Management Reporting: Erfolgsfaktor internes Berichtswesen

257 Pages·2013·4.327 MB·German

by  Andreas Taschner (auth.)

Management Reporting
Andreas Taschner
Management Reporting
Erfolgsfaktor internes Berichtswesen
Prof.Dr.AndreasTaschner
ESBBusinessSchool
HochschuleReutlingen
Reutlingen,Deutschland
ISBN978-3-8349-3370-6 ISBN978-3-8349-3823-7(eBook)
DOI10.1007/978-3-8349-3823-7
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Management-Reporting V
Vorwort
Das interne Berichtswesen bzw. Management Reporting bildet in den allermeisten Unter-
nehmen einen festen Bestandteil des unternehmerischen „Werkzeugkastens“: Je größer das
Unternehmen (und damit je ausgeprägter die Arbeitsteilung und folglich die Notwendig-
keit zum gegenseitigen Informationsaustausch), desto mehr Berichte werden erstellt. Dabei
haftet dem Management Reporting nur allzu oft das Stigma eines „notwendigen Übels“ an:
Berichte werden ungern erstellt und häufig auch ungern gelesen. Man kokettiert damit,
„noch rasch den lästigen Monatsbericht erstellen“ zu müssen oder umgekehrt „diesen re-
gelmäßig auf den Schreibtisch flatternden Zahlensalat“ kurz zu überfliegen, bevor man sich
wieder wichtigeren Dingen zuwenden kann.
Woher kommt es, dass das interne Berichtswesen bei vielen Beteiligten ein dermaßen „un-
geliebtes Kind“ zu sein scheint? Wäre es so nutzlos wie manchmal gerne behauptet, so
hätten doch viele kluge Köpfe bereits lange die Arbeit mit Berichten eingestellt. Kann ihre
dermaßen weite Verbreitung nur auf alten, nicht mehr hinterfragten Gewohnheiten in wei-
ten Teilen der Unternehmen begründet sein? Oder leistet das Instrument des internen Be-
richtswesens vielleicht doch einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg? Aber wa-
rum wird es dann offenbar häufig missverstanden?
Die Antwort könnte darin liegen, dass das Management Reporting in der Familie der Con-
trollinginstrumente weder durch bahnbrechende Theorien und mitreißende neue Konzepte
glänzen, noch durch spektakuläre Erfolgs- oder Misserfolgsgeschichten aus der Unterneh-
menspraxis auf sich aufmerksam machen kann. Vielmehr stellt es ein „Arbeitstier“ sowohl
des Controllings als auch des Management dar: es fällt wenig auf, solange es seinen Dienst
(einigermaßen) erfüllt. Das bedeutet jedoch nicht, dass das interne Berichtswesen eine „the-
oriefreie Zone“ der Betriebswirtschaftslehre darstellt und dass eine besonders gelungene -
oder eben misslungene - Umsetzung des Berichtswesens ohne Konsequenzen auf den Un-
ternehmenserfolg bliebe.
Erstaunlicherweise hat das Thema aber bisher relativ geringen Widerhall in der theoreti-
schen Diskussion gefunden. Im Vergleich zu seiner Bedeutung in der unternehmerischen
Praxis genießt das Management Reporting einen eher geringen Stellenwert in der wissen-
schaftlichen Literatur. Über die Gründe kann trefflich spekuliert werden. Möglicherweise
wird das Thema von manchen Autoren für nicht anspruchsvoll genug befunden (ein Trug-
schluss, wie dieses Buch zeigen möchte) oder man vertraut darauf, die dabei auftretenden
Probleme auch ad hoc und ohne eine vorherige vertiefte Beschäftigung mit dem Thema
lösen zu können (riskant, wie in diesem Buch ebenfalls noch dargestellt werden soll).
Das vorliegende Buch möchte dem Instrument des Management Reporting den Platz ein-
räumen, der ihm nach Meinung des Verfassers gebührt: als ein Instrument, das sehr wohl
eine theoretische Basis besitzt und diese auch benötigt. Ein Instrument, das viele Stolperfal-
len und Tücken aufweist, welche gehörig „Sand ins Getriebe“ eines Unternehmens bringen
VI Vorwort
können. Ein Instrument, welches bei richtiger und bewusster Anwendung aber auch einen
großen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leisten kann. Das vorliegende Buch
verfolgt deshalb mehrere Zielsetzungen. Der Leser soll nach der Lektüre
1. verstanden haben, dass die unbestreitbare praktische Relevanz des Management
Reporting mehr als berechtigt ist. In der Tat kann die Bedeutung des Berichtswesens
kaum überschätzt werden.
2. einen fundierten Überblick gewonnen haben, welche Gestaltungsdimensionen zur
Verfügung stehen, um das Instrument des Berichtswesens bewusst und zielgerichtet
einzusetzen.
3. die potentiellen Fehlerquellen im Management Reporting kennen und Maßnahmen
zu ihrer Vermeidung treffen können.

