Информационные технологии. Создание базы данных в Microsoft Office Access 2007

46 Pages·2012·1.192 MB·Russian

by  Серёдкин А.Н., Афанасьева М.С.

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ПЕНЗЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ»
СИСТЕМА
ОТКРЫТОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
Информационные технологии
Создание базы данных в Microsoft Office Access 2007
Лабораторный практикум
Пенза
ПГТА
2012
1
УДК 004.9
Рецензент –
д.т.н., профессор, заведующий кафедрой
“Информационные технологии” Костромского
государственного технологического университета,
В.Н. Шведенко
Серёдкин А.Н.
Информационные технологии. Создание базы данных в Microsoft
Office Access 2007 : Лабораторный практикум / А.Н. Серёдкин, М.С.
Афанасьева. – Пенза : Изд-во Пенз. гос. технол. акад., 2012. – 46 с.
Лабораторный практикум подготовлен на кафедре “Информационные компь-
ютерные технологии” Пензенской государственной технологической академии и
предназначен для студентов всех технических специальностей, изучающих дисцип-
лину “Информационные технологии” в различных предметных областях.
Лабораторный практикум содержит методические рекомендации по выпол-
нению лабораторной работы по созданию базы данных с помощью системы
управления базами данных Microsoft Office Access 2007, а также комплекс
тренировочных заданий и варианты индивидуальных заданий для самостоятель-
ной работы.
Лабораторный практикум одобрен и рекомендован методическим советом
Пензенской государственной технологической академии для использования в
учебном процессе.
УДК 004.9
© Пензенская государственная технологическая академия, 2012
© А.Н. Серёдкин, М.С. Афанасьева, 2012
2
Предисловие
В настоящее время создание, сопровождение и работа с базами дан-
ных является неотъемлемой частью работы большинства специалистов
в различных областях деятельности. Использование средств автомати-
зации учета и обработки данных позволяет повысить производительность
труда, уровень актуальности информации, уровень информационной бе-
зопасности, а также снизить финансовые затраты на обработку инфор-
мации.
В лабораторном практикуме рассматриваются теоретические ос-
новы работы с базами данных, назначение системы управления базами
данных Microsoft Office Access 2007, компоненты интерфейса, а также
основные приемы работы в этом программном продукте.
В учебно-методическом пособии представлены следующие темы:
1. Знакомство с Access. Создание базы данных:
– теоретический материал по теме,
– тренировочное задание № 1 “Создание базы данных”,
– тренировочное задание № 2 “Создание связей между таблицами”.
2. Отбор данных с помощью запросов:
– теоретический материал по теме,
– тренировочное задание № 3 “Разработка запросов отбора дан-
ных”.
3. Использование форм в базе данных:
– теоретический материал по теме,
– тренировочное задание № 4 “Создание форм в базе данных”.
4. Отчеты в базе данных:
– теоретический материал по теме,
– тренировочное задание № 5 “Создание отчетов в базе данных”.
5. Варианты заданий для самостоятельной работы.
Изучение данной темы, выполнение тренировочных заданий и ин-
дивидуального задания для самостоятельной работы способствуют фор-
мированию у студентов базовых профессиональных компетенций в об-
ласти баз данных и информационных технологий.
3
Цель лабораторного практикума: ознакомиться с основными
возможностями и технологическими приемами по созданию баз данных
в системе управления базами данных Microsoft Office Access 2007.
Задание: познакомиться с назначением системы управления ба-
зами данных Microsoft Office Access 2007, компонентами интерфейса,
изучить и освоить основные приемы работы в этом программном
продукте; выполнить тренировочные задания, описанные в основной
части лабораторной работы, создать базу данных в соответствии с
вариантом задания для самостоятельной работы, оформить отчет по
работе. Отчет должен включать в себя пошаговую иллюстрацию
выполнения задания с комментариями и выводом по проделанной
работе. Варианты заданий представлены в приложении А и
распределяются в соответствии с первой буквой фамилии (табл. 1).
Таблица 1 – Распределение вариантов
Первая буква фамилии обучающегося № варианта
А, Б, В 1
Г, Д, Е 2
Ж, З, И 3
К, Л 4
М, Н 5
О, П, Р 6
С, Т 7
У, Ф, Х 8
Ч, Ц, Ш, Щ 9
Э, Ю, Я 10

