Centre International de Recherche et de Développement s é Manuel des procédures administratives, financières et v r e s comptables du Réseau Alliance Santé - Réseau de é r n mutuelles de santé - Borgou / Collines - Bénin o ti c u d o r p e r e d s oit r d s u o T – R D I C © – 5 9 7 A N A G N U n o ti a c bli u Réseau Alliance Santé Juin 2007 P Réalisé par SAGEFI Sarl SOMMAIRE PAGES PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et Organisation générale du 2 RESEAU ALLIANCE SANTE Module A : Présentations 3 Chapitre 1 : Présentation du manuel 4 Chapitre 2 : Abréviation et sigles 6 Chapitre 3 : Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE 7 Chapitre 4 : Organisation générale 12 Chapitre 5 : Description des postes et fonctions 19 DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, 29 financières et comptables Module B : Gestion du courrier et des autres moyens de communication 30 Chapitre 1 : Introduction 31 Chapitre 2 : Gestion du courrier arrivée 32 Chapitre 3 : Gestion du courrier départ 33 Chapitre 4 : Gestion de la communication 34 Module C : Procédures de gestion des achats 37 Chapitre 1 : Procédures d’achat de biens et services 38 Chapitre 2 : Gestion des stocks 45 Module D : Procédures de gestion de la trésorerie 47 Chapitre 1 : Procédures d’encaissement 48 Chapitre 2 : Procédures de décaissement 49 Chapitre 3 : Procédures de gestion des comptes financiers 50 Chapitre 4 : Procédures de contrôle et de protection de la trésorerie 51 Module E : Procédures de gestion du personnel 53 Chapitre 1 : Cadre réglementaire 54 Chapitre 2 : Procédures d’embauche 55 Chapitre 3 : Traitement et paiement des salaires et des charges sur salaires 57 Chapitre 4 : Acomptes au personnel 58 Chapitre 5 : Obligations légales 59 Chapitre 6 : Evaluation du personnel 60 Chapitre 7 : Déplacement du personnel 62 Chapitre 8 : Fin de contrat 63 Module F : Procédures de gestion des immobilisations 64 Chapitre 1 : Acquisition et suivi des immobilisations 65 Chapitre 2 : Inventaire des immobilisations 68 Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire 69 Chapitre 1 : Généralités 70 Chapitre 2 : Exécution du budget 72 Module H : Procédures comptables 74 Chapitre 1 : Principes comptables 75 Chapitre 2 : Règles de gestion comptable 77 TROISIEME PARTIE : Annexes 78 RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 1 Réalisé par SAGEFI Sarl PREMIERE PARTIE Présentation du manuel et Organisation générale du RESEAU ALLIANCE SANTE RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 2 Réalisé par SAGEFI Sarl Module A : Présentations RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 3 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 1 Présentation du manuel Version Juin 2007 Révisé le : Introduction Ce manuel, décrivant l’organisation et les procédures administratives, financières et comptables du RAS a été élaboré pour répondre : - au besoin des dirigeants de disposer d’un outil de gestion composé d’un ensemble homogène et cohérent des consignes d’exécution des tâches, des documents utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles d’enregistrement et de traitement des opérations à respecter de manière à assurer la fiabilité et la pertinence des informations. - aux exigences du droit comptable applicable dans l’ensemble des pays membres de l’UEMOA qui obligent toutes les sociétés à avoir des procédures de gestion formalisées (articles 16 et 17 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA) Les procédures formalisées à travers le présent manuel permettent la mise en application des principes fondamentaux de contrôle interne et constituent un moyen de contrôle permanent de la conduite des opérations. La rédaction du manuel a nécessité la collaboration du personnel du RAS en vue de lui conférer un caractère pratique. Le Manuel de procédures administratives, financières et comptables (MPAFC) du RAS concerne : (cid:190) les procédures de gestion administrative, financière et comptable du RAS ; (cid:190) les procédures de gestion administrative, financière et comptable de chaque Mutuelle- membre du RAS considérée en tant que structure jouissant de la personnalité juridique et de l’autonomie financière. Le personnel du Réseau et les partenaires du Réseau doivent toujours garder à l’esprit que le Réseau n’est pas un projet. Le Réseau est une organisation autonome Evolution du manuel Les descriptions qui suivent sont applicables dès la validation du manuel. Toutes modifications qui pourraient intervenir : - soit dans l’organisation interne du RAS; - soit d’une amélioration de procédure déficiente ; - soit dans les textes en vigueur à la date de validation du manuel ; devront