Aus dieser Aufzählung wird deutlich, dass unterschiedliche Lesergruppen einen Nutzen
aus dem Buch ziehen können: Sowohl der Praktiker, der selbst mit der Erstellung und/oder
Nutzung von Berichtsinformation beschäftigt ist, als auch der interessierte Neuling (z.B.
Studierende), der sich mit den verschiedenen Facetten des Themas erst vertraut machen
möchte, werden hoffentlich auf ihre Kosten kommen.
Um keine falschen Erwartungen zu wecken: Perfekte Berichte wird man auch nach der
Lektüre des Buches nicht erstellen – einfach, weil es perfekte Berichte nicht geben kann.
Aber auch das wird im Folgenden noch näher ausgeführt …
Und auch dieses Buch ist natürlich weit davon entfernt, perfekt zu sein. Fehler und Irrtü-
mer, Auslassungen oder Missverständnisse gehen auf die Kappe des Autors. Für Hinweise
und Verbesserungsvorschläge durch die Leser bin ich sehr dankbar. Sie erreichen mich
unter [email protected].

Reutlingen, im Juli 2012
Andreas Taschner
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Inhaltsverzeichnis VII
Inhaltsverzeichnis

Vorwort ........................................................................................................................................... V
Begriffe in der Management Reporting-Enzyklopädie ........................................................... XI
1 Einleitung ......................................................................................................................... 1
1.1 Problemdarstellung ......................................................................................................... 1
1.2 Aufbau des Buches .......................................................................................................... 2
1.3 Wie man dieses Buch nutzen kann ................................................................................ 4
2 Information und Unternehmen .................................................................................... 5
2.1 Information als Basisressource des Handelns .............................................................. 5
2.1.1 Was ist „Information“? ................................................................................................... 6
2.1.2 Semiotische Betrachtungsebenen von Information ..................................................... 9
2.1.3 Der idealtypische Informationsprozess ...................................................................... 13
2.2 Informationsbedarf und Informationsangebot .......................................................... 16
2.3 Information im Unternehmen ...................................................................................... 24
2.3.1 Der Umgang mit Information im Unternehmen - Informationsmanagement ...... 25
2.3.2 Die Bedeutung von Information im Controlling ....................................................... 29
3 Management Reporting als Teil des Informationsmanagements ........................ 33
3.1 Management Reporting als innerbetriebliche Versorgung mit
Führungsinformation .................................................................................................... 33
3.1.1 Begriffsabgrenzung des Management Reporting ...................................................... 35
3.1.2 Management Reporting als Prozess ............................................................................ 39
3.2 Gestaltungsdimensionen des Management Reporting – Überblick ........................ 43
3.3 „Optimales Reporting“ – ein unerreichbarer Traum ................................................ 53
4 „Wozu“ – Zwecke und Aufgaben von Berichten .................................................... 57
4.1 Berichtszwecke bestimmen die Berichtsarten ............................................................ 57
4.1.1 Berichtszwecke – die Nutzung von Berichtsinformation ......................................... 57
4.1.2 Berichtsarten ................................................................................................................... 61
4.1.2.1 Standardberichte ............................................................................................................ 62
4.1.2.2 Abweichungsberichte.................................................................................................... 63
4.1.2.3 Bedarfsberichte .............................................................................................................. 64
4.1.3 Einflussfaktoren auf Berichtszwecke und Berichtsarten .......................................... 66
4.2 Berichtszwecke und Berichtsarten im Konzern ......................................................... 69
4.3 Verhaltensbeeinflussung durch Reporting ................................................................ 75
5 “Was” – Inhalte von Berichten ................................................................................... 79
5.1 Ermittlung des Informationsbedarfs ........................................................................... 79
5.2 Informationsquellen im Management Reporting ...................................................... 86
VIII Inhaltsverzeichnis
5.3 Von den Quellen zu den Berichtsinhalten .................................................................. 97
5.3.1 Transformation der Inputdaten ................................................................................... 97
5.3.2 Spezifität und Universalität der Berichtsinhalte ...................................................... 102
5.3.3 Aussagekategorien in Berichten, Modalitäten ......................................................... 106
5.3.4 Strukturierung und Anordnung der Berichtsinhalte .............................................. 109
5.4 Inhaltseigenschaften von Berichtsinformation ........................................................ 115
5.4.1 Inhaltseigenschaften einzelner Informationsobjekte............................................... 118
