Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out

1069 Pages·2010·33.716 MB·English

by  Jim Boyce, Beth Sheresh, Doug Sheresh

PUBLISHED BY
Microsoft Press
A Division of Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052-6399
Copyright © 2007 by Jim Boyce
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Acquisitions Editor: Juliana Aldous Atkinson
Developmental Editor: Sandra Haynes
Project Editor: Valerie Woolley
Editorial Production Services: Studioserv
Body Part No. X13-24144
For Cassie, a very special little girl
Contents at a Glance
Part 1: Working with Outlook Chapter 14
Securing Your System, Messages, and
Chapter 1
Identity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .329
What’s New in Outlook 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Chapter 15
Chapter 2
Receiving Messages Selectively . . . . . . . . . . . .367
Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . 15
Chapter 16
Chapter 3
Using RSS Feeds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379
Confi guring Outlook Profi les and
Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Chapter 17
Using LDAP Directory Services . . . . . . . . . . . .395
Chapter 4
Working in and Confi guring Outlook . . . . . . . 65
Part 3: Working with Contacts
Chapter 5
Chapter 18
Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . 119
Creating and Managing Your Contacts . . . . .409
Part 2: E-Mail and Other M essaging Chapter 19
Using Microsoft Business Contact
Chapter 6
Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
Managing Address Books and
Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Part 4: Managing Your Time
Chapter 7 and Tasks
Using Internet Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . 157
Chapter 20
Chapter 8 Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . .499
Sending and Receiving Messages . . . . . . . . . .181
Chapter 21
Chapter 9 Scheduling Meetings and Resources . . . . . . . 533
Beyond Simple Text Messages . . . . . . . . . . . . . 215
Chapter 22
Chapter 10 Managing Your Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Finding and Organizing Messages . . . . . . . . .271
Chapter 23
Chapter 11 Tracking Documents and Activities
Processing Messages Automatically . . . . . . . .283 with the Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .577
Chapter 12 Chapter 24
Managing Junk E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303 Making Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611
Chapter 13
Automatically Responding to Messages . . . . 319
v
vi Table of Contents
Part 5: Customizing Outlook Chapter 36
Sharing Calendars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .841
Chapter 25
Using Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .625 Chapter 37
Integrating Outlook with Other Offi ce
Chapter 26
Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .863
Customizing the Outlook Interface . . . . . . . .635
Chapter 38
Chapter 27
Integrating Microsoft Outlook and
Creating Custom Views and Print Styles . . . .659
Microsoft Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .879
Chapter 28
Chapter 39
Designing and Using Forms . . . . . . . . . . . . . . .689
Collaborating Online with Offi ce . . . . . . . . . .901
Chapter 29
Automating Common Tasks . . . . . . . . . . . . . . .719 Part 8: Working with Offi ce Server
and SharePoint Services
Part 6: Managing and Securing
Chapter 40
Outlook
Collaboration with Outlook and
Chapter 30 Windows SharePoint Services . . . . . . . . . . . . .935
Managing Outlook Folders and Data . . . . . . . 735
Part 9: Using Outlook with Exchange
Chapter 31
Server
Archiving, Backing Up, and Restoring
Outlook Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 761 Chapter 41
Chapter 32 Confi guring the Exchange Server Client . . . .967
Moving Data in and out of Outlook Chapter 42
with Import/Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .775 Using Outlook with Exchange Server . . . . . . .979
Chapter 33 Chapter 43
Finding and Organizing Outlook Data . . . . . .785 Working Offl ine and Remotely . . . . . . . . . . . .995
Chapter 34
Security and Virus Protection . . . . . . . . . . . . .805 Part 10: Mobility
Chapter 44
Part 7: Collaboration
Accessing Your Outlook Items Through
Chapter 35 a Web Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1015
Delegating Responsibilities to an Chapter 45
Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 831 Making Outlook Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . .1031
Table of Contents
Acknowledgments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxix
We’d Like to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxi
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiii
Who This Book Is For . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiii
How This Book Is Organized. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxiv
About the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxix
What’s on the CD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxix
Using the CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxix
Minimum System Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xl
Conventions and Features Used in This Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
Part 1: Working with Outlook
Chapter 1: What’s New in Outlook 2007. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A New Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
The Navigation Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
The To-Do Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Other Interface Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Instant Search. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Calendar Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
E-Mail Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Color Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Collaboration and Sharing Improvements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Integration with Offi ce SharePoint Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Shared Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Shared Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
And More…. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Chapter 2: Outlook Overview and Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Overview of Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
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vii
viii Table of Contents
Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Contact Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Task Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Tracking with the Outlook Journal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Organizing Your Thoughts with Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
How Outlook Stores Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Personal Folders—.pst Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Options for Working Offl ine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Sharing Storage Files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Understanding Messaging Protocols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
SMTP/POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
MAPI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
NNTP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
HTML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
MIME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
MHTML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
iCalendar, vCalendar, and vCard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Security Provisions in Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Protection Against Web Beacons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Attachment and Virus Security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Macro Viruses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Message Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Security Labels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Understanding Outlook Service Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Options for Starting Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Normal Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Safe Mode Startup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38
Starting Outlook Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Adding Outlook to the Quick Launch Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Changing the Outlook Shortcut. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40
Using RUNAS to Change User Context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Choosing a Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Creating Shortcuts to Start New Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
Chapter 3: Confi guring Outlook Profi les and Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Understanding the Outlook 2007 Startup Wizard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47
Confi guring Accounts and Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48
Understanding Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51
Creating Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53
Switching Profi les . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Specifying the Startup Profi le. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55
Table of Contents ix
Confi guring Online and Offl ine Data Storage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56
Personal Folders and Offl ine Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57
Adding Other Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58
Removing Data Stores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Confi guring Offl ine Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60
Confi guring Cached Exchange Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Changing Your Data Storage Location. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62