être prises en compte pour la mise à jour indispensable. Le manuel peut être mis à jour sous la responsabilité du Comptable et sous la supervision du Conseiller Technique du RAS. Toute nouvelle page portera la date de la dernière mise à jour. La version initiale de ce manuel sera conservée dans les archives du RAS. RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 4 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 1 Présentation du manuel Version Juin 2007 Révisé le : Contenu du manuel. Les procédures développées s’articulent autour de huit (08) modules numérotés de A à H. Les modules seront subdivisés en chapitres structurés comme ci-après : 1 - Objet 2 - Règles de Gestion 3 - Description La structure du manuel se présente comme ci-après : PREMIERE PARTIE : Présentation du manuel et organisation générale du R A S Module A : Présentations DEUXIEME PARTIE : Description des procédures administratives, financières et comptables Module B : Traitement du courrier et des autres moyens de communication Module C : Procédures de gestion des achats Module D : Procédures de gestion de la trésorerie Module E : Procédures de gestion du personnel Module F : Procédures de gestion des immobilisations Module G : Procédures d’élaboration et de suivi budgétaire Module H : Procédures comptables TROISIEME PARTIE : Annexes RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 5 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 2 Abréviations et sigles Version Juin 2007 Révisé le : ABREVIATIONS & SIGLES Abréviations ou sigles Signification AG Assemblée Générale AGE Assemblée Générale Extraordinaire AIMS Centre d’études et d’appui techniques aux institutions de micro assurance santé BAM Bordereau d’affectation de matériel BDF Bailleur de fonds BDT Bon de travail BE Bon d’entrée BOS Bilans d’opérations semestriels BS Bon de sortie CA Conseil d’Administration CA Commission d’Analyse CE Comité Exécutif CHF Chauffeur CIDR Centre International de Développement et de Recherche CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale CPT Comptable CT Conseiller Technique DDC Direction du Développement et de la Coopération DAO Dossier d’Appel d’Offre EPC Etat de prise en charge FDC Fiche de dotation de carburant IPTS Impôt Progressif sur les traitements et salaires MPAFC Manuel des procédures administratives, financières et comptables OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires OM Ordre de mission ONG Organisation Non gouvernementale PCA Président du Conseil d’Administration POS Plans d’opérations semestriels PTF Partenaire Technique et Financier PV Procès-verbal RAS Réseau Alliance Santé SEC Secrétaire SYSCOA Système Comptable Ouest Africain TDR Termes de référence UD Unité de Développement RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 6 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : PRESENTATION DU RÉSEAU RENSEIGNEMENTS GENERAUX Dénomination RESEAU ALLIANCE SANTE Sigle RAS Statut Association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901. N° d’enregistrement : 2003/008/PDBA/SG/SAS du 11 juin 2003 Siège PARAKOU Adresse N° boîte postale : O2 BP 762 N° téléphone : 23 61 41 82 97 21 04 27 e-mail : alliancesanté@yahoo.fr Durée de vie 99 ans Régime fiscal le Réseau et son personnel sont assujettis aux taxes ci-après : (cid:190) TVA (cid:190) IPTS (cid:190) Droits d’enregistrement Sécurité sociale le Réseau et son personnel sont assujettis au régime de sécurité sociale suivant : (cid:190) Prestations familiales (cid:190) Risques professionnels (1%) (cid:190) Cotisations retraite ADRESSES UTILES Ministère de la Santé Direction Nationale de la Protection Sanitaire Services des impôts Receveur des impôts de Parakou BP : 46 Parakou Organisme de sécurité sociale CNSS Parakou Tél : 23 61 03 74 Service de l'emploi Direction Départementale de la Fonction Publique Tél Auditeur <insérer le nom et les contacts du cabinet d’audit chargé du contrôle des comptes DU RÉSEAU > Le CT doit compléter et actualiser régulièrement la présente rubrique IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Le siège du Réseau est fixé à Parakou. Les Mutuelles membres du Réseau (au total 31) sont situées dans les départements du Borgou et des Collines. RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 7 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : ACTIVITES DU RÉSEAU Aux termes des dispositions des statuts, le Réseau poursuit des objectifs généraux suivants : - Représenter les mutuelles et les mutualistes, notamment pour la défense de leurs intérêts. - Echanger, partager les idées et expériences. - Favoriser l’entraide et la solidarité entre les mutuelles. - Mener des actions