умений и навыков работы с текстом в среде Microsoft Word: созда- ние разнообразных текстовых документов, оформление графических объектов в тексте, осуществление вычислений по формулам в таб- лицах, интеграция документов и др. Пособие имеет практическую направленность и позволяет овладеть основными технологиями ра- боты с текстовыми документами не только на занятиях под руково- дством преподавателя, но и самостоятельно. В результате изучения технологий работы в среде текстового процессора Microsoft Word студент должен научиться: – создавать и редактировать тексты любой сложности, – владеть основными приемами форматирования абзацев, – оформлять текст в колонки и списки, 4 – создавать и применять стили шаблона документа, – создавать таблицы и проводить вычисления в них по формулам, – создавать и редактировать различные графические объекты, – создавать электронные формы документов, – внедрять и связывать объекты в документах. 5 1. Создание, сохранение и печать документов Документы, созданные в среде Word, записываются в виде файлов со стандартным расширением .doc. Создаются документы и шаблоны документов с помощью команды Файл, Создать и после- дующим выбором варианта «Документ» или «Шаблон». После вы- бора нужного варианта на экран выводится новое окно, имеющее стандартное название «Документ» или «Шаблон» с порядковым но- мером. Word содержит большой набор шаблонов стандартных доку- ментов: служебные записки, письма и факсы, отчеты и т. п. Шабло- ны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для ввода данных. Наиболее часто при работе используется динамиче- ский режим, когда с помощью Мастера шаблона создается в инте- рактивном режиме собственный. Сохранить новый документ Word можно с помощью команды Файл, Сохранить, в то время как для сохранения уже существую- щего документа под другим именем используется команда Файл, Сохранить как. Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, стили оформле- ния и т. п., то его можно сохранить как шаблон документов и ис- пользовать в дальнейшем для создания новых документов. Парамет- ры сохранения файла можно задать командой Сервис, Параметры, вкладка Сохранение. Существуют два режима сохранения файла: «всегда создавать резервную копию» – сохраняется дубль исходного файла с расширением .bak и «разрешить быстрое сохранение» – весь документ при сохранении не перезаписывается, лишь в конец ис- ходного файла дописываются изменения. Для правильного воспро- изведения документа на другом компьютере или под управлением другой операционной системы в документ можно включить исполь- зуемые шрифты, установив флажок «Внедрять шрифты TrueType». После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редак- тировать. Переключатель «Автосохранение» устанавливает интер- вал времени (в минутах), через который будет сохраняться доку- мент. Здесь же на вкладке Безопасность устанавливаются пароли 6 санкционированного доступа к документам, которые будут запра- шиваться при открытии документа или при записи изменений в до- кумент. Пароль состоит из алфавитно-цифровых знаков и пробелов, максимальная длина пароля – 15 символов, строчные и прописные буквы рассматриваются как разные символы. Во время ввода пароля в поле показываются звездочки. Для одного документа можно задать различные пароли на открытие и запись изменений. Пароль может быть изменен путем повторного ввода либо удален клавишей <Del>. Переключатель «Рекомендовать доступ только для чтения» опреде- ляет использование файла только в режиме чтения. Ранее сохраненный документ открывается с помощью коман- ды Файл, Открыть. Для открытия нужного файла документа выби- рается имя папки и указывается тип файла: документы Word (рас- ширение .doc), шаблоны документов (.dot), текст в формате RTF (.rtf), текстовые файлы (.txt), все файлы (все расширения) и т. д. Ко- манда Сервис, Найти, расположенная в окне открытия документов, организует поиск файлов. Для печати документов необходимо настроить параметры печа- ти с помощью команды Сервис, Параметры, выбрав вкладку Печать. Возможны следующие режимы печати: черновой (печать документа с минимальным форматированием), в обратном порядке (печать стра- ниц в порядке убывания их номеров), обновлять поля (перед печатью все поля документа вычисляются заново), обновлять связи (перед пе- чатью просматриваются ссылки на связанные объекты, обновляется содержимое объектов, вставленных в документ), фоновая печать (возможность продолжения работы в Word во время печати докумен- та) и др. Также можно задать объект печати: сведения документа (пе- чатать на отдельной странице после завершения печати документа), коды полей (формульные выражения вместо результатов и значений), графические объекты (графика, рисунки) и др. Формат и ориентация печатной страницы задаются командой Файл, Параметры страницы, на вкладках Поля и Размер бумаги. Перед выводом документа на печать его можно просмотреть с по- мощью команды Файл, Предварительный просмотр. Команда Файл, Печать вызывает диалоговое окно «Печать», в котором за- даются установки для печати документа: имя принтера (список ус- тановленных принтеров), свойства (настройка параметров принте- 7 ра), напечатать (выбор объекта печати), число копий (указывается число печатных копий), страницы (все, текущая страница, страницы с нужными номерами), включить (все страницы диапазона, нечетные страницы, четные страницы), печать в файл (формирование файла для отложенной печати), параметры (аналог команды Сервис, Па- раметры, Печать). Для начала печати документа необходимо на- жать на кнопку <OK>. С помощью кнопки <Печать> панели инструментов «Файл» осуществляется непосредственный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна «Печать». Перед печатью документа желательно проверить орфографию и просмот- реть образ печатного документа с помощью команды Файл, Пред- варительный просмотр. Задание 1.1. Тренинг работы по созданию и со- хранению документов. 