Setting Delivery Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63
Chapter 4: Working in and Confi guring Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Understanding the Outlook Folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65
Working with the Standard Outlook Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Outlook Today. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67
Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68
Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78
Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Deleted Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Choosing the Startup View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Using Other Outlook Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Using the Navigation Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Using the Outlook Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
Using the Ribbon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Using Multiple Outlook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Using the Folder List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97
Using the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Using the Reading Pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98
Using AutoPreview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Using the InfoBar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99
Confi guring Outlook Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Preferences Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Mail Setup Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Mail Format Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Spelling Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Other Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Delegates Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Voice Mail Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Using Outlook on the Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Browsing the Web with Outlook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113
Connecting to Exchange Server with HTTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Accessing Your Mail Through a Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Confi guring Windows Settings for Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Display Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Regional Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Time Synchronization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Using Add-Ins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Using Outlook Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
x Table of Contents
Chapter 5: Creating and Using Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Understanding Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Customizing Your Category List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Assigning Categories to Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123
Assigning Categories to Existing Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Assigning a Quick Click Category. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Assigning Categories Automatically. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126
Modifying Categories and Category Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Changing Existing Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Changing Category Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128
Changing Category Assignments of Multiple Items at One Time. . . . . . . . . . . . . . . .128
Organizing Data with Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Viewing Selected Categories Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Sharing a Category List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Sharing Categories with a Registry File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Sharing Categories with E-Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Using Categories Effectively. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Part 2: E-Mail and Other Messaging
Chapter 6: Managing Address Books and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Understanding Address Books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Outlook 2007 Address Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Global Address List (GAL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139
LDAP (Internet Directory Services). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139
Other Address Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139
Confi guring Address Books and Addressing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
Setting the Contacts Display Option for the OAB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
Removing Contacts Folders from the OAB. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
Setting Other Addressing Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
Creating Address Book Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Modifying Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Removing Addresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Finding People in the Address Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Using AutoComplete for Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
Deleting a Name from the AutoComplete Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Deleting the Entire Cache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Using Distribution Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
Creating Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Modifying a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
Renaming a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Hiding Addresses when Using a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Distribution Lists for Multiple Address Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153
Using Distribution Lists on a Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154
Automatically Adding Addresses to the Address Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Using the Mobile Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
Table of Contents xi
Chapter 7: Using Internet Mail Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Using Internet POP3 E-Mail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Confi guring General Settings for Internet Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161
Confi guring Outgoing Server Settings for Internet Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Confi guring Connection Settings for Internet Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Confi guring Advanced Settings for Internet Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164
Controlling Where Outlook Stores POP3 Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165
Using IMAP Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166
Controlling Where Outlook Stores IMAP Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167
Using Outlook with CompuServe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Confi guring Outlook for Classic CompuServe Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Confi guring Outlook for CompuServe 2000 Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169
Using Hotmail and Other HTTP-Based Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Using Outlook with Hotmail Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
Establishing a Hotmail Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172
Understanding Where Outlook Stores HTTP Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172
Using Outlook with Prodigy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Using Outlook with MSN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Using Multiple Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Sending Messages Using a Specifi c Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173
Separating Incoming Messages by Account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
Keeping a Copy of Your Mail on the Server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
Viewing Full Message Headers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
Chapter 8: Sending and Receiving Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Working with Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
Opening a Standard Message Form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Addressing Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .182
Including Carbon Copies and Blind Carbon Copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
Copying Someone on All Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
Using Templates and Custom Forms for Addressing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Specifying Message Priority and Sensitivity. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
Saving a Message to Send Later. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
Setting Sending Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Controlling When Messages Are Sent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
Requesting Delivery and Read Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
Using Message Tracking and Receipts Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
Sending a Message for Review. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Replying to Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Forwarding Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
Using Other Reply and Forwarding Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194
Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Controlling Synchronization and Send/Receive Times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .196
Setting Up Send/Receive Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Limiting Message Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199
Scheduling Send/Receive Synchronization. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201