communes à l’ensemble du réseau et l’organiser - Appuyer les mutuelles dans l’amélioration de la santé de leurs membres - Mettre en place et gérer les outils de sécurité financière du Réseau. (Fonds d’intervention, etc.) - Participer au renforcement du mouvement mutualiste au niveau national et international INTERVENTIONS DU RESEAU SUR LE TERRAIN 1. LES PARTENAIRES DU RAS a. les formations sanitaires : elles sont des prestataires pour les mutuelles, elles constituent le premier partenaire des mutuelles et du Réseau b. l’administration sanitaire : niveau central et déconcentré (Ministère de la Santé , Direction Départementale de la Santé , Zone Sanitaire) : elle est plus en relation avec le Réseau qu’avec les mutuelles c. le centre d’étude et d’appui technique aux institutions de micro assurance santé (AIMS) : c’est une structure qui est un partenaire du Réseau, elle donne un appui technique et un appui conseil au Réseau en ce qui concerne la gestion et le suivi du risque dans le domaine de l’assurance maladie, les relations avec l’offre de soins, la formation des acteurs, la conception et la mise en œuvre de nouveaux produits d’assurance, la gestion comptable et financière des mutuelles. d. Le CIDR qui donne un appui technique et un appui conseil au Réseau dans le domaine de l’organisation, du fonctionnement, développement du Réseau. En son sein se trouve l’Unité de Développement qui intervient au niveau des mutuelles pour assurer le développement et l’autonomisation des mutuelles dans les fonctions de collecte, d’informations et de communication. e. La COOPERATION SUISSE au BENIN : c’est le premier partenaire financier du RAS, elle assure le financement des activités du RAS suite à l’élaboration d’un programme annuel d’activités et d’un budget RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 8 Réalisé par SAGEFI Sarl R A S Manuel de Procédures Module A Présentations Chapitre 3 Présentation du RESEAU ALLIANCE SANTE Version Juin 2007 Révisé le : 2. LES RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES a. RAS ET FORMATIONS SANITAIRES Les mutualistes à jour des cotisations bénéficient des soins au près des formations sanitaires après présentation des cartes et paiement d’une quotte part. Pour faciliter le fonctionnement de tout ce système, la coordination du RAS assure la formation du personnel de santé, le suivi des prestations offertes par les formations sanitaires, le règlement des litiges entre les formations sanitaires et les mutualistes. b. RAS et ADMINISTRATION SANITAIRE Le Réseau représente les mutuelles au niveau institutionnel et mène des activités de plaidoyer au niveau de l’administration sanitaires. Le réseau participe aux activités du ministère en ce qui concerne le développement des mutuelles de santé au BENIN. c. RAS et CIDR (UD) /AIMS Pour les besoins de leurs activités communes, ces trois entités sont regroupées pour apporter un appui au « Mouvement des Mutuelles du RAS ». Dans un souci de transparence, de bonne circulation des informations et de bon fonctionnement, le RAS est responsable de la coordination et de la représentation du « Mouvement des Mutuelles du RAS ». En cas d’absence du représentant du RAS, celui de l’une des deux autres structures est responsable de la représentation. Toutefois,lorsque l’objet de la représentation est clairement rattaché à l’AIMS ou à l’UD, le représentant du RAS, ou en son absence celui de l’une des deux autres structures, a le devoir d’informer et de remettre immédiatement les documents ou informations correspondants à l’entité concernée. Si l’information est écrite, il l’enregistre dans le classeur réservé à cet effet et en adresse copie à la 3ème entité pour information. Au regard des objectifs de croissance interne et externe que se fixe le RAS, ce partenariat lui permet de : - définir avec l’UD les stratégies efficientes et les conditions de croissance interne du Réseau (mise en place de nouveaux produits, diversification des stratégies de financement des cotisations…) ; - définir avec l’UD les stratégies et les conditions de croissance externe du Réseau ; - mettre en œuvre ces stratégies dans le cadre de la croissance et de l’autonomisation du Réseau. En fonction des différentes stratégies élaborées par le RAS avec l’appui conseil de l’UD, l’AIMS s’engage à : - fournir à l’UD les éléments techniques et les informations nécessaires à la réalisation de ses missions ; - concevoir de nouvelles garanties à la demande du Réseau ; - proposer des améliorations aux garanties offertes. RAS : Manuel de procédures administratives, comptables et financières- Version juin 2007 9
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