Manuel des procédures administratives, financières et comptables d'un réseau de mutuelles de ...

103 Pages·2008·0.35 MB·French

Centre International de

Recherche et de Développement

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u Réseau Alliance Santé Juin 2007
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Réalisé par SAGEFI Sarl
SOMMAIRE PAGES

PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et Organisation générale du 2
RESEAU ALLIANCE SANTE
Module A : Présentations 3
Chapitre 1 : Présentation du manuel 4
Chapitre 2 : Abréviation et sigles 6
Chapitre 3 : Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE 7
Chapitre 4 : Organisation générale 12
Chapitre 5 : Description des postes et fonctions 19

DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, 29
financières et comptables
Module B : Gestion du courrier et des autres moyens de communication 30
Chapitre 1 : Introduction 31
Chapitre 2 : Gestion du courrier arrivée 32
Chapitre 3 : Gestion du courrier départ 33
Chapitre 4 : Gestion de la communication 34
Module C : Procédures de gestion des achats 37
Chapitre 1 : Procédures d’achat de biens et services 38
Chapitre 2 : Gestion des stocks 45
Module D : Procédures de gestion de la trésorerie 47
Chapitre 1 : Procédures d’encaissement 48
Chapitre 2 : Procédures de décaissement 49
Chapitre 3 : Procédures de gestion des comptes financiers 50
Chapitre 4 : Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie 51
Module E : Procédures de gestion du personnel 53
Chapitre 1 : Cadre réglementaire 54
Chapitre 2 : Procédures d’embauche 55
Chapitre 3 : Traitement et paiement des salaires et des charges sur salaires 57
Chapitre 4 : Acomptes au personnel 58
Chapitre 5 : Obligations légales 59
Chapitre 6 : Evaluation du personnel 60
Chapitre 7 : Déplacement du personnel 62
Chapitre 8 : Fin de contrat 63
Module F : Procédures de gestion des immobilisations 64
Chapitre 1 : Acquisition et suivi des immobilisations 65
Chapitre 2 : Inventaire des immobilisations 68
Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire 69
Chapitre 1 : Généralités 70
Chapitre 2 : Exécution du budget 72
Module H : Procédures comptables 74
Chapitre 1 : Principes comptables 75
Chapitre 2 : Règles de gestion comptable 77

TROISIEME PARTIE : Annexes 78

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 1
Réalisé par SAGEFI Sarl

PREMIERE PARTIE

Présentation du manuel
et
Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 2
Réalisé par SAGEFI Sarl

Module A : Présentations

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 3
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 1 Présentation du manuel
Version Juin 2007 Révisé le :

Introduction

Ce manuel, décrivant l’organisation et les procédures administratives, financières et comptables
du RAS a été élaboré pour répondre :
- au besoin des dirigeants de disposer d’un outil de gestion composé d’un ensemble
homogène et cohérent des consignes d’exécution des tâches, des documents utilisés,
leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre
en place, les autorisations et les approbations, les règles d’enregistrement et de
traitement des opérations à respecter de manière à assurer la fiabilité et la pertinence
des informations.
- aux exigences du droit comptable applicable dans l’ensemble des pays membres de
l’UEMOA qui obligent toutes les sociétés à avoir des procédures de gestion formalisées
(articles 16 et 17 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA)

Les procédures formalisées à travers le présent manuel permettent la mise en application des
principes fondamentaux de contrôle interne et constituent un moyen de contrôle permanent de
la conduite des opérations.

La rédaction du manuel a nécessité la collaboration du personnel du RAS en vue de lui conférer
un caractère pratique.

Le Manuel de procédures administratives, financières et comptables (MPAFC) du RAS
concerne :
(cid:190) les procédures de gestion administrative, financière et comptable du RAS ;
(cid:190) les procédures de gestion administrative, financière et comptable de chaque Mutuelle-
membre du RAS considérée en tant que structure jouissant de la personnalité juridique
et de l’autonomie financière.
Le personnel du Réseau et les partenaires du Réseau doivent toujours garder à l’esprit que le
Réseau n’est pas un projet. Le Réseau est une organisation autonome

Evolution du manuel

Les descriptions qui suivent sont applicables dès la validation du manuel.
Toutes modifications qui pourraient intervenir :
- soit dans l’organisation interne du RAS;
- soit d’une amélioration de procédure déficiente ;
- soit dans les textes en vigueur à la date de validation du manuel ;
devront être prises en compte pour la mise à jour indispensable.