4
1. Знакомство с Access. Создание базы данных
База данных (БД) – организованная в соответствии с определён-
ными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность
данных, характеризующая актуальное состояние некоторой предметной
области и используемая для удовлетворения информационных потреб-
ностей пользователей. БД – это совокупность структурированных дан-
ных, описывающих состояние некоторой предметной области. В данном
случае предметная область – это часть реально существующего мира.
Данные – это формализованная информация, пригодная для пос-
ледующей обработки, хранения и передачи средствами автоматизации
профессиональной деятельности, но малопригодная или вовсе не при-
годная для принятия решений.
Система управления базами данных (СУБД) – комплекс про-
граммных и языковых средств, необходимых для создания и модифи-
кации базы данных, добавления, модификации, удаления, поиска и
отбора информации, представления информации на экране и в печатном
виде, разграничения прав доступа к информации, выполнения других
операций с базой.
Модель данных – это организация данных и способы доступа к
ним, обеспечиваемые конкретной СУБД. Существующие базы данных
разработаны на основе иерархической, сетевой, реляционной, много-
мерной и объектно-ориентированной моделей данных или их
подмножеств.
Реляционная модель данных (РМД) – это модель, данные в ко-
торой представлены в виде двухмерных таблиц, связанных между собой.
СУБД Access 2007 предназначена для разработки диалоговых офис-
ных информационных систем, она использует реляционную модель дан-
ных и графический интерфейс Windows. Большинство несложных инфор-
мационных задач решаются без программирования, для создания более
сложных приложений используется язык программирования Visual Basic
for Application (VBA). Access входит в профессиональную версию офис-
ной системы Microsoft Office и является надстройкой над ядром базы
данных MS Jet.
Access поддерживает выполнение основных функций СУБД: оп-
ределение данных (описание типов полей, структуры таблиц и их вза-
имосвязей); обработку данных (ввод, вывод, отбор, сортировка,
вычисление, группировка, изменение и удаление); управление данными
5
при коллективной работе с БД (блокировка и защита) позволяет
разрабатывать довольно сложные программы (приложения базы
данных).
В реляционной БД все данные представлены в виде таблиц. Строка
таблицы содержит данные одной конкретной сущности (экземпляре
сущности, записи), например, в первой строке записываются данные о
клиенте Ивановой Анне Васильевне, во второй – о Портновой Елене
Игоревне (рис. 1). Результаты всех операций также представляются в
виде таблицы.
Рисунок 1 – Таблица “Клиенты” в базе данных DB.mdb
В отличие от многих других СУБД, ACCESS включает в состав БД
не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой данных.
Все объекты БД хранятся в одном файле с расширением .mdb (формат,
совместимый с БД Access 2002-2003), .accdb (формат, совместимый с БД
Access 2007).
Основным типом объектов в БД является таблица, которая состоит
из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля
образуется ячейка, в которой содержатся данные. Остальные типы
объектов - это описание различных способов представления
информации из таблиц (формы, отчеты, страницы доступа к данным
из Интернета) или описание действий над таблицами (запросы,
макросы, модули).
Назначение объектов базы данных Access:
– таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных;
– запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и вы-
полнения вычислений;
– формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и
добавления данных в таблицах;
– отчеты – используются для анализа и печати данных;
– страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, вво-
да, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компью-
тера;
– макросы – используются для выполнения часто встречающегося
6
набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных;
– модули – предназначены для описания инструкций и процедур
на языке VBA.
В окне базы данных все объекты сгруппированы по типам, список
которых находится с левой стороны окна (рис. 2). Нужный тип объектов
можно выбрать, щелкнув по соответствующей кнопке списка (кнопка
с двойной стрелкой).
Рисунок 2 – Окно базы данных
Есть возможность нескольких настроек отображения объектов:
отображение объектов с сортировкой по дате создания, с сортировкой
по дате изменения, по отдельным типам объектов (если в нижнем списке
выбрать объект “таблица”, то отображаться будут только таблицы), по
связанным представлениям. Выбрать вид можно, раскрыв список Все
объекты Access (рис. 3).
7
Рисунок 3 – Окно базы данных
Каждый объект имеет структуру, характерную для его типа. На-
пример, таблицы состоят из полей и записей. Формы и отчеты состоят
из элементов управления, заголовка и др. Модули состоят из процедур
и функций; макросы – из макрокоманд. Некоторые из структурных
элементов объектов также считаются объектами, например экранная
кнопка на форме, рисунок на отчете – это тоже объекты. Объект, на
(иными
который указывает указатель мыш и, называю т текущ им
словами, принято говорить, что объект находится «в фокусе»).
Одна из характеристик объекта называется свойством, например
имя, размер, цвет, тип данных поля и т.п. Свойства текущего объекта
отображаются в окне свойств в режиме конструктора (если оно не видно
на экране, то на вкладке Конструктор выберите пиктограмму
Страница свойств). Набор свойств различен для каждого типа
объектов.
Все объекты имеют уникальные имена. Имя объекта может вклю-
чать не более 64 символов, включая пробелы и другие знаки, кроме
символов точка (.), восклицательный знак (!), апостроф (‘), квадратные
скобки [ ]. Рекомендуется не включать в имя пробелы и избегать
слишком длинных имен, так как это осложняет программирование
приложений.
Над любым объектом можно выполнить три стандартных действия
– открыть текущий объект для работы, создать новый объект текущего
типа, изменить текущий объект (режим Конструктор).
Открытие конкретного объект8а приводит к его появлению в от-
дельном окне и делает доступным все операции над ним. Например,
добавить или
При создании таблицы каждому полю также присваивается уни-
кальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом
поле содержатся данные одного типа (табл. 2).
9
Таблица 2 – Типы данных
Тип Описание
Текстовый Используется для хранения символьных или числовых
данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля
задается максимальное количество символов, которые могут
быть введены в данное поле. По умолчанию размер
устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество
символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255
Поле МЕМО Предназначено для ввода текстовой информации, по объему
превышающей 255 символов; может содержать до 65 536
символов
Числовой Предназначен для хранения числовых данных, используемых
в математических расчетах. На вкладках Общие и
Подстановка можно установить свойства числового поля,
среди которых Размер поля, Формат поля, Число
десятичных знаков
Дата/Время Используется для представления даты и времени. Выбор
конкретного формата даты или времени устанавливается в
свойстве Формат даты
Денежный Предназначен для хранения данных, точность представления
которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая
часть может содержать до 15 десятичных знаков
Счетчик Предназначен для автоматической вставки уникальных
последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных
чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный
записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим
типом данных используются в качестве ключевых полей
таблицы
Логический Предназначен для хранения одного из двух значений,
интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. /
Выкл.»
Поле объекта Содержит данные, созданные в других программах, которые
OLE используют протокол OLE. Это могут быть, например,
документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки,
звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с
базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать,
группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя
Гиперссылка Специальный тип, предназначенный для хранения
гиперссылок
Мастер Предназначен для автоматического определения поля. С его
подстановок помощью будет создано поле со списком, из которого можно
выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в
наборе постоянных значений

10