1. Загрузите текстовый процессор Word. 2. Установите режим отображения документа на экране. 3. Задайте основные параметры размещения текста на странице. 4. Наберите произвольный текст. 5. Сохраните набранный текст в виде документа Word. 6. Закройте документ. 7. Откройте документ. 8. Выйдите из среды Word. Технология работы 1. Войдите в среду текстового процессора Word. Для этого существует несколько способов. Например, загрузить Microsoft Word можно через главное меню: щелкните по кнопке <Пуск> и вы- полните команду Программы, Microsoft Office, Microsoft Office Word. На экране появится интерфейс среды текстового процессора Word с новым документом. 2. Установите режим постраничного отображения текста на экране, выполнив команду Вид, Разметка страницы. В меню «Вид» также имеются и другие режимы отображения. Выберите их пооче- редно и сравните друг с другом. Окончательно установите режим с разметкой страницы. 8 3. Выполните необходимые настройки по размещению текста на странице. Для этого можно воспользоваться панелью «Формати- рование», расположенной в верхней части интерфейса среды Word непосредственно под главным меню. Щелкните по кнопке выравни- вания текста <По ширине>. Установите размер шрифта – 14. Уста- новите тип шрифта – Arial. 4. Наберите произвольный текст (около 100 слов). В процессе набора текста не нажимайте клавишу <Enter>. Не исправляйте в процессе набора текста ошибки. 5. Сохраните набранный текст в файле с именем «Текст». Для этого выполните команду Файл, Сохранить как (или Файл, Со- хранить). В появившемся диалоговом окне «Сохранение докумен- та» нажмите кнопку <Переход на один уровень вверх> и выберите папку «Мой компьютер». На рабочем диске (как правило, локальный диск D) создайте личную папку с Вашим именем: выберите нужный диск и нажмите кнопку <Создать папку>, замените название «Новая папка» на название личной папки, нажмите клавишу <Enter>. Пе- рейдите в личную папку, щелкнув мышкой по ее имени два раза. Наберите в нижней части диалогового окна в строке «Имя файла» – Текст, по умолчанию тип файла будет «Документ Word». Нажмите кнопку <Сохранить>. 6. Закройте созданный документ с текстом, выполнив команду Файл, Закрыть. 7. Откройте созданный Вами документ. Выполните команду Файл, Открыть и в появившемся диалоговом окне «Открытие до- кумента» откройте файл с именем «Текст», нажмите кнопку <От- крыть>. Внесите произвольные изменения в Ваш текст. 8. Выйдите из Microsoft Word, выполнив команду Файл, Вы- ход. Если Вы перед этим сохранили документ, то выход будет осу- ществлён сразу. Если документ не был предварительно сохранен, то будет задан вопрос «Сохранить изменения в документе?» Выберите один из возможных вариантов. Задание 1.2. Создание документа на основе стан- дартного шаблона. В качестве тренинга создайте свое резюме, воспользовавшись Мастером резюме. 9 1. Вызовите Мастер резюме. 2. Выберите стиль и тип шаблона, необходимые стандартные поля. 3. Заполните резюме личными данными. 4. Сохраните резюме. 5. Распечатайте резюме. Технология работы 1. Вызовите Мастер резюме. Для этого выполните команду Файл, Создать. В появившемся окне щелкните мышкой по ссылке «Шаблоны, на моем компьютере». В открывшемся окне «Шаблоны» выберите вкладку Другие документы. Запустите Мастер резюме, щелкнув мышкой дважды по его иконке. 2. Задайте стиль и тип резюме. Также определите стандартные поля, которые должны быть в нем. Для этого Вам следует пользо- ваться для смены окон кнопкой <Далее> и выбирать в каждом окне те параметры, которые Вы хотите иметь в своем резюме. Чтобы вер- нуться к предыдущим окнам и внести исправления, нажмите кнопку <Назад>. Установите следующие параметры: Стиль: современный Тип: профессиональное Адрес: ФИО, адрес, телефон, факс, e-mail Сведения о себе: дата и место рождения, национальность, се- мейное положение Стандартные пункты: квалификация, образование, знание языков, другая деятельность, рекомендации Дополнительные пункты: цель, интересы и увлечения, обще- ственная работа Нажмите кнопку <Готово>. 3. На экране появится шаблон резюме с определенными Вами полями. Заполните эти поля конкретными данными. При этом если приведено название поля с двоеточием, то нужно ввести данные в этом строке, установив курсор после двоеточия. Если же название поля выделено квадратными скобками, то данные вводятся непо- средственно вместо названия поля: по полю щелкают мышкой и вводят текст с клавиатуры. По желанию, внесите дополнительные сведения в свое резюме. 10