Le manuel peut être mis à jour sous la responsabilité du Comptable et sous la supervision du
Conseiller Technique du RAS.
Toute nouvelle page portera la date de la dernière mise à jour.

La version initiale de ce manuel sera conservée dans les archives du RAS.

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 4
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 1 Présentation du manuel
Version Juin 2007 Révisé le :

Contenu du manuel.

Les procédures développées s’articulent autour de huit (08) modules numérotés de A à H.

Les modules seront subdivisés en chapitres structurés comme ci-après :

1 - Objet
2 - Règles de Gestion
3 - Description

La structure du manuel se présente comme ci-après :

PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et organisation générale du R A S

Module A : Présentations

DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, financières et
comptables

Module B : Traitement du courrier et des autres moyens de communication

Module C : Procédures de gestion des achats

Module D : Procédures de gestion de la trésorerie

Module E : Procédures de gestion du personnel

Module F : Procédures de gestion des immobilisations

Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire

Module H : Procédures comptables

TROISIEME PARTIE : Annexes

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 5
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 2 Abréviations et sigles
Version Juin 2007 Révisé le :

ABREVIATIONS & SIGLES

Abréviations ou sigles Signification
AG Assemblée Générale
AGE Assemblée Générale Extraordinaire
AIMS Centre d’études et d’appui techniques aux institutions de micro
assurance santé
BAM Bordereau d’affectation de matériel
BDF Bailleur de fonds
BDT Bon de travail
BE Bon d’entrée
BOS Bilans d’opérations semestriels
BS Bon de sortie
CA Conseil d’Administration
CA Commission d’Analyse
CE Comité Exécutif
CHF Chauffeur
CIDR Centre International de Développement et de Recherche
CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CPT Comptable
CT Conseiller Technique
DDC Direction du Développement et de la Coopération
DAO Dossier d’Appel d’Offre
EPC Etat de prise en charge
FDC Fiche de dotation de carburant
IPTS Impôt Progressif sur les traitements et salaires
MPAFC Manuel des procédures administratives, financières et comptables
OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires
OM Ordre de mission
ONG Organisation Non gouvernementale
PCA Président du Conseil d’Administration
POS Plans d’opérations semestriels
PTF Partenaire Technique et Financier
PV Procès-verbal
RAS Réseau Alliance Santé
SEC Secrétaire
SYSCOA Système Comptable Ouest Africain
TDR Termes de référence
UD Unité de Développement

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 6
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE
Version Juin 2007 Révisé le :

PRESENTATION DU RÉSEAU
RENSEIGNEMENTS GENERAUX

Dénomination RESEAU ALLIANCE SANTE
Sigle RAS
Statut Association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901.
N° d’enregistrement : 2003/008/PDBA/SG/SAS du 11 juin 2003
Siège PARAKOU
Adresse N° boîte postale : O2 BP 762
N° téléphone : 23 61 41 82
97 21 04 27
e-mail : alliancesanté@yahoo.fr
Durée de vie 99 ans
Régime fiscal le Réseau et son personnel sont assujettis aux taxes ci-après :
(cid:190) TVA
(cid:190) IPTS
(cid:190) Droits d’enregistrement
Sécurité sociale le Réseau et son personnel sont assujettis au régime de sécurité
sociale suivant :
(cid:190) Prestations familiales
(cid:190) Risques professionnels (1%)
(cid:190) Cotisations retraite

ADRESSES UTILES

Ministère de la Santé Direction Nationale de la Protection Sanitaire
Services des impôts Receveur des impôts de Parakou
BP : 46 Parakou
Organisme de sécurité sociale CNSS Parakou
Tél : [phone]
Service de l'emploi Direction Départementale de la Fonction Publique
Tél
Auditeur <insérer le nom et les contacts du cabinet d’audit
chargé du contrôle des comptes DU RÉSEAU >

Le CT doit compléter et actualiser régulièrement la présente rubrique

IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

Le siège du Réseau est fixé à Parakou.
Les Mutuelles membres du Réseau (au total 31) sont situées dans les départements du Borgou
et des Collines.
RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 7
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE
Version Juin 2007 Révisé le :

ACTIVITES DU RÉSEAU

Aux termes des dispositions des statuts, le Réseau poursuit des objectifs généraux suivants :