5.4.2 Eigenschaften der Gesamtheit der Berichtsinhalte .................................................. 121
5.4.3 Eigenschaften der Berichtsinformation in Bezug zu Aufgabe und Adressat ...... 130
5.4.4 Interdependenzen zwischen Inhaltseigenschaften.................................................. 134
5.5 „Informationswert“ – ein (un)brauchbarer Maßstab? ............................................ 135
6 „Wie“ – Umsetzung des Management Reporting ................................................. 139
6.1 Formale Gestaltungsoptionen von Berichten ........................................................... 139
6.1.1 Umfang, Informationsselektion ................................................................................. 140
6.1.2 Informationsanordnung ............................................................................................. 143
6.1.3 Handhaben von Beziehungen zwischen Informationsobjekten ............................ 145
6.1.4 Einsatz unterschiedlicher Darstellungsformen ........................................................ 147
6.1.4.1 Tabellen als Darstellungsform von Berichtsinformation ........................................ 149
6.1.4.2 Der Einsatz von Grafiken im Management Reporting ........................................... 153
6.1.4.3 Kombinierte Darstellung von Zahlen und Grafiken ............................................... 157
6.1.4.4 Information durch Text ............................................................................................... 160
6.2 IT-Unterstützung im Berichtswesen ......................................................................... 162
6.2.1 IT-Unterstützung in den Informationsprozessphasen ............................................ 164
6.2.2 Arten der IT-Unterstützung im Management Reporting ....................................... 169
6.2.3 Ausgewählte Beispiele einer IT-Unterstützung ....................................................... 172
6.2.3.1 Management Reporting mit Tabellenkalkulationsprogrammen am Beispiel
Microsoft Excel ............................................................................................................. 172
6.2.3.2 Berichtssysteme ............................................................................................................ 174
6.2.3.3 Business Intelligence Systeme und Management Reporting ................................. 177
6.2.4 Wissensmanagementsysteme – „Reporting reloaded“? ......................................... 180
6.3 Störungen im Berichtswesen ...................................................................................... 182
6.3.1 Der Mensch als Störquelle im Reportingprozess ..................................................... 182
6.3.2 Mögliche Störstellen im Berichtswesen .................................................................... 184
6.3.3 Verhaltenspsychologische Ursachen für Störungen im Management Reporting 187
6.3.3.1 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Identifikation des
Informationsbedarfs“ .................................................................................................. 189
6.3.3.2 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Identifikation der
Informationsquellen“ .................................................................................................. 196
6.3.3.3 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Informationsgewinnung“ ........... 197
6.3.3.4 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Informationsverarbeitung und
Aufbereitung“ .............................................................................................................. 199
6.3.3.5 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Informationsspeicherung“ .......... 204
6.3.3.6 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Informationsübermittlung“ ........ 204
Inhaltsverzeichnis IX
6.3.3.7 Heuristiken und Verzerrungen in der Phase „Informationsverwendung“ ......... 208
6.3.4 Zur Vermeidbarkeit von Störungen .......................................................................... 212
7 „Wann“ – die zeitliche Dimension von Berichten ................................................ 215
7.1 Berichtszyklen und Berichtszeiträume ..................................................................... 215
7.2 Berichtszeitpunkte, Aktualität ................................................................................... 219
7.3 Dauer des Reportingprozesses................................................................................... 221
8 „Wer“ – Beteiligte an Berichten ............................................................................... 225
8.1 Beteiligte im Management Reporting ....................................................................... 225
8.1.1 Ersteller ......................................................................................................................... 225
8.1.2 Nutzer ........................................................................................................................... 227
8.1.3 Andere Beteiligte ......................................................................................................... 229
8.2 Organisation des Berichtswesens .............................................................................. 230
8.2.1 Aufbauorganisation des Berichtswesens .................................................................. 230
8.2.2 Ablauforganisation des Berichtswesens ................................................................... 233
8.3 Shared Service Center (SSC) im Management Reporting: “Reporting Factory” . 235
9 Fazit und Ausblick ..................................................................................................... 239
Literaturverzeichnis ..................................................................................................................... 241

(cid:3)
(cid:3)
Management-Reporting XI
Begriffe in der Management Reporting-Enzyklopädie
Bericht 38
Berichtssystem 71
Berichtsvorlage („Template“) 114
Berichtszyklus und Berichtszeitraum 215
Business Intelligence 177
Controlling 30
Data Warehouse 178
Flash Report 220
Heuristik 187
Information Overload 206
Information 7
Informationsbedarf (objektiver) 17
Informationsbedarf (subjektiver, „Informationsbedürfnis“) 17
Informationsbestand 23
Informationsgrad 23
Informationsmanagement 27
Informationspfad 97
Informationsquelle 86
Informationswert 136
Innerbetriebliches Berichtswesen 37
Integriertes Reporting 93
Management Reporting 38
Management-Cockpit 159
Meta-Information 128
Modalität von Information 106
One-Page Reporting 142
Pivot-Tabellen 152
Redundanz 121
Semiotik und semiotische Ebenen 12
Störungen des Berichtswesens 185
Transformation von Information 98
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Problemdarstellung 1

1 Einleitung
Bevor der Leser auf die Reise in die Tiefen und Untiefen des Management Reporting ge-
führt wird, gilt es zunächst zu klären, ob diese Reise überhaupt notwendig ist (Ist Ma-
nagement Reporting überhaupt wert, näher betrachtet zu werden?) und welche Stationen
diese Reise aufweist. Wer sein Ziel und den Weg dorthin bereits am Beginn der Reise
kennt, wird diese schließlich bewusster aufnehmen und einen größeren Nutzen daraus
ziehen können.
1.1 Problemdarstellung
Was gibt es einfacheres, als einen Bericht über etwas bereits Geschehenes oder selbst Voll-
brachtes zu schreiben? Schließlich sind die Fakten ja alle bekannt, man muss es nur mehr
aufschreiben und anderen zugänglich machen. Lohnt das Berichtswesen überhaupt die
vertiefende Betrachtung sowohl aus einem theoretischen als auch einem praktischen Blick-
winkel? Die Antwort lautet: Ja!
In Unternehmen müssen fortlaufend Entscheidungen getroffen, Alternativen verglichen,
Maßnahmen identifiziert, Ergebnisse bewertet oder Pläne erstellt und wieder revidiert
werden. Unternehmerisches Handeln ist wesentlich von der Qualität und der Vollständig-
keit der verfügbaren Information abhängig. Asser stellt deshalb völlig zu Recht fest,
„…dass der einfachste und wirkungsvollste Weg, Management-Aktionen zu beeinflussen,
der ist, den Strom der Informationen zu kontrollieren, der den einzelnen Positionen zu-
fließt. Das heißt, die Information ist ein Faktor, der bestimmt, was ein Manager tun kann
und was er nicht tun kann, welche Entscheidungen er zu treffen vermag, welche Pläne er
aufstellen und welche korrektiven Maßnahmen er einleiten kann.“1 Die Informationsver-
sorgung wird in dieser Sichtweise zu einem zentralen Erfolgsfaktor im Unternehmen: „Ein
Individuum ohne Information kann keine Verantwortung übernehmen, ein Individuum,
das Informationen bekommt, kann nicht anders, als Verantwortung zu übernehmen.“2
Eine wesentliche (wenn nicht sogar die wesentlichste) Informationsquelle für die meisten
Führungshandelnden stellt dabei häufig das interne Berichtswesen dar: In regelmäßigen
Abständen – und bei Bedarf auch dazwischen – erhalten die mit Führungsaufgaben betrau-
ten Unternehmensmitglieder (Geschäftsführung, Bereichs- oder Abteilungsleiter, Projekt-
manager, Key Account Manager, etc.) Berichte über wesentliche Ereignisse, Vorkommnisse
und Entwicklungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Auf Grund seiner großen
Bedeutung ist das interne Berichtswesen3 in der Praxis ein Hauptaufgabengebiet des Con-
(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)
(cid:3)
1 Asser 1974, S. 655
2 Peters 1991, zitiert nach Waniczek 2002, S. 13
3 Eine genauere begriffliche Eingrenzung und definitorische Klassifikation der verschiedenen Be-
zeichnungen erfolgt in Kapitel 3.1.1.
A. Taschner, Management Reporting, DOI 10.1007/978-3-8349-3823-7_1,
© Springer Fachmedien Wiesbaden 2013