- Représenter les mutuelles et les mutualistes, notamment pour la défense de leurs
intérêts.
- Echanger, partager les idées et expériences.
- Favoriser l’entraide et la solidarité entre les mutuelles.
- Mener des actions communes à l’ensemble du réseau et l’organiser
- Appuyer les mutuelles dans l’amélioration de la santé de leurs membres
- Mettre en place et gérer les outils de sécurité financière du Réseau. (Fonds
d’intervention, etc.)
- Participer au renforcement du mouvement mutualiste au niveau national et international
INTERVENTIONS DU RESEAU SUR LE TERRAIN

1. LES PARTENAIRES DU RAS

a. les formations sanitaires : elles sont des prestataires pour les mutuelles, elles
constituent le premier partenaire des mutuelles et du Réseau

b. l’administration sanitaire : niveau central et déconcentré (Ministère de la Santé ,
Direction Départementale de la Santé , Zone Sanitaire) : elle est plus en relation avec le
Réseau qu’avec les mutuelles

c. le centre d’étude et d’appui technique aux institutions de micro assurance
santé (AIMS) : c’est une structure qui est un partenaire du Réseau, elle donne un appui
technique et un appui conseil au Réseau en ce qui concerne la gestion et le suivi du risque dans
le domaine de l’assurance maladie, les relations avec l’offre de soins, la formation des acteurs,
la conception et la mise en œuvre de nouveaux produits d’assurance, la gestion comptable et
financière des mutuelles.

d. Le CIDR qui donne un appui technique et un appui conseil au Réseau dans le domaine
de l’organisation, du fonctionnement, développement du Réseau. En son sein se trouve l’Unité
de Développement qui intervient au niveau des mutuelles pour assurer le développement et
l’autonomisation des mutuelles dans les fonctions de collecte, d’informations et de
communication.

e. La COOPERATION SUISSE au BENIN : c’est le premier partenaire financier du RAS,
elle assure le financement des activités du RAS suite à l’élaboration d’un programme annuel
d’activités et d’un budget

RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 8
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R A S Manuel de Procédures
Module A Présentations
Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE
Version Juin 2007 Révisé le :

2. LES RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES

a. RAS ET FORMATIONS SANITAIRES

Les mutualistes à jour des cotisations bénéficient des soins au près des formations sanitaires
après présentation des cartes et paiement d’une quotte part. Pour faciliter le fonctionnement de
tout ce système, la coordination du RAS assure la formation du personnel de santé, le suivi des
prestations offertes par les formations sanitaires, le règlement des litiges entre les formations
sanitaires et les mutualistes.

b. RAS et ADMINISTRATION SANITAIRE

Le Réseau représente les mutuelles au niveau institutionnel et mène des activités de plaidoyer
au niveau de l’administration sanitaires. Le réseau participe aux activités du ministère en ce qui
concerne le développement des mutuelles de santé au BENIN.

c. RAS et CIDR (UD) /AIMS

Pour les besoins de leurs activités communes, ces trois entités sont regroupées pour apporter
un appui au « Mouvement des Mutuelles du RAS ».
Dans un souci de transparence, de bonne circulation des informations et de bon
fonctionnement, le RAS est responsable de la coordination et de la représentation du
« Mouvement des Mutuelles du RAS ». En cas d’absence du représentant du RAS, celui de
l’une des deux autres structures est responsable de la représentation. Toutefois,lorsque l’objet
de la représentation est clairement rattaché à l’AIMS ou à l’UD, le représentant du RAS, ou en
son absence celui de l’une des deux autres structures, a le devoir d’informer et de remettre
immédiatement les documents ou informations correspondants à l’entité concernée. Si
l’information est écrite, il l’enregistre dans le classeur réservé à cet effet et en adresse copie à la
3ème entité pour information.
Au regard des objectifs de croissance interne et externe que se fixe le RAS, ce partenariat lui
permet de :
- définir avec l’UD les stratégies efficientes et les conditions de croissance interne du
Réseau (mise en place de nouveaux produits, diversification des stratégies de
financement des cotisations…) ;
- définir avec l’UD les stratégies et les conditions de croissance externe du Réseau ;
- mettre en œuvre ces stratégies dans le cadre de la croissance et de l’autonomisation du
Réseau.
En fonction des différentes stratégies élaborées par le RAS avec l’appui conseil de l’UD, l’AIMS
s’engage à :
- fournir à l’UD les éléments techniques et les informations nécessaires à la réalisation de
ses missions ;
- concevoir de nouvelles garanties à la demande du Réseau ;
- proposer des améliorations aux garanties